La microgestion : un frein à votre travail ?

Tous les dirigeants compétents ont un point commun : ils collaborent avec des personnes de confiance pour faire avancer les choses. En effet, aussi productifs qu’ils soient, ils ne peuvent pas tout faire tout seuls.

Afin d’éviter d’avoir à compter sur d’autres personnes, les dirigeants se tournent souvent vers la microgestion pour contrôler l’exécution des tâches. Toutefois, même si le lâcher-prise et la délégation ne sont pas toujours faciles à appliquer, ils contribuent en grande partie au développement et à la progression de chacun des membres de votre équipe, vous compris.

Qu’est-ce que la microgestion ?

La microgestion est un style de gestion qui consiste à contrôler les activités quotidiennes des employés. Les personnes qui l’utilisent tentent d’avoir la mainmise sur tout ce qui se passe, plutôt que de déléguer les responsabilités à leur équipe. Elles détiennent souvent la totalité du pouvoir de décision, peu importe l’importance de ces décisions.

Microgestion ou macrogestion ?

La microgestion et la macrogestion sont diamétralement opposées. La première se concentre sur les petits détails, tandis que la deuxième repose sur une vision d’ensemble des activités.

Les micromanagers sont très exigeants quant à la manière et au moment d’effectuer le travail ; ils visent la perfection à toutes les étapes du processus. Les macromanagers se concentrent quant à eux sur les résultats globaux plutôt que sur les détails. Ils ne participent pas à chaque étape et préfèrent déléguer, permettant aux membres de l’équipe de prendre leurs propres décisions pour accomplir des tâches.

Microgestion à long terme ou à court terme ?

À court terme, la microgestion peut s’avérer utile, notamment pour former les nouveaux employés ou garder un œil sur les problèmes à haut risque. Par exemple, lors de l’intégration des nouvelles recrues, il est normal de les superviser de près et de leur apporter votre soutien pour qu’elles se familiarisent avec leurs responsabilités. De même, il est souvent utile qu’une seule personne exerce un contrôle total dans les situations à haut risque, comme lorsqu’une équipe de construction démolit un bâtiment.

À long terme, la microgestion peut toutefois s’avérer problématique. Pour que les nouveaux employés deviennent autonomes et indépendants, vous devez lâcher prise et avoir confiance en leurs capacités. De la même manière, si vous traitez toutes les situations comme si elles étaient critiques, les projets vont s’éterniser et stagner.

Quelle est l’utilité de la microgestion ?

Il est facile de tomber dans le piège de la microgestion, même si vos intentions sont bonnes. Vouloir tout contrôler est compréhensible, surtout si vous avez peur de faire des erreurs et que vous recherchez la perfection. Toutefois, lâcher prise et faire confiance à votre équipe pour la prise de décisions est indispensable si vous souhaitez la voir progresser.

Voici quelques-unes des raisons les plus courantes qui poussent les dirigeants à opter pour la microgestion :

• Le perfectionnisme : les perfectionnistes ont des exigences élevées et ont souvent une vision très précise de ce qu’ils veulent. Ils ne tolèrent aucune erreur, c’est pourquoi ils sont particulièrement réfractaires à l’idée de déléguer.

• Le manque d’expérience en gestion : lorsque des contributeurs individuels sont promus sans une aide et une formation suffisantes, ils ont tendance à se cantonner aux tâches qu’ils maîtrisent. Il peut être difficile de se défaire de ses anciennes responsabilités et de se recentrer sur la stratégie globale.

• La gestion de membres d’équipe non qualifiés : lorsque vous gérez une équipe non qualifiée, la microgestion est un moyen facile de s’assurer que le travail est effectué correctement. La formation des employés non qualifiés n’est pas de tout repos et demande beaucoup d’efforts, mais à long terme, elle peut représenter un gain de temps considérable.

Les effets à long terme de la microgestion

La connotation négative souvent associée au mot « microgestion » n’est pas sans fondement. Des études montrent que la microgestion est l’un des trois principaux motifs de démission. Signe d’un manque de confiance, le recours durable à cette méthode déresponsabilise votre équipe. Faute d’être en mesure de faire preuve de créativité et de résoudre des problèmes, les employés perdent confiance en leur travail. Constamment surveillés, ils subissent souvent un stress accru au travail, se retrouvent en burnout et connaissent une baisse de moral. Au fil du temps, les membres de l’équipe peuvent même perdre confiance au point de devenir dépendants à la microgestion.

La microgestion à long terme s’avère également contreproductive pour les managers. Lorsque les équipes s’agrandissent et que les projets prennent de l’ampleur, il leur est difficile de maintenir le même niveau de supervision, ce qui entraîne une surcharge de travail et, à terme, un burnout. Et comme la microgestion n’est pas compatible avec une augmentation de l’activité, elle peut entraîner des points de blocage et empêcher les équipes d’atteindre leur plein potentiel.

