Plantilla para plan de marketing de eventos

Piensa en el último evento al que asististe. Lo más probable es que no hayas concurrido al evento sin conocer el propósito del evento y quiénes eran los oradores. Tal vez viste videos promocionales en las redes sociales o usaste la agenda del sitio web del evento para buscar a tus oradores favoritos. Gracias a todo ese bombo publicitario, probablemente tenías una idea bastante clara de qué esperar y estabas entusiasmado por asistir. 

Todo eso, la promoción que hace que el evento sea conocido y genera entusiasmo e impulsa a la audiencia a concurrir, no es algo que se dé por casualidad. Es el resultado de un plan de marketing de eventos dedicado, que define todas las actividades promocionales de un evento, desde la planificación previa al evento hasta el seguimiento posterior. 

Los planes de promoción de eventos son complejos, pero su gestión no tiene por qué serlo. La plantilla para plan de marketing de eventos de Asana te permite organizar tu estrategia de marketing de eventos en un solo lugar, para que puedas planificar, promocionar y producir un evento inolvidable. 

¿Qué es un plan de marketing de eventos?

El plan de marketing de eventos es exactamente lo que su nombre indica: un plan para comercializar y promocionar un evento. El propósito de un plan de marketing de eventos es captar la atención y aumentar la publicidad del evento, para que pueda llegar a tu público objetivo y fomentar la asistencia. 

El plan de marketing de eventos debe incluir un desglose en profundidad del cronograma promocional, incluidos todos los pasos a seguir para publicitar tu evento. Eso significa dar seguimiento a todo, desde la planificación previa al evento (como crear una lista de posibles asistentes) hasta las iniciativas promocionales más grandes (como el lanzamiento de un sitio web de eventos) y los elementos de marketing más pequeños (como el envío de un email). También debes dar seguimiento a los eventos promocionales de seguimiento, como publicar un resumen del evento en las redes sociales. 

¿Por qué necesitas un plan de marketing de eventos?

El marketing de eventos ayuda a correr la voz con respecto a tu próximo evento y aumenta la asistencia del público. Al utilizar un plan de marketing de eventos, puedes lanzar iniciativas de eventos en el momento en el que tu público objetivo utiliza naturalmente los medios. En resumen, un plan de marketing de eventos bien elaborado garantiza que las promociones de tu evento se lancen en el momento y lugar correctos. 

Eso no siempre es fácil, pero una plantilla de marketing de eventos puede volverlo un poco más fácil. 

¿Qué es una plantilla para plan de marketing de eventos?

Una plantilla para plan de marketing de eventos es un marco que te permite planificar tus tareas de marketing de eventos. La plantilla para plan de marketing de eventos de Asana te permite ver todas las tareas promocionales a realizar que conducen al lanzamiento de tu evento, desde la planificación hasta la ejecución. También te ayuda a gestionar las tareas del día del evento y las posteriores a este. 

Además, dado que nuestra plantilla es un recurso duplicable, puedes personalizarla para usarla en eventos específicos. Por ejemplo, supongamos que sueles encargarte de la organización de eventos empresariales con bastante freuencia, como conferencias para el sector y lanzamientos de productos. Debido a que cada tipo de evento tendrá su propio cronograma, puedes crear una plantilla específica para cada tipo de evento. De esta manera, tendrás plantillas seleccionadas para cada tipo de evento que puedes usar para planificar futuros eventos. 

Una vez que hayas creado tu plantilla, puedes compartirla con los equipos, para que cada parte interesada pueda ver cómo se diseñó el plan de marketing de eventos y mantenerse al tanto de lo que irá sucediendo en cada etapa. 

¿Qué se incluye en la plantilla para plan de marketing de eventos de Asana?

Nuestra plantilla para plan de marketing de eventos prediseñada incluye secciones y etiquetas personalizadas para ayudarte a planificar, organizar y lanzar tus promociones de eventos. 

