Value Stream Mapping (VSM) : les 9 étapes pour cartographier une chaine de valeur

Pour mettre de l’ordre dans un placard bien encombré, la première étape consiste à sortir tout ce qui s’y trouve, histoire d’y voir plus clair. Vous bénéficiez alors d’une vue d’ensemble de ce que vous devez faire tenir dans cet espace, ce qui en facilite la réorganisation.

Rien de très différent dans un environnement professionnel : difficile d’identifier les inefficacités nichées dans vos processus sans passer au crible chaque élément. Il s’agit d’un très bon moyen pour repérer des problèmes que vous n’aviez pas remarqués jusqu’alors. C’est là que la VSM se révèle un allié utile en représentant les flux physiques et les flux d’informations de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une VSM?

La VSM, aussi appelée Chaine de Valeur, Value Stream Mapping ou cartographie VSM est un organigramme employé pour représenter visuellement un processus de production et ainsi l’analyser. La VSM est un outil clé du Lean management , une méthodologie Agile qui vise à proposer davantage de valeur ajoutée au client en éliminant les pertes à chaque phase du projet.

La VSM se divise en quatre étapes :

1. Mappage des processus actuels

2. Identification et élimination des pertes

3. Mappage des processus optimisés à venir

4. Mise en œuvre de ces processus améliorés

Certains domaines de votre carte de la chaîne de valeur pourront sans doute être améliorés:

• Flux de processus

• Délais de traitement et d’exécution

• Fiabilité des équipements

• Matières premières/stocks

Lors de l’analyse de votre VSM, vous serez en mesure d’identifier les sources de gaspillage au sein de votre processus de production (surproduction, mauvaise gestion ou défauts de projet). Vous pourrez alors mieux maîtriser ces points de blocage et faire en sorte que votre processus se déroule sans heurts.

Pourquoi faire une VSM ?

La VSM peut vous permettre d’apporter des améliorations significatives à votre modèle commercial. Toutefois, n’investissez pas de temps ou de ressources dans une VSM si vous n’en avez pas réellement besoin. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles cet outil s’avère utile :

• Optimisation d’un processus de bout en bout

• Identification des stocks accumulés dans un processus

• Recherche de possibilités d’optimisation de vos processus

• Découverte des complexités inhérentes à un processus

• Compréhension des systèmes informatiques employés dans un processus

• Évaluation de l’efficacité des canaux de communication du service client

• Représentation visuelle de la santé de vos processus

• Révision stratégique de vos processus

Vous l’aurez compris, élaborer une VSM permet de mieux comprendre bon nombre d’aspects d’un processus. Toutefois, cet outil ne vous servira à rien si vous tentez de résoudre un problème sans aucun rapport avec vos données, votre produit ou votre processus de gestion du temps.

Comment calculer la VSM ?

La VSM se divise en quatre étapes fondamentales. Toutefois, il est également possible de la décomposer en neuf étapes, pour élaborer votre carte plus sereinement. Les cinq premières portent sur la planification du projet.

Élaborer un plan de projet vous donne davantage de points de repères et vous permet éventuellement d’apporter des améliorations plus pertinentes à votre processus. Vous pourrez alors enchaîner sur les quatre dernières étapes (les plus fondamentales) de la VSM avec toutes les informations de contexte dont vous avez besoin à portée de main.

1. Identifiez le problème

Dans le cadre de l’amélioration continue des processus, la cartographie de la chaîne de valeur est un élément clé. Vous pouvez également vous appuyer sur cet outil pour résoudre un problème déjà identifié au sein de votre équipe ou avec un client.

Par exemple, vous vous rendez compte que la demande de vos clients est supérieure aux stocks que vous avez à disposition. Lorsque vous repérez un problème, mais que vous n’en connaissez pas la cause, engagez une discussion avec votre équipe et élaborez une VSM pour trouver des solutions.

Astuce : cette première étape est l’occasion d’effectuer un brainstorming et de poser des questions pour identifier les inefficacités internes et externes. Mettez-vous à la place de votre client et des membres de votre équipe afin de repérer les difficultés que ces derniers rencontrent.

A découvrir également: Le diagramme d'Ishikawa, un outil visuel qui permet d'identifier rapidement les problèmes et les causes probables.

2. Constituez votre équipe

Vous devez pouvoir compter sur une équipe déterminée et concentrée pour vous aider à cartographier la chaîne de valeur, à l’analyser méticuleusement et à mettre en œuvre votre processus de production optimisé. Une équipe interfonctionnelle composée de membres issus des différents services (commercial, opérations, service client, conception, etc.) réunira une multiplicité de compétences et de perspectives d’approches.

Ces dernières sont indispensables pour améliorer les délais d’exécution et répondre aux besoins de vos clients. Vous n’aurez peut-être pas besoin de représentants de l’ensemble de ces services ; tout dépend de la problématique à résoudre. Effectuez des choix judicieux pour constituer l’équipe dédiée à la VSM la plus efficace possible.

Astuce : formez votre équipe dédiée à la VSM en veillant à vous entourer de cadres et d’individus en mesure d’épauler leurs pairs. Vous pourrez ainsi identifier plus facilement les éventuels problèmes en interne. Si vous souhaitez bénéficier de points de vue externes, proposez à certains fournisseurs ou parties prenantes de rejoindre votre équipe.

3. Définissez la portée du projet

La VSM est un projet à part entière, ce qui signifie que vous devez en définir la portée. Sans portée de projet, vous ne saurez pas jusqu’à quel niveau de détails cartographier vos processus. En outre, faire l’impasse sur cette étape clé rendra l’identification et l’élimination des sources de gaspillage plus complexe par la suite.

Astuce : une VSM permet d’analyser un seul produit à la fois. Vous devez choisir de cartographier le cycle de vie du produit dans son intégralité ou de vous concentrer sur des étapes particulières du processus. Si vous développez un logiciel, vous pouvez notamment cartographier votre processus de la demande de fonctionnalité initiale à la livraison finale au client. Laissez de côté les étapes qui pourraient se présenter après réception du produit par le client.

4. Cartographiez la VSM

Vous avez défini la portée de votre VSM, il est temps de commencer à élaborer votre carte. Utilisez les symboles propres à la VSM (exposés ci-dessous) pour préciser de quelle manière les informations circulent entre les différentes activités que vous menez. Si vous cartographiez l’ensemble de votre processus de production, votre carte formera un cercle (ou une boucle). Ainsi, l’étape finale dudit processus doit en rejoindre l’étape initiale.

Astuce : si vous ne savez pas par où débuter votre carte de la chaîne de valeur, commencez par représenter le membre d’équipe chargé d’approuver les demandes entre client et fournisseur. Vous pouvez également diviser votre carte en trois parties. Consacrez la partie supérieure de votre carte à la circulation des informations, la partie centrale au processus produit, et enfin, la partie inférieure au processus de gestion du temps.

5. Ajoutez des données de projet

Maintenant que la représentation visuelle de votre VSM est au point, ajoutez les variables pertinentes pour obtenir les informations les plus précises. Seule, la carte peut vous aider à visualiser certains éléments (le processus de fabrication de votre entreprise ou le développement d’un logiciel, par exemple). Toutefois, il est indispensable d’associer ces visuels à des flux d’informations pour comparer certains éléments spécifiques entre toutes les étapes du processus : temps, quantités ou qualité, etc.

