Burn-down chart : présentation et guide d’utilisation, exemples inclus

Nous sommes lundi, et votre semaine de travail débute par une réunion de sprint : vous y apprenez qu’un problème de développement pourrait vous retarder de plusieurs jours, et doutez de pouvoir tout réaliser d’ici la semaine prochaine...

Cela vous dit quelque chose ? Nous aussi ! Tous ou presque, nous avons déjà été confrontés à cette situation. Dans ces cas-là, le temps presse pour trouver des créneaux dans l’emploi du temps de l’équipe afin de terminer le projet. Voici donc le moment idéal pour dégainer fièrement votre graphique d’avancement.

En effet, celui-ci est tout indiqué lorsqu’il s’agit d’identifier les tâches et délais requis. C’est un excellent outil pour visualiser et mieux gérer la charge de travail de votre équipe dans l’optique de hiérarchiser les tâches au programme. Voyons en quoi consiste le graphique d’avancement et comment en créer un soi-même.

Qu’est-ce qu’un graphique d’avancement ?

Le burn-down chart ou graphique d’avancement propose une représentation visuelle du rapport entre les tâches à réaliser et le temps nécessaire pour les terminer. En estimant le temps que prennent la réalisation des tâches, la résolution des problèmes et autres tests, vous avez toutes les cartes en main pour déterminer la date d’achèvement de votre projet.

Couramment utilisé à l’occasion de courtes itérations, ce type de graphique est très pratique lorsque vous souhaitez vous assurer que votre équipe aura le temps de terminer son travail. Non seulement il vous facilite la tâche au moment d’identifier la date d’achèvement de votre projet, mais il vous donne aussi des informations sur les performances de votre équipe.

Il existe deux types de graphiques d’avancement : les graphiques d’avancement Agile et les graphiques d’avancement de sprint. Les premiers concernent les équipes Agile et leur permettent d’avancer sur leurs tâches rapidement. Quant aux seconds, ils sont employés par les équipes de développement dont le travail est organisé en sprints courts.

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Burn-down ou burn-up chart ?

Le burn-up chart ou graphique de progression vous permet de suivre le nombre de tâches terminées. Les deux types de graphiques vous informent au sujet de variables différentes au sein d’un même projet, c’est pourquoi ils sont fréquemment utilisés conjointement.

Fonctionnement du graphique d’avancement

Le graphique d’avancement estime la quantité de travail restante et la compare au temps nécessaire pour l’accomplir. Il s’agit d’illustrer la répartition du temps avec précision de façon à planifier les ressources.

Dans la mesure où ce graphique excelle dans l’analyse de courtes itérations, notamment des sprints, il est majoritairement plébiscité par les équipes Agile. Cependant, il pourra être utile à de nombreuses autres équipes. Maintenant que vous avez découvert le fonctionnement du burn-down chart, voyons comment le déchiffrer.

Déchiffrer un graphique d’avancement

Le graphique d’avancement se compose de nombreux éléments, qu’il vous faudra connaître pour le lire correctement, mais aussi pour créer le vôtre.

En général, voici les données incluses :

• Axe horizontal (abscisse) : l’axe horizontal correspond au temps restant avant la fin du projet, le plus souvent exprimé en jours.

• Axe vertical (ordonnée) : l’axe vertical indique les efforts encore nécessaires avant de pouvoir clôturer le projet. 

• Ligne du travail effectif : cette ligne représente le travail restant effectif. En raison des obstacles éventuels et du temps supplémentaire parfois nécessaire pour accomplir le travail, elle s’éloigne bien souvent de l’estimation initiale. Si cette ligne peut être droite, les problèmes rencontrés au cours d’un projet et autres tâches imprévues auront tout de même tendance à lui faire prendre un chemin moins linéaire.

• Ligne du travail restant idéal (estimation du travail) : cette ligne représente la quantité de travail estimée dans une situation idéale. En général, elle prend une trajectoire plus rectiligne que celle du travail effectif.

• Story points : les équipes Agile ont pour habitude de prendre des « story points » pour unité de mesure lorsqu’il s’agit d’estimer les tâches restantes. Ces mêmes story points seront donc représentés sur les axes du burn-down chart. Par exemple, l’axe vertical peut indiquer des story points allant de 0 à 100 pour représenter l’effort, et l’axe horizontal des story points de 1 à 30 pour représenter les jours restants avant que tout le travail soit terminé.

• Objectif de sprint : enfin, pour qu’un graphique d’avancement soit efficace, il devra indiquer l’objectif du sprint ; par exemple, une ligne droite d’effort à 50 % sur 12 jours. Vos efforts réels ne répondront peut-être pas vraiment à cet objectif, mais il est toujours utile de se donner un but pour avancer dans son travail.

Le graphique d’avancement vous permet d’évaluer rapidement et efficacement le rapport entre le travail restant et le temps nécessaire pour l’accomplir. Toutefois, il ne vous donne pas toutes les informations quant à la direction prise par un projet, notamment en ce qui concerne les changements opérés. Vous aurez donc certainement des difficultés à déterminer si ces changements sont liés à l’achèvement de certains éléments du backlog ou à des évolutions dans les story points.

Pour suivre efficacement la progression d’un projet, beaucoup combinent donc ces graphiques au backlog produit, géré par le Product Owner (responsable du produit), ainsi qu’à un processus de contrôle du changement.

Créer son propre graphique d’avancement

Vous savez désormais ce qu’est un graphique d’avancement… oui, mais en tant que chef de projet, comment faire pour en créer un ? En somme, l’opération n’est pas si complexe, mais vous devrez passer par plusieurs étapes avant d’arriver au bout de votre graphique.

De l’estimation de l’effort au suivi quotidien de votre progression, penchons-nous sur les cinq étapes indispensables pour créer son graphique d’avancement et évaluer le volume de travail nécessaire.

Étape 1 : estimation de l’effort

Lorsque l’on crée un graphique d’avancement ou burn-down chart, la première étape consiste à évaluer l’effort nécessaire pour terminer le sprint concerné. Pour ce faire, vous pouvez vous baser sur votre référentiel idéal ou, en d’autres termes, la durée idéale au cours d’une période donnée.

Imaginons que vous souhaitiez terminer un sprint en 80 heures de travail sur cinq jours, soit 16 heures de travail par jour. Vous partirez donc sur un effort de 80 (pour 80 heures) pour commencer, à partir de quoi vous actualiserez l’effort des jours restants. Un exemple :

• Jour 1 : 80 heures de travail

• Jour 2 : 64 heures de travail

• Jour 3 : 48 heures de travail

• Jour 4 : 32 heures de travail

• Jour 5 : 16 heures de travail

Une fois l’effort estimé, vous pourrez commencer à suivre votre progression au quotidien et ainsi tracer la ligne du graphique.

Étape 2 : suivi quotidien de la progression

Maintenant que vous avez réalisé vos estimations, vous pouvez commencer à assurer le suivi de votre progression jour après jour, par exemple sur un simple tableau ou en faisant appel à un outil proposant une chronologie. À cette occasion, vous déterminerez combien de temps vous prend chaque tâche et dans quelle mesure cet effort vous rapproche de votre objectif.

Un petit exemple de suivi de progression journalière :

À la fin du cinquième jour, la somme de toutes ces tâches devra atteindre les 80 heures, conformément aux estimations réalisées lors de la première étape.

Étape 3 : calcul de l’effort effectif

Vos estimations sont faites, il est désormais temps de vous appuyer sur un autre tableau de ce type pour calculer l’effort réel nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche. Le résultat pourra être identique à votre estimation, mais selon la complexité du sprint et les problèmes qui pourraient venir retarder le calendrier du projet, des différences sont à prévoir.

La ligne du travail effectif qui s’affichera sur votre graphique d’avancement ne formera probablement pas une belle ligne droite. Mais ne vous inquiétez pas : l’effort n’est pas toujours constant, il connaît des hauts et des bas. Puisque la plupart des projets s’écartent du chemin tout tracé prévu au départ, cela n’a rien d’anormal.

Étape 4 : obtention des données finales

Lors de cette quatrième étape de création du graphique, vous allez chercher à obtenir vos données finales, qui conjuguent les estimations d’effort initiales au travail effectif répertorié à l’étape deux.

Pour ce faire, il vous faudra comparer vos estimations aux durées renseignées. Nous vous conseillons de réunir ces informations au sein d’un espace partagé, auquel chacun des membres de l’équipe pourra accéder au fil du projet.

Une fois les données recueillies, vous pourrez les reporter sur votre graphique d’avancement pour en avoir une représentation visuelle.

Étape 5 : création du graphique

Pour cette dernière étape, vous allez intégrer les données à votre graphique. Il vous suffira alors d’indiquer l’effort estimé sur l’axe vertical. Reprenons l’exemple ci-dessus : les chiffres partent de 80 heures pour ensuite arriver progressivement jusqu’à 16 heures. Sur l’axe horizontal, vous commencez au jour un et poursuivez jusqu’à atteindre le jour cinq.

Lorsque vous en aurez fini avec vos story points, vous pourrez tracer les lignes du temps restant idéal et du temps effectif. À moins que l’effort réel ne soit parfaitement identique à l’effort estimé au départ, vous observerez là aussi des différences entre les deux.

Voici à quoi pourrait ressembler votre graphique dans le cas présent :

Comme vous pouvez le constater, la ligne du travail effectif n’est pas exactement identique à celle du travail idéal. En effet, l’effort effectif est au départ plus élevé que prévu, alors qu’il l’est moins sur la fin. On peut donc en conclure que si le chemin emprunté est légèrement différent, le résultat final est le même.

Les avantages du graphique d’avancement

Ce type de graphique est l’outil idéal pour visualiser clairement le rapport entre travail à effectuer et temps nécessaire pour le réaliser. Il se prête donc parfaitement aux équipes qui organisent leur travail en sprints.

Mais ce n’est pas son seul avantage ! Le graphique d’avancement :

1. Offre une comparaison directe : grâce à lui, vous mettez directement en comparaison le travail à réaliser et l’effort nécessaire pour boucler le sprint. Ces informations permettent aux équipes de mieux faire le lien entre les tâches et les objectifs généraux, et donc d’accomplir les tâches qui participent aux objectifs du sprint, en temps et en heure.

2. Aide les équipes à se coordonner : chacun dans l’équipe a accès aux données d’effort quotidiennes, avec une bonne visibilité sur les tâches à effectuer. Tous se basent sur une même source d’information, qui leur permet de suivre les tâches en cours.

3. Vous fournit des informations sur la productivité d’équipe : non seulement le graphique d’avancement vous donne un bon aperçu des tâches à réaliser, mais il vous permet aussi d’analyser la productivité de votre équipe et sa rapidité. Le travail effectif s’éloigne nettement de votre idéal ? Dans ce cas, trouvez des solutions avec votre équipe pour gagner en productivité.

Tous ces avantages font du graphique d’avancement le moyen idéal pour suivre la charge de travail de votre équipe, de même que ses efforts et sa productivité. Par ailleurs, il offre une excellente visibilité sur les tâches et les objectifs de projet dans leur globalité.

Graphique d’avancement et suivi de la progression : à vous de jouer !

Félicitations ! Vous savez désormais lire et utiliser un graphique d’avancement ou burn-down chart. Vous êtes aussi en mesure d’en créer un vous-même, et ainsi d’aider les membres de votre équipe à se baser sur une même source de données. Cet outil peut grandement faciliter la tâche des équipes Scrum travaillant sur des projets Agile, qui auront ainsi bien moins de difficultés à repérer le travail qui leur reste. Autre avantage non négligeable, vous pourrez repérer tout risque de dérive des objectifs dès le départ, et ainsi vous en prémunir.

Vous cherchez d’autres moyens de coordonner votre équipe et de l’aider à suivre ses activités ? Dans ce cas, optez pour un outil de gestion du travail polyvalent : des tâches aux objectifs en passant par la possibilité de créer des modèles, Asana a tout ce qu’il vous faut !