Gestion multi-projets : astuces pour un management efficace

Lorsque vous gérez une équipe ou un programme, vous avez de fortes chances d’avoir plusieurs projets sur le feu au même moment. Pourtant, assurer le contrôle de toutes ces variables peut entraîner des complications et nécessiter des prises de décision rapides. Sans un bon processus de gestion multi-projets, il est difficile d’identifier les priorités, d’aider l’équipe à gérer efficacement ses ressources et de vérifier si les délais sont respectés.

Heureusement, il existe des solutions. Que vous ayez des difficultés à organiser et à gérer le travail sur plusieurs projets ou à vous assurer que votre équipe n’est pas surchargée, ces dix stratégies vous aideront à maintenir le cap.

1. Choisir un endroit où héberger tous vos projets

• Problème : vous manquez de visibilité sur l’ensemble de vos projets.

• Solution : planifiez et gérez tous vos projets au même endroit.

Par exemple, pour gérer une feuille de route produit comprenant plusieurs lancements, vous devrez connaître le nombre exact de lancements, ce qu’ils impliquent et pour quand ils sont prévus. Planifier et gérer tous vos lancements au même endroit vous permet de repérer rapidement toutes les activités en cours et de visualiser le statut global de votre feuille de route. Quel outil employer pour gérer plusieurs projets ? Si ce n’est pas déjà fait, optez pour l’outil idéal : une plateforme de gestion du travail ou de projet, de préférence flexible, facile à utiliser et collaborative. Chez Asana, nous considérons (évidemment) que notre propre outil constitue une excellente alternative.

2. Définir les objectifs, plans, responsabilités et attentes dès le départ

• Problème : vous constatez des incohérences dans les livrables et les processus.

• Solution : définissez clairement les objectifs, les plans et les responsabilités.

rouver géré différemment. Les conséquences ? Des livrables incohérents, des pertes de temps à chaque nouvelle mise en place de processus et un risque accru de passer à côté de certaines informations.

Pour y remédier, assurez-vous que le plan, le processus et les responsabilités de votre équipe sont clairs dès le départ. Au niveau du projet, cela signifie qu’il faut définir clairement chaque objectif, étape et élément du travail à accomplir, le moment auquel ces étapes sont prévues et qui en sera responsable. Veillez également à prévoir du temps pour le feedback et les approbations : si vous précipitez la réalisation de votre projet sans plan clairement établi au préalable, vous aurez toutes les chances de les oublier.

Clarifiez ensuite les plans, les processus et les responsabilités au niveau du programme. Fixez des objectifs d’équipe et communiquez clairement au sujet des projets qui vous aideront à les atteindre. Chemin faisant, les objectifs de projet aideront votre équipe à atteindre ses propres objectifs, qui eux-mêmes contribueront à ce que votre entreprise atteigne les siens.

Pour tirer parti de tous les avantages de la gestion de projet, établissez quelques conventions à destination de l’équipe. Par exemple, pour les projets d’envergure, demandez aux chefs de projet de préparer un brief avant de mettre en place un plan de projet. Créez également des modèles pour les projets récurrents : non seulement ces modèles vous aideront à maintenir une certaine homogénéité dans la manière de réaliser vos projets, mais vous n’aurez plus à réfléchir à chaque fois à toutes les petites étapes nécessaires.

3. Donner la priorité aux tâches les plus utiles

• Problème : vous hésitez encore quant aux projets à traiter en priorité par votre équipe.

• Solution : étudiez le lien entre projets et objectifs d’entreprise. Quels sont les projets qui vous permettront le plus d’avancer dans vos objectifs ? Vous pouvez commencer par là.

L'approche efficace de la gestion multi-projets implique une détermination rigoureuse des priorités, et ce, en lien avec l'impact des projets sur les objectifs de votre entreprise. Pour reprendre les propos de Kasey Fleisher Hickey, « vos principales priorités doivent être alignées avec ces objectifs et faciliter leur réalisation ». Il est donc nécessaire d'établir des priorités stratégiques à la fois au niveau macro (par exemple, reporter un projet à faible valeur ajoutée au prochain trimestre) et micro (par exemple, organiser vos tâches quotidiennes par ordre d'importance).

Imaginez une situation de management multi-projets où votre équipe gère lancements de produits simultanément. Ces projets sont similaires en termes d'efforts (la « taille de t-shirt ») et de charge de travail. Vous identifiez qu'un projet a plus de potentiel pour générer de nouveaux revenus, tandis qu'un autre a un impact plus important sur la fidélisation de la clientèle et la valeur vie client. Comme la valeur vie client est la priorité de votre entreprise, il est primordial que ce second produit dispose des ressources nécessaires avant même de répartir les ressources pour les projets de moindre priorité.

Au-delà de la gestion optimale du temps et des ressources, l'implantation multi-projets vous permet de toujours avoir une vue claire sur la contribution de vos projets aux objectifs globaux de l'entreprise.

4. Aider votre équipe à s’adapter à des changements de priorités

• Problème : votre équipe ne dispose d’aucun outil pour suivre aisément les changements de priorités et réattribuer le travail.

• Solution : visualisez les activités de votre équipe dans leur ensemble.

Bien établir les priorités d’équipe et coordonner vos activités constitue une priorité majeure, mais avoir la flexibilité nécessaire pour vous adapter à d’éventuels bouleversements l’est tout autant. Difficile d’identifier à tout moment ce sur quoi travaille votre équipe en suivant vos activités sur plusieurs outils, dont des feuilles de calcul et des listes de tâches ! Le résultat ? À chaque changement de priorité, vous avez bien du mal à repérer les tâches à reprogrammer, à connaître la charge de travail de chacun et à assurer le suivi des tâches mises en attente. Pour vous épargner ce genre de difficultés, mettez en place un processus de contrôle du changement.

Partagez plutôt une source unique de référence pour gérer plusieurs projets sans avoir à vous inquiéter des changements de priorités. Chacun peut ainsi visualiser les activités de tous, et vous pouvez vous faire une idée générale de la charge de travail de votre équipe et des tâches en cours. Vous avez aussi la possibilité de revoir les priorités de certaines tâches sans perdre aucune information.

Enfin, n’oubliez pas de maintenir une bonne communication, en ligne comme en face à face. Que ce soit par l’intermédiaire de votre outil de gestion de projet ou de réunions individuelles régulières, faites le point avec les membres de votre équipe sur leur charge de travail et assurez-vous que l’ensemble de vos projets avance comme prévu.

5. Pilotage des attentes et communication claire dans la gestion multi-projets

• Problème : vous comme vos collaborateurs n’arrivez pas à coordonner vos activités et échéances.

• Solution : communiquez là où vous travaillez.

PPourquoi certaines équipes rencontrent-elles des difficultés de communication dans le management multi-projets? Souvent à cause du manque de visibilité sur le travail des autres, sur leurs propres tâches, et sur les activités des différentes parties prenantes. Sans information sur ce que font nos collègues, nous manquons de contexte pour comprendre les modifications d'échéances, déterminer si nos priorités doivent être ajustées, et apprécier l'état d'avancement des différents projets.

À l'inverse, lorsque nous gérons la communication là où nous travaillons, nous offrons à notre équipe projet et aux différentes parties prenantes les outils pour comprendre en profondeur le contexte de leur travail. De plus, avec des mises à jour en temps réel, chacun peut suivre l'avancement général des activités.

Le moyen le plus efficace d'obtenir une gestion de portefeuille homogène est d'adopter un outil de gestion de projet qui vous permet de partager l'état de vos diverses activités et les informations d'avancement directement dans votre espace de travail. Ainsi, fini les données et les mises à jour dispersées dans des feuilles de calcul, des documents et d'autres outils! Vous pouvez facilement rassembler toutes les informations nécessaires et les partager avec les parties concernées en quelques clics seulement. Ainsi, vous facilitez les arbitrages et suivez plus efficacement le cycle de vie des projets.

6. Considérer toutes vos activités multi-projets pour équilibrer les charges de travail et les échéances

• Problème : vous n’avez pas d’idée précise de la charge de travail de chaque membre de l’équipe (trop ou pas assez ?).

• Solution : trouvez un moyen de visualiser le volume de travail attribué à chacun tous projets confondus.

La planification de vos différents projets ici et là présente un piège : vous n'avez aucun moyen de visualiser l'ensemble du travail assigné à une même personne dans le cadre de la gestion multi-projets. Vous dépendez donc en quelque sorte de votre équipe projet pour déterminer si les charges de travail sont trop lourdes ou trop légères. Cela rend difficile l'anticipation des problèmes, comme le non-respect des délais, et leur contrôle. De même, vous aurez du mal à identifier les ressources sous-utilisées.

La première étape pour résoudre ce problème dans le management multi-projets est de gérer tous vos projets au même endroit. Cependant, par la suite, vous devez également être capable de consulter toutes les tâches de chaque projet, de savoir à qui elles ont été attribuées et leur durée (idéalement leur plage de dates) afin d'identifier les employés surchargés et les conflits dans le cycle de vie du projet. Cela vous permettra de faire des arbitrages, de reporter, supprimer ou réattribuer des tâches et de maintenir vos projets sur la bonne voie. Tous les outils ne disposent pas nécessairement des filtres appropriés, choisissez-en un qui offre ces fonctionnalités.

Prenons un exemple : un designer responsable d'une petite tâche pour votre prochain lancement de produit (la retouche de quelques photos) a également la charge entière de la préparation, de l'impression et de la livraison de brochures, de cartes de visite et d'affiches pour une conférence organisée le mois prochain! Pendant la même période, un autre designer a du temps libre. En visualisant côte à côte les charges de travail de chacun dans un tableau de bord, vous pouvez rapidement identifier cette incohérence et réattribuer le travail en conséquence pour optimiser l'état d'avancement des projets.

7. Ajuster les calendriers de projet pour optimiser la productivité d’équipe

• Problème : les dates de début de projet ne sont pas coordonnées. Par conséquent, les employés sont surchargés, certaines tâches sont bloquées et les projets prennent du retard.

• Solution : planifiez chaque projet en gardant à l’esprit l’ensemble de votre portefeuille.

Même un projet planifié avec le plus grand soin peut déraper si vous ne prenez pas en compte l'ensemble du travail de votre équipe projet pour le mois, le trimestre ou même l'année à venir. Par exemple, si vous tentez de mener trois mises à jour de site Web en parallèle, vous risquez de les voir se chevaucher et s'éterniser, car votre équipe sera tout simplement submergée.

Pour éviter ce type de situations dans la gestion multi-projets, planifiez et coordonnez le travail de votre équipe en gardant toujours en vue la portée de votre portefeuille de projets. De plus, pensez à mettre en place un plan de gestion des incidents. Voici quelques conseils à suivre :

• Échelonnez les dates de début des projets similaires : il est conseillé d'échelonner les dates de début et les échéances pour ne pas essayer de terminer les tâches de cinq différents projets à la fois, notamment si la même équipe travaille sur plusieurs projets. Il vaut mieux se concentrer sur un projet avant de passer au suivant.

• Prenez en compte les dépendances : est-il nécessaire de terminer la refonte de l'infrastructure avant de commencer la conception du nouveau site Web ? Si c'est le cas, programmez la date d'échéance du premier projet avant le début du projet dépendant.

• Identifiez les tâches faisant double emploi : si le même travail doit être réalisé pour deux projets différents, regroupez-le. Que ce soit pour valider un nouveau fournisseur ou pour acheter un équipement vidéo à des fins marketing, assurez-vous que ce travail est effectué à temps pour que ces deux projets puissent progresser.

Une bonne gestion du temps peut faire toute la différence pour réussir plusieurs projets en parallèle et permettre à votre équipe projet d'être la plus productive possible.

8. Déléguer le travail tout en préservant la visibilité dans la gestion multi-projets

• Problème : en tant que manager, difficile de trouver l’équilibre entre microgestion et manque de présence. Comment faire ?

• Solution : partagez une source unique de référence avec votre équipe, et assurez le suivi des tâches le cas échéant.

Que vous soyez chef de produit ou manager multi-projets, quel gestionnaire souhaiterait s'embourber dans la gestion de chaque détail ? Aucun ! Par ailleurs, perdre de vue les différentes tâches et avoir l’impression de ne pas savoir où en est l'état d'avancement de votre équipe peut devenir un véritable casse-tête si vous souhaitez superviser efficacement. Heureusement, il y a des solutions !

Partager un tableau de bord unique avec votre équipe projet vous donne les outils nécessaires pour suivre les activités de tous les membres. Puisque l'ensemble du travail de votre équipe est regroupé au sein d'un portefeuille de projets partagé, vous pouvez facilement visualiser la charge de travail et la progression de chacun, ainsi que les échéances des tâches sur un diagramme de Gantt, par exemple. Vous pouvez ainsi faire le point sur certaines tâches si nécessaire, sans avoir à tout gérer en détail.

Un logiciel de project management efficace peut aider à faciliter ce processus. Excel, bien qu'utile, peut s'avérer limité pour la gestion multi-projets. L'implantation d'un système plus adapté au management multi-projets, qui peut offrir des fonctionnalités supplémentaires, peut faciliter le processus.

En complément, organiser des réunions en présentiel ou virtuelles régulières avec les parties prenantes peut également aider à maintenir un bon niveau de communication et de transparence tout au long du cycle de vie du projet.

9. Suivre et enregistrer vos processus pour ne pas tout refaire à chaque fois

• Problème : vous devez recréer vos processus de A à Z à chaque début de projet.

• Solution : créez des modèles et simplifiez votre processus de planification de projet.

Imaginez un instant : vous venez de terminer votre campagne marketing trimestrielle et vous vous préparez pour la suivante. Le défi, c’est que vous ne parvenez pas à vous souvenir précisément de la manière dont vous avez organisé votre travail. Tout a beaucoup évolué depuis, et avec le management multi-projets sur vos épaules, il est difficile de vous souvenir des aspects d'origine. Comment reproduire cette campagne si vous ne pouvez pas garantir que vous n'oublierez aucune tâche essentielle ?

Et si vous arrêtiez de réinventer la roue à chaque nouveau projet dans le cadre de votre gestion multi-projets ? Il existe une solution beaucoup plus pratique : créez des modèles pour simplifier vos lancements de projets. De cette manière, vous pouvez réutiliser à volonté vos processus, désormais transformés en modèles. Lorsque vous devez coordonner un nouveau projet, vous n'avez qu'à vous appuyer sur votre modèle personnalisé. C'est la solution idéale pour démarrer rapidement et travailler de manière efficace !

Veillez également à actualiser régulièrement vos modèles en intégrant les nouvelles tâches et étapes que vous avez ajoutées aux processus existants ou en cours d'élaboration. Votre modèle est un document évolutif : vous devez le mettre à jour en tenant compte de toutes les bonnes pratiques et nouvelles informations pour bénéficier d'un processus aussi efficace et efficient que possible. Enfin, ces modèles devront être accessibles à tous depuis la source unique de référence de l'équipe pour une gestion multi-projets rapide et efficace.

Gérez plusieurs projets à la fois avec succès, en toute occasion

Le management multi-projets est le quotidien du chef d'équipe. Nous espérons que ces conseils vous aideront à suivre tous les éléments de votre portefeuille de projets, à rester organisé, à respecter vos échéances et à atteindre vos objectifs, en toutes circonstance.