Dans quelle mesure les entretiens individuels sont-ils essentiels à la réussite de votre équipe ?

Les entretiens individuels sont omniprésents dans l’agenda de nombreuses startups, y compris la nôtre. Et, malgré toutes nos tentatives pour réduire le nombre de réunions, il y a une bonne raison à cela ! L’entretien individuel est le meilleur moyen pour les managers et leurs subordonnés d’aborder les questions urgentes, de développer une relation solide et de s’assurer que les employés ont le sentiment de travailler à la réalisation de leurs objectifs, au travail ou ailleurs.

Cependant, sans un cadre, un ordre du jour et un état d’esprit appropriés, un entretien individuel peut vite devenir une réunion parmi tant d’autres au sein de votre journée. Découvrez la stratégie à adopter pour donner à vos entretiens individuels toute l’importance qu’ils méritent, que vous soyez manager ou collaborateur individuel.

Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?

Nous passons tellement de temps à dénicher des talents… Vous ne pensez pas qu’ils méritent ensuite qu’on les aide à devenir des professionnels chevronnés ?”

Il s’agit d’un créneau réservé sur votre calendrier et dans votre esprit pour une discussion ouverte et anticipée entre un responsable et un employé. Contrairement aux rapports d’avancement et autres réunions tactiques, l’entretien individuel consiste en une séance de coaching, de mentorat, de mise en contexte, voire de défoulement. Au-delà d’une politique de porte ouverte, il permet de consacrer à fréquence régulière du temps aux relations et à la communication entre membres d’équipe et dirigeants.

Responsables : faire de la place dans votre emploi du temps

Les entretiens individuels sont l’occasion de vous assurer que vous et votre équipe êtes sur la même longueur d’onde. Des contrôles réguliers empêchent les problèmes importants de s’aggraver, permettent un retour d’information immédiat et régulier, et favorisent une communication ouverte. Les emplois du temps des managers ont cependant la fâcheuse habitude d’être bien remplis ! Le plus souvent saturés de réunions en tout genre, il est parfois difficile de faire un peu de place aux entretiens individuels.

Pour favoriser à coup sûr une certaine régularité, réservez 30 à 60 minutes par semaine ou toutes les deux semaines à chacun des membres de votre équipe. Rien ne vous oblige à vous réunir dans une salle de conférence : proposez de sortir du bureau pour marcher un peu ou de discuter autour d’un café.

Tandis que certains managers préfèrent consacrer une journée aux entretiens individuels, d’autres répartissent leurs réunions tout au long de la semaine afin d’assurer une présence mentale maximale. L’avantage d’organiser des réunions le même jour est de repérer des liens au sein des retours des différents membres de votre équipe. Déterminez ce qui vous convient le mieux et organisez votre emploi du temps de manière à en tirer parti au maximum.

Tirer le meilleur parti des entretiens individuels

Organiser un entretien individuel peut se faire de plusieurs façons. De nombreux facteurs déterminent la meilleure façon de structurer vos réunions pour les couronner de succès, notamment les besoins émotionnels des personnes que vous dirigez, vos relations et le niveau d’expérience des membres de l’équipe.

L’élément le plus important dans un entretien individuel réussi est de créer un espace où les personnes se sentent à l’aise pour discuter des problèmes et des sujets qui les préoccupent. Ces réunions s’adressent avant tout aux employés, leur participation est donc essentielle.

L’établissement préalable d’un ordre du jour permet de couvrir les sujets prioritaires. Établissez un ordre du jour commun afin de fournir un contexte avant la réunion et permettre aux deux parties de s’approprier la réunion. Décrivez les sujets que vous devez aborder.

Préparer la réunion à l’avance vous permet de ne pas perdre de temps avec les informations générales et de passer immédiatement aux choses qui comptent vraiment.

La stratégie du manager

Commencez votre entretien individuel par une question ouverte. Cela permettra en effet aux sujets clés de faire surface. Voici quelques questions que vous pourriez par exemple poser :

• Comment vous sentez-vous ?

• Qu’avez-vous en tête ?

• Qu’est-ce qui vous enthousiasme le plus ?

• Qu’est-ce qui vous préoccupe le plus ?

Le principal défi du coach est d’écouter sans filtre. Un filtre est une certaine attitude ou un préjugé que l’auditeur adopte et qui l’empêche d’être présent à l’expérience authentique de l’orateur.”