Au final, il convient de rappeler que le rôle d’un manager est de conseiller, de résoudre les problèmes et de prendre des décisions stratégiques globales. Son objectif est d’offrir aux employés les ressources et le soutien dont ils ont besoin pour se sentir autonomes et régler les petits détails par eux-mêmes. Lorsque vous vous enlisez dans les petites tâches, vous perdez de vue la stratégie globale.

Microgestion : les signes qui doivent vous alerter

La microgestion peut se présenter sous différentes formes d’une personne à l’autre. Voici quelques signes à surveiller si vous pensez que vous, votre manager ou un membre de votre équipe recourt à la microgestion :

• La personne éprouve des difficultés à déléguer

• Elle reprend en charge le travail délégué en cas d’erreurs

• Elle se concentre sur les petits détails plutôt que sur la vue d’ensemble

• Elle souhaite qu’on la consulte à chaque prise de décision

• Elle ne tient pas compte de l’opinion ou de l’expérience des autres

• Elle adopte une approche très normative pour traiter les tâches

• Elle souhaite être tenue au courant de tout ou être en copie de chaque message

• Elle demande fréquemment des mises à jour, des rapports d’avancement ou des bilans

• Elle passe beaucoup de temps à corriger ou à passer en revue le travail des autres

• Elle a des exigences trop élevées

• Elle souligne constamment les points à améliorer ou à changer et ne remercie jamais son équipe

7 astuces pour éviter la microgestion

La microgestion n’est pas simple à aborder, mais il existe des mesures concrètes à prendre pour éviter cette pratique au sein de votre équipe. Par exemple :

1. Déléguez

Déléguer n’est pas une tâche facile, surtout pour les managers et les dirigeants débutants. Lorsque vous vous sentez responsable de la qualité d’exécution du travail, l’idée de confier des tâches importantes à quelqu’un d’autre peut vous sembler saugrenue, car n’est-on jamais mieux servi que par soi-même ? Toutefois, un manager doit savoir déléguer et lâcher prise. Vous êtes seul à la tête de l’équipe et vous devez pouvoir compter sur les compétences et l’expertise de vos collaborateurs pour faire avancer les choses.

Si déléguer vous met mal à l’aise, entraînez-vous à confier d’abord de petites tâches avant de passer à des projets plus importants. Vous cultiverez ainsi une relation de confiance et permettrez aux membres de l’équipe de développer leurs compétences au fil du temps. N’oubliez pas : soyez patient. Déléguer ne s’apprend pas du jour au lendemain et il est normal que les membres de l’équipe prennent plus de temps que vous pour effectuer le travail délégué.

2. Acceptez les erreurs

Microgestion et perfectionnisme vont souvent de pair : les managers veulent tout superviser pour ne laisser aucune place à l’erreur. Toutefois, les erreurs ne sont pas à diaboliser, car elles permettent d’apprendre, de grandir et de s’améliorer. Viser la perfection en permanence peut avoir des conséquences graves, tant sur votre santé mentale que sur le temps nécessaire pour exécuter vos livrables. Des études révèlent que faire preuve d’un perfectionnisme poussé à l’extrême peut augmenter le risque de burnout, d’insatisfaction professionnelle et de dépression.

Un manager doit pouvoir accepter qu’en déléguant des tâches, les erreurs sont inévitables. Oubliez la microgestion et donnez plutôt aux employés les outils dont ils ont besoin pour corriger les erreurs par eux-mêmes. Lorsque vous laissez les membres de votre équipe commettre (et corriger) leurs propres erreurs, vous les aidez à acquérir des connaissances et à prendre confiance en leurs capacités, ce qui leur permettra de traiter des problèmes de plus grande envergure à l’avenir.

3. Précisez les responsabilités

La microgestion est souvent la conséquence de limites et de responsabilités mal définies. Si vous ne savez pas faire la différence entre les responsabilités des employés et celles des managers, votre équipe éprouvera des difficultés à s’approprier les tâches et ne se sentira pas soutenue dans la prise de décisions.

Voici quelques stratégies pour clarifier les responsabilités au sein de votre équipe :

• Prenez note des rôles et des responsabilités de chaque membre de l’équipe. Précisez clairement ces responsabilités lors du recrutement et de l’intégration, et maintenez le dialogue pour vous assurer que les membres de l’équipe comprennent bien leur rôle.

• Créez une matrice RACI pour indiquer le responsable, l’approbateur, le consulté et l’informé d’un projet spécifique.

• Répartissez le pouvoir de décision. Donnez la possibilité aux employés de prendre la décision finale dans des domaines spécifiques. Par exemple, chez Asana, nous responsabilisons les employés en créant des domaines de responsabilité (Areas of responsibility ou AoR). Chaque secteur de l’entreprise (communication interne, ressources humaines, marketing opérationnel, etc.) a son responsable de domaine, dont le rôle consiste à prendre en compte les commentaires des parties prenantes et à trancher en cas d’avis divergents ou d’absence de réponse claire.

