Équipe projet : son rôle capital au sein de l’entreprise

En gestion de projet, la création d’une équipe efficace s’apparente quelque peu à l’assemblage d’un meuble compliqué : prévoyance et planification minutieuse sont de mise. Il suffit de correctement mener à bien cette étape pour faire toute la différence.

Mais avant de vous lancer dans la constitution d’une équipe projet, il est essentiel de comprendre exactement son utilité et les rôles à pourvoir. Dans cet article, nous présentons les principes fondamentaux d’une équipe projet efficace et la façon dont celle-ci permet aux employés d’obtenir de meilleurs résultats.

Qu’est-ce qu’une équipe projet ?

Les équipes projet regroupent plusieurs personnes travaillant ensemble pour mener à bien un projet. Le plus souvent interfonctionnelles, elles se composent d’individus provenant de différentes équipes ou services de l’entreprise, mais ayant des objectifs communs. Ces équipes sont chargées de réaliser un projet conformément à son calendrier et ses objectifs globaux.

Une équipe projet est habituellement composée d’un chef de projet, qui supervise et gère l’équipe, et d’individus accomplissant les tâches du projet en question. Les membres de cette équipe peuvent être internes (par exemple des employés à temps plein) ou externes (indépendants, par exemple). D’autres parties prenantes peuvent également faire partie de l’aventure, celles-ci ne gérant pas nécessairement le projet au jour le jour et n’effectuant pas de tâches, mais ayant tout de même un intérêt dans sa réussite et une capacité de décision plus ou moins importante.

Qui fait partie de l’équipe projet et quels sont les rôles de chacun ?

Les équipes projet ne comptent pas un nombre défini de membres. Elles s’adaptent aux besoins des projets de votre entreprise et varient donc en fonction de facteurs tels que leur taille et leurs objectifs. Mais quel que soit l’objectif final, une chose est sûre : il est essentiel pour la réussite d’un projet que l’équipe dispose d’une éventail de compétences optimal.

Voici les rôles que l’on retrouve le plus souvent dans une équipe projet :

1. Le chef de projet

Le chef de projet est généralement chargé de coordonner, superviser et gérer le projet en question ainsi que les membres composant son équipe. Il doit veiller au bon déroulement du projet dans son ensemble, de sa réunion de lancement à son post-mortem.

Les chefs de projet supervisent le projet et guident l’équipe en fixant les attentes, attribuant les tâches et coordonnant le travail. Véritables mentors, ils accompagnent chaque collaborateur et facilitent la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe projet.

Les principales responsabilités du chef de projet sont :

• Travailler avec la direction pour élaborer un plan de projet et définir les objectifs.

• Allouer les ressources du projet et créer un plan de gestion des ressources.

• Déterminer la portée du projet et veiller à ce que le projet ne dépasse pas les limites définies dans le plan de gestion de la portée.

• Gérer l’équipe et communiquer avec ses membres.

• Attribuer les tâches du projet et déléguer le travail aux différents membres de l’équipe.

• Respecter le calendrier du projet et trouver des solutions lorsque les priorités changent ou que des obstacles surviennent.

• Suivre les indicateurs clés de performance et réagir de manière proactive si le projet s’éloigne de ses objectifs.

• Coordonner la communication entre les membres de l’équipe et résoudre tout conflit entre eux.

• Définir les attentes et communiquer les mises à jour aux parties prenantes en vous appuyant sur une gestion efficace des parties prenantes.

Supposons que votre agence marketing entreprenne la refonte d’un site Web. Le chef de projet sera alors chargé de déterminer le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet, superviser les opérations quotidiennes (notamment en faisant part de ses commentaires et en gardant le cap sur les objectifs) et gérer les différents membres de l’équipe projet.

2. Les membres de l’équipe projet

Il s’agit ici des personnes chargées de produire le travail qui contribue à la réussite du projet. Ces membres sont généralement des collaborateurs individuels ayant des compétences spécialisées et spécifiques nécessaires à la réussite du projet. Employés à temps plein ou à temps partiel, ces derniers peuvent aussi bien travailler en interne qu’en tant que sous-traitants.

