7 questions à poser lors d’un entretien de départ, modèle inclus

Un membre de votre équipe vous informe qu’il quitte l’entreprise. De nombreuses questions vous assaillent et vous souhaitez découvrir les raisons derrière cette décision. Un entretien de départ donne à l’employé qui s’en va l’occasion d’expliquer brièvement le motif de sa démission. Créez un environnement sûr qui incite la personne concernée à s’exprimer avec franchise : vous identifierez alors la cause profonde de son départ et évaluerez si l’entreprise a une part de responsabilité dans ce choix.

Pour obtenir des informations précieuses lors de cet échange, posez des questions ouvertes et judicieuses. Votre objectif doit être de mettre en confiance la personne que vous interrogez pour qu’elle se montre honnête envers vous. Un entretien de départ bien mené vous aide à comprendre ce qui n’a pas fonctionné et à améliorer votre environnement de travail, afin de réduire, in fine, votre turnover.

Qu’est-ce qu’un entretien de départ ?

Un entretien de départ est une discussion entre un employé qui choisit de quitter l’entreprise et un professionnel du service RH ou un chef d’équipe. Il vous permet de comprendre les raisons d’une telle décision et de comprendre quels sont les points à améliorer au sein de votre structure. Comprendre la cause d’une démission volontaire vous permet d’élaborer un plan d’action pour éviter tout autre départ à l’avenir.

Outre rechercher la cause racine de la démission, un entretien de départ vous informe de ce que pense la personne qui s’en va. De manière générale, les concernés trouvent souvent plus facile de se montrer honnête une fois leur décision annoncée, qu’il s’agisse de faire l’éloge ou la critique des processus de l’entreprise, de leur manager ou de leur rôle dans l’équipe.

Qui est tenu de mener l’entretien de départ ?

Le plus souvent, un membre de l’équipe RH mène l’entretien. L’employé sur le départ peut donc échanger avec un individu de confiance qui ne fait pas partie de son équipe de travail ; en effet, le service RH n’est pas impliqué dans les tâches quotidiennes de l’équipe.

Pourquoi l’entretien de départ est-il important ?

Les entretiens de départ sont particulièrement utiles aux entreprises dont le fonctionnement repose sur un processus d’amélioration continue. La personne qui quitte l’entreprise sait parfaitement comment fonctionne cette dernière et peut souligner ce qui, selon elle, pourrait être amélioré. Vous l’aurez compris, cet entretien est une bonne occasion de discuter avec franchise et transparence.

Les avantages d’un entretien de départ :

• Recevoir un retour honnête de l’employé qui s’en va

• Identifier la cause racine du départ

• Identifier les points d’amélioration possibles pour l’entreprise

• Déterminer les moyens envisageables pour augmenter le taux de rétention des employés

Interrogez la personne sur son expérience et son ressenti quant à l’intégration, le développement et la gestion d’équipe au sein de l’entreprise. Identifiez les bonnes questions à poser en amont, vous aurez alors une idée précise de ce que ressent votre interlocuteur.

7 questions à poser lors d’un entretien de départ

Les questions que vous allez poser lors de l’entretien de départ dépendront du rôle du membre d’équipe interrogé. Vous ne poserez certainement pas les mêmes questions à une personne qui occupait un poste à responsabilités qu’à un subalterne.

Il existe néanmoins des questions générales pour en savoir plus sur les raisons du départ du membre d’équipe concerné et sur son ressenti vis-à-vis de l’entreprise.

1. Quelles sont les raisons qui vous poussent à quitter l’entreprise ?

La première question peut être directe. Demandez à la personne concernée pourquoi elle a choisi de démissionner. En fonction de sa réponse, si vous souhaitez qu’elle développe les raisons invoquées, posez-lui quelques questions de plus.

Par ailleurs, le motif du départ n’a peut-être rien à voir avec l’entreprise. Poursuivez l’entretien en vous intéressant à l’expérience de la personne au sein de l’organisation.

Questions complémentaires possibles :

• Qu’est-ce qui vous a incité à chercher un nouvel emploi ?

• Y a-t-il un scénario qui aurait pu vous faire changer d’avis ?

2. Selon vous, quels sont les points forts de l’entreprise ?

Commencer l’entretien par des questions directes permet au membre d’équipe qui s’en va de se détendre et d’être plus à l’aise. Il lui semblera certainement plus simple de préciser ce qu’il apprécie à son poste et au sein de l’entreprise. Passer aux critiques est souvent plus délicat.

Votre interlocuteur vous informe que l’entreprise lui apporte satisfaction sur plusieurs aspects, mais vous jugez sa réponse un peu trop générale ? N’hésitez pas à lui demander quelques précisions.

Questions complémentaires possibles :

• Pourriez-vous préciser votre réponse ?

• Auriez-vous des exemples à nous donner ?

3. Auriez-vous des pistes d’amélioration à nous suggérer ?

Cette question est en lien direct avec la précédente. Demandez à votre interlocuteur quelles sont, selon lui, les améliorations générales à apporter au fonctionnement de l’entreprise.

Appuyez-vous sur la réponse obtenue pour basculer progressivement vers les points qui posent problème. Par exemple : « Vous avez indiqué apprécier le style de leadership de votre manager, mais y a-t-il un aspect de la dynamique d’équipe que vous nous recommanderiez d’améliorer ? »

Questions complémentaires possibles :

• Vous avez indiqué apprécier [compléter par la réponse de l’employé à la question 2], mais y a-t-il un aspect de [indiquer une caractéristique de l’entreprise] que vous nous recommanderiez d’améliorer ?

4. Vous êtes-vous senti soutenu par votre manager ?

En fonction du poste occupé par le membre d’équipe sur le départ, il est possible qu’il n’ait pas de commentaires à formuler sur tous les aspects de la culture d’entreprise. En revanche, ce futur ex-collaborateur aura très certainement des choses à dire à propos de sa relation avec son manager, avec lequel il est en lien direct.

Cette quatrième question posée, cherchez à savoir quels ont été les points forts et les faiblesses du manager de l’employé interrogé.

Questions complémentaires possibles :

• Avez-vous l’impression que l’équipe de direction a reconnu vos efforts ? Si ce n’est pas le cas, pensez-vous que l’entreprise puisse s’améliorer sur ce point et comment ?

• Pourriez-vous nous donner quelques exemples pour développer votre réponse ?

5. Avez-vous bénéficié d’une formation et d’opportunités de développement adéquates ?

Il est essentiel de déterminer si votre entreprise a formé les membres d’équipe de manière appropriée pour leur poste. Proposer aux employés des possibilités de développement professionnel au sein de l’entreprise est également très important pour conserver vos talents à long terme.

Nous sommes nombreux à passer d’une entreprise à l’autre pour faire évoluer notre carrière. Appuyez-vous sur les retours reçus pendant les entretiens de départ pour consolider votre plan de formation et vos programmes de développement. Ces améliorations contribueront à réduire le taux de rotation du personnel et, par conséquent, à augmenter le taux de rétention des employés.

Questions complémentaires possibles :

• Qu’est-ce qui aurait pu améliorer votre expérience en matière de formation ?

• Comment pourrions-nous renforcer notre offre en matière d’opportunités de développement et d’évolution de carrière ?

6. Quelles sont vos attentes à votre prochain poste ?

La personne qui démissionne peut s’en tenir à quelques commentaires positifs sur son expérience au sein de l’entreprise. Pour tirer de réels enseignements de son départ, formulez vos questions de différentes manières. Demandez à votre interlocuteur ses attentes quant à son nouveau poste. Sa réponse vous permettra d’effectuer un comparatif avec ce que propose actuellement votre entreprise.

Par exemple, l’employé peut indiquer que son expérience au sein de l’entreprise a été satisfaisante. Toutefois, en l’interrogeant sur ses attentes futures, vous découvrez qu’il souhaite évoluer dans un environnement au sein duquel la culture d’équipe est plus développée et parvenir à un meilleur équilibre entre vies privée et professionnelle. C’est un signe qui doit vous alerter : il serait peut-être bon de retravailler certains points de votre culture d’entreprise et de rééquilibrer la charge de travail de votre équipe.

Questions complémentaires possibles :

• Que se passera-t-il si votre nouveau poste ne répond pas à vos attentes ?

7. Si [indiquer la proposition formulée], pourriez-vous revenir sur votre décision ?

Certains décident parfois de quitter l’entreprise en raison de ses lacunes. Le membre d’équipe recherche quelque chose en particulier, qu’il n’obtient pas : une hausse de salaire, une mutation dans un autre service, etc. Prenez un peu de distance et demandez-vous si vous êtes en mesure de répondre aux exigences soulevées.

Si vous ne pouvez pas répondre à ses attentes, déterminez si ses exigences sont raisonnables et s’il pourrait s’agir de points d’amélioration sur lesquels travailler pour éviter d’autres départs. Si la personne concernée vous informe que rien ne l’empêchera de quitter l’entreprise, soyez compréhensif et acceptez sa décision.

Questions complémentaires possibles :

• Le cas échéant, quel serait le scénario idéal qui pourrait vous décider à rester parmi nous ?

Modèle d’entretien de départ et exemple

Voici un modèle regroupant des questions à poser aux personnes sur le départ. Nous vous proposons également des exemples de réponses que vous pourriez recevoir, avec quelques astuces pour y donner suite.

Utilisez le modèle d’entretien de départ ci-dessous, prenez des notes, puis créez un plan d’amélioration.

Bonnes pratiques pour votre entretien de départ

Vous organisez bientôt un entretien de départ ? Découvrez les bonnes pratiques à observer pour que la personne qui souhaite quitter votre structure se sente à l’aise. Prenez soin de créer un environnement sûr et convivial ; les réactions de votre interlocuteur seront plus honnêtes.

Astuces pour un entretien de départ réussi :

• Choisissez le moment opportun : le mieux est d’organiser cet entretien lors du dernier jour de travail de la personne concernée. Cela lui permet de s’exprimer en toute franchise, sans craindre de compromettre ses relations au travail.

• Adoptez une attitude décontractée : l’échange doit être structuré, mais pas formel. Discutez de manière détendue et ajoutez du liant entre chaque question pour que l’entretien ressemble à une banale conversation.

• Prêtez attention aux signaux non verbaux : adoptez une attitude d’écoute active pour comprendre le message que vous fait passer votre interlocuteur. Toutefois, le langage verbal n’est pas le seul élément à prendre en compte. Soyez particulièrement attentif à la communication non verbale : langage corporel, expressions du visage, ton de la voix, etc.

• Guidez la conversation : votre liste de questions doit être prête avant le début de l’entretien, mais veillez aussi ce que la discussion soit fluide. Détachez-vous de vos questions et orientez l’échange en fonction des réponses de votre interlocuteur.

• Encouragez la transparence : l’objectif est d’obtenir des réponses sincères de la part de votre collaborateur. Dès le début de l’entretien, demandez-lui de s’exprimer en toute franchise et sans détour.

• Prenez des notes : ce faisant, vous serez sûr de garder en mémoire le feedback transmis par les membres de votre équipe. Toutefois, ne laissez pas votre prise de notes perturber le bon déroulement de l’entretien ; de brefs commentaires pour synthétiser les retours de votre interlocuteur suffisent.

Réunissez toutes les conditions nécessaires pour que l’entretien de départ se passe bien, sans pression ni stress. Souvenez-vous, l’objectif est d’obtenir des informations intéressantes de la part de la personne qui quitte l’entreprise ; une occasion à ne pas manquer.

Les entretiens de départ au service de l’optimisation des environnements de travail

Un entretien de départ bien mené est un atout inestimable. Ce processus est une opportunité de dialoguer à saisir, laquelle vous permet de discuter en toute franchise et sans réserve avec un employé sur le départ. Si vous parvenez à ce que la personne concernée s’exprime en toute honnêteté sur son expérience, elle formulera des critiques constructives au sujet de votre entreprise.

Ces retours vous permettront alors d’améliorer votre environnement de travail et la satisfaction de vos employés. Et pour encore plus d'efficacité, vous pouvez mettre en place un rapport d'étonnement dès l'arrivée de vos nouveaux employés.