Exemples de points de données à ajouter sur votre carte :

• Stocks disponibles pour chaque étape du processus

• Cycles de production par unité

• Temps de transfert

• Nombre de membres d’équipe nécessaires pour mener à bien chacune des étapes

• Nombre de produits mis au rebut

• Nombre de produits dans chaque groupe à traiter

• « Takt time » (rythme de production à maintenir pour répondre à une demande client)

Astuce : les données que vous intégrez sur votre carte varient en fonction de votre secteur d’activité, du processus que vous cartographiez et des problèmes que vous espérez résoudre. La plupart des données se répartissent en trois catégories principales :

• Données issues des bureaux ou de l’assistance

• Données de fabrication ou d’achat

• Données fournisseurs ou données issues de processus externes

6. Établissez une chronologie

Établir une chronologie claire est indispensable pour tout processus de production, car les retards éventuels peuvent mettre l’ensemble en péril. Vous consacrerez le tiers inférieur de votre VSM aux délais en utilisant une échelle de temps. Cette dernière doit comporter deux échelons : le premier dédié aux délais d’exécution, le second aux cycles de production. Cette échelle vous indiquera si vous avez trouvé un bon rythme de croisière.

• Les délais d’exécution correspondent au temps total nécessaire pour accomplir chaque tâche, à partir du moment où cette dernière est intégrée à votre processus. Les délais d’exécution incluent tous les processus opérationnels qui conduisent à l’étape de production.

• Le cycle de production, parfois désigné « temps à valeur ajoutée », correspond au temps réel passé à accomplir une tâche, par rapport aux délais d’exécution prévus.

Pour calculer vos délais d’exécution, déterminez le stock disponible avant chaque étape de votre processus et divisez-le par la demande client pour le produit. Prenons un exemple : vous disposez de quatre produits en stock avant de lancer le processus d’expédition et le client vous demande deux produits par jour. Votre délai d’exécution est donc de deux jours.

Astuce : les délais d’exécution sont étroitement liés à la gestion des stocks et à la satisfaction client. Si votre délai d’exécution est trop long, vous aurez du mal à estimer quel est le moment opportun pour réapprovisionner votre stock. Élaborer une VSM vous aidera à optimiser vos délais d’exécution et à éviter ainsi tout retard dans la livraison du produit.

7. Analysez la VSM à l’instant T

Lors de l’élaboration de votre VSM, laquelle reflète l’état de votre processus au moment présent, vous identifierez probablement des axes d’amélioration. Complétez votre carte de la chaîne de valeur avec vos données de projet afin de mettre en évidence les sources de gaspillage.

Toutefois, quand bien même les sources de gaspillage vous semblent évidentes, vous devez absolument prendre le temps d’analyser votre carte. Voici quelques exemples de gaspillage en lean management :

• Surproduction (fonctionnalités superflues)

• Stocks (mauvaise gestion de backlog)

• Mouvements (approche multitâche)

• Défauts (dette technique)

• Opérations inutiles (outils dispendieux)

• Attente

• Transports

• Équipes divisées

Astuce : pour analyser votre carte au mieux, signalez toute source de gaspillage identifiée à l’aide du symbole d’« explosion kaizen ». Le mot Kaizen est issu de deux termes japonais : « kai » et « zen », qui signifient respectivement changement et bon. Réunis, ces deux mots forment le concept d’amélioration continue. Ces explosions kaizen vous serviront à identifier les axes d’amélioration et à faire naître des idées pertinentes à ajouter ultérieurement sur votre cartographie des flux, lorsque vous représenterez votre processus à un état plus avancé.

8. Concevez une nouvelle carte

Il est temps désormais de dessiner la VSM de votre processus idéal. Cette nouvelle carte ressemblera à la précédente, mais inclura des explosions kaizen pour signaler les axes d’amélioration possibles.

N’hésitez pas à utiliser un logiciel de tableaux Kanban pour mettre en œuvre un système de flux (Pull) (ou employer vos ressources uniquement lorsque la demande l’exige) et optimiser la circulation des informations.

Les symboles que vous ajouterez à votre nouvelle carte varient en fonction des spécificités de votre processus. Reportez-vous à l’illustration quelques paragraphes plus loin pour accéder à une représentation visuelle des symboles suivants :

• Supermarché (ou zone de stockage) : représente un point de prélèvement Kanban où les clients peuvent obtenir le stock dont ils ont besoin dès que le fournisseur le réapprovisionne.

