United Way of Salt Lake menanggapi pengajuan dana bantuan 25% lebih banyak dan memperbesar dampak pada masyarakat dengan Asana

Pada tahun 2013, seorang wanita muda bernama Nour dan keluarganya meninggalkan rumah dan keluarga besar mereka di Suriah untuk mencari perlindungan—dan kehidupan yang lebih baik—di Utah. Mereka tidak bisa berbahasa Inggris dan tidak memiliki uang. Dengan bantuan United Way of Salt Lake (UWSL), Nour mendaftar di sekolah komunitas UWSL, belajar bahasa Inggris, dan dipasangkan dengan seorang mentor untuk membimbingnya menempuh pendidikan di sekolah menengahnya. Pada tahun 2018, ia lulus sekolah menengah dan sekarang sedang menabung untuk kuliah dan menjadi sukarelawan untuk UWSL.

“Jika Anda ingin bergerak cepat, bergeraklah sendiri. Jika Anda ingin pergi jauh, pergilah bersama-sama” tercantum di situs web United Way of Salt Lake sebagai pengingat bahwa melalui mitra dan komunitas, mereka dapat membantu ribuan orang seperti Nour di daerah mereka. Dengan bekerja sama dengan mitra dan relawan untuk meningkatkan peluang pendidikan dan pencapaian hidup bagi mereka yang membutuhkan, UWSL membantu ratusan ribu orang seperti Nour meraih pendidikan yang lebih tinggi.

Bill Crim, CEO organisasi tersebut, melihat metrik tingkat tinggi seperti basis donatur dan budaya perusahaan, sementara anggota timnya—Katy Shoemaker, Grants Manager, Amy Ahrens Terpstra, VP of Collective Impact Partnerships, Luis Miranda, Director of Capacity Building, dan Courtney Dean, Volunteer Engagement Manager— mengelola program di seluruh organisasi.

Seiring pertumbuhan tim UWSL selama beberapa tahun terakhir, mereka juga memperluas ruang lingkup pekerjaan mereka. Mereka telah menerima lebih banyak relawan, menyelenggarakan lebih banyak acara, mengajak lebih banyak mitra, dan membangun program untuk bimbingan dan komunitas di daerah Salt Lake. Semua pekerjaan tambahan ini—dan anggota tim tambahan—menyebabkan kekacauan di antara karyawan serta apa yang disebut Bill sebagai "email yang membuat kewalahan". Pekerjaan di organisasi tersebut tersekat-sekat dan tidak terkoordinasi dengan baik, yang menyebabkan kurangnya visibilitas tentang apa yang sedang dilakukan karyawan dan membuat proses berbagi informasi menjadi sulit. Bill menyadari bahwa ini adalah cara kerja yang kurang optimal untuk mencapai gol mereka, jadi ia mulai mencari cara agar organisasi bekerja lebih efektif.

Pencarian solusi

Terobsesi untuk menemukan cara kerja yang lebih baik, Bill mulai mencari solusi pengelolaan kerja. Dia menemukan Asana dan mencobanya dengan asistennya, kemudian dengan tim yang lebih besar. Akhirnya, ia memilih Asana karena merupakan solusi terbaik yang memenuhi kriterianya:

• Sederhana dan mudah digunakan

• Fungsi komunikasi telah terintegrasi, sehingga tim dapat berpindah dari email

• Ini terintegrasi dengan alat lain yang mereka gunakan, seperti Google Drive, Outlook, dan Slack

• Pekerjaan dapat diakses dari perangkat apa pun melalui aplikasi seluler

Setelah dia mengujinya dengan tim, UWSL mulai meluncurkan Asana di organisasi. Mereka mengidentifikasi pengguna andal untuk memimpin pelatihan, bertujuan untuk memiliki seorang juara dalam setiap tim. Untuk membantu pegawai baru bergerak lebih cepat, mereka juga mengintegrasikan pelatihan Asana ke dalam proses onboarding mereka dan mengandalkan tim Kesuksesan Pelanggan Asana untuk menjalankan beberapa pelatihan.

Membuat progres pekerjaan—untuk tim dan komunitas mereka

Tim UWSL telah melihat banyak manfaat sejak meluncurkan Asana di organisasinya, termasuk menanggapi lebih banyak pengajuan dana bantuan dan menghemat waktu dari tugas rutin. Berikut caranya:

• Setiap anggota tim tahu bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada gol organisasi: Dengan melacak prioritas tim bersama dengan gol departemen dan organisasi di Asana, semua orang melihat bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi dalam gambaran yang lebih besar.

• Menyederhanakan proses untuk inisiatif yang lebih luas, seperti pengajuan dana bantuan: Menggunakan templat memungkinkan tim untuk menangani pengajuan dana bantuan dengan jumlah 25% lebih banyak dan mengajukan permohonan dana bantuan yang lebih besar karena mereka tahu bahwa tidak ada langkah yang akan terlewat.

• Mereka dapat memberikan lebih banyak peluang untuk menjadi sukarelawan kepada komunitas dan mitra mereka: Mengelola permintaan untuk menjadi sukarelawan menggunakan Formulir Google membantu tim mengelola inisiatif mereka secara lebih efisien dengan mengotomatiskan proses manajemen sukarelawan.

• Proses perekrutan lebih kolaboratif: Melacak proses perekrutan di Asana membuat langkah-langkah proses menjadi jelas karena setiap langkah diuraikan dalam proyek dan semua orang yang terlibat dalam proses tersebut dapat memeriksa kandidat.

• Setiap orang memiliki kejelasan tentang tanggung jawab: Dengan menggunakan Asana untuk mengelola rapat internal, item tindakan ditetapkan secara real-time sehingga langkah selanjutnya menjadi jelas.

Berkembang untuk melayani komunitas mereka dengan lebih baik

UWSL selalu berkembang untuk meningkatkan dampak dan jangkauan mereka, terus mencari cara baru untuk menciptakan kemitraan yang lebih bermakna dan mengubah komunitas mereka menjadi lebih baik. Inti dari apa yang mereka lakukan adalah keterlibatan tim dan aliran pendanaan yang stabil untuk inisiatif yang sukses. Tanpa dua elemen ini, pekerjaan mereka tidak akan mungkin dilakukan. Bagi UWSL, Asana memainkan peran penting dalam menjaga keterlibatan karyawan, memperjelas tanggung jawab, memungkinkan mereka untuk mengejar peluang pendanaan yang lebih besar—dan pada akhirnya membantu membawa komunitas mereka ke tingkat pendidikan yang lebih tinggi.