Plus important encore, écoutez ce qui se dit. En effet, un aspect important de votre travail de manager est de vous assurer que les employés se sentent écoutés, en sécurité et responsabilisés. Une fois que vous les avez écoutés, aidez-les à trouver des solutions appropriées aux problématiques abordées. Découvrez ainsi ce qui les passionne, comment les aider à réussir et à donner le meilleur d’eux-mêmes. Voici quelques astuces pour créer un espace de confiance :

• Laissez-les d’abord exprimer leur point de vue

• Divulguez vos faiblesses et les éventuelles difficultés auxquelles vous avez été confronté par le passé

• Soyez inconditionnellement du côté des membres de votre équipe, même (et surtout) lorsque vous leurs faites des retours honnêtes sur leurs perspectives d’évolution

• Respectez-les en tant que personne, pas seulement en tant qu’exécutant de tâches, et traitez-les comme des pairs

Faites le point sur vos rapports à intervalles réguliers afin d’assurer le bon déroulement et la réussite de vos entretiens individuels. Avez-vous l’impression de progresser efficacement avec ces blocs de temps ? Si ce n’est pas le cas, répétez votre processus au besoin.

Vous n’êtes pas manager ? Tirer parti d’un entretien individuel pour obtenir ce que vous voulez

Les entretiens individuels sont l’occasion d’exprimer à votre supérieur ce qui vous préoccupe, de lancer des idées et de lui faire part de vos objectifs futurs. Utilisez votre temps à bon escient :

• Réservez du temps avant la réunion pour organiser les sujets que vous souhaitez aborder et ajoutez-les à l’ordre du jour de la réunion.

• Vous vous sentez frustré, dépassé, bloqué ou bien au contraire enthousiaste ? Réfléchissez aux raisons qui vous poussent à agir de la sorte et présentez les solutions potentielles spécifiques que vous aimeriez examiner avec votre supérieur hiérarchique.

• Restez ouvert à la discussion, qu’il s’agisse d'aborder les points positifs ou les sujets sur lesquels vous auriez besoin du soutien de votre supérieur.

• Demandez ce que vous voulez en utilisant des termes simples. N’oubliez pas : personne ne peut lire dans vos pensées. Souhaiteriez-vous plus de responsabilités ? L’opportunité de gérer un membre junior de l’équipe ? Discutez de ces questions en détail.

Objectifs à long terme et à court terme

Si vous n’arrivez pas à couvrir tous les sujets lors de votre entretien individuel, prévoyez une réunion séparée pour discuter des questions tactiques ou des rapports d’avancement. Autrement, essayez d’alterner les réunions qui traitent des questions tactiques et des sujets à long terme.

Toutes les deux ou trois semaines, consacrez du temps à l’examen des objectifs à long terme, en dehors des systèmes d’évaluation réguliers mis en place pour évaluer les performances. L’entretien individuel doit se concentrer sur les objectifs et les ambitions à long terme. Il doit également veiller à ce qu’aucun élément de l’évaluation des performances ne soit une surprise.

Voici quelques thèmes que vous devriez aborder et quelques questions efficaces que vous pourriez poser lors d’un entretien de ce type :

Questions sur le rôle :

• Quelle est la répartition de votre travail ? Quelle serait-elle idéalement ?

• Comment vous considérez-vous dans le cadre de vos fonctions ?

Réflexion sur la carrière :

• Dans une vie professionnelle idéale, à quoi ressemblerait votre emploi du temps ?

• D’où tirez-vous votre satisfaction au travail ?

• Quelles sont vos plus grandes réussites à ce jour ?

Objectifs à long terme :

• Quels sont vos objectifs à long terme ? De quelles compétences avez-vous besoin pour les atteindre ?

• Quels obstacles devrez-vous surmonter pour atteindre ces objectifs ?

Le retour d’information continu et honnête fourni dans le cadre d’un entretien individuel présente d’innombrables avantages, tant pour le manager que pour les membres de l’équipe. Faire ressortir le meilleur de vos employés, éliminer les tensions inutiles, améliorer les processus, dynamiser votre équipe et faire en sorte que vos employés se sentent valorisés ne sont que quelques raisons de trouver du temps sur votre calendrier pour votre prochain entretien individuel si vous occupez un poste de leadership. En tant que membre de l’équipe, l’entretien individuel permet de partager un retour d’information ouvert et honnête avec un manager afin de construire la carrière de vos rêves.