Créer un modèle d’évaluation des performances en 8 étapes, exemples inclus

Comme beaucoup, vous avez sûrement fait l’objet d’évaluations des performances dans les temps qui ont suivi votre recrutement. Sur la sellette, vous appréhendiez chaque réunion individuelle, ignorant le format qu’elle suivrait ou les sujets qui y seraient abordés. Maintenant que vous êtes manager, vous voyez les choses sous un autre angle et vous voulez mettre au point une expérience plus positive.

L’évaluation des performances est un processus utile, puisqu’elle permet de structurer et de clarifier le processus de feedback. Elle constitue aussi l’occasion de s’intéresser aux objectifs futurs des employés plutôt qu’à leurs erreurs passées. Dans cet article, nous vous expliquerons comment créer un modèle d’évaluation des performances et comment l’associer à un logiciel de définition d’objectifs pour soutenir la croissance de votre équipe.

En quoi consiste l’évaluation des performances ?

L’évaluation des performances est un processus de suivi formel utilisé pour évaluer le travail des membres d’équipe et leur faire un retour en vue de les aider à progresser. Ce processus a généralement lieu sur une base trimestrielle, semestrielle ou annuelle.

Dans le cadre de cette évaluation, vous contrôlez les performances globales d’un membre d’équipe et faites le point sur les compétences qu’il souhaiterait maîtriser. Ensemble, vous vous penchez sur des exemples précis pour identifier ses points forts et ses points faibles. Certaines entreprises utilisent des logiciels d’évaluation des performances, mais vous pouvez tout aussi bien exécuter ce processus sans outil spécialisé de gestion RH.

Auto-évaluation des performances

L’évaluation des performances joue un rôle clé dans l’évolution professionnelle de vos employés, puisqu’elle constitue l’occasion de faire le point sur l’efficacité et les axes d’amélioration de chaque membre d’équipe.

Souvent, les modèles d’évaluation des performances présentent une section dédiée à l’auto-évaluation. Ainsi, vos collègues sont en mesure de faire progresser eux-mêmes leur carrière en faisant le bilan de leurs réussites et objectifs. Une fois cette étape franchie, commencez par leur demander quels sont les domaines qu’ils maîtrisent et ceux sujets à amélioration : une méthode efficace pour que l’évaluation relève davantage d’une conversation que d’une inspection.

Comment rédiger un modèle d’évaluation des performances ?

Votre modèle vous aidera à suivre un processus uniformisé et à vous préparer pour l’évaluation. Adaptez-le aux objectifs de votre équipe et veillez à ce que les membres puissent le consulter à l’avance afin d’éviter toute surprise quant aux sujets abordés. Ils pourront ainsi se préparer et la conversation n’en sera que plus fructueuse. De plus, une approche collaborative leur semblera moins intimidante que le traditionnel formulaire d’évaluation unilatéral.

1. Identifiez les compétences principales

Votre modèle d’évaluation des performances doit être assez personnalisé pour répondre aux besoins des membres de votre équipe, mais aussi assez uniformisé pour que l’évaluation soit équitable pour tous. Pour trouver ce juste milieu, il convient de cerner les compétences les plus pertinentes à l’échelle du service.

Certaines compétences clés peuvent servir à mesurer les performances de tout un éventail de rôles au sein de l’équipe :

• Aptitudes professionnelles

• Qualité/quantité de travail

• Compétences en service client

• Assiduité

• Prise d’initiatives

• Inclusivité

En plus de ces catégories, vous pouvez inclure une section dédiée à la définition d’objectifs et à des échanges supplémentaires. Vous aurez alors l’occasion d’entrer dans les détails avec chaque membre lors de réunions individuelles.

Notre conseil : pour une évaluation plus détaillée, ajoutez des compétences connexes dans chaque catégorie. Par exemple, pour la compétence « Qualité/quantité de travail », vous pourriez ajouter des commentaires tels que « cherche des façons d’améliorer la qualité, réalise tout un éventail de tâches, atteint ses objectifs et respecte les échéances ».

2. Choisissez une échelle de notation

Une fois que vous avez sélectionné les compétences à inclure dans votre modèle d’évaluation des performances, choisissez la façon dont vous souhaitez évaluer vos collègues. L’échelle de notation doit respecter deux conditions :

1. Suivre des critères communs à tous pour l’évaluation des points forts et des points faibles.

2. Faire office de point de référence pour évaluer l’évolution professionnelle de l’employé.

Si possible, évitez une échelle numérique, pour que vos collègues se concentrent davantage sur leurs compétences que sur leur note. L’essentiel est que votre échelle de notation soit claire pour tout le monde.

Exemple d’échelle de notation :

• Supérieur aux attentes

• Très bien

• Satisfaisant

• À améliorer

Veillez à ce que toute votre équipe ait la même interprétation de l’échelle de notation. Par exemple, la catégorie « Satisfaisant » peut être interprétée de plusieurs façons, il est donc important que tout le monde soit sur la même longueur d’onde : le processus d’évaluation n’en sera que plus sain et productif.

3. Définissez un cycle d’évaluation

Le respect d’un cycle d’évaluation permettra à toutes les personnes impliquées de savoir de combien de temps elles disposent pour se préparer entre deux sessions. En général, l’évaluation des performances a lieu sur une base trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Si votre entreprise n’a pas établi la fréquence des évaluations, choisissez-la en fonction de votre environnement de travail. Par exemple, si votre entreprise suit une politique de non-intervention, organisez des évaluations mensuelles pour faire des retours réguliers à vos collègues. En revanche, si votre culture d’entreprise est basée sur la collaboration, peut-être votre équipe nécessitera-t-elle moins d’évaluations.

La fréquence des évaluations peut aussi dépendre de vos objectifs à long terme et à court terme. Par exemple, les évaluations trimestrielles laissent le temps à vos collègues de prendre en compte vos commentaires et de travailler à l’accomplissement des objectifs que vous avez fixés ensemble entre deux cycles. Une fois que vous avez défini une fréquence d’évaluation, efforcez-vous de vous y tenir pour que chacun sache à quoi s’attendre.

Notre conseil : profitez du temps entre deux cycles d’évaluation pour observer les performances de vos collègues et leur proposer des opportunités de développement professionnel. Lorsque vos collègues atteignent leurs objectifs de performance, c’est toute l’équipe qui en bénéficie.

4. Préparez une liste de questions

Maintenant que vous avez jeté les bases de votre modèle d’évaluation des performances, préparez les réunions individuelles avec vos collègues. Avant chaque réunion, dressez la liste des questions à poser pour faire avancer la conversation. Par exemple :

• Pouvez-vous me citer une réussite qui vous a rendu fier au cours du dernier trimestre ?

• Quels objectifs avez-vous atteints ou manqués ?

• Pouvez-vous me donner deux ou trois axes d’amélioration qui vous permettront de vous développer personnellement au cours du prochain trimestre ?

Pour alléger la pression exercée par cette réunion d’évaluation, posez les mêmes questions à tous vos collègues.

Notre conseil : choisissez des questions qui feront réfléchir vos collègues sur leur progression et leurs objectifs. Même si le système de notation est très utile pour suivre les performances à long terme de vos collègues, cet échange individuel leur permet de parler de leurs problèmes et de faire valoir leurs réussites.

5. Transmettez vos questions à l’avance

Pour préparer au mieux vos collègues avant une réunion d’évaluation des performances, indiquez-leur au préalable les sujets que vous comptez aborder. Transmettez-leur à l’avance les questions que vous avez préparées pour leur laisser le temps d’y réfléchir. Une telle prévoyance vous permettra de réduire leur stress, mais aussi d’adopter une approche plus collaborative et constructive.

Vous avez également la possibilité de leur présenter le déroulement de la réunion en amont. Par exemple, voulez-vous qu’ils prennent les devants, ou préférez-vous diriger la conversation ?

Notre conseil : en plus de transmettre les questions que vous comptez poser aux membres de votre équipe, demandez-leur de réfléchir à ce qu’ils ont accompli depuis le dernier cycle d’évaluation.

6. Procédez à la réunion

Organisez vos réunions d’évaluation des performances en dehors des créneaux réservés aux réunions habituelles. Prévoyez 30 à 45 minutes pour échanger en privé avec chaque membre d’équipe. Si possible, laissez le temps à vos collègues de s’y préparer en les prévenant une semaine à l’avance.

Notre conseil : pensez à demander l’avis de vos collègues pendant la réunion. En dehors des habituelles questions sur leurs performances passées et leurs objectifs futurs, sondez leur opinion sur votre style de management ou sur la culture d’entreprise. Profitez-en également pour faire le point sur leurs objectifs à long terme : par exemple, comptent-ils gravir les échelons au sein de l’entreprise ?

7. Créez un modèle de définition d’objectifs

Dans l’idéal, les questions que vous posez à vos collègues pendant les évaluations devraient mener à la définition d’objectifs. Lorsque vous clôturez le processus d’évaluation des performances par un objectif, vos collègues savent clairement ce à quoi ils doivent se consacrer d’ici la prochaine évaluation. Pour définir des objectifs, vous pouvez par exemple avoir recours à la méthode SMART ou aux OKR :

Objectifs SMART :

• Spécifique

• Mesurable

• Atteignable

• Réaliste

• Temporellement défini

OKR :

Objectif 1

• Résultat clé 1

• Résultat clé 2

• Résultat clé 3

Une fois que vous avez suggéré une méthode à vos collègues, il ne tient plus qu’à eux (sous votre supervision) de se fixer des objectifs.