Pour faire simple, rappelez-vous simplement que les chefs de projet font office de superviseurs, tandis que les membres d’équipe sont les exécutants. N’oubliez pas que les équipes projet sont généralement interfonctionnelles et que leurs membres font bien souvent partie de différents services de l’entreprise. Ces équipes cloisonnées ont besoin d’une technologie efficace pour travailler de manière transversale (et ainsi produire un travail à fort impact). Une plateforme de gestion du travail aux nombreuses intégrations d’outils s’avère donc généralement très utile.

Les principales responsabilités des membres de l’équipe projet sont :

• Produire des livrables et accomplir des tâches individuelles qui contribuent aux objectifs globaux et à la réussite du projet.

• Apporter des connaissances et faire des retours en fonction de leurs domaines d’expertise.

• Collaborer avec les membres de l’équipe pour accomplir les tâches du projet.

• Achever le travail en respectant les échéances et les priorités.

Poursuivons avec notre exemple de refonte de site Web. L’équipe projet inclura par exemple des collaborateurs individuels issus de services tels que la conception, la rédaction et le développement. Parmi leurs tâches et livrables pourrait très bien figurer l’élaboration d’une nouvelle palette de couleurs ou d’une nouvelle combinaison typographique pour le site, la création d’ébauches pour la page d’accueil, la création de maquettes fonctionnelles, la rédaction d’un nouveau texte ou encore le codage du site final.

3. Le sponsor de projet

Un sponsor de projet, aussi appelé dirigeant « sponsor », est la personne responsable de la réussite globale du projet. Il s’agit généralement d’un dirigeant ou d’un membre de la direction de l’entreprise. Il joue le rôle de porte-parole du projet : il aide à allouer les ressources, défend les intérêts du projet et s’assure d’obtenir l’adhésion des principales parties prenantes.

Dans la hiérarchie de l’équipe projet, le sponsor se situe au-dessus du chef de projet, agissant comme un guide et un intermédiaire entre ce dernier et la direction. Alors que le chef de projet évolue au cœur des opérations quotidiennes, le sponsor cherche quant à lui à obtenir des retours ou mises à jour de statut sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.

Les principales responsabilités du sponsor de projet sont :

• Défendre le projet au cours de la phase de planification initiale afin d’obtenir l’adhésion des parties prenantes et d’assurer son financement.

• Aligner le projet avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et démontrer aux parties prenantes que ses résultats lui profiteront.

• Nommer un chef de projet pour diriger l’équipe et lui servir de mentor tout au long du cycle de vie du projet.

• Conseiller ou approuver des décisions de haut niveau.

• Servir d’intermédiaire entre le chef de projet et les membres de l’équipe de direction.

• Tenir les dirigeants informés de la progression du projet et des mises à jour nécessaires concernant son statut ou ses livrables.

• Clôturer le projet, notamment en évaluant les performances et en assurant sa transmission.

Revenons à notre exemple : le sponsor du projet de refonte du site Web serait donc un dirigeant de l’agence marketing, tel qu’un directeur de création. En tant que porte-parole du projet, il a milité pour la refonte du site Web de l’agence. Une fois le projet lancé, son rôle principal est d’encadrer le chef de projet et de tenir la direction informée de la progression de la conception du site Web.

En bonus : rôles complémentaires pour le projet

Une équipe projet de base se compose presque toujours d’un chef de projet, de membres d’équipe et d’un sponsor de projet. La taille et la portée des projets variant considérablement, les chefs de projet doivent adapter leur équipe aux besoins du projet dont ils sont responsables.

Voici quelques rôles qu’une telle équipe pourra ou non inclure, en fonction de la taille et des objectifs du projet :

• Les business analysts : leur rôle ? Vérifier que les activités de l’entreprise se déroulent efficacement et repérer les axes d’amélioration. Au sein d’une équipe projet, le business analyst aide à définir les objectifs du projet et s’assure que celui-ci profitera à l’entreprise.

