Rédiger une proposition de projet convaincante en 6 étapes

Tous les projets ont une genèse, mais les ressources ne tombent pas du ciel et rien ne s’effectue comme par magie. Pour lancer véritablement un projet, les équipes doivent envoyer une proposition aux décideurs en interne ou à des parties prenantes externes.

Une proposition de projet est similaire à une présentation d’accroche rédigée : le but est de présenter votre projet de manière condensée mais efficace. Ce petit guide est là pour vous apprendre tout ce qu’il faut savoir sur ce type de documents et sur la manière de les concevoir, afin que vous puissiez réussir tout ce que vous entreprenez.

En quoi consiste une proposition de projet ?

Une proposition de projet est un document écrit qui présente l’ensemble des informations à communiquer aux parties prenantes, notamment la chronologie, le budget, les buts et objectifs de votre initiative. Votre proposition doit résumer votre projet et en décrire les grandes lignes de manière convaincante afin que les parties prenantes aient envie de s’impliquer dans le projet.

Toute proposition de projet vise à atteindre plusieurs objectifs :

• Sécuriser les financements externes

• Allouer certaines ressources de l’entreprise à votre projet

• Obtenir l’adhésion des parties prenantes

• Créer une bonne dynamique et un sentiment de motivation

Propositions de projet, charte de projet ou business case ?

Au sein du processus de création de projet, la proposition et la charte de projet ont des objectifs bien distincts, et il est donc essentiel de comprendre ce qui différencie ces deux documents. Si la proposition de projet intervient dans la phase de lancement de ce dernier, la charte est rédigée pendant la phase de planification.

Comme mentionné ci-dessus, une proposition de projet est un document qui vise à convaincre les parties prenantes de la nécessité de mener à bien le projet concerné. En revanche, la charte de projet est un document de référence qui définit les objectifs du projet. Elle ne peut voir le jour avant l’approbation de la proposition.

Certains confondent également la proposition de projet et le business case, mais ce dernier est lui aussi rédigé une fois la proposition validée. Le projet approuvé, vous pouvez créer un business case pour obtenir des financements supplémentaires.

Types de propositions de projet

En tant que chef de projet, vous pouvez avoir affaire à six types de propositions. En apprendre davantage à leur sujet pourra donc vous être utile pour rédiger votre propre document. Chaque type est doté d’un objectif différent.

• Sur demande : vous enverrez ce type de propositions en réponse à un appel d’offres. Ce dernier décrit un projet en détail et demande à plusieurs équipes qualifiées de soumettre une proposition. Vous serez mis en concurrence avec d’autres entreprises ; par conséquent, il vous faudra effectuer des recherches approfondies et rédiger un document convaincant.

• Spontanées : vous enverrez des propositions spontanées sans répondre à un appel d’offres. En d’autres mots, cela signifie que personne n’a émis de demande. Le cas échéant, vous ne serez pas en concurrence avec d’autres entreprises ou équipes, mais devrez tout de même vous montrer convaincant, car vous ne savez pas si la partie prenante à laquelle vous vous adressez a réellement besoin de vos services.

• Informelles : il est possible que l’un de vos clients vous envoie une demande informelle de proposition de projet. Le cas échéant, envoyez-lui votre présentation sans pression : il ne s’agit pas d’une demande officielle ; vous disposez donc d’une plus grande liberté.

• De renouvellement : vous enverrez des propositions de renouvellement aux clients existants dans l’espoir qu’ils poursuivent leur relation commerciale avec votre organisation. Ce type de propositions a pour objectif de mettre en lumière les résultats précédemment obtenus par votre équipe pour le client et de convaincre ce dernier que vous serez capable de faire encore mieux à l’avenir.

• De suivi : vous enverrez des propositions de suivi aux parties prenantes concernées en guise de rappels, pour leur faire savoir que le projet commence. Inutile de chercher à convaincre dans ce type de propositions ; il s’agit simplement de mentionner quelques informations à propos du projet.

• Complémentaires : comme pour les propositions de suivi, vous enverrez une proposition complémentaire à une partie prenante déjà impliquée dans votre projet. Vous indiquerez à cette dernière que le projet commence, tout en lui demandant des ressources supplémentaires. En outre, vous devez inciter la partie prenante concernée à contribuer davantage au projet.

Le ton et le contenu de votre proposition de projet varient selon son type. Après avoir clairement défini les objectifs de votre projet, vous pouvez rédiger votre proposition en conséquence.