4. Servez-vous des objectifs pour vous concentrer sur la situation globale

Les objectifs définissent avec précision les ambitions de votre équipe. Ils représentent le résultat concret à atteindre, vous permettant de rester concentré sur l’essentiel plutôt que de microgérer les petits détails.

Tout l’intérêt des objectifs est de vous permettre de superviser le travail de votre équipe, sans pour autant avoir recours à la microgestion. Vous pouvez utiliser les objectifs pour clarifier en détail ce que vous attendez des employés, mais ensuite les laisser atteindre ces objectifs par eux-mêmes. En fixant des objectifs mesurables, vous responsabilisez les membres de l’équipe et vous veillez à ce qu’ils progressent par rapport aux initiatives clés.

Vous ne savez pas par où commencer ? Si vous n’avez jamais fixé d’objectifs auparavant, consultez nos ressources sur les objectifs SMART, les objectifs et résultats clés (OKR) et les indicateurs clés de performance (KPI).

5. Mettez en place un processus d’intégration à toute épreuve

Le processus d’intégration des employés est une approche structurée visant à accueillir les nouvelles recrues dans votre équipe et à les familiariser avec leur travail. Lorsqu’il est bien conçu, ce processus donne aux employés les outils et les informations dont ils ont besoin pour être efficaces dans leur nouveau rôle. Lors de cette phase, les membres de l’équipe bénéficient d’un soutien supplémentaire afin de pouvoir apprendre de leurs erreurs, poser des questions et se familiariser avec leurs responsabilités.

Même si le processus d’intégration demande au début beaucoup d’efforts, il a l’avantage majeur d’éviter le recours à la microgestion par la suite. La mise en œuvre d’un processus d’intégration efficace permet aux managers d’avoir confiance en la capacité de leurs employés à relever les défis futurs de façon autonome ou à demander de l’aide lorsqu’ils en ont vraiment besoin. Les managers n’ont pas besoin de vérifier constamment le travail des employés, car les nouvelles recrues maîtrisent les bases.

6. Instaurez des journées sans réunion

Selon une étude réalisée en 2022, l’introduction de journées sans réunion (journées spécifiques durant lesquelles les réunions sont interdites) peut réduire considérablement la microgestion et le stress. Malgré l’importance des interactions au sein d’une équipe, il s’avère que les réunions incessantes ne contribuent pas à instaurer un climat de confiance. Il est préférable de laisser les employés travailler à leur rythme et collaborer avec les autres de manière naturelle, plutôt que de forcer les interactions par le biais de réunions.

Pour instaurer des journées sans réunion, les managers doivent avoir confiance en leurs subordonnés et en leur capacité à travailler de manière autonome. C’est donc un excellent moyen de s’entraîner à donner aux employés la liberté dont ils ont besoin pour atteindre leur plein potentiel, plutôt que de faire de la microgestion et d’être constamment derrière eux.

7. Établissez une relation de confiance

La microgestion, c’est avant tout une question de confiance. Vous devez avoir confiance pour parvenir à déléguer des tâches et donner aux employés l’espace dont ils ont besoin. Par conséquent, pour prévenir la microgestion, vous devez mettre en place une culture d’entreprise positive qui privilégie la confiance entre les membres de l’équipe.

Instaurer une relation de confiance prend du temps, mais n’est pas pour autant mission impossible. Vous pouvez notamment :

• Vous entraîner à montrer votre côté vulnérable en tant que leader et à exprimer vos inquiétudes.

• Consacrer du temps aux activités de cohésion d’équipe.

• Développer vos compétences en matière d’intelligence émotionnelle pour nouer des relations plus solides et faire preuve de plus d’empathie envers votre équipe.

• Pratiquer l’écoute active pour montrer aux membres de l’équipe que vous vous intéressez véritablement à ce qu’ils disent.

• Apprendre à formuler et à accepter les critiques constructives.

La microgestion n’est pas viable

Si vous souhaitez développer et faire évoluer votre équipe, la microgestion n’est pas un style de leadership efficace. Ce type de gestion peut fonctionner à court terme, mais au fil du temps, il conduit à des points de blocage et à un mécontentement général des employés. De plus, la microgestion vous fait perdre de vue les objectifs importants et globaux en focalisant votre attention sur des détails mineurs.

Oubliez la microgestion et efforcez-vous plutôt de mettre en place un processus collaboratif solide qui précise qui est responsable de quoi et pour quand. Ainsi, vous n’aurez pas à vérifier et à contrôler constamment l’avancement des tâches. Vous pourrez vous concentrer sur la mise en œuvre des processus en faisant preuve d’une totale confiance en votre équipe.