Maîtrisez le sprint planning : votre guide ultime pour une gestion de projet agile efficace

Dans le monde trépidant du développement de logiciels, où les besoins des utilisateurs évoluent rapidement et où la concurrence est féroce, la capacité à livrer des produits de haute qualité de manière rapide et efficace est essentielle. Pour de nombreuses équipes, la réponse à ce défi réside dans les méthodes agiles de gestion de projet - des approches flexibles et itératives qui mettent l'accent sur la collaboration d'équipe, la livraison continue et l'adaptation au changement. L'une des pratiques clés de la gestion de projet agile est le sprint planning, une réunion qui lance chaque itération de travail, ou "sprint".

Cette pratique permet aux équipes de définir clairement leurs objectifs, de hiérarchiser les tâches et de se mettre d'accord sur un plan d'action pour les prochaines semaines. Bien réalisé, le sprint planning peut être le moteur qui propulse une équipe vers une livraison réussie, en assurant une compréhension claire des objectifs, une allocation efficace des ressources et une communication fluide entre tous les membres de l'équipe.

Définition du sprint planning

Le sprint planning est une réunion qui a lieu au début de chaque sprint dans le cadre agile Scrum, qui est une des méthodes les plus populaires de gestion de projet. Un sprint est généralement une période de deux à quatre semaines pendant laquelle l'équipe de développement s'engage à accomplir un ensemble défini de tâches sélectionnées à partir d'un backlog de produits - une liste priorisée de fonctionnalités ou de tâches nécessaires pour le projet.

Le but du sprint planning est de définir ce qui sera réalisé pendant le sprint à venir. Cette réunion est conduite par le Scrum Master et implique à la fois le Product Owner et l'équipe de développement. Ensemble, ils discutent des objectifs du sprint, des items du backlog qui seront traités, et estiment la quantité de travail que chaque tâche nécessite. Le résultat est un engagement de l'équipe sur ce qui sera livré à la fin du sprint, souvent appelé le backlog du sprint. Ce processus permet de s'assurer que tout le monde a une compréhension claire des attentes et responsabilités pour le sprint à venir, favorisant ainsi une meilleure collaboration, une plus grande transparence et, en fin de compte, un meilleur produit.

Comment faire un sprint planning ?

Le sprint planning est une partie essentielle du cadre Scrum, qui est une méthode agile pour gérer des projets. Il s'agit d'une réunion qui a lieu au début de chaque sprint (ou itération) dans le développement de logiciels, généralement de deux semaines, au cours de laquelle l'équipe planifie son travail pour le sprint à venir. Voici comment vous pouvez mener une réunion de planification de sprint :

1. Préparation : Avant la réunion, le Product Owner travaille sur la liste priorisée des fonctionnalités du produit, appelée Product Backlog. Cela se fait généralement lors d'une activité appelée "backlog refinement" ou "grooming", où les items du backlog sont revus, détaillés et priorisés. Ces items sont souvent exprimés sous la forme de "User Stories" qui sont des descriptions courtes et simples des fonctionnalités, du point de vue de l'utilisateur final.

2. Définir l'objectif du sprint : La réunion commence avec le Product Owner qui présente le contenu du sprint. C'est une vision à haut niveau de ce que l'équipe devrait accomplir pendant le sprint, qui contribuera à un incrément du produit.

3. Sélection des User Stories du Backlog : Le Product Owner propose ensuite les User Stories du Backlog qu'il souhaite voir complétées pendant le sprint. L'équipe de développement discute de chaque User Story, posant des questions pour assurer une compréhension claire de ce qui est demandé.

4. Estimation : L'équipe de développement estime ensuite la quantité de travail requise pour chaque User Story. Il existe différentes techniques pour cela, mais une méthode commune est d'utiliser des "story points", une mesure qui reflète la taille de la User Story relative aux autres.

5. Engagement : En se basant sur leurs estimations et leur vitesse de sprint précédente (la quantité de travail qu'ils ont été capables de réaliser dans les sprints précédents), l'équipe de développement décide combien d'items du backlog ils peuvent s'engager à terminer pendant le sprint.

6. Décomposition des tâches : Pour chaque item du backlog sélectionné, l'équipe le décompose en tâches plus petites. Chaque tâche devrait prendre de quelques heures à quelques jours à compléter.

7. Validation : Enfin, l'équipe de développement et le Product Owner vérifient leur compréhension mutuelle de ce qui sera accompli pendant le sprint. Si tout le monde est d'accord, le sprint peut commencer.

Après cela, au fur et à mesure que le sprint progresse, l'équipe travaille sur les User Stories sélectionnées, visant à livrer un incrément potentiellement livrable à la fin du sprint. L'accomplissement de l'équipe est ensuite examiné lors de la "Sprint Review" à la fin du sprint. Ce processus se répète ensuite pour le sprint suivant, avec les enseignements tirés du sprint précédent guidant la planification et l'exécution du suivant.

Les rôles clés du sprint planning

Dans le cadre Scrum, le Sprint Planning implique trois rôles principaux : le Product Owner, le Scrum Master, et l'équipe de développement. Chacun de ces rôles a des responsabilités spécifiques et un rôle important à jouer dans le processus de Sprint Planning.

• Product Owner : Le Product Owner est la personne qui représente les intérêts des parties prenantes du projet. Il ou elle est responsable de la définition de la vision du produit et de la priorisation du Product Backlog, qui est la liste de toutes les fonctionnalités, améliorations, et corrections à apporter au produit. Lors du Sprint Planning, le Product Owner propose les items du Backlog qu'il aimerait voir complétés pendant le sprint et clarifie les détails de ces items pour l'équipe de développement.

• Scrum Master : Le Scrum Master est le gardien du processus Scrum. Il ou elle aide l'équipe à comprendre et à suivre les principes et les valeurs de Scrum. Lors du Sprint Planning, le Scrum Master facilite la réunion, aide à résoudre les problèmes ou les malentendus, et s'assure que l'équipe n'est pas surchargée de travail. Le Scrum Master aide également l'équipe à définir l'objectif du sprint.

• Équipe de développement : L'équipe de développement est composée des professionnels qui réalisent le travail de développement du produit. L'équipe de développement est autonome et a la responsabilité de déterminer comment le travail sera effectué. Pendant le Sprint Planning, l'équipe de développement discute des items du Backlog proposés, estime le temps nécessaire pour les réaliser, et s'engage sur la quantité de travail qu'elle pense pouvoir réaliser pendant le sprint. Ensuite, elle décompose les items du Backlog en tâches spécifiques à réaliser.

Aspects clés du sprint planning

La planification d’un nouveau sprint ne relève pas d’une science exacte : une compréhension entre les membres de l’équipe est nécessaire pour la mener à bien. Cette étape intervient après une rétrospective de sprint, durant laquelle les membres de l’équipe font le point sur le sprint précédent à la fin de ce dernier.

Nous vous conseillons de prendre en compte ces trois aspects lorsque vous et les membres de votre équipe choisissez les éléments de backlog à traiter :

• Quoi ? Songez à l’objectif que vous souhaitez atteindre lors du sprint. Les éléments que vous choisissez de votre backlog de projet doivent tous être en lien avec celui-ci. En général, l’objectif de sprint est souvent rattaché à un objectif plus large, comme un OKR. 

• Comment ? Vous devrez réfléchir au travail à réaliser pour accomplir le travail de votre backlog, tout comme aux stratégies que votre équipe suivra. Les membres de l’équipe peuvent également travailler avec les Scrum Masters et les responsables produit pour identifier ensemble s’il est possible d’accomplir les tâches du backlog de sprint d’une certaine manière. Aborder tous ces éléments lors du sprint planning permettra à l’ensemble de l’équipe Scrum de savoir ce qu’elle doit faire et comment.

• Qui ? Cela désigne le groupe de personnes qui devra travailler sur les éléments du backlog. Cette dimension est à prendre au sérieux lors des séances de sprint planning, afin d’éviter que des tâches ne se chevauchent et de s’assurer que les activités que vous transférez dans le sprint backlog respectent la capacité de travail de votre équipe. Nommer les responsables de chaque tâche du backlog de sprint permet également aux parties prenantes clés de savoir précisément qui contacter le cas échéant.

Quels sont les avantages du sprint planning?

La méthodologie Agile est certes principalement utilisée dans le développement de logiciels, mais cela ne signifie pas qu’elle est uniquement réservée à ce domaine. Au contraire, toutes les équipes peuvent y avoir recours, tout comme pour le sprint planning par extension. Voici comment ce dernier pourrait aider votre équipe à atteindre ses objectifs :

Concentration accrue

Lorsque les membres de votre équipe ont une idée claire du déroulement de leur sprint de deux semaines, aucun autre projet ne peut venir entraver la réalisation de leur travail. Chacun dispose de tâches auxquelles se consacrer au cours de cette période, et dès lors que toute l'équipe réalise sa part du travail, les initiatives clés sont accomplies plus rapidement.

La concentration est un des piliers des méthodologies Scrum et Agile. Identifier des domaines prioritaires pour chaque membre de l’équipe les aidera à accomplir de nombreuses tâches sans se laisser distraire.

Transparence décuplée

Il n’est pas rare que l’ensemble de l’équipe Scrum ou Agile assiste aux réunions de planification de sprint. Ainsi, personne ne s’interroge sur les activités des autres et vous évitez les tâches en double pendant le sprint, car tout le monde aura participé à sa planification.

Les équipes Scrum s’accordent également sur la définition du travail dit « terminé » : toutes les tâches doivent répondre à l’ensemble des critères établis par l’équipe pour chaque backlog avant d’être considérées comme achevées.

Travail de meilleure qualité de la part des équipes

La planification de sprint aide les membres de l’équipe à effectuer un travail de meilleure qualité en leur permettant de se concentrer sur des tâches précises et en intégrant des scénarios d’utilisation. L’équipe possède ainsi une idée claire du travail à réaliser et de la façon dont elle peut avancer sur le développement d’une solution adaptée à des problèmes complexes.

Simplifiez le sprint planning avec un outil de gestion du travail

Afin d’aider votre équipe Agile à rester organisée, créez votre structure Scrum dans un logiciel de gestion du travail. Un outil comme Asana vous donnera la possibilité de suivre les « story points » clés et la capacité de travail de votre équipe, pour un backlog de sprint toujours bien ordonné.