La estructura de referencia de la plantilla te permitirá desglosar tu plan de marketing de eventos para delinear los pasos esenciales en el proceso de promoción, así como las tareas correspondientes, entre las que se que incluyen:

• Tareas de planificación, como el desarrollo de la mensajería, la creación de una lista de invitados o el lanzamiento de una página para registrarse para el evento.

• Tareas de promoción, como enviar un comunicado de prensa o lanzar una campaña en redes sociales.

• Tareas del día del evento, como publicar en Instagram cuando los oradores principales comienzan sus oratorias. 

• Tareas posteriores al evento, como enviar emails de agradecimiento o publicar un blog de resumen del evento. 

Además, puedes utilizar códigos de colores en tus etiquetas personalizadas para dar seguimiento a información relacionada con la tarea, por ejemplo:

• El miembro del equipo responsable de la tarea.

• Fecha de entrega de la tarea.

• Las dependencias de la tarea, para que sepas qué tareas dependen de otras para comenzar.

• El progreso de la tarea, por ejemplo, sin iniciar, en progreso o finalizada.

• El estado de aprobación de la tarea, por ejemplo, si está lista para revisión, aprobada o necesita cambios.

• En qué fase del plan de promoción se encuentra la tarea.

• El presupuesto relacionado con la tarea, si corresponde.

Beneficios de contar con una plantilla para plan de marketing de eventos

Tu plan de marketing de eventos probablemente tenga muchas variables. Gracias a la plantilla para plan de marketing de eventos de Asana, puedes colaborar fácilmente entre equipos y gestionar el trabajo en un solo lugar para mantener las campañas encaminadas. 

Estos son algunos de los beneficios de nuestra plantilla para plan de marketing para eventos:

• Puedes organizar en un solo lugar todo tu plan de marketing de evento, incluidas las tareas previas y posteriores al evento, desde un único lugar. 

• Puedes trazar el cronograma de marketing de tu evento antes de empezar a trabajar. También puedes modificar fácilmente los plazos si cambian las prioridades del evento o si surge algún imprevisto, como si un proveedor abandona el proyecto o si tu equipo necesita más tiempo para finalizar un entregable. 

• Puedes crear tareas, ajustar los rangos de fechas y las dependencias, para que el trabajo comience a tiempo. 

• Puedes proporcionar comentarios concretos sobre activos, como archivos de imágenes y documentos, directamente en la plantilla para eventos. 

• Te permite gestionar las aprobaciones directamente en la plantilla, de modo que las fechas de entrega sean claras, todo el equipo sepa cuándo se aprueba el trabajo y puedas estar seguro de que se implementarán todos los cambios solicitados antes de que se distribuya y publique el material de promoción del evento.

• Tienes la capacidad de planificar y gestionar las promociones en un solo lugar, reuniendo a miembros de equipos interdisciplinarios y a proveedores en una misma herramienta para una mayor visibilidad y participación. 

• Te permite visualizar tu cronograma de promociones con un alto grado de detalle, para saber claramente qué se lanzará y cuándo. 

• Puedes lanzar iniciativas de marketing en el momento y lugar correctos, para atraer al público ideal y promover una mayor participación. 

• Usa los hitos para dar seguimiento al progreso y garantizar que los lanzamientos de las promociones se realicen a tiempo. 

Funciones y aplicaciones integradas para usar con la plantilla para plan de marketing de eventos de Asana

Nuestras funciones y aplicaciones integradas te permiten comunicarte con los miembros del equipo, revisar y aprobar el trabajo, y hacer un seguimiento del progreso del plan, todo sin salir de Asana. 

Funciones integradas

1. Vista de calendario. La vista de calendario es una vista del proyecto en la que puedes ver todo el trabajo anterior y próximo en un formato de calendario. Haz un seguimiento claro de lo que se está haciendo y de los plazos que se avecinan. Brinda a las partes interesadas información sobre la fecha de entrega individual de cada tