Modèle d’ordre du jour de réunion

Vous est-il déjà arrivé de sortir d’une réunion et de vous interroger sur son utilité ? Si vous êtes comme beaucoup d’employés (qui perdent en moyenne trois heures par semaine dans des réunions inutiles), la réponse est sûrement « oui, souvent » !

Beaucoup pensent que les réunions floues et improductives font partie intégrante de la vie professionnelle, mais ce n’est pas le cas. Il suffit de peu pour redonner du sens aux réunions : établir clairement leur but et objectif, définir les attentes vis-à-vis des membres d’équipe et clarifier les responsabilités de chacun. Et c’est là qu’entre en jeu votre ordre du jour de réunion.

En quoi consiste un ordre du jour de réunion ?

Dans sa forme la plus simple, un ordre du jour de réunion est un aperçu des sujets et points clés à aborder pendant une réunion donnée. Lorsqu’il est bien conçu, un ordre du jour favorise l’efficacité de la réunion en renseignant l’équipe sur l’objectif de la réunion et en définissant des attentes claires. Une fois les responsabilités de chacun établies et un temps de travail alloué à chaque sujet de discussion, il est plus facile de veiller à ce que la réunion se déroule bien et reste pertinente.

Qu’est-ce qu’un modèle d’ordre du jour de réunion ?

Un modèle d’ordre du jour de réunion est une ressource réutilisable dans laquelle sont présentés les éléments de base d’une réunion. Pour qu’une réunion soit efficace, elle doit être associée à un objectif et à des attentes clairement définis. C’est là toute l’utilité d’un ordre du jour de réunion, document conçu pour présenter le programme de la réunion, les rôles et responsabilités de chaque membre d’équipe et les éventuelles actions à traiter. Par exemple, votre modèle d’ordre du jour de réunion peut inclure les sujets de discussion, les membres d’équipe qui interviendront sur chaque point et la durée dont ils disposent pour échanger sur ce sujet pendant la réunion.

Tirez parti de notre modèle gratuit d’ordre du jour de réunion pour réduire le travail de préparation en amont et permettre à votre équipe de commencer à collaborer (et accomplir les tâches clés) plus rapidement. Par ailleurs, l’utilisation d’un ordre du jour de réunion au sein d’une plateforme de gestion du travail vous permet de regrouper toutes les informations sur les réunions précédentes (enregistrements et notes, par exemple). L’utilisation d’un ordre du jour de réunion vous aidera à :

• Standardiser le déroulement des réunions.

• Informer les participants sur les responsabilités de chacun ainsi que les buts et objectifs de la réunion.

• Utiliser efficacement le temps dédié aux réunions.

• Favoriser des réunions ciblées et productives en précisant les sujets à aborder, les temps de parole et les sujets prioritaires.

• Identifier les actions à traiter au fil de l’eau et les attribuer aux membres d’équipe les plus qualifiés pour les accomplir.

• Coordonner le travail et collaborer sur une plateforme facilement accessible.

Types de modèles d’ordre du jour de réunion

Notre modèle de base d’ordre du jour de réunion sert de référence pour tous types de réunions, qu’elles soient ponctuelles ou régulières. Néanmoins, certaines réunions exigent une structure plus spécifique. Par exemple, un entretien individuel avec un subordonné est bien différent d’une réunion du conseil d’administration impliquant des intervenants externes.

Peu importe le type de réunion que vous organisez, il existe sûrement un modèle pour vous aider. Découvrez ci-dessous les types de modèles d’ordre du jour disponibles ; vous y trouverez sûrement une qui répondra à vos besoins.

• Réunion de lancement de projet : commencez vos réunions du bon pied et aidez les membres de votre équipe à rester sur la même longueur d’onde avec une réunion de lancement de projet. Utilisez ce modèle de réunion de lancement de projet pour organiser et standardiser les lancements de réunions liées à vos projets.

• Entretiens individuels : un modèle d’entretien individuel vous aidera à assurer le bon déroulement de vos entretiens individuels. Tirez-en parti pour définir les points à aborder avec vos subordonnés, les actions à traiter et les perspectives d’évolution professionnelle.

• Réunions de brainstorming en équipe  : donnez libre cours à votre créativité et veillez à ne jamais oublier d’idée en tirant parti d’un modèle de brainstorming en équipe. Recueillez et organisez les idées au fur et à mesure et attribuez des tâches de suivi pour concrétiser ces réflexions.

• Réunions d’entreprise : rationalisez les réunions d’entreprise et aidez tous les membres de l’entreprise à rester sur la même longueur d’onde avec ce modèle de réunion d’entreprise, conçu pour vous aider à planifier et gérer l’aspect logistique de ces réunions de rencontre avec les employés ou autres événements similaires.

• Réunions du conseil d’administration : renforcez l’efficacité des réunions du conseil d’administration en clarifiant les objectifs et priorités de celles-ci à l’aide d’un modèle d’ordre du jour de réunion du conseil d’administration.

• Réunions de planification de sprint : mettez les membres de votre équipe interfonctionnelle sur la même longueur d’onde et veillez au bon déroulement du sprint avec un modèle de planification de sprint.

• Réunions debout : les réunions debout permettent aux membres d’équipe de rapidement faire le point sur l’avancement des autres, échanger des informations et vérifier que le projet se déroule correctement. Rationalisez ce processus et supprimez les obstacles grâce à un modèle de réunion debout quotidienne.

• Réunions post-mortem : pour être efficace, votre réunion post-mortem doit faire le point sur les réussites et axes d’amélioration dans le déroulement du projet. Servez-vous de ce modèle de réunion post-mortem comme référence pour mener à bien vos réunions de fin de projet.

• Réunions du service commercial : assurez le suivi des ventes conclues, des initiatives à venir, des informations sur le tunnel de vente et bien plus encore à l’aide d’un modèle de réunion commerciale.

• Réunions d’évaluation des performances : rationalisez l’évaluation des performances en tirant parti d’un modèle dédié, conçu pour vous permettre de facilement noter des commentaires et en tirer des enseignements concrets.

Les éléments essentiels d’un modèle d’ordre du jour de réunion

Tout modèle d’ordre du jour de réunion doit au moins inclure les éléments essentiels à l’établissement des objectifs de la réunion et au bon déroulement de celle-ci, notamment :

• Section de présentation de la réunion pour mettre en évidence l’objectif de la réunion, l’animateur de la réunion et les participants.

• Une section dédie aux suggestions de sujets, les points à aborder pour chaque réunion et la personne référente pour chaque sujet.

• Section consacrée aux actions à traiter définies lors de chaque réunion, ainsi que le responsable et l’échéance de chaque tâche.

• Une section dédiée aux références, dans laquelle vous pouvez fournir des ressources utiles (enregistrements de réunions précédentes, diaporamas et notes de réunion, par exemple).

Comment utiliser un modèle d’ordre du jour de réunion ?

Que vous utilisiez notre modèle d’ordre du jour de réunion ou que vous conceviez le vôtre, la suite est un jeu d’enfant. Pour commencer, posez-vous les questions suivantes :

• Quel est l’objectif de la réunion ? Qu’espérons-nous accomplir ?

• Quelles décisions l’équipe doit-elle prendre pendant la réunion ? Quels sujets seront abordés ? Parmi ces sujets, lesquels sont prioritaires ?

• Qui sera impliqué dans la réunion ? Pour quel motif ? Quelles sont leurs responsabilités ?

• Combien de temps la réunion doit-elle durer ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, dupliquez le modèle d’ordre du jour de réunion et suivez les étapes ci-dessous :

1. Remplissez la section dédiée à la présentation de la réunion. Renseignez les informations clés telles que l’objectif de la réunion, les participants et l’organisateur.

2. Dressez la liste des sujets de discussion et des points à aborder. Dans la section dédiée aux suggestions de sujets, listez les sujets de discussion que vous comptez aborder pendant la réunion. Veillez à ce que ces sujets soient liés à l’objectif général de la réunion et tenez compte de la durée escomptée de la réunion pour tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez.

3. Classez les sujets par ordre de priorité afin que les participants identifient les plus importants et ceux qui peuvent éventuellement être remis à plus tard si le temps manque.

4. Confiez chaque point à aborder à un participant. Une fois que vous avez déterminé les sujets de discussion à traiter, attribuez chacun d’entre eux à un responsable afin que les membres d’équipe puissent préparer l’échange.

5. Définissez un durée réaliste pour chaque sujet. Évaluez le temps nécessaire pour aborder et traiter chaque point à l’ordre du jour et gardez quelques minutes supplémentaires pour d’éventuelles questions.

6. Envoyez l’ordre du jour aux membres d’équipe en amont afin que chaque participant ait le temps de se préparer et de comprendre l’objectif de la réunion.

7. Intégrez une section « Références » dans laquelle vous ajouterez des ressources utiles telles que les conclusions tirées des réunions précédentes, des enregistrements et autres informations pertinentes.

8. Utilisez l’ordre du jour de réunion pour assurer le suivi des actions à traiter une fois l’échange terminé. Indiquez le responsable et l’échéance de chaque action afin que le membre d’équipe concerné sache ce qui est attendu de lui.

Quelles intégrations et applications utiliser avec votre modèle Asana ?

Centralisez toutes vos activités en associant votre modèle d’ordre du jour à vos applications favorites et en utilisant nos fonctionnalités intégrées.

Fonctionnalités intégrées

1. Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

2. Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

3. Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

4. Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

1. Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

2. Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

3. Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

4. Vimeo : si l’écrit permet de faire passer un message, jamais des mots rédigés sur un support ne pourront transmettre le ton employé ni les émotions ou expressions propres à son auteur. Grâce au service de messages vidéo sur Asana, développé par Vimeo, vous pouvez désormais fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin, sans multiplier les réunions. Effectuez de courts enregistrements de vous-même, de votre écran ou des deux, depuis Asana. Intégrez ensuite ces vidéos au sein de tâches, projets, messages ou commentaires pour apporter des précisions ou expliquer le contexte. Une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l’objet d’une recherche sur Asana est ensuite automatiquement générée. Donnez votre avis, posez des questions et attribuez des tâches… Le tout, sans quitter Asana.

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