Gestion de projet : le triangle d’or et son utilité pour votre équipe

Le triangle d’or de la gestion de projet permet de visualiser le problème que soulèvent les « trois contraintes » : la nécessité d’équilibrer la portée, les coûts et les délais pour garantir un produit final de haute qualité. Tous les chefs de projet qui ont connu la frustration d’essayer de maintenir le niveau de productivité de leur équipe avec des délais trop courts, un budget insuffisant et une portée trop vaste ont déjà fait l’expérience de ce triangle d’or.

Aucune variable du triangle du projet ne peut être modifiée sans faire de compromis avec les deux autres points du triangle. Il incombe au chef de projet d’équilibrer ces trois éléments pour que le projet respecte le budget et les délais, tout en respectant le cahier des charges de la portée du projet.

Nous allons ici décomposer et examiner les trois points du triangle de la gestion de projet, leurs relations et des stratégies à destination des chefs de projet pour maintenir ces points en équilibre et assurer ainsi la réussite de leur initiative.

Qu’est-ce que le triangle d’or de la gestion de projet ?

Le triangle d’or de la gestion de projet se compose de trois variables qui déterminent la qualité du projet : la portée, les coûts et les délais.

Le triangle illustre parfaitement le lien entre ces trois variables : si l’on modifie l’une d’entre elles, il convient également d’ajuster les deux autres pour que le triangle reste soudé. Si le triangle se brise, c’est-à-dire si l’un des points est déplacé sans que l’un ou les deux autres ne soient ajustés en même temps, alors la qualité du projet s’en trouvera affectée.

Il incombe au chef de projet d’équilibrer les trois points du triangle afin d’obtenir la meilleure qualité possible tout en respectant le budget, les délais et le cahier des charges du projet.

Le lien entre la portée, les coûts et les délais

Deux types de relations sont impliquées dans ce triangle d’or. La première est la relation entre la portée et les deux autres variables du projet. La portée est directement proportionnelle aux délais et aux coûts, ce qui signifie qu’elle évolue dans la même direction que ces facteurs. Lorsque la portée augmente, les délais et les coûts doivent également augmenter pour permettre d’entreprendre un projet plus important.

La deuxième relation est celle entre les délais et les coûts, qui est une relation inversement proportionnelle. Ces deux facteurs évoluent dans des directions opposées : si les coûts doivent être réduits, alors les délais devront être prolongés. Néanmoins, si vous êtes soudainement confronté à un manque de temps, vous aurez besoin d’un budget supplémentaire pour vous adapter aux délais plus courts.

Ces deux relations ne peuvent pas être modifiées : aucune de vos actions ne saurait changer une variable sans entraîner les changements correspondants (directement ou inversement proportionnels) sur les deux autres points du triangle. C’est pourquoi le triangle du projet est souvent appelé le triangle d’or des trois contraintes. Peu importe la force du chef de projet, le triangle d’or ne peut être plié à sa volonté.

Les trois contraintes du triangle d’or

Pour garder les trois éléments sous contrôle, le chef de projet doit avoir une excellente compréhension de chacune des variables et de sa potentielle flexibilité pour s’adapter aux changements tout au long du projet. 

Portée

La portée correspond à la « taille » du projet en termes de qualité, de détail et d’ampleur des livrables. Plus la taille du projet augmente, plus il faudra du temps et de l’argent pour le mener à bien.

Voici quelques éléments qui peuvent entrer dans la portée d’un projet :

• La complexité du projet

• La quantité de produits finis

• La qualité des résultats

• La puissance (par exemple, le nombre d’utilisateurs simultanés qu’une application peut prendre en charge)

• Le niveau de détails

• Le nombre de fonctionnalités et leur complexité

Prenez soin d’éviter toute « dérive des objectifs » en finalisant les plans du projet et en obtenant l’approbation des parties prenantes avant le début de la production. 

Coûts

Dans le cadre du triangle du projet, les coûts ne se limitent pas aux montants en euros. Généralement appelé « ressources », ce point du triangle comprend tous les outils, équipements et aides nécessaires à la réalisation du projet. 