• Kanban de production : donne le feu vert au fournisseur pour produire les biens requis et faire ainsi avancer le processus en cours.

• Kanban de prélèvement : signale à un opérateur qu’il est autorisé à récupérer des produits depuis un dépôt de stockage pour les acheminer vers un point du processus.

• Kanban de signalisation : employé lorsque les niveaux de stock d’un supermarché sont bas et autorise la production d’un nouveau lot comportant un nombre précis de produits.

• Information Kanban : indique le lieu de collecte des Kanban de signalisation, généralement à proximité d’un supermarché.

• Prélèvement de matériel : pour symboliser le retrait des stocks entreposés dans les supermarchés.

• Flux tiré séquencé : élimine le besoin d’entreposer les stocks dans un supermarché entre les processus ; donne le feu vert à une équipe donnée de produire une commande pour un client particulier.

Astuce : référez-vous à la carte des symboles de la chaîne de valeur située quelques paragraphes plus loin pour accéder à une représentation visuelle de chaque symbole, puis employez-les en conséquence sur la carte de votre processus optimisé. L’objectif est de proposer une représentation simplifiée de la circulation des différents éléments ; pour autant, inutile de s’inquiéter si votre nouvelle carte semble plus chargée que la précédente en raison du nombre de symboles ajoutés.

9. Implémentez votre nouvelle carte

La dernière étape du processus de VSM consiste à intégrer et mettre en œuvre les solutions représentées sur votre nouvelle carte dans votre processus de travail. C’est là que vous mesurerez toute l’utilité d’analyser votre carte en amont.

Mettre de l’ordre dans un placard peut constituer un défi et sembler chaotique. Par où commencer ? Pourtant, lorsque vous constatez combien votre espace de rangement désormais bien ordonné s’avère fonctionnel, vous comprenez un peu mieux l’objectif de la démarche. Il en va de même pour la VSM : identifier les sources de gaspillage afin d’élaborer un processus allégé est complexe, mais vous finissez par concevoir une version optimisée de votre processus, pour le plus grand bonheur de vos clients.

Carte des symboles de la VSM

Les symboles ci-dessous représentent la circulation des informations, les activités menées, les temps d’attente et les axes d’amélioration possibles au sein de vos processus. Faire appel à un logiciel de VSM vous permettra de disposer d’une banque de symboles à laquelle il vous sera facile de recourir.

Exemple de cartographie VSM

Vous trouverez ci-dessous un exemple de VSM (pour une carte de processus à l’instant T). Cette carte représente la circulation d’un produit ou service, du fournisseur vers la chaîne de production interne, avant d’atteindre le client.

Le point de départ de la carte de la chaîne de valeur se situe dans la partie supérieure, au centre, avec la représentation du membre d’équipe responsable du contrôle de la production. Ce dernier approuve les demandes ou commandes des clients et transmet ces requêtes au fournisseur. Cet exemple de VSM suit un mouvement circulaire, car la demande des clients alimente à la fois la chaîne d’approvisionnement et celle de production.

Créez un processus efficace grâce à la cartographie de la chaîne de valeur

Vous êtes de ceux qui s’efforcent d’améliorer constamment leur travail ? Veillez à entretenir régulièrement vos processus, comme vous le feriez pour votre foyer. Si élaborer une VSM peut sembler fastidieux, les résultats ne sont pas négligeables : des processus optimisés, une réduction des pertes et des délais d’exécution raccourcis.

Simplifiez-vous la tâche et élaborez la cartographie de votre chaîne de valeur actuelle et à venir avec un logiciel approprié. Optez pour Asana et intégrez votre VSM à notre plateforme : vous pourrez mettre en œuvre vos solutions rapidement et vous concentrer sur la satisfaction de votre clientèle.