Rédiger une proposition de projet

Les étapes ci-dessous constituent la marche à suivre pour la plupart des propositions de projet, quel que soit leur type. Vous devrez bien entendu adapter votre proposition à votre public cible ; toutefois, ce plan de proposition peut vous servir de référence pour veiller à inclure dans votre document les éléments clés attendus.

1. Rédiger une synthèse

La synthèse sert d’introduction à votre proposition de projet. Semblable au résumé d’un rapport ou à l’introduction d’un essai, cette section doit résumer ce qui va suivre et convaincre les parties prenantes de poursuivre la lecture du document. Selon la complexité du projet, votre synthèse peut comporter un ou plusieurs paragraphes.

Parmi les éléments essentiels à votre synthèse :

• La problématique que votre projet cherche à résoudre

• La solution apportée par votre projet à cette problématique

• L’impact espéré de votre projet

Abordez ces points brièvement dans votre synthèse, car vous y reviendrez plus en détail ultérieurement.

2. Préciser le contexte du projet

Il est temps de détailler le contexte du projet. Ajoutez des références et des statistiques pour convaincre votre lecteur que la problématique à laquelle vous comptez répondre en vaut la peine.

Voici quelques questions à vous poser :

• À quelle problématique votre projet répond-il ?

• De quelles informations disposez-vous déjà à propos de cette dernière ?

• Qui a déjà abordé cette question auparavant/quelles sont les recherches qui ont été menées à ce sujet  ?

• Pourquoi les recherches antérieures n’ont-elles pas suffi à résoudre cette problématique?

C’est également le moment idéal pour expliquer dans quelle mesure la problématique envisagée est directement liée à votre organisation.

3. Présenter une solution

Vous venez de présenter votre problématique. En toute logique, l’étape qui suit vous invite à proposer une solution. C’est l’occasion de décrire plus avant votre approche pour le projet envisagé.

Parmi les éléments à inclure :

• L’énoncé de vision pour ce projet.

• Un calendrier de projet, sans oublier de préciser les jalons clés.

• L’exposé des rôles et responsabilités de l’équipe projet.

• Un registre des risques pour préciser comment vous comptez limiter les risques liés au projet.

• Les livrables.

• Les outils de génération de rapports que vous emploierez tout au long du projet.

Vous n’aurez sans doute pas besoin de l’ensemble de ces éléments, tout dépend de la portée de votre projet. Incluez les ressources pertinentes en fonction de cette dernière. Cette partie sera probablement la plus longue et détaillée de votre proposition de projet, car vous y aborderez tous les aspects essentiels pour assurer la bonne mise en œuvre de la solution envisagée.

4. Définir des objectifs et livrables de projet

La définition des livrables de votre projet est une étape cruciale dans la rédaction de votre proposition. Les parties prenantes souhaitent découvrir ce que vous allez produire en fin de projet : produit, programme, mise à niveau technologique, entre autres. À mesure que les parties prenantes découvrent votre vision, elles comprennent comment et dans quelle mesure vous allez employer les ressources qu’elles ont fournies.

Voici quelques éléments à faire figurer dans la description de vos livrables :

• Le produit final attendu ou l’objectif ultime de votre projet.

• Une chronologie de projet indiquant à quel moment les livrables seront prêts.

• Des objectifs SMART cohérents avec les livrables que vous allez produire.

Présenter la problématique et la solution de votre projet sont deux étapes essentielles, certes, mais définir précisément vos livrables permet aux parties prenantes de se faire une idée plus claire du projet.

5. Indiquer les ressources dont vous avez besoin

Problématique, approche, solution et résultats attendus… Tous sont désormais définis ; il est donc temps de préciser les ressources dont vous allez avoir besoin pour mener à bien votre projet.

N’oubliez pas d’évoquer les éléments suivants :

• Le budget : il englobe aussi bien le matériel dont vous aurez besoin pour concevoir un produit, que les coûts publicitaires ou encore les salaires des membres d’équipe. Vous devez inclure tous les postes budgétaires essentiels pour mener à bien le projet.

• La répartition des coûts : inclut les recherches menées pour justifier la demande de ressources spécifiques pour ce projet. Ainsi, les parties prenantes comprennent mieux en quoi leur participation est cruciale et joue un rôle dans la réussite du projet. Enfin, répartir les coûts permet de limiter les dépenses imprévues.

• Le plan d’allocation des ressources : rédigez dans les grandes lignes votre plan et indiquez comment vous allez répartir ces ressources projet clés. Par exemple, si vous avez besoin de 50 000 € pour mener à bien votre initiative, indiquez comment vous allez subdiviser cette somme : salaires, logiciels, matériaux, etc.

À ce stade, vous avez déjà obtenu l’approbation des parties prenantes (en tout cas, nous l’espérons !). C’est la raison pour laquelle il est plus judicieux d’aborder les ressources projet nécessaires à la fin de votre proposition.

6. Établir une conclusion

Rédigez une conclusion convaincante et assumée pour clore votre proposition de projet. Comme la synthèse, la conclusion résume brièvement la problématique à laquelle répond votre projet et la solution proposée pour la résoudre. N’hésitez pas à mettre en évidence l’impact attendu de votre projet, sans dévier du sujet. La conclusion doit rester ciblée et pertinente, comme c’est le cas dans un essai traditionnel.

Quelques conseils pour rédiger une proposition de projet efficace

Si vous suivez les étapes que nous venons de parcourir ensemble, votre proposition de projet comportera assurément tous les éléments essentiels qui doivent figurer dans ce type de documents. Vous souhaitez donner une bonne impression à vos lecteurs et obtenir leur approbation ? Votre proposition doit donc viser l’excellence. Voici quelques conseils supplémentaires afin de rédiger une proposition de projet exemplaire :

Tenir compte de son public

Lorsque vous rédigez votre proposition, n’oubliez jamais votre public (c’est-à-dire les parties prenantes). Rappelez-vous que l’objectif d’une proposition est avant tout de convaincre le lecteur, et pas seulement de présenter les détails de votre projet. Par exemple, si vous concevez un nouvel outil destiné à une maison d’édition pour enfants, vous pourriez essayer de savoir si vos interlocuteurs sont eux-mêmes parents et faire jouer la corde sensible pour les convaincre d’acheter votre produit.

Se montrer convaincant

La force de conviction est importante au moment de rédiger une proposition de projet, car vous espérez que votre public la lira et vous accordera son approbation. Si votre projet ne suscite pas la curiosité de votre lecteur, il n’aura pas spécialement envie de vous apporter son aide. Pour reprendre l’exemple cité plus haut, si vous décrivez votre outil d’édition sans mentionner ses nombreuses fonctionnalités, les avantages qu’il procurera aux clients et ses répercussions positives sur le secteur, votre public se demandera quel est l’intérêt de consacrer du temps à votre projet.

Rester simple

Si vous devez présenter des éléments clés (problématique, approche et solution), veillez à ne pas rendre votre proposition de projet trop complexe. Dans le cadre de l’exemple précédemment cité, discutez de votre plan de projet pour l’outil d’édition proposé, mais laissez de côté le travail de programmation à accomplir par les ingénieurs informatiques pour faire fonctionner chacune de ses fonctionnalités.

Mener des recherches

Une proposition de projet réussie implique d’effectuer des recherches approfondies. Préparez-vous à défendre votre problématique et votre solution : présentez des sources fiables, des études de cas, des statistiques ou des graphiques, par exemple. Ainsi, aucune question ne taraudera vos interlocuteurs. Au moment de rédiger votre proposition, mettez-vous à la place de votre lecteur, et demandez-vous :

• Pourquoi ce qui vient d’être présenté constitue-t-il un problème ?

• Dans quelle mesure la solution proposée permettra-t-elle de le résoudre ?

• Certains se sont-ils déjà attaqués au problème ?

• Combien ce projet va-t-il coûter ?

Si vous êtes en mesure de répondre à ces questions, alors votre travail de recherche est probablement suffisant. Présentez votre proposition de projet l’esprit serein.

Adoptez un outil de gestion de projet et consolidez votre proposition

Toute proposition de projet efficace suppose une collaboration d’équipe irréprochable. Se doter des bons outils de gestion permettra à votre équipe de communiquer efficacement, de partager des informations et de travailler ensemble sur un document partagé.

Si vous stockez toutes les informations relatives à votre projet en un seul et même endroit, vous accéderez facilement à ces données dès que vous en aurez besoin. Les projets bien organisés et correctement planifiés sont souvent le fruit de propositions de projet efficaces. Les logiciels de gestion de projet constituent justement un outil clé pour parvenir à rédiger une proposition de projet exemplaire. Prêt à vous lancer ? Essayez Asana !