Plantilla para matriz RACI

A diario, tomamos cientos de decisiones. En el trabajo, por lo general, tenemos que tomar esas decisiones rápido. De lo contrario, los entregables del proyecto (y, en última instancia, los objetivos corporativos generales) pueden verse afectados por demoras o ineficiencias en las comunicaciones. Es el motivo por el que resulta tan importante saber quién está a cargo de qué. Solo así sabrás quién tiene la autoridad para tomar las decisiones, con quién hablar si necesitas más información y quién debe dar la aprobación final.

La matriz RACI te ayuda a definir los roles involucrados en el proceso de toma de decisiones. Aclara, antes de empezar, quién participa en cada una de las partes que componen el proyecto. Resulta particularmente útil para lograr el apoyo y la aceptación de los demás stakeholders desde el inicio. Cuando realmente comienza el trabajo, muestra quién está a cargo de cada aspecto de la iniciativa. En resumen, los gráficos RACI simplifican y aclaran los roles del proyecto, y la plantilla de matriz RACI incentiva a los equipos a usarlos.

¿Qué es una matriz RACI?

Una matriz RACI es una herramienta para definir los roles y responsabilidades dentro del equipo de un proyecto en relación con un entregable en particular. RACI es el acrónimo de los siguientes roles del proyecto:

• (R) Responsable: es la persona a cargo (o responsable) de una tarea específica de un proyecto. Es muy importante que solamente haya un miembro “responsable” del equipo para cada tarea. Si hay muchas personas con el rol de “responsable”, pueden surgir demoras en el proyecto, ya que esperan que el otro tome la decisión, y también confundir a los demás integrantes que no saben a quién acudir cuando tienen dudas.

• (A) Aprobador: la persona aprobadora supervisa que las tareas se finalicen. En otras palabras, es quien se asegura de que el trabajo se haga. Para evitar confusiones, hay una sola persona aprobadora por tarea. 

• (C) Consultado: es la persona o el conjunto de personas que revisa y aprueba el trabajo antes de que avance a otra etapa o se marque como finalizado.

• (I) Informado: los participantes “informados” deben estar al tanto de lo que sucede con el progreso del proyecto, pero no necesariamente deben participar en el trabajo. Al garantizar que las partes interesadas del proyecto estén siempre informadas, no solo logras recibir la aprobación inicial, sino que además, creas un producto final con el que todos estén felices.

El modelo RACI es particularmente beneficioso para las grandes organizaciones con muchos equipos interdisciplinarios y participantes con cargos de niveles altos dentro de las organizaciones. Pero también es útil para equipos pequeños en que los individuos cumplen muchos roles diferentes a la vez. Además, la matriz RACI incentiva los aportes de los diferentes miembros de un equipo, ya que todos pueden ayudar a encontrar soluciones incluso para problemas de los más complejos.

¿Qué es una plantilla de matriz RACI?

Una plantilla de matriz RACI es un esquema para “llenar los espacios en blanco” con la matriz RACI de tu organización. También conocida como plantilla para gráfico RACI, ofrece una forma de simplificar las matrices RACI de la empresa. Probablemente, no necesites un gráfico RACI para cada entregable, pero si trabajas con un programa u organización amplios en los que RACI es parte de la rutina para trabajar en los distintos tipos de proyectos, la matriz puede resultar particularmente útil. Si transformas la matriz RACI en plantilla, tu organización podrá facilitar a los equipos la implementación de un modelo RACI uniforme para aplicar en los proyectos. De este modo, habrá menos confusiones y aumentará la eficiencia en toda la empresa.

Los beneficios de usar una plantilla de matriz RACI

Usar una plantilla de matriz RACI ofrece muchos beneficios, pero el principal es que brinda un ejemplo estandarizado de gráfico RACI para toda la organización. En otras palabras, la plantilla de matriz RACI facilita la creación de los propios gráficos RACI en cada equipo. Por lo tanto, en estas condiciones, será más probable que los integrantes apliquen RACI.

Es lo que importa. Cuando las responsabilidades quedan claras, empoderas a cada empleado para que asuman sus respectivos roles y colaboren de manera más efectiva. El resultado es que los empleados están más motivados y, en consecuencia, son más productivos. En resumen, tu plantilla de matriz RACI te permite lograr más con menos.

En los programas u organizaciones con muchos proyectos y entregables complejos, cuando se usa una plantilla lo que haces es garantizar la consistencia del modelo RACI. Esta uniformidad permite adquirir una mayor visibilidad de quién hace qué para cada hito o tarea en un proyecto. Como el formato RACI es el mismo en toda la empresa, siempre sabes cómo lo aplican en otros equipos, incluso aunque pertenezcan a otro departamento. Con el uso uniforme, disminuyen las posibilidades de que se generen confusiones. También favorece las conexiones entre las personas más allá de los respectivos trabajos.

Cómo usar una plantilla de matriz RACI

Para usar la plantilla de matriz RACI, primero recurre a tu plan de proyecto para determinar cuáles son los entregables para los que se necesita un gráfico RACI. Crea una nueva matriz RACI a partir de tu plantilla y enumera las tareas de cada entregable. Si te resulta útil, agrega secciones o hitos para dividir la lista de tareas según las fases del proyecto. Por ejemple, si trabajas en producción tus fases podrían ser inicio, desarrollo y fin; preproducción, producción y posproducción.

Luego, asigna roles RACI para cada tarea específica. Agrega columnas para dar seguimiento al progreso del proyecto y actualízalas en tiempo real. Para alcanzar la máxima funcionalidad, crea tu plantilla en una herramienta de gestión de proyectos. De este modo, podrás mantener a todas las partes interesadas actualizadas de manera asincrónica, habrá menos reuniones de actualización de estado, y les devolverás al personal sénior y a todos los integrantes del equipo en general el tiempo que les pertenece.

Una vez que esté terminada, comparte tu plantilla de matriz RACI con los distintos equipos y departamentos. Uno de los principales beneficios de usar una plantilla es que garantizas la consistencia. Por lo tanto, debes asegurarte bien de que todos los que necesiten acceder, efectivamente, puedan hacerlo. Incluye cualquier información extra que ayude a encontrar claramente los detalles que se necesiten para trabajar o que sirvan para conectarse en caso de dudas. Para lograr más aceptación, destaca los roles que sean de expertos en la materia (SME), para demostrar que has definido a consciencia cada uno de los roles dentro de la matriz RACI.

Integraciones para las plantillas de Asana

Usa estas funciones e integraciones para elaborar una plantilla de matriz RACI en Asana que se ajuste a las necesidades de tu equipo.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no. 

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

Gestión de aplicaciones e integraciones

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Miro. Conecta Miro y Asana para optimizar los flujos de trabajo y ver el panorama completo de cada proyecto en un solo lugar. Integra los tableros de Miro en los briefs de los proyectos de Asana, así todos los miembros del equipo podrán interactuar, ver, comentar o editar directamente desde Asana. También puedes adjuntar un tablero de Miro nuevo o existente a cualquier tarea de Asana para invitar automáticamente a los colaboradores de la tarea a ver, comentar o editar el tablero.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

Preguntas frecuentes