Notre conseil : lorsque vous laissez vos collègues fixer eux-mêmes leurs objectifs, vous leur donnez le sentiment d’être maîtres de leur propre développement. Cette méthode rend les évaluations plus agréables, car moins pesantes d’un point de vue administratif.

8. Restez ouvert aux commentaires

Pour répondre au mieux aux attentes des membres d’équipe, pensez à leur demander leur avis sur vos performances de manager. Il peut être délicat pour eux de communiquer franchement leur opinion au cours d’un entretien individuel, mieux vaut donc recueillir anonymement leurs commentaires. Vous pouvez par exemple suivre l’une des méthodes suivantes :

• Envoyer un sondage anonyme

• Mettre en place une boîte à suggestions virtuelle ou physique 

• Organiser une réunion consacrée aux commentaires de l’équipe

Insistez sur le fait que vous êtes ouvert à tout commentaire constructif, qu’il soit positif ou négatif. Tirez parti de ces retours pour perfectionner vos compétences managériales et améliorer les prochaines évaluations de performances.

Notre conseil : si vous ne savez pas comment recueillir l’avis de votre équipe, demandez aux autres managers comment ils s’y prennent ; ils auront peut-être des stratégies et des idées de modèles d’évaluation à partager avec vous. Si certains éléments vous semblent pertinents pour votre service, inspirez-vous-en pour mettre au point votre formulaire d’évaluation des performances.

Modèle d’évaluation des performances (exemple inclus)

Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle d’évaluation des performances. Proposez à vos collègues de s’en servir pour s’auto-évaluer : des échanges constructifs sur leur progression et leurs objectifs en découleront sûrement.

Téléchargez une version vierge de ce modèle d’évaluation des performances et adaptez-le aux besoins de votre entreprise et de votre service.

Stimuler la confiance de votre équipe grâce à des réunions individuelles efficaces

Les modèles papier d’évaluation des performances peuvent être utiles, puisqu’ils vous permettent notamment de griffonner des notes pendant les réunions en présentiel. Néanmoins, face à la démocratisation du télétravail, l’utilisation d’un logiciel en ligne dédié est plus utile que jamais. Grâce aux ordres du jour de réunions individuelles, vous faites clairement savoir à vos collègues que vous êtes disponible et ouvert à la discussion. Ce type de logiciel est par ailleurs idéal pour envoyer des commentaires, instaurer un climat de sécurité psychologique et construire une relation de confiance. En développant cette relation avec vos subordonnés, vous contribuez au bon déroulement de vos réunions d’évaluation des performances.

Même si vous travaillez en présentiel, vous pouvez utiliser les ordres du jour de réunions individuelles pour maintenir le lien avec vos collègues tout au long de l’année.

Par ailleurs, les projets consacrés à ces échanges, que nous aimons appeler des projets Duo, permettent à vos collègues de choisir ce dont ils veulent vous parler. Voyez cet échange comme un temps qui leur est dédié : ils sont alors libres d’utiliser ce créneau de la façon qui leur sera le plus bénéfique. Certains voudront simplement décompresser et parler de leur série préférée, tandis que d’autres en profiteront pour régler des problèmes ou réfléchir avec vous.

Pourquoi l’évaluation des performances est-elle importante ?

L’évaluation des performances est un processus important pour les managers et les membres d’équipe, et ce pour une simple et bonne raison : lors des périodes de travail les plus chargées, des problèmes de communication peuvent survenir. Certes, ils seront ravis que vous leur fassiez quelques compliments à la volée, mais ils ont tout de même besoin de retours individuels pour garder le cap et progresser.

L’évaluation des performances peut apporter les avantages suivants :

Pour les managers :

• Optimisation du recrutement

• Feedback sur le style de management

• Informations sur le bien-être des membres d’équipe

Pour les membres d’équipe :

• Meilleure communication avec la direction

• Expression de leurs éventuelles préoccupations dans un cadre rassurant

• Feedback sur les performances individuelles

Les réunions d’évaluation des performances peuvent être source de stress, mais aussi de motivation, puisqu’elles offrent des axes d’amélioration clairs. Au fil du temps, les évaluations de performances permettent de créer un climat de confiance et de montrer à vos collègues que vous soutenez leur travail et leur carrière.

Améliorez vos évaluations de performances grâce à un logiciel de définition d’objectifs

Grâce au logiciel Asana dédié à la définition d’objectifs, informez régulièrement votre équipe de ses résultats et atténuez ainsi la pression suscitée par l’évaluation des performances.

La définition d’objectifs vous aidera à améliorer le processus d’évaluation des performances en orientant la conversation vers les progrès futurs. Une fois conscients de leur progression, les membres de votre équipe seront davantage motivés à donner le meilleur d’eux-mêmes.