Voici quelques éléments qui peuvent entrer dans les coûts d’un projet :

• Le budget financier

• Le nombre de membres dans l’équipe

• Les équipements et les installations

• Les principales opportunités

La variable coûts/ressources ne se limite pas à l’argent, mais, en général, tous les éléments qui entrent dans ce point peuvent être associés à une valeur financière. Par exemple, ajouter des employés nécessite un budget supplémentaire pour les salaires, tandis que garder les bureaux ouverts plus longtemps entraîne une consommation électrique supérieure.

Délais

Lorsque vous ajustez le temps, n’oubliez pas que la quantité de temps est aussi importante que le type de temps mesuré. Les compromis peuvent nécessiter des délais plus longs, des ajustements dans le logiciel de calendrier d’équipe, l’abandon de certaines phases de planification, et plus encore.

Voici quelques éléments qui peuvent entrer dans les délais d’un projet :

• L’ensemble du calendrier du projet

• Les heures passées à travailler sur le projet

• Les calendriers et objectifs internes

• Le temps alloué à la planification et à la stratégie

• Le nombre de phases du projet

Si le budget est réduit ou si la portée est revue à la hausse, vous devrez trouver des moyens efficaces de compenser en assouplissant une ou plusieurs des contraintes de temps de votre projet, que ce soit en prolongeant les délais, en ajoutant des heures ou en procédant à d’autres ajustements dans le calendrier.

Le facteur « joker » : l’innovation

Lorsque quelqu’un trouve une nouvelle façon de faire qui augmente la rentabilité ou la rapidité, cet ajustement peut être réalisé sans modifier les autres points du triangle de la gestion de projet. 

Par exemple, imaginons qu’un membre de votre équipe trouve un moyen d’améliorer la fonctionnalité d’un outil nécessaire à votre projet. Cet ajustement dans votre méthodologie peut vous permettre de réaliser un plus grand nombre de tâches dans un délai réduit ou de travailler avec une équipe plus petite. 

De la même manière, toute mise à jour du processus de production pouvant contribuer à standardiser les flux et à réduire le temps de prise de décision permettra à votre équipe de travailler plus efficacement sans sacrifier la qualité. En investissant dans des outils de gestion, comme des modèles standardisés pour service commercial ou des logiciels de gestion de projet, il sera possible de réduire les pertes de temps et les coûts sans affecter la qualité ou la portée d’un projet.

Stratégies de gestion du triangle du projet

Maintenant que vous avez compris ce qu’est le triangle d’or d’un projet, voici quelques conseils pour en faire bon usage dans vos activités quotidiennes. Nous vous conseillons également de vous référer aux cinq phases de la gestion de projet pour identifier les zones de chevauchement.

Définissez vos priorités

L’idée centrale du triangle du projet est qu’aucun projet ne peut être mené à bien si les trois points restent fixes. Au moins l’un d’eux doit être flexible, afin de savoir sur quels aspects il est possible de jouer en cas de besoin.

Si votre priorité est de respecter le budget, vous pouvez faire face à un obstacle imprévu en repoussant votre échéance plutôt qu’en embauchant du personnel supplémentaire pour résoudre le problème rapidement. Si le calendrier de votre client s’avère inflexible, il sera préférable de faire approuver au préalable un budget supplémentaire afin de disposer des ressources nécessaires pour répondre aux difficultés sans retarder la production.

Définissez des attentes claires

Une fois que vous connaissez les limites et les priorités de votre projet, communiquez-les clairement à votre client et à toutes les parties prenantes pour éviter les attentes insatisfaites et les propriétaires mécontents.

Dans les secteurs fréquemment touchés par des complications imprévues, comme le bâtiment et l’ingénierie, les contrats comprennent des éléments particuliers qui aident les chefs de projet à mettre toutes les parties prenantes sur la même longueur d’onde avant même le début du projet. Parmi ces éléments figurent :

1. Les budgets pour faire face aux imprévus approuvés en amont par le client

2. La liste des facteurs courants de retard potentiel (météo, catastrophes naturelles, événements locaux, etc.)

3. La liste des plans d’action habituels pour chaque type de retard, qui estiment les coûts et les délais qu’il conviendrait d’ajouter pour chaque imprévu

Faites en sorte que les parties prenantes comprennent clairement les types d’événements susceptibles de se produire et leurs potentielles répercussions sur les coûts et les délais. Prenez également note des préférences du client afin de pouvoir y faire référence ultérieurement lorsque vous devrez procéder à un ajustement dans le triangle de votre projet. Lorsque le projet sera terminé, il n’y aura alors aucun malentendu quant à la raison pour laquelle ces ajustements ont été effectués.

