Guide de l’employé : l’outil idéal pour informer et motiver votre équipe, exemples inclus

Nous sommes nombreux à considérer le guide de l’employé comme un document passe-partout reprenant toujours des informations juridiques de base et rébarbatives. Certes, les entreprises y exposent aux nouvelles recrues leurs différentes politiques et réglementations. Toutefois, ce type de guide a évolué pour finalement devenir un élément clé permettant de présenter la culture d’une entreprise. De nos jours, les entreprises établissent ce type de document pour préciser leur identité de marque et leur fonctionnement, mais aussi pour faire naître un sentiment d’unité au sein même de leur structure.

Et si vous considériez le guide de l’employé sous un nouveau jour ? Appuyez-vous sur ce document pour informer et motiver les membres de votre équipe, qu’il s’agisse de nouvelles recrues ou de collaborateurs de longue date. Lisez cet article pour découvrir comment créer un guide de l’employé dont vous pourrez être fier. Vous y présenterez vos valeurs, mais également comment ces dernières sont reflétées et mises en œuvre par le biais des politiques de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un guide de l’employé ?

Un guide de l’employé informe les nouveaux venus dans l’équipe des politiques, objectifs et valeurs de l’entreprise. Il sert également de source de référence : chacun peut y trouver des informations clés sur l’entreprise, tant sur le plan juridique que culturel, notamment les comportements attendus et les normes qui les régissent.

Disposer d’un document exhaustif qui répertorie les informations relatives à votre entreprise présente de nombreux avantages, et ce, qu’il s’agisse de votre premier guide ou de la mise à jour d’un guide existant.

Votre guide de l’employé doit :

• permettre aux membres de l’équipe d’accéder aux documents et normes juridiques applicables ;

• simplifier la communication d’équipe ;

• accélérer l’intégration des nouvelles recrues ;

• assurer la transparence des opérations de l’entreprise.

Éléments à inclure dans un guide de l’employé

Les nouvelles recrues sont souvent la première cible de ce type de documents. Cela étant, ne négligez pas le noyau dur de l’équipe. Considérez votre guide à la fois comme un manuel de formation, un kit de bienvenue et une référence. La rédaction de ce document n’exige pas de suivre un format précis ; toutefois, bon nombre d’entreprises y intègrent une ou plusieurs des sections ci-dessous.

Ce document propose un aperçu des sections les plus fréquemment rencontrées dans un guide de l’employé, cette liste d’éléments n’étant pas exhaustive. Avant la publication, faites le point avec votre équipe juridique afin de veiller à inclure toutes les informations pertinentes, dans le respect de la législation en vigueur.

Introduction :

• Présentation de l’entreprise et de ses valeurs : précisez l’énoncé de mission de votre structure, exposez vos valeurs et indiquez vos objectifs.

• Histoire et perspectives de l’entreprise : proposez une chronologie générale présentant l’évolution de votre structure, depuis sa création jusqu’à votre vision quant aux perspectives à plus long terme.

Intégration au sein de l’entreprise :

• Un guide pour le premier jour de travail : l’arrivée d’un nouvel employé au sein d’une équipe se présentera différemment selon son rôle. Votre guide est là pour accompagner les premiers pas de toutes vos nouvelles recrues, mais aussi pour les aider à mieux comprendre leur environnement de travail et la culture de l’entreprise.

• Ce à quoi s’attendre pendant le premier mois : allez plus loin et précisez ce qui attend chaque nouvelle recrue pendant son premier mois de travail.

Relations entre les membres de l’équipe :

• Gestion et structure de l’équipe : le guide de l’employé est l’endroit idéal pour détailler la structure de l’équipe afin que chacun de ses membres visualise clairement l’organigramme établi.

• Code de conduite général : il fixe des normes de comportement et responsabilise les membres de l’équipe. Dans cette section, vous pouvez fixer d’autres règles à respecter, notamment sur les points suivants : utilisation des téléphones portables ou consultation des réseaux sociaux pendant les heures de travail, code vestimentaire, respect entre collègues ou encore nécessité d’arriver à l’heure au travail et aux réunions. Ce code de conduite doit être rédigé, puis révisé par votre équipe juridique interne.

• Politiques relatives au travail à distance et hybride : nombreuses sont les entreprises ayant opté pour ces formes de travail, devenues la nouvelle norme. Votre équipe exerce entièrement à distance ? Vous pouvez parfaitement adapter l’ensemble de votre guide à ce type d’environnement de travail. Vos politiques porteront alors davantage sur les exigences technologiques, les règles à respecter pendant une visioconférence ou encore sur les façons de communiquer à l’aide d’outils adaptés au télétravail.

