Cadrage des problèmes : une solution aux inefficacités au sein de votre équipe

Dans un monde du travail aussi complexe que celui d’aujourd’hui, se réunir pour résoudre des problèmes en équipe n’est pas toujours évident. Heureusement pour vous, il n’est pas trop tard pour découvrir le cadrage de problèmes.

Tout comme son nom l’indique, le cadrage de problèmes aide les équipes à comprendre, décortiquer et cadrer des problèmes d’entreprises complexes dans différents services. Ainsi, votre équipe sera beaucoup plus à même de saisir et de résoudre les problèmes qu’elle rencontre grâce à un travail d’équipe.

Dans cet article, nous expliquerons tout d’abord en quoi cette méthode consiste, avant de vous présenter les quatre étapes qui la constituent dans le cadre de la gestion de plusieurs projets à la fois.

Qu’est-ce que le cadrage des problèmes ?

Le cadrage des problèmes est une méthode de construction de pensée qui sert à comprendre, définir et hiérarchiser des obstacles d’entreprise complexes. En des termes plus simples, il s’agit d’un meilleur moyen de comprendre un problème dans le but de le résoudre en temps réel.

Dans le cadre de projets et processus, il n’est pas rare que des obstacles se dressent sur votre route. Que ce soit l’arrivée de nouvelles parties prenantes ou des changements de dernière minute, les problèmes non résolus peuvent prendre de l’ampleur avec le temps. C’est pour cette raison qu’il est important de développer les compétences en résolution de problèmes de votre équipe en premier lieu.

Quand utiliser le cadrage des problèmes ?

Le cadrage des problèmes prouve son utilité à chaque fois qu’un obstacle apparaît dans le déroulé d’un projet ou d’un processus. Cette façon de penser vous aide à résoudre vos problèmes en temps réel pour remettre votre équipe sur de bons rails.

Voici quelques situations qui peuvent être résolues grâce au cadrage des problèmes :

Situation 1 : lors d’une réunion de planification de sprint, un membre de l’équipe s’inquiète de ne pas avoir assez d’aide pour pouvoir tenir ses délais. Vous recadrez la façon dont l’équipe aborde le problème et proposez une perspective différente : au lieu de vous soucier d’un manque de ressources, vous réorganisez les priorités de l’équipe dans l’objectif de vous assurer que toutes les échéances sont respectées.

Situation 2 : après le lancement d’un projet, vous découvrez que le taux de conversion est plus bas que prévu. Plutôt que de considérer ce projet comme un échec, vous recadrez la façon dont vous voyez le problème en vous mettant à la place du client : en analysant le site Web, vous vous rendez compte qu’il est facile de passer à côté du call-to-action et décidez d’en tester un nouveau.

Ces deux situations sont différentes, mais chacune met en évidence le besoin de remettre le problème en perspective pour trouver des solutions.

Comment formuler un énoncé de problème ?

Un énoncé de problème est une façon de communiquer un problème aux membres de votre équipe. Celui-ci n’est efficace que lorsqu’il fournit des éléments de contexte et des informations pertinentes pour une compréhension facilitée. Il s’agit également de la première étape du processus de cadrage des problèmes. Son objectif ? Présenter les problèmes aux membres de l’équipe pour qu’ils puissent commencer à réfléchir à des moyens de les résoudre.

Il n’existe pas toujours de solution simple aux divers problèmes d’entreprise. Dans ce cas, il est quand même utile de prendre un peu de recul pour trouver une solution innovante. C’est là qu’intervient le cadrage des problèmes. Communiquer au sujet d’un problème représente la première étape de ce processus.

Lorsque vous parlez d’un problème pendant une réunion d’équipe, abordez toujours les éléments suivants :

• Contexte : le contexte commercial du problème englobe les circonstances dans lesquelles celui-ci est survenu, ainsi que le système ou le processus concerné. Par exemple : des données incohérentes ont été rassemblées lors de l’étape de planification du processus.

• Problème : les détails concernant le problème et les raisons pour lesquels c’en est un. Si l’on reprend l’exemple précédent, les données incohérentes peuvent entraîner des erreurs lors de la phase de mise en œuvre.

• Pertinence : les détails d’un problème sont considérés pertinents s’ils en précisent le lien avec le système concerné et pourquoi il est nécessaire de le résoudre. Toujours avec le même exemple, les divergences de données nécessitent que l’équipe remonte à la source pour identifier l’origine du problème, entraînant inévitablement des retards.

• Objectif : l’objectif indique l’échéance ou la priorité de la mise en œuvre de la solution, ainsi que son but. L’équipe aura donc besoin de résoudre le problème avant la fin du trimestre, car sa priorité est élevée.

La prise en compte de ces quatre éléments dans votre énoncé de problème donne à chaque partie prenante une idée claire des grandes lignes du problème et du plan d’action destiné à y remédier. Lorsque tout le monde est au diapason, la réalisation du travail va de soi, et vous obtenez les résultats escomptés plus rapidement et plus efficacement.

Les 4 étapes du processus de cadrage des problèmes

Une fois l’énoncé de problème formulé, le cadrage du problème s’effectue en quatre étapes clés. Celles-ci vous permettront une meilleure compréhension et visualisation de ce problème rattaché à des besoins d’entreprise de plus grande ampleur.

Grâce à une aide visuelle, votre équipe peut avoir une vue d’ensemble du problème à résoudre. Contextualiser, hiérarchiser et comprendre les informations en détail permettra également aux membres de l’équipe de développer un point de vue différent quand vous passerez le problème en revue avec les parties prenantes.

Voyons ensemble les quatre étapes du cadrage d’un problème, de sa définition à l’approbation de la solution envisagée.

1. Définir le problème

Analysez votre problème dans son contexte, en prenant en compte le système ou le processus concerné et posez-vous des questions, par exemple : « Quelle partie du système ce problème touche-t-il ? » ou « Quelle est l’origine même du problème ? ».

Ces questions de contexte aident à placer votre problème au sein des processus existants et d’en repérer la cause.

Par exemple, si vous travaillez sur le lancement d’une nouvelle initiative marketing et que vous rencontrez un problème lors du développement, le problème pourrait être défini comme un manque de ressources nécessaires au développement.

2. Hiérarchiser le problème

Ensuite, hiérarchisez les difficultés en fonction des autres problèmes et des objectifs du projet. Vous pouvez vous lancer avec des questions telles que « Ce problème empêche-t-il la réalisation des objectifs ? » ou « Ce problème va-t-il consommer des ressources indispensables ? ».

Ces questions vous permettront de classer vos problèmes par ordre d’importance. Vous pourrez alors comparer les résultats possibles entre la mise en œuvre rapide d’une solution et le fait de repousser l’échéance.

3. Comprendre le problème

Dans l’objectif de comprendre votre problème, il vous faudra collecter des informations auprès de différentes parties prenantes et chefs de service. Cette action vous permettra de disposer de données variées.

Posez des questions à autant de membres de l’équipe que possible et rassemblez leurs retours pour diversifier votre perspective sur le problème. Cela favorisera l’élaboration de solutions plus innovantes qui profiteront à la majorité de l’équipe.

Par exemple, pour mieux comprendre les raisons du manque de ressources identifié précédemment, vous pourriez demander au responsable du développement de réévaluer la priorité des ressources nécessaires.

4. Approuver la solution

Enfin, il est temps de faire approuver votre solution. Vérifiez les performances de celle-ci en essayant de l’appliquer à une ou plusieurs situations en interne. Ainsi, vous serez certain de son résultat avant de la présenter à des clients externes.

Selon votre situation, il peut vous être demandé de faire approuver votre solution par les dirigeants de l’entreprise avant qu’elle ne soit déployée. Une fois approuvée, analysez ses chances de réussite et continuez de tester de nouvelles idées jusqu’à atteindre le résultat escompté.

Techniques et conseils en matière de cadrage des problèmes

Le cadrage des problèmes est une manière de changer de perspective dans le but de visualiser différents résultats possibles, et à ce titre, il contribue à un environnement de travail épanouissant. En encourageant les membres de votre équipe à s’appuyer sur cette technique, vous participerez au développement de leurs compétences en résolution de problèmes de manière générale.

Voici quelques façons de découvrir des solutions innovantes sur votre lieu de travail grâce au cadrage des problèmes :

• Cadrer les problèmes au moyen d’énoncés organisés : le cadrage des problèmes est une méthode qui s’avère utile dès qu’un problème se présente dans une situation. Toutefois, il faut respecter une certaine démarche pour obtenir des résultats optimaux. L’énoncé de problème ne sera pas le même selon la situation, mais il doit inclure les éléments fondamentaux abordés précédemment : contexte, problème, pertinence et objectif. Ceux-ci permettront aux parties prenantes de comprendre les conséquences du problème sur le projet.

• Mener des séances de brainstorming efficaces : lors de vos séances de brainstorming, le cadrage des problèmes peut vous permettre de considérer ces derniers sous des angles nouveaux. Au moyen de cette technique de brainstorming, vous pouvez demander aux parties prenantes de cadrer leurs idées sur un tableau ou à l’aide de notes adhésives. De cette façon, celles-ci sont toutes consolidées par des données.

• Cadrer le problème avec le résultat en tête : penser à la finalité dès le départ signifie qu’il faudra commencer votre travail en partant du résultat souhaité. Cela permettra à votre équipe de changer de perspective et d’encourager chacun à orienter sa réflexion sur les objectifs. De plus, cette technique pourra également leur apprendre à privilégier leur développement individuel et la réflexion stratégique.

En utilisant le cadrage des problèmes sur votre lieu de travail, vous vous assurez que tous les problèmes sont communiqués efficacement et que les solutions sont bien réfléchies. Ces deux éléments sont les signes d’une résolution des problèmes plus optimale.

Misez sur la collaboration d’équipe pour résoudre vos problèmes

La résolution de problèmes n’est pas l’affaire d’une seule personne : l’implication accrue des membres de l’équipe peut donner lieu à des solutions ingénieuses. Dans un monde où la prise de décision s’avère compliquée et où les projets sont en constante évolution, le cadrage des problèmes se révèle être un excellent moyen de maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde face à des obstacles à résoudre.

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