Conseils pour élaborer une demande d’informations (RFI), modèle inclus

Envoyer une demande d’informations (RFI) est le point de départ idéal si vous cherchez un fournisseur pour votre prochain projet. Les modèles de RFI vous aident à organiser vos idées, mais vous permettent également d’obtenir un ensemble d’informations de la part de plusieurs fournisseurs. Ainsi, vous réunissez toutes les conditions pour trouver les meilleurs spécialistes pour votre projet.

Découvrez dans ce guide en quoi consiste une demande d’informations, dans quels cas y recourir et les étapes à suivre pour en créer une. En prime, nous vous proposons un modèle de RFI pour commencer ce processus du bon pied.

Qu’est-ce qu’une demande d’informations (RFI) ?

Une demande d’informations (request for information ou RFI en anglais) est un document qu’un chef de projet envoie à différents fournisseurs potentiels pour en savoir plus sur les services et produits proposés par ces derniers. Mais pourquoi envoyer ce type de documents ? L’objectif est d’obtenir des propositions de solutions de la part des prestataires sollicités pour réussir à concrétiser vos projets commerciaux. Vous n’avez pas encore finalisé votre stratégie ou votre plan d’action pour ce projet ? Pas de souci : une demande d’informations peut parfaitement s’intégrer à votre processus de travail, à savoir chercher la solution qui vous permettra de répondre au mieux à la problématique soulevée.

Une RFI regroupe les données suivantes :

• Les détails du projet

• Les critères d’évaluation

• Les qualifications

• Les informations d’envoi

• La date limite de réponse

• Les informations à fournir

Votre entreprise peut adapter son formulaire de demande d’informations pour interroger de manière ciblée les fournisseurs : public cible, projets antérieurs ou caractéristiques de l’entreprise, etc. Poser les questions les plus pertinentes à votre fournisseur est un réel avantage ; le cas échéant, vous lui permettrez de trouver une solution plus rapidement, avec une plus grande efficacité.

Une RFI vous permet de demander des informations précises à vos fournisseurs et ainsi, de limiter les écueils à plus long terme. Pour sélectionner le fournisseur auquel vous accorderez votre confiance, appuyez-vous sur les données recueillies dans vos demandes d’information et de devis (RFI et RFQ), mais également au cours de votre processus d’appel d’offres (RFP).

Demande d’informations (RFI) et processus d’appels d’offres (RFP) : quelles différences ?

La principale différence entre une demande d’informations et un processus d’appels d’offres ? Le moment où vous y recourez. Commencez par envoyer une demande d’informations pour analyser comment différents fournisseurs potentiels se proposent de résoudre votre problème.

Un document d’appel d’offres (request for proposal ou RFP en anglais) fournit des informations de contexte, des détails et précise le budget du projet. Envoyez un modèle de ce type à vos fournisseurs potentiels et demandez-leur de vous renvoyer une proposition. Lancez un processus d’appel d’offres pour vous renseigner sur les étapes spécifiques à suivre par le fournisseur choisi, afin de mener à bien un projet. Les intéressés présenteront d’ailleurs leur offre en ce sens, c’est-à-dire en cherchant à vous expliquer leur démarche de travail.

Demande d’informations (RFI) et demande de devis (RFQ) : quelles différences ?

Une demande d’informations permet de recueillir des informations générales sur un fournisseur potentiel. Une demande de devis (request for quote ou RFQ en anglais) est un document envoyé par les entreprises à des fournisseurs potentiels pour connaître leurs tarifs.

En général, la demande d’informations précède celle du devis, mais les deux sont pertinentes pour déterminer quel fournisseur est le plus qualifié pour exécuter le travail requis. Une demande d’informations se concentre sur les activités du projet dans leur ensemble et sur certains détails, tandis qu’une demande de devis est principalement centrée sur le coût des services ou biens proposés par un fournisseur.

À quel moment envoyer une demande d’informations ?

Élaborer une demande d’informations est la première étape de la phase de planification du projet.

Un modèle de RFI est particulièrement utile lorsque vous souhaitez résoudre un problème, mais que vous ne savez pas par où commencer ni comment vous y prendre. Envoyer une description du problème aux fournisseurs vous permettra de trouver des solutions alternatives. Voici quelques cas d’utilisation :

• Vous souhaitez obtenir un avis sur le réaménagement de votre espace de télétravail ? Envoyez une demande d’informations à un architecte d’intérieur.

• Si vous cherchez à empêcher toute inondation dans votre sous-sol, envoyez un document de demande d’informations à plusieurs spécialistes des dispositifs anti-inondations.

• Vous souhaitez augmenter le trafic de votre site Web. Pour ce faire, vous devez donc élaborer une stratégie infaillible. Pas d’hésitation, envoyez une RFI à des experts en référencement (SEO).

Une fois que vous avez examiné la demande d’informations complétée, vous pouvez alors sélectionner les fournisseurs ou prestataires qui vous intéressent. Dans un second temps, envoyez un appel d’offres aux entreprises ou entrepreneurs qui figurent sur cette liste affinée pour en savoir encore davantage sur la manière dont ils mèneront à bien le projet.

Créer une demande d’informations (RFI)

Vous avez identifié un problème à résoudre ? Vous aimeriez recevoir l’aide d’un sous-traitant pour l’un de vos projets ? Le cas échéant, envoyez une demande d’informations. Rappelez-vous qu’il n’est pas indispensable d’avoir déjà trouvé la solution définitive à votre problème.