• Les chefs d’équipe projet : pour superviser les membres d’équipe de petits projets, un chef de projet suffit. Cependant, dès qu’il s’agit de projets de plus grande ampleur, il est possible que les collaborateurs individuels de l’équipe soient répartis en mini-équipes. La supervision par un seul chef de projet s’avère donc plus difficile. Les chefs d’équipe travaillent directement sous la direction du chef de projet et supervisent le travail de certaines personnes ou de mini-équipes selon la hiérarchie de l’équipe projet. En général, les chefs d’équipe servent de lien entre le chef de projet et les membres de l’équipe.

• Le comité de pilotage du projet : un comité de pilotage est un groupe de personnes (dirigeants ou membres de la direction, en général) qui « pilotent » le projet en apportant des conseils et du soutien tout au long de son cycle de vie. Même si les projets ne requièrent pas tous un comité de pilotage, ce dernier s’avère généralement utile lorsque de nombreuses parties prenantes sont impliquées.

• Les experts métier : les experts métier (Subject Matter Experts ou SME en anglais) sont des personnes possédant des connaissances spécialisées dans un domaine ou un champ d’expertise particulier. Ces experts collaborent le plus souvent avec les chefs de projet, les membres de l’équipe et les parties prenantes pour donner leur avis ou prodiguer des conseils sur des questions ou processus liés à leur domaine de connaissances. En fonction de leur rôle dans le projet, ils peuvent aussi contribuer à l’élaboration de procédures, à la définition de processus de formation, à l’obtention de l’adhésion des parties prenantes et à la formulation de recommandations pour le projet.

• Autres parties prenantes : les parties prenantes sont des personnes ayant un intérêt dans un projet ou pouvant être affectées par celui-ci. Même si les parties prenantes sont généralement des dirigeants, il peut aussi s’agir de pairs ou d’équipes interfonctionnelles ne travaillant pas directement sur le projet, mais dont les résultats de ce dernier les affecteraient d’une manière ou d’une autre. Les parties prenantes peuvent aussi être externes : clients, fournisseurs, investisseurs ou même actionnaires.

3 raisons pour lesquelles les équipes projet sont indispensables à votre entreprise

Vous savez désormais à quoi ressemble une équipe projet. Mais en quoi votre entreprise en aurait-elle besoin ? Ces équipes aident les organisations de toute taille à collaborer et créer, mais elles sont particulièrement utiles aux grandes entreprises où la taille des équipes et les points de blocage d’une communication cloisonnée entravent la collaboration.

Les équipes projet aident les grandes organisations à :

1. Faciliter la collaboration interfonctionnelle

Ce n’est qu’une question de bon sens : plus une entreprise est grande, plus il y a d’équipes et de membres au sein de celles-ci. Les obstacles sont donc eux aussi de plus en plus nombreux. Considérez les choses ainsi : les équipes cloisonnées ont souvent leur propre « langage », elles ont en effet des processus et outils établis, elles parlent d’une manière qui est leur est propre, elles conservent leurs fichiers et effectuent leurs tâches à des endroits bien précis. Ce système fonctionne correctement lorsque les équipes restent cloisonnées, mais si vous ajoutez à cela une collaboration interfonctionnelle (en demandant aux membres des équipes marketing, commerciales et d’ingénierie de travailler ensemble, par exemple), il risque d’y avoir de la casse.

Il est donc essentiel de miser sur une collaboration interfonctionnelle efficace. Les équipes projet permettent de rationaliser et simplifier la communication et le travail d’équipe complexe en établissant des responsabilités claires et en alignant tous les membres de l’équipe sur les mêmes objectifs stratégiques.

2. Accroître l’efficacité organisationnelle

À mesure que les entreprises se développent, il devient de plus en plus difficile de rationaliser les activités et de coordonner le travail interfonctionnel. Lorsque l’information est décloisonnée et que les membres d’équipe communiquent, les équipes gagnent en efficacité et réduisent le travail en double, lequel coûte bien souvent du temps et de l’argent à l’entreprise. Les projets menés à bien par les équipes projet donnent un aperçu de la manière de rationaliser efficacement les processus et les flux de travail. Résultat ? Les organisations gagnent en performance à long terme.

3. Favoriser un travail à fort impact

Lorsque les employés ont des rôles clairement définis et s’alignent sur les résultats stratégiques de l’organisation, il devient plus facile pour eux de se concentrer sur l’accomplissement du travail à fort impact. En réduisant les sources de friction éventuelles causées par le cloisonnement des équipes, les équipes projet permettent à tous les membres de votre entreprise d’exploiter leur plein potentiel, favorisant ainsi la collaboration et la compétitivité de l’organisation dans son ensemble.

7 façons de permettre aux équipes projet de fournir un travail à fort impact

Lorsqu’il s’agit de diriger efficacement une équipe projet, il est essentiel de comprendre les rôles et responsabilités de chacun. Mais cela ne fait pas tout ! Pour se hisser en haut du podium, les équipes doivent avant tout se montrer collaboratives, créatives et capables de communiquer efficacement.

Découvrez comment constituer une équipe projet efficace et favoriser le travail à fort impact essentiel à la réussite de votre entreprise.

1. Choisir les bonnes personnes

La première étape de la création d’une équipe projet consiste à s’entourer des bonnes personnes. La combinaison des compétences nécessaires dépend de la raison d’être et des objectifs du projet en question. Si par exemple votre entreprise doit créer un site Web pour un client, vos chefs de projet souhaiteront faire appel à des graphistes et à des membres de l’équipe technique, mais aussi à des employés en contact avec le client, comme des chargés de comptes. En revanche, si votre entreprise cherche à remanier son processus d’intégration, l’équipe projet devra plutôt miser sur des membres occupant des fonctions plus administratives et axées sur les affaires, comme des employés des ressources humaines ou des business analysts.

En plus des compétences spécialisées, vos chefs de projet devront par ailleurs réfléchir aux compétences complémentaires indispensables à l’équipe, comme l’adaptabilité, la communication, l’esprit critique ou encore la motivation. Une chose est sûre : pour constituer une équipe dynamique qui donnera vie au projet, il sera essentiel de trouver des membres d’équipe aux compétences et au fonctionnement complémentaires.

2. Élaborer clairement le plan du projet et rester cohérent

La clarté est essentielle à la réussite d’un projet. Avant le lancement de celui-ci, il est important de définir clairement ses objectifs et indicateurs de réussite. Vous mettrez ainsi l’ensemble des membres de l’équipe projet sur la même longueur d’onde et ne laisserez aucune place au doute quant au rôle de chacun.

En début de projet, faites le point sur les éléments suivants afin de mettre votre équipe dans les meilleures conditions pour réussir :

• Le but du projet ou les résultats à atteindre. Il pourra par exemple s’agir de lancer un blog d’entreprise.

• Les objectifs du projet ou les étapes que l’équipe devra suivre afin d’atteindre ses objectifs globaux. Pour reprendre l’exemple du blog d’entreprise, les objectifs peuvent inclure le développement d’un calendrier éditorial, le choix d’un système de gestion de contenu, ou encore la conception et le développement du blog en question.

• Le calendrier du projet, qui comprend la chronologie générale des tâches à accomplir et l’échéance du projet.

• La portée du projet, qui décrit l’ensemble du travail à effectuer pour en atteindre les objectifs, ainsi que les ressources et les livrables attendus.

• Le budget du projet, autrement dit la vue d’ensemble des dépenses liées au projet et leur répartition.

Rappelez-vous qu’il s’agit d’un processus collaboratif. Réunissez l’équipe projet dès le début pour discuter du travail qui semble réalisable, des ressources requises et des résultats attendus. Vous vous assurerez ainsi que toute l’équipe est bien sur la même longueur d’onde et vous lancerez dans le projet avec sérénité et confiance : un facteur essentiel pour la réussite de tout projet.

