Modèle de registre des problèmes

Vous en conviendrez, il n’est jamais agréable de voir un processus de gestion de projet se faire perturber par un problème. Mais saviez-vous qu’il suffit de répertorier celui-ci pour limiter les chances qu’il se reproduise ?

C’est là toute l’utilité d’un registre des problèmes, document consacré au suivi et à la résolution des difficultés. Découvrez comment créer un modèle de registre des problèmes pour aider votre équipe à consigner et résoudre rapidement les problèmes, et ce tout au long du cycle de vie projet.

Qu’est-ce qu’un modèle de registre des problèmes ?

Réutilisable au fil du temps, un modèle de registre des problèmes est un document dans lequel vous consignez les problèmes rencontrés au cours du projet. Puisqu’il s’agit d’un modèle, il a l’avantage de pouvoir vous resservir d’un projet à l’autre.

Les registres des problèmes sont importants en gestion de projet, car ils permettent de consigner les problèmes (et leurs solutions) dès qu’ils surviennent. Les informations contenues dans ce document restent précieuses même une fois le projet terminé, étant donné qu’elles peuvent aider toute personne rencontrant le même problème ultérieurement à savoir comment il a été résolu.

Qu’est-ce qu’un registre des problèmes ?

Un registre des problèmes est un document permettant de surveiller tous les problèmes affectant un projet. Vous êtes chef de projet ? Tirez parti de cet outil pour assurer le suivi des problèmes et dresser la liste des solutions.

Caractéristiques clés d’un modèle de registre des problèmes

Les modèles de registres des problèmes revêtent différents formats et utilités selon le domaine d’activité de votre entreprise. Par exemple, une agence marketing pourra se servir d’un tel document ponctuellement pour surveiller les problèmes qui surviennent pendant un projet de migration de site Web, alors qu’une équipe informatique pourra en tirer parti pour suivre les problèmes techniques au quotidien.

Peu importe la façon dont vous comptez utiliser votre modèle, pensez à systématiquement y inclure les cinq éléments suivants :

1. Le nom de la personne qui signale le problème

2. La date à laquelle le problème a été signalé

3. Une description du problème

4. Le degré de priorité du problème

5. La gravité ou l’incidence du problème

Toutefois, rien ne vous empêche d’y inclure plus de détails, notamment :

• Le type de problème

• La personne chargée de résoudre le problème

• Le statut de la solution au problème

• L’échéance de résolution

• La date de résolution finale

Bonnes pratiques pour l’utilisation d’un registre des problèmes

L’utilisation d’un registre des problèmes n’a rien de compliqué, mais si vous souhaitez tirer le meilleur parti de ce document, veillez à suivre les quelques bonnes pratiques ci-dessous.

• Mettez votre registre à disposition de tous : permettez à tous les membres de votre équipe d’y accéder et de le copier facilement pour de futurs projets. Par exemple, publiez-le dans un logiciel de gestion de projet de façon à ce que vos collaborateurs puissent le consulter dès que nécessaire.

• Désignez la personne chargée de résoudre les problèmes : le collaborateur responsable de la résolution du problème fait office de point de contact. Il a pour mission de noter des informations sur l’évolution du problème, de trouver des solutions et de décrire les résultats des solutions mises en œuvre.

• Associez les priorités à un code couleur : le respect d’un code couleur aidera votre équipe à identifier rapidement les problèmes prioritaires. Le code visuel le plus courant est basé sur les couleurs d’un feu de circulation (rouge, orange et vert).

Comment créer un modèle de registre des problèmes ?

Il existe tout un éventail de types de registres de problèmes, certains au format Excel, d’autres en PDF à imprimer… Bien qu’utiles dans le cadre de projets ponctuels ne nécessitant aucune collaboration interfonctionnelle, ces types de registres ne conviennent pas pour les projets complexes ou les projets impliquant plusieurs équipes.

L’utilisation d’un modèle numérique a de nombreux avantages, notamment celui de permettre à votre équipe de mettre à jour les informations en temps réel. Enregistrez-le dans un logiciel collaboratif pour que vos collaborateurs puissent facilement en faire une copie et s’en servir projet après projet. Pensez aussi à en uniformiser l’utilisation dans toute l’entreprise.

Fonctionnalités intégrées

• Formulaires : lorsque quelqu’un remplit un formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet Asana auquel il est lié. L’envoi d’informations depuis un formulaire vous permet de standardiser la réception des demandes, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Plutôt que d’employer des systèmes ponctuels, créez un processus rationalisé et une série de questions auxquelles chacun doit répondre pour envoyer une demande. Sinon, faites appel à une logique d’arborescence pour baser les questions sur les réponses précédentes des utilisateurs. En résumé, les formulaires visent à réduire le temps et les efforts nécessaires à la gestion des nouvelles demandes, offrant à votre équipe plus de temps à consacrer aux tâches clés.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Mises à jour de statut de projet : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. En plus d’être simples à utiliser, les mises à jour de statut sont directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

Applications recommandées

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• GitHub : synchronisez automatiquement les mises à jour de statut de demandes d’extraction (pull requests) GitHub avec des tâches Asana. Suivez la progression de vos demandes d’extraction et améliorez la collaboration interfonctionnelle entre vos équipes techniques et non techniques, sans quitter Asana.

• Zendesk : grâce à l’intégration de Zendesk à Asana, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis des tickets Zendesk, en seulement quelques clics. Ajoutez des éléments de contexte, joignez des fichiers et associez des tâches existantes de façon à suivre le travail à effectuer pour chaque ticket. L’intégration offre également une visibilité continue sur les deux plateformes, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, peu importe l’outil utilisé.

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

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