Les fournisseurs contactés vous indiqueront alors dans quelle mesure ils peuvent vous aider dans votre projet. Nous vous présentons ci-dessous comment élaborer une demande d’informations (RFI) en quatre étapes clés afin que vous puissiez dénicher les meilleurs spécialistes et mener à bien votre prochain projet.

1. Rédigez l’énoncé de vos besoins

Avant toute chose, rédigez l’énoncé de vos besoins et insérez-le dans votre RFI. Cette partie doit présenter brièvement le problème que vous essayez de résoudre et les critères du fournisseur. Apportez les bonnes informations, sans trop rentrer dans les détails pour que votre interlocuteur puisse comprendre le problème, même sans connaissances préalables sur votre entreprise.

Imaginons le scénario suivant : vous aimeriez recevoir un coup de main pour peaufiner le plan marketing de votre marque de vêtements. Contactez un spécialiste du marketing et envoyez-lui une demande d’informations incluant l’énoncé de vos besoins ; vous y expliquerez justement votre besoin, à savoir accroître la notoriété de la marque et les recettes de votre entreprise. Le spécialiste vous répondra en complétant la partie du document intitulée « informations requises » et vous indiquera comment il se propose de résoudre votre problème.

2. Ajoutez des informations sur votre entreprise

Apportez des informations supplémentaires sur votre modèle commercial ; vous aiderez votre fournisseur à trouver une solution plus efficace à votre problème. Précisez votre secteur d’activité, votre public cible et les valeurs de votre entreprise de façon à guider votre interlocuteur dans la formulation d’une réponse adaptée. Ces informations clés d’ordre général aideront également le fournisseur à mieux comprendre les problèmes auxquels vous tentez d’apporter des solutions.

3. Précisez les informations importantes du projet

Demandez-vous quels sont les éléments clés à inclure dans votre réponse au document RFI. Veillez à inclure toute information utile au fournisseur pour mener à bien votre projet.

Voici quelques points indispensables à mentionner lors de la création de votre demande :

• Les objectifs du projet : précisez les détails et objectifs de l’initiative permet aux fournisseurs de disposer de suffisamment d’informations pour trouver une solution à votre problème.

• Les informations d’envoi : ajoutez votre adresse e-mail ou postale à votre document pour que les fournisseurs sachent où renvoyer la RFI.

• La date limite de réponse : indiquez clairement les délais et la date limite de réponse dans votre demande d’informations. Ainsi, tous les participants sauront quand renvoyer le document s’ils souhaitent que leur proposition soit prise en compte.

• Les critères d’évaluation : disposer d’exigences claires en matière d’évaluation permettra aux prestataires potentiels de déterminer s’ils possèdent les qualifications minimales requises pour participer au projet.

Inclure tous les détails de votre projet vous aidera à trouver un prestataire en mesure de mener à bien votre projet et d’apporter une solution à vos problèmes. Ce dernier pourra également adapter sa réponse aux besoins de votre projet, ce qui aiguillera sans aucun doute votre choix final.

4. Prévoyez une section dédiée à la réponse

Donnez la possibilité aux répondants d’expliquer comment ils comptent mener à bien le projet. Cette étape est cruciale, car vous devrez évaluer si la solution proposée serait pertinente dans le cadre du projet. Demandez également aux fournisseurs contactés d’expliquer pourquoi, selon eux, leur équipe est la plus qualifiée pour cette mission. Ainsi, vous en apprendrez davantage sur chacun des fournisseurs : configuration de l’équipe, approche du travail ou encore éthique professionnelle. Ces précisions vous aideront à déterminer les fournisseurs avec lesquels vous souhaitez poursuivre l’aventure, auxquels vous enverrez alors un d’appel d’offres (RFP).

Assurez-vous que votre RFI comporte les parties suivantes :

• Informations à fournir : cette section doit impérativement figurer dans votre RFI pour laisser aux fournisseurs la possibilité de répondre à toutes les questions de votre entreprise quant à la gestion du projet.

• Qualifications : prévoyez une partie dans laquelle les fournisseurs pourront indiquer leurs qualifications. Ces précisions vous aideront à prendre une décision judicieuse et à sélectionner le meilleur spécialiste.

Modèle de RFI

Utilisez notre modèle de RFI ci-dessous pour trouver facilement un fournisseur en mesure de vous aider à résoudre les problématiques liées au projet. Lors de l’envoi de votre demande, précisez des informations clés à propos de votre entreprise, vos buts et objectifs, vos exigences commerciales, la portée du projet et indiquez quels sont les éléments que le fournisseur doit apporter dans la section « Informations requises ».

Comme dans l’exemple de document RFI ci-dessous, laissez la section consacrée à la réponse du fournisseur vide afin de lui laisser toute la liberté nécessaire.

Élaborez vos demandes d’informations et conservez-les sur Asana

Créer un modèle détaillé de demande d’informations vous aidera à trouver les meilleures solutions pour surmonter les obstacles rencontrés par votre entreprise. Un document de ce type vous permet de créer une liste restreinte de fournisseurs potentiels et de préciser vos attentes quant aux livrables de projet.

Testez l’outil Asana pour suivre les demandes d’information (RFI), de devis (RFQ) et les processus d’appel d’offres (RFP) de votre prochain projet.