Tenez régulièrement informées les parties prenantes

Une fois que vous avez convenu d’un plan d’action qui comprend de potentiels ajustements du budget, du calendrier et de la portée selon différentes situations possibles, assurez-vous de tenir toutes les parties prenantes informées de tout changement et de toute prévision tout au long de votre projet. 

Si un fournisseur vous informe qu’il risque de bientôt manquer d’une ressource nécessaire, informez votre client et le propriétaire du projet du possible retard. Si vous venez à manquer de cette ressource, les parties prenantes seront informées de la situation et prêtes à réaliser les ajustements nécessaires. Si, en fin de compte, vous ne finissez pas à court de cette ressource, vous comme votre client serez rassurés de savoir que vous étiez préparés à tous les scénarios.

Ajustez le triangle selon votre style de management

Il existe de nombreuses approches de la gestion de projet qui privilégient différentes variables et qui présentent, par conséquent, des triangles de projet différents. Nous avons classé ci-dessous sept méthodes de gestion de projet courantes en deux catégories : celles qui privilégient les faibles coûts et celles qui privilégient le temps gagné.

Méthodes pour économiser des ressources

Les projets avec des budgets plus serrés et des délais plus flexibles peuvent tirer parti de ces méthodes de gestion de projet, qui privilégient une utilisation efficace des ressources.

• Waterfall (cascade) : les phases du projet sont réalisées de manière séquentielle, les délais doivent donc être flexibles puisqu’en cas de retard sur une des phases, il conviendra d’ajuster toutes les phases suivantes

• Lean : privilégie le minimum de coûts et de ressources, ce qui permet d’allonger les délais ou de réduire la portée du projet pour respecter le budget

• Project Management Body of Knowledge (Waterfall PMBOK®) : variante du processus Waterfall séquentiel traditionnel qui applique les normes définies par le « Project Management Body of Knowledge » (Guide du corpus des connaissances en management de projet) du Project Management Institute pour améliorer l’efficacité des processus

Méthodes pour gagner du temps

Dans les situations où le temps est compté, ces méthodes de gestion de projet peuvent éliminer les interruptions inutiles et accélérer les processus pour permettre aux équipes d’avancer rapidement.

• Agile : privilégie des processus flexibles, les équipes sont ainsi prêtes à s’adapter aux changements demandés avec une augmentation minimale des délais ou des coûts ; les équipes qui adoptent cette approche utilisent souvent des logiciels spécifiques de management agile

• Scrum : un type spécifique de gestion de projet agile, observé le plus souvent dans le développement logiciel, qui s’appuie sur les aspects de la méthodologie Scrum comme les sprints et les points quotidiens avec l’équipe pour minimiser le temps perdu lors des phases de travail

• Kanban : utilise des processus de collaboration continus à haute visibilité pour minimiser les délais sur le travail en cours ; les équipes qui adoptent cette approche utilisent souvent des logiciels spécifiques de tableaux Kanban

• Scrumban : combine l’aspect collaboratif et continu du processus Kanban avec les points d’équipe quotidiens prévus dans le processus Scrum pour diminuer davantage les délais sur le travail en cours

Bien sûr, l’objectif de chaque méthode est de trouver le parfait équilibre entre des coûts faibles, des délais rapides et une qualité élevée. Toutefois, étant donné que le triangle de la gestion de projet exige de privilégier au moins une variable, ces méthodes prennent la direction de la variable la plus importante pour l’équipe.

Utilisez les trois contraintes à votre avantage

Bien que le triangle d’or et son système des trois contraintes puissent sembler contraignants au premier abord, une fois que vous saurez comment les appliquer à votre processus de gestion de projet d’entreprise, vous constaterez que ces outils permettent en réalité à vos projets de gagner en fluidité. Grâce à une meilleure connaissance de vos limites et de vos marges de manœuvre, vous pourrez éviter les contretemps coûteux.

De plus, le triangle d’or vous aidera à choisir le bon logiciel de gestion de projet, à créer des processus et à mettre en place votre production afin que votre équipe puisse démarrer sur les chapeaux de roue. Après cela, plus rien ne vous arrêtera !