3. Définir clairement les rôles et responsabilités de chacun

Une fois que vous avez contribué à l’élaboration du plan de projet et que vous avez défini ses buts et objectifs, il est temps de déterminer clairement les rôles et responsabilités de l’équipe. Tout comme la définition des objectifs du projet, celle des responsabilités permet de gagner en transparence. Ainsi, chacun sait exactement ce dont il est responsable et l’échéance associée. En plus de réduire les problèmes de communication et d’éviter le travail en double, cela encouragera la collaboration au sein de votre équipe.

Supposons par exemple que le projet implique un travail de conception et que votre équipe compte deux graphistes. Le chef de projet devra alors déterminer comment répartir les tâches de conception et attribuer les responsabilités de révision et d’approbation aux autres membres de l’équipe. Pour les grands projets aux responsabilités particulièrement floues, la création d’une matrice RACI peut aider à définir et aligner efficacement les responsabilités de l’équipe.

4. Favoriser une communication ouverte

Nous ne le dirons jamais assez : établir des liens et développer de bonnes relations au sein de votre équipe projet est essentiel. Comment ? En misant sur une communication efficace. Suivez les quelques conseils ci-dessous pour encourager une culture de communication ouverte au sein de votre équipe projet.

• Soyez transparent. Il est de la responsabilité du chef de projet de donner le ton de la communication au sein de son équipe. Pour favoriser une communication ouverte et transparente, quoi de mieux que de montrer l’exemple ? Pour cela, soyez honnête avec votre équipe en cas de changements concernant le projet ou les responsabilités de chacun, faites preuve d’empathie et laissez de côté la microgestion pour accorder à votre équipe toute la confiance dont elle a besoin pour accomplir correctement son travail. Vous contribuerez ainsi à créer un environnement d’équipe ouvert et fondé sur la confiance, et encouragerez les membres de l’équipe à communiquer efficacement entre eux.

• Utilisez les outils de communication de manière cohérente. Les outils de communication tels que Slack, Zoom ou Gmail constituent la base de la communication sur le lieu de travail. Cependant, pour être vraiment efficaces, les équipes ne doivent pas se contenter d’utiliser un outil de communication : elles doivent s’en servir de manière cohérente et suivre les mêmes directives de communication. Pour ce faire, les chefs de projet peuvent travailler avec leur équipe à la création d’un plan de communication et déterminer les bonnes pratiques à mettre en œuvre en début de projet. À quoi réserver le format vidéo ? Quand faut-il privilégier les messages rapides et ponctuels sur Slack ? C’est en définissant des directives et en les respectant que vos équipes projet collaboreront plus efficacement. Résultat ? Un travail de meilleure qualité accompli plus rapidement.

• Encouragez la communication ascendante. Ce type de communication favorise un environnement ouvert et inclusif en encourageant les membres de l’équipe situés au niveau le plus bas de la hiérarchie (nouveaux membres de l’équipe ou collaborateurs individuels, par exemple) à s’exprimer et à partager leurs pensées et idées. Afin de créer un espace où tout le monde se sent suffisamment à l’aise pour s’exprimer, les chefs de projet doivent s’efforcer de demander l’avis des différents membres de l’équipe et les remercier de faire part de leurs idées lorsqu’ils le font.

• Gérez efficacement les conflits d’équipe. Même si certains désaccords au sein d’une équipe paraissent parfois insurmontables, en particulier lorsque les chefs de projet en sont à leurs débuts ou qu’ils se retrouvent face à une situation qu’ils n’ont jamais eu à gérer auparavant, des solutions existent bel et bien. Avec les bonnes stratégies de résolution des conflits, il est possible d’apaiser les tensions au sein d’une équipe et même d’aider ses membres à progresser et s’épanouir. Commencer par s’entretenir individuellement avec chacun des membres concernés et pratiquer l’écoute active permettra d’identifier la source du conflit. Une fois la cause déterminée, il sera alors bien plus simple de trouver une solution mutuellement bénéfique.

• Restez ouvert aux commentaires. La manière dont les chefs de projet dirigent influe sur la façon dont leur équipe communique et collabore. Le fait d’être ouvert aux retours, que ce soit dans le cadre d’entretiens individuels, d’enquêtes anonymes ou encore de réunions d’équipe, indique à vos collègues qu’ils évoluent dans un environnement bienveillant et les encourage ainsi à faire part de leur avis au sein du groupe.

5. Veiller à ce que les efforts de l’équipe soient reconnus

Les employés qui reçoivent des retours réguliers sont plus impliqués et plus susceptibles de s’épanouir au travail. Pour que chaque membre de l’équipe se sente valorisé, assurez-vous que les chefs de projet reconnaissent la valeur du travail et des réalisations de chacun avec des commentaires positifs.

Faire savoir aux membres de votre équipe qu’ils font du bon travail est toujours apprécié. Il existe d’ailleurs bien des manières de reconnaître leurs réalisations et de faire en sorte qu’ils se sentent reconnus, par exemple :

• Envoyer un e-mail ou une note indiquant précisément de quelle manière leur travail a contribué à la réussite d’un projet.

• Les féliciter ouvertement pour un livrable ou pour leur contribution sur le canal Slack de l’équipe.

• Partager les commentaires positifs du client à leur sujet ou au sujet de leur travail.

• Les inviter à déjeuner ou leur envoyer un petit cadeau de remerciement, par exemple leur friandise préférée.

• Prendre le temps de revenir sur les petites victoires hebdomadaires lors des réunions de projet sans oublier d’en nommer les protagonistes.

• Célébrer les belles performances en organisant une sortie d’équipe ou en réservant de petites surprises aux membres.

• Constater et fêter l’achèvement des jalons de projet.

• Offrir des bonus ou avantages financiers lorsque certains indicateurs de performance sont atteints.

• Valoriser votre équipe en mettant en avant son travail lors de réunions d’entreprise ou d’événements similaires.

6. Aider votre équipe à s’améliorer en lui faisant des retours constructifs

Les critiques constructives sont tout aussi importantes que les retours positifs. Leurs objectifs ne sont tout simplement pas les mêmes : tandis que les commentaires positifs remontent le moral des employés et donnent aux membres d’équipe le sentiment d’être appréciés, les critiques constructives les aident à développer leurs compétences et à progresser dans leur rôle.

Les critiques constructives ne sont pas toujours agréables à entendre. Il est alors important de veiller à ce que tous les membres de votre équipe formulent des commentaires directs, précis et exploitables. Pour être constructifs, les feedbacks doivent présenter des axes d’amélioration précis. Il doit également s’agir d’une discussion : donnez aux membres de l’équipe le temps de poser des questions et de clarifier les choses. Essayez de faire preuve d’empathie à l’égard de l’employé concerné, en tirant des exemples de votre propre parcours : avez-vous déjà reçu un feedback similaire ? Comment vous avait-il aidé à progresser ?

7. Encourager votre équipe à s’appuyer sur les réussites et à tirer des leçons des éventuels revers

Ce n’est pas parce que le projet est terminé qu’il n’y a plus rien à faire. Encouragez vos collaborateurs à organiser une réunion post-mortem pour discuter des aspects positifs du projet et identifier ce qui aurait pu être amélioré.

Ces réunions sont idéales pour apprendre à gérer plus efficacement un projet. Il pourra par exemple s’agir de chercher à mieux atténuer les risques à l’avenir ou bien de prévoir les éventuels obstacles. Ces réunions peuvent également être l’occasion de recueillir des retours concernant la dynamique de l’équipe. Encouragez ainsi ses membres à donner franchement leur avis sur ce qui aurait pu être optimisé.

Des équipes projet efficaces pour des projets réussis

Il n’y a pas de secret : les équipes projet jettent les bases de la réussite d’un projet. En facilitant la communication interfonctionnelle, en éliminant les silos et en assurant la cohésion des membres de l’équipe autour des résultats à obtenir, elles veillent à ce que tous les critères soient réunis pour favoriser le travail créatif, collaboratif et à fort impact.