Modèle d’échéancier de projet

En début de projet, tout semble possible, chacun est enthousiaste et optimiste pour la suite. Vous avez une vision bien définie et un plan général sous la main ? Parfait ! Oui, mais maintenant, que faire ? Comment transformer vos idées en actions concrètes qui seront accomplies à temps et feront de votre projet une réussite ?

C’est simple : grâce à un modèle d’échéancier de projet.

Qu’est-ce qu’un échéancier de projet ?

Le planning projet vous donne un aperçu général de toutes les étapes d’un projet (tâches, jalons et livrables), dans l’ordre chronologique. Ce diagramme vous propose de représenter votre projet de A à Z et en détail pour aider votre équipe à anticiper le travail à venir et de potentiels .

En quoi consiste un modèle d’échéancier de projet ?

Les prémices de la peuvent être éprouvantes. Vous aurez peut-être du mal à bien visualiser comment s’assemblent les pièces du projet et à déterminer comment le mener à bien en tenant vos délais. Heureusement, les modèles d’échéancier de projet sont là pour vous faciliter le travail.

Ce type de modèles est une ressource réutilisable, qui décompose les différentes phases de votre projet dans son ensemble. Outil indispensable à la et pierre angulaire de la planification, il prend la forme d’une chronologie visuelle regroupant les prochaines étapes du projet. Une fois votre modèle de base créé, celui-ci pourra être dupliqué à l’infini et ajusté si nécessaire pour convenir aux projets suivants, quels qu’ils soient : lancements de produits, organisation d’événements, etc. De quoi tout clarifier et en une seule étape.

Avantages du modèle d’échéancier de projet

Rangez vos échéanciers papier et dites adieu aux applications de création d’échéanciers et autres infographies désorganisées. Vous n’avez pas non plus besoin d’une énième feuille de travail téléchargeable, mais tout simplement d’un modèle d’échéancier de projet numérique.

En plus de vous montrer vos prochaines tâches, votre modèle servira de source de référence pour l’ensemble des activités du projet, une fois celui-ci créé au sein d’un projet. Les modèles réutilisables simplifient la planification et l’accomplissement du projet en mettant vos sur la même longueur d’onde quant au travail à venir et en apportant la visibilité et la responsabilisation nécessaires au bon déroulement de celui-ci.

D’autres avantages à créer un modèle d’échéancier de projet modifiable :

• Regroupement de tous les éléments de projet en un seul endroit

• Meilleure visibilité pour votre équipe et les parties prenantes du projet

• Visualisation de votre processus, notamment les tâches en cours et à venir

• Anticipation des points de blocage potentiels

• Visibilité sur la gestion des ressources en un clin d’œil

• Modification des échéances en cas d’évolution des priorités

• Synchronisation des calendriers des équipes interfonctionnelles

• Attribution et réattribution des tâches aux membres de l’équipe

• Suivi des tâches terminées et à venir

• Ajout de dépendances de tâches pour que tous les membres de l’équipe visualisent les liens entre les tâches

• Définition des jalons de projet pour suivre les points de progression clés

• Maintien du bon déroulement de l’ensemble du cycle de vie du projet

Comment utiliser un modèle d’échéancier de projet ?

Las de suivre l’avancement de votre projet avec des feuilles de calcul volantes et des listes de tâches à remplir à la main ? Personne ne peut vous en vouloir. C’est là que les modèles d’échéanciers de projet interviennent pour mettre fin à la désorganisation et vous proposer une alternative réutilisable sur laquelle baser tous vos projets.

Tout modèle d’échéancier de projet présente deux éléments fondamentaux : les phases du projet et les tâches. Dès que votre modèle est opérationnel, personnalisez-le pour vos projets à venir en ajoutant des listes de tâches à chaque phase, en attribuant des responsables aux tâches et en y ajoutant des échéances ainsi que des dépendances.

Et n’oubliez pas : malgré leur nom, ces modèles ne doivent pas forcément être considérés comme des chronologies. Parfois, il est plus judicieux de présenter les éléments sous cet angle, mais ce n’est pas toujours le cas. Certaines informations seront plus faciles à visualiser sous forme de grille ou de tableau Kanban. Choisissez l’affichage qui convient le mieux à votre projet.

Pour concevoir l’échéancier d’un projet en particulier, suivez les étapes ci-après :

1. Déterminez des objectifs réalistes pour le projet avec la méthode SMART.

2. Élaborez la chronologie du projet, de sa planification à sa réalisation.

3. Prévoyez des jalons de projet pour marquer les étapes clés de l’accomplissement du projet ou le début d’une nouvelle phase.

4. Dressez la liste des tâches du projet et incluez-y toutes les tâches nécessaires à sa réussite, de la plus simple à la plus exigeante.

5. Déterminez la durée de chaque tâche, en prenant en compte les ressources disponibles et le budget du projet.

6. Ajoutez des détails à chaque tâche, comme les échéances et les responsables.

7. Ajoutez des dépendances de tâches à toutes celles qui dépendent de l’achèvement d’une tâche précédente.

8. Partagez le tout avec votre équipe pour une visibilité et une responsabilisation accrues.

9. Procédez aux ajustements nécessaires, par exemple si vous devez modifier des échéances en cas d’évolution des priorités.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Brief de projet : un moyen de communiquer les dates et détails importants au reste de l’équipe projet. Veillez à le mettre à disposition de tous dans une source de référence centralisée comme Asana.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

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