L’allocation des ressources : un concept clé pour optimiser l’efficacité d’équipe

Quand vous réfléchissez à la façon dont vous allez planifier votre projet, quels sont les éléments les plus importants qui vous viennent en tête ? Très certainement vos objectifs de projet principaux, le planning prévu pour les réaliser et la portée des actions à accomplir dans le cadre du projet.

Toutefois, ceux-ci dépendent d’une variable en particulier : les ressources disponibles pour ce projet.

En gestion de projet, bien allouer vos ressources vous aidera à vous assurer que l’équipe projet dispose de toutes les ressources (budget, outils ou membres d’équipe) requises pour atteindre les objectifs visés. En allouant vos ressources efficacement, vous serez en mesure d’atteindre ces objectifs dans les temps, tout en respectant le budget prévu.

Vous n’avez encore jamais créé de plan d’allocation des ressources ? Cet article est là pour vous aider ! Nous allons vous expliquer comment allouer vos ressources efficacement en cinq étapes. Nous verrons ensuite les principaux défis auxquels vous serez confrontés, et comment les surmonter.

Qu’est-ce que l’allocation des ressources ?

Il s’agit du processus qui consiste à identifier les ressources disponibles pour une initiative, puis à les attribuer. Dans le cadre d’une répartition efficace, les ressources sont employées au mieux, elles maximisent les résultats obtenus et contribuent aux objectifs de l’équipe. Pour créer un plan d’allocation des ressources, commencez par identifier les ressources nécessaires (et les bonnes !) pour produire vos livrables de projet (membres d’équipe, outils, budget, etc.).

Qu’est-ce qu’une ressource ?

Il s’agit de tout ce qui peut vous aider à accomplir un projet, notamment :

• Les membres de l’équipe

• Le budget

• Le temps

• Les idées, la propriété intellectuelle ou une gamme de compétences particulières

• L’équipement

• Les outils ou logiciels

• Les processus automatisés qui limitent les tâches d’organisation (le « work about work »)

Qui est responsable de l’allocation des ressources ?

L’allocation des ressources peut être gérée par différentes personnes selon la taille de votre entreprise. Dans les plus petites entreprises, en général, c’est le chef de projet ou d’équipe qui gère le budget, attribue les ressources et coordonne les tâches liées au projet.

À l’inverse, dans les grandes entreprises, le chef de projet est rarement responsable de son budget. Vous devrez donc sûrement obtenir l’accord des parties prenantes clés du projet ou de son sponsor avant de procéder à l’allocation des ressources.

Si vous hésitez encore quant à la personne la mieux à même de s’en charger, posez-vous ces deux questions :

1. Quel est le budget et qui devra l’approuver ? Le budget devra couvrir différents éléments : outils, technologies, travailleurs indépendants, équipement...

2. Quelles sont les priorités de l’équipe et qui a le temps de travailler sur cette initiative ? Avant d’allouer vos ressources humaines, tenez bien compte des disponibilités et priorités de chacun des membres de l’équipe. Comment aider votre équipe à travailler au mieux et à produire les meilleurs résultats ?

Si vous avez du mal à déterminer ces disponibilités, faites appel à un outil de gestion du travail. Ce dernier vous permettra de visualiser la charge de travail des membres de l’équipe, d’avoir un aperçu des prochains projets et de repérer tout risque de surmenage à l’avance.

Comment allouer ses ressources efficacement ?

Une stratégie d’allocation efficace identifie les objectifs et priorités du projet, et réunit les ressources répondant à ses besoins. Il est conseillé d’allouer les ressources en début de projet, dans l’idéal au cours de la phase de planification.

1. Pensez à la finalité dès le départ

Pour bien comprendre vos priorités de projet et leur importance, vous devez d’abord franchir la première étape commune à tous les projets : dresser la liste de vos objectifs dans les grandes lignes. Les objectifs de projet représentent les tâches réalisables, ancrées dans le temps et spécifiques, à accomplir d’ici la fin du projet.

Si ce n’est pas déjà fait, entendez-vous sur :

• les buts et objectifs principaux du projet ;

• ses livrables clés ;

• ses jalons importants ;

• un planning général ou une feuille de route de projet.

2. Identifiez les ressources disponibles

Dans le domaine de l’allocation des ressources, une ressource représente tout ce qui peut vous aider à atteindre vos objectifs de projet : l’équipe projet elle-même, mais aussi tous les outils, le budget, l’équipement ou les compétences nécessaires pour produire vos livrables pour un certain projet, selon vos besoins.

Avant d’attribuer vos ressources, vous devez en premier lieu déterminer lesquelles sont disponibles. À ce stade, il y a plusieurs points à prendre en compte, notamment :

1. Quel est le degré de priorité du projet ? Celui-ci aura une influence sur les ressources à lui attribuer. S’agit-il d’un projet mobilisant la grande majorité de vos ressources et participant aux OKR de l’entreprise ou d’une initiative moins cruciale ? Mettez en place un système en interne pour gérer la priorité des projets et ainsi déterminer comment attribuer vos effectifs pour chacun.

2. Qui est disponible pour travailler sur ce projet ? Jetez un œil à la charge de travail des membres de votre équipe pour savoir ce qu’ils ont à faire actuellement. Si ce projet a la priorité sur leurs activités en cours, voyez s’il est possible de le faire passer devant d’autres tâches ou d’en reprogrammer certaines pour lui faire de la place : c’est ce qu’on appelle le rééquilibrage des ressources.

3. Quels sont le budget où les outils disponibles ? Ce projet a-t-il un budget limité ? Y a-t-il d’autres outils dans lesquels vous devrez investir ou que vous devrez développer pour réaliser ce travail ?

4. De quelles autres ressources avez-vous besoin ? Ce projet implique-t-il des membres appartenant à des équipes transverses ? En outre, certaines ressources non conventionnelles sont-elles indispensables à la réussite du projet, par exemple des compétences très particulières ou de nouveaux équipements ?

5. Qui est chargé d’approuver le plan d’allocation des ressources ? Si vous n’êtes pas responsable du budget, des outils ou de la charge de travail de l’équipe, demandez aux personnes concernées de vous confirmer que le plan est adapté. Y a-t-il d’autres acteurs du projet à informer lors du processus d’allocation des ressources ?

3. Entendez-vous sur la portée du projet

Pour définir la portée d’un nouveau projet, vous devez déjà connaître ses objectifs, ses échéances et ses livrables. Vous aurez ainsi une bonne idée de vos besoins, ce qui vous permettra de les atteindre dans les temps, sans dépasser le budget.

Clarifier la portée du projet vous aidera à empêcher toute dérive des objectifs, un problème qui survient lorsque certaines tâches et livrables dépassent la portée établie pour un projet donné.

4. Créez et communiquez votre plan de projet

Maintenant que vous avez une bonne idée des ressources disponibles, partagez ces informations avec l’équipe dans son ensemble. Invitez votre équipe projet à une réunion de lancement de projet, et présentez-lui :

• votre plan de projet ;

• les jalons de projet importants ;

• le planning du projet ;

• les dépendances de tâches à surveiller.

Suivez toutes vos activités à l’aide d’un logiciel de gestion du travail. Votre équipe projet doit absolument savoir quelles sont les ressources disponibles pour ce projet, mais aussi disposer d’une source unique de référence qui évoluera au fil des changements. En faisant appel à un système de gestion du travail centralisé, vous clarifiez les priorités du projet. Ainsi, chacun connaît le contexte du travail concerné et en cas de changement, vous pouvez revoir vos priorités pour vous adapter aux tâches à plus haute valeur ajoutée.

5. Suivez la progression du projet

Une fois le projet en cours, suivez sa progression au cas où il serait nécessaire de bouleverser l’attribution des ressources à la dernière minute. Vous aurez beau planifier votre projet dans les moindres détails, il sera forcément soumis à certains bouleversements : membres d’équipe en vacances, client qui tarde à vous répondre, évolution des objectifs d’entreprise, etc. Suivez la progression de votre projet en temps réel pour opérer des changements le cas échéant.

Quelques défis couramment rencontrés au moment d’allouer des ressources

En allouant vos ressources comme il se doit, vous aurez plus de facilités à atteindre vos objectifs, produire des résultats et optimiser votre utilisation des ressources concernées. Vous ferez de mieux en mieux au fil du temps, mais si vous êtes encore en phase d’apprentissage, voici quelques-uns des défis auxquels vous devrez faire face, accompagnés de nos solutions.

Problème : surmenage et surattribution

Dans ce domaine, vous aurez surtout à faire face à un problème majeur : le surmenage, et donc le burnout. Un membre d’équipe qui travaille trop et pendant trop longtemps finira par être surmené. Quand la situation s’éternise, il peut faire un burnout, que l’Organisation mondiale de la santé décrit comme un phénomène professionnel résultant d’un stress chronique au travail.

Sans aucune visibilité sur les activités en cours, en particulier lorsqu’il faut gérer des tâches liées à plusieurs projets, difficile de se rendre compte que les membres d’une équipe n’ont pas forcément le temps ni les disponibilités pour travailler sur votre projet. Un tel manque de clarté peut vous amener à attribuer trop de tâches sans le vouloir, et donc à favoriser le burnout.

Pour y remédier, analysez la charge de travail de chaque membre de l’équipe avant que la situation ne dégénère. Définissez sa capacité de travail en amont et assurez-vous que personne n’est débordé ou inoccupé. C’est d’autant plus important que, d’après notre étude L’Anatomie du travail, 71 % des travailleurs de la connaissance ont connu au moins un épisode de burnout en 2020. Faites plutôt appel à un logiciel de gestion des ressources pour favoriser l’équilibre et éviter tout surmenage.

Problème : dépendance aux ressources

Il arrive parfois de devoir procéder à des changements après avoir déjà identifié et alloué les ressources disponibles. Imaginons par exemple que vous attendiez qu’un membre de l’équipe en ait fini avec un projet pour débuter le vôtre… que se passerait-il si son projet venait à se prolonger ?

Vous aurez beau allouer vos ressources aussi soigneusement que possible, vous ne pourrez pas anticiper toutes les situations d’urgence. Pour éviter les mauvaises surprises, utilisez un outil pour suivre les informations liées aux ressources en temps réel. Vous repérerez ainsi immédiatement tout retard de projet et pourrez vous adapter en conséquence.

Problème : faible utilisation des ressources

En moyenne, un travailleur de la connaissance consacre 60 % de son temps aux activités d’organisation (le « work about work ») : recherche de documents, course aux approbations, va-et-vient entre applications, suivi de l’avancement du travail, etc. Il reste donc à chacun à peine 40 % de son temps de travail pour les activités qualifiées et stratégiques. Le plus souvent, nous avons tendance à considérer ces petites tâches chronophages comme faisant partie intégrante de notre travail. Ce n’est pourtant pas une fatalité, et c’est là que le taux d’utilisation des ressources prend tout son sens. En effet, ce dernier indique la part de temps en pourcentage consacrée par l’équipe aux activités facturables ou tâches qui participent à la rentabilité générale.

Cependant, il ne s’agit pas de faire grimper ce taux en pressant chaque membre d’équipe comme un citron pour obtenir une productivité optimale, mais bien de maximiser les résultats obtenus. Lorsque les membres de l’équipe peuvent hiérarchiser les différentes tâches, ils sont plus efficaces dans leur travail et se concentrent sur l’essentiel, d’où de meilleurs résultats.

Ressources associées

Bien allouer vos ressources vous aide à vous organiser dès le départ, pour un projet réussi. Déterminez le plus tôt possible quelles sont les ressources disponibles pour savoir de quoi vous serez capables et comment vous atteindrez vos objectifs de projet.

Sachez toutefois qu’à l’image de tous les éléments du processus de planification, cette technique n’est pas infaillible. Si ce n’est pas déjà le cas, adjoignez à votre plan d’allocation des ressources d’autres plans à utiliser en cas d’urgence, par exemple un plan de gestion des risques.