Processus Stage-Gate : un atout redoutable face aux risques de projet

Le processus Stage-Gate (littéralement, « étape-porte ») consiste à vérifier certains éléments précis à chaque étape du cycle de vie du projet afin de se prémunir des risques inhérents au projet. Cette méthode s’emploie couramment en développement produit, dans le but de s’assurer de la qualité des produits avant leur sortie. Elle consiste à créer des portes entre différentes phases de projet, chacune définissant les critères à respecter avant de passer à l’étape suivante. En résumé, ce processus vous aide à limiter les erreurs tout au long du projet et ainsi à augmenter ses chances de réussite.

Le processus Stage-Gate en gestion de projet : explications

Le processus Stage-Gate (ou Phase-Gate) est une méthodologie visant à se prémunir des risques afin d’obtenir de meilleurs résultats sur un projet. Pour ce faire, vous allez intégrer des barrières ou des vérifications à votre plan de projet. Si ce framework s’utilise le plus souvent dans le cadre de projets destinés au développement produit, il reste pertinent pour tous les projets complexes.

Le processus sépare les projets en plusieurs étapes, les portes entre chacune faisant office de point de contrôle. Il prévoit également de répartir les tâches entre les différentes étapes, en fonction des jalons clés. Enfin, il vous faudra déterminer les prérequis à remplir pour chaque étape avant de passer à la suivante.

Cette méthode est là pour vous permettre de prendre les bonnes décisions et d’obtenir de meilleurs résultats sur vos projets. En effet, quelques erreurs passées inaperçues en début de projet auront tôt fait de prendre de l’ampleur et de devenir difficiles à rectifier par la suite. Heureusement, vous pouvez vous en référer à votre plan de projet au fil de l’eau afin de repérer les erreurs plus facilement et les corriger immédiatement. Cette solution a également l’avantage d’aider vos collaborateurs à y voir plus clair pour travailler ensemble sur les tâches du projet.

Quand recourir au processus Stage-Gate ?

Le plus souvent, ce type de méthode est plébiscité dans le cadre de l’amélioration des processus de développement produit. Ces derniers se présentent généralement sous la forme de projets de grande envergure, qui impliquent plusieurs équipes interfonctionnelles. La méthode Stage-Gate simplifie le processus du projet en créant des checkpoints, grâce auxquels tous les participants resteront sur la même longueur d’onde. Elle est particulièrement utile dans le cas d’un développement produit ou autre initiative complexe, par exemple une refonte de site Web ou une campagne marketing.

​​Les situations propices à ce processus :

• Lorsque vous travaillez avec une équipe interfonctionnelle

• Lorsque vous travaillez avec une grande équipe à distance

• Lorsque vous travaillez sur un projet complexe

Les types de projets les plus adaptés au processus Stage-Gate :

• Nouveaux développements produits

• Initiatives d’entreprise (ex. : campagne marketing, refonte de processus, etc.)

Vous travaillez avec une équipe interfonctionnelle ? Dans ce cas, le processus Stage-Gate peut vous permettre d’optimiser votre collaboration. Sachant que chaque équipe aura réglé les problèmes liés au projet de son côté, vos collègues auront davantage tendance à se faire confiance. Vous exercez à distance ? Ce processus devrait faciliter les communications d’équipe, dissiper vos doutes et éviter les questionnements superflus.

Les 6 étapes du processus Stage-Gate

Ce processus comprend six étapes, à commencer par l’étape zéro, qui représentent chacune un stade de développement. Organisez votre chronologie de projet et les tâches correspondantes en fonction de ces étapes de façon à structurer votre plan de projet selon une progression logique.

Étape 0 : l’exploration/l’idéation

La première étape est réservée à l’idéation. Il s’agira pour commencer de regrouper les résultats de vos recherches et d’organiser une séance de brainstorming afin de déterminer quoi faire.

Étape 1 : le concept/la phase de cadrage

Dès que vous aurez trouvé une idée pertinente, vous pourrez passer à l’étape suivante, qui consistera à en définir le périmètre. Ici, vous allez clarifier les exigences du projet et fixer ses objectifs, sans oublier d’identifier les parties prenantes.

Étape 2 : le prototype/le business case

Ensuite, vous créerez un business case pour accompagner votre plan de projet, au cours duquel vous vous appuierez sur vos recherches pour justifier vos objectifs de projet.

Étape 3 : le développement

L’étape de développement sera l’occasion de concrétiser vos idées. À ce stade, l’équipe projet crée les livrables : produit, rapport, campagne, etc.

Étape 4 : les tests/la validation

Dans le cadre du développement produit, il est nécessaire de tester les produits pour s’assurer qu’ils répondent aux objectifs du projet et aux exigences du secteur. Si le projet en question n’inclut pas la création d’un produit, vous pouvez profiter de cette étape pour apporter la touche finale à vos livrables. Faites de votre mieux pour trouver un maximum d’axes d’amélioration avant de clôturer le projet !

Étape 5 : le lancement

Nous voici à l’étape finale : le lancement du produit ou l’envoi des livrables aux acteurs clés du projet.

Chacune de ces étapes est séparée par des portes, lesquelles vous aideront à progresser dans le processus en confirmant la faisabilité et l’exactitude de l’étape précédente.

Les 5 portes du processus Stage-Gate

Les portes du processus dépendent de vos réalisations à l’étape antérieure. Par exemple, l’étape zéro se focalisant sur l’idéation, votre première porte visera à évaluer la qualité de l’idée trouvée de façon à ne pas tenter de concrétiser une idée irréalisable.

Porte 1 : la qualité de l’idée

Évaluez la qualité et la faisabilité de votre idée de projet.

Porte 2 : l’évaluation de l’exécution

Veillez à ce que vos objectifs et exigences de projet soient réalistes compte tenu de l’idée concernée.

Porte 3 : la logique commerciale

Évaluez la logique de votre business case et vérifiez le degré d’efficacité du plan d’action correspondant.

Porte 4 : le bilan du plan d’action

Assurez-vous d’avoir réalisé tout ce qui était prévu dans le plan d’action.

Porte 5 : la vérification pré-lancement

Contrôlez la qualité et l’exactitude de vos livrables avant d’enclencher le processus de lancement.

Les 3 tâches pour chaque porte

Chaque porte s’accompagne de trois tâches :

1. Définir les exigences essentielles à l’avancement du projet.

2. Établir les critères d’évaluation pour la réussite du projet.

3. Indiquer les résultats possibles pour chaque porte.

Pour vous aiguiller tout au long du processus, posez-vous les questions suivantes :

Quels sont les indispensables à l’avancement du projet ?

• Livrables

• Jalons

Sur quels critères nous appuierons-nous pour évaluer la réussite du projet ?

• Compatibilité stratégique

• Avantage produit et concurrentiel

• Attractivité commerciale

• Faisabilité technique

• Compétences fondamentales

• Rapport risque-rendement financier

Quels sont les résultats possibles à l’issue de cette porte ?

• Go (feu vert) : le projet est suffisamment viable pour suivre son cours.

• Kill (clôture) : le projet n’est pas viable et ne sera pas poursuivi.

• Hold (mise en attente) : le projet est mis en attente, mais pourra reprendre sous certaines conditions.

• Recycle (refonte) : pour se poursuivre, le projet doit subir quelques modifications.

Ces portes et critères sont les éléments essentiels du processus Stage-Gate, mais vous pouvez les personnaliser de façon à les adapter à votre plan de projet. Par exemple, si vous mettez en place une campagne de lancement de produit, vous pouvez vous baser sur des critères numériques plutôt que sur des indicateurs produit.

Modèle de processus Stage-Gate

Voici un exemple de processus Stage-Gate, chaque étape et porte étant représentée par une vignette. Le projet doit franchir chacune des portes s’il veut atteindre la phase suivante.

Appuyez-vous sur l’exemple ci-dessus pour organiser le processus de votre prochaine innovation produit ou stratégie marketing.

Les avantages du processus Stage-Gate

En mettant en place cette méthode, vous veillez à ce que les résultats obtenus correspondent à vos exigences et optimisez ainsi l’efficacité de vos lancements de projets ou produits.

Outre les avantages précédemment cités, en voici quelques autres :

• Moins de risques : les vérifications opérées à chaque porte réduisent les risques de projet, puisque vous identifiez les problèmes rapidement de façon à les résoudre au plus vite.

• Meilleures performances d’équipe : en ayant l’assurance qu’aucune erreur ne va venir enrayer le projet et nuire à leur réussite, vos collègues peuvent donner leur maximum.

• Meilleurs résultats de projet : vous passez votre projet au peigne fin tout du long et obtenez donc des résultats exceptionnels.

• Collaboration d’équipe facilitée : vos collaborateurs travaillent main dans la main, en ayant une visibilité optimale sur l’avancement du projet.