Opérations de l’entreprise :

• Rémunération et opportunités de développement : cette section vous permet de répondre aux questions portant sur la fréquence à laquelle les membres de votre équipe sont payés par l’entreprise et d’expliquer l’ensemble des démarches à entreprendre pour recevoir leur dû. Précisez également les perspectives d’évolution possibles pour les employés et abordez le processus d’évaluation des performances. Veillez à ce que les informations relatives à la rémunération et aux opportunités de développement soient rédigées, puis révisées par votre équipe juridique interne.

• Horaires de travail, congés payés et politique d’encadrement des absences : dans cette partie, expliquez quels sont les congés annuels dont bénéficient vos employés et la politique de l’entreprise en matière de congés maladie, en tenant compte des plannings de travail. Si les congés des membres d’équipe à temps partiel diffèrent de ceux de leurs collègues à temps plein, indiquez-le clairement. Consultez les directives établies par votre équipe juridique interne à propos de la législation applicable, et notamment des lois qui pourraient avoir des répercussions sur les droits des membres de l’équipe.

• Avantages et bonus : les régimes d’avantages peuvent inclure une complémentaire santé avec soins dentaires et d’optique, des congés, un plan d’épargne retraite, le remboursement de dons à des organismes caritatifs, des réductions sur l’abonnement à une salle de sport, etc. Quels que soient les avantages et les bonus accordés aux employés par votre entreprise, c’est le moment de les énumérer avec enthousiasme !

Quelques considérations d’ordre logistique :

• Démission ou fin de contrat d’un employé : loin de vous l’idée de rompre le climat chaleureux soigneusement instauré jusqu’ici, mais vous devez préciser les raisons potentielles de rupture aux nouvelles recrues. Cette partie rappelle également aux membres de votre équipe qu’ils peuvent mettre un terme à leur contrat à tout moment. Dans tous les cas, elle doit être rédigée, puis révisée par votre équipe juridique interne.

• Toute autre clause générale de non-responsabilité (ou obligation légale) : ces éléments peuvent trouver leur place dans votre guide de l’employé. Travaillez avec votre équipe juridique interne de façon à inclure toutes les informations légales pertinentes à communiquer. Votre guide vous semble un peu trop formel ? Ces précisions juridiques peuvent être insérées ailleurs, par exemple dans la documentation destinée aux nouveaux employés. Votre équipe juridique vous aidera à choisir le bon support.

Obligations légales à respecter

Certains pays exigent des entreprises qu’elles fournissent aux membres de leur équipe des informations sur les réglementations nationales, locales ou syndicales. Lors de la création de votre guide, prenez le temps d’identifier les informations à inclure avec votre équipe RH ou juridique afin de respecter la législation en vigueur.

Si vous préférez que votre guide de l’employé reste plus général et axé sur la culture de l’entreprise, vous pouvez faire l’impasse sur les informations juridiques destinées aux nouveaux employés et les communiquer dans le contrat de travail, par exemple.

Quelques astuces avant de créer votre guide de l’employé

Ce guide ne doit pas se résumer à une simple énumération de politiques d’entreprise et autres clauses juridiques. Personnalisez votre document de façon à le rendre unique : vos nouvelles recrues se sentiront bien accueillies et à l’aise.

En outre, optez pour un format numérique qui vous permettra de rendre votre guide interactif et accessible. Suivez les quelques conseils ci-dessous pour établir une ressource précieuse qui motivera les nouveaux venus à se dépasser à leur nouveau poste.

1. Précisez la voix adoptée par votre marque

Vous avez probablement établi une « voix » à adopter pour votre marque lorsque vous échangez avec vos clients. Celle-ci peut être formelle ou audacieuse, voire un brin provocatrice. Quel que soit votre choix, vous devrez absolument vous y conformer si vous voulez accroître votre notoriété de marque et gagner la confiance de vos clients.

Votre voix est un parti pris qui reflète votre identité (un persona, en quelque sorte), ce dont votre équipe interne a bien conscience. Mais n’oubliez pas que les nouvelles recrues ont besoin d’en savoir plus à propos de votre entreprise ; justement, votre guide est là pour simplifier l’intégration des employés et leur présenter votre philosophie. Votre voix doit donc imprégner l’ensemble de votre document pour en révéler davantage sur votre structure : vous misez sur l’humour ? Vous préférez une approche plus sérieuse ou bien vous utilisez un thème récurrent dans tous vos contenus ?

2. Donnez vie aux valeurs de votre entreprise

Le guide de l’employé est, à bien des égards, la première rencontre entre les membres de votre équipe et les valeurs de l’entreprise. Ne vous contentez pas d’une simple liste, créez plutôt un document dynamique. Pour ce faire :

• intégrez-y des exemples concrets ;

• impliquez le lecteur dans votre guide ;

• employez des verbes et un ton percutants.

Un exemple : votre entreprise a notamment le « respect des membres d’équipe » pour valeur clé. Jeter ces quelques mots sur une page de votre guide ne suffira pas à vous démarquer, à souligner la singularité de votre entreprise aux yeux du nouvel employé. Le respect est l’un des piliers de votre structure ? Voici une alternative pour le faire comprendre :

« Chez Apollo Enterprises, le respect n'est pas un vain mot. C'est un engagement, que nous nous appliquons à respecter avec vigueur au quotidien. Notre équipe informatique a d'ailleurs une petite tradition hebdomadaire : tous les mercredis, les membres de l’équipe se réunissent pour témoigner leur reconnaissance mutuelle et faire comprendre à chacun la valeur qu’il apporte au reste du groupe. »

3. Créez un document dynamique

Vous devez absolument rédiger votre guide de l’employé au format numérique afin d’y accéder facilement, mais aussi pour :

• le mettre à jour si nécessaire, notamment lorsque vos valeurs ou politiques évoluent ;

• rendre votre document interactif en y ajoutant des infographies ou des vidéos ;

• faire le lien avec d’autres ressources pertinentes ;

• permettre aux équipes internes et à d’autres publics d’accéder au guide, selon les besoins.

Vous aurez bien plus de facilité à mettre à jour le guide de l’employé sur un document directement modifiable, sans avoir à le réimprimer, puis à le retransmettre à chaque fois à l’ensemble de L’équipe. Votre guide doit être mis à jour dans les cas suivants :

• modification des lois en vigueur ;

• modernisation de politiques datées ;

• création de nouveaux postes ;

• déploiement de nouvelles technologies ;

• meilleure sensibilisation à certaines problématiques ;

• clarification d’anciennes politiques ;

• simplification de la communication au travail ;

• création de politiques sur le travail à distance et hybride ;

• renforcement de la culture d’entreprise.

4. Proposez des ressources complémentaires

Rédiger un seul document passant en revue toutes les informations dont les membres de votre équipe pourraient avoir besoin n’est pas mission impossible… mais presque ! Intégrez à votre guide des liens permettant d’accéder à d’autres contenus afin de renvoyer les nouveaux venus vers des informations pertinentes. Ainsi, chacun des membres de l’équipe pourra consulter des références complémentaires et creuser la question si besoin, sans que cela ne surcharge votre document principal.

Parmi les documents typiques vers lesquels renvoyer vos collaborateurs en ajoutant des liens à votre guide, citons notamment les dispositions légales et les politiques juridiques. Le guide deviendra ainsi plus digeste et agréable à lire, sans faire l’impasse sur certaines problématiques juridiques qui pourraient avoir un intérêt dans certaines circonstances. Encore une fois, travaillez en étroite collaboration avec votre équipe juridique interne afin de ne rien oublier et d’y inclure toute la documentation pertinente.

Quelques exemples de guides pour trouver l’inspiration

Vous trouverez ci-dessous des exemples d’entreprises qui ont rédigé des guides numériques uniques en leur genre. Ils dépeignent clairement la culture et les valeurs respectives de chacune de ces structures. Jetez-y un œil et inspirez-vous-en pour concevoir votre propre guide, en laissant s’exprimer toute votre créativité.

1. MobileJazz

MobileJazz est un éditeur de logiciels basé à Brooklyn (New York). Son guide de l’employé précise d’emblée qu’il s’agit « à la fois d’un guide, d’un plan et d’un énoncé de mission ». Chacun des membres d’équipe de MobileJazz peut puiser parmi ces 45 pages de contenu numérique et accéder à toutes les informations dont il a besoin pour se lancer, se familiariser avec les projets, comprendre les opérations menées par l’entreprise, et bien plus.

2. PeopleHR

PeopleHR est un éditeur de logiciels axé sur les applications RH et son guide a tout pour plaire. Conçu comme un carnet, ce document est rempli de conseils à l’attention des nouvelles recrues qui font leurs premiers pas dans l’entreprise. Ce guide est plus court que d’autres, mais passe en revue les fondamentaux pour l’intégration des nouveaux employés de manière ludique.

3. Valve

Valve est un développeur de jeux vidéo ayant conçu son manuel pour les nouveaux employés sous la forme d’un livre de contes, avec une table des matières, une préface, un glossaire et des illustrations. Chaque chapitre permet aux nouveaux venus de découvrir à quoi ressemblera leur parcours au sein de l’entreprise, notamment ce qui les attend pendant leurs six premiers mois d’exercice. Le guide leur permet également de mieux comprendre le fonctionnement de Valve et les possibilités d’évolution au sein de l’entreprise.

Guide de l’employé : l’outil idéal pour accompagner les nouveaux membres d’équipe

Oubliez les guides d’antan, que les entreprises se sentaient obligées de transmettre aux nouvelles recrues et que personne ne lisait. Ils appartiennent bel et bien au passé. La tendance est à la création d’un document dynamique dépeignant votre identité en tant qu’entreprise et le fonctionnement de vos équipes. Les nouveaux venus liront votre guide avec plaisir et seront fiers de travailler au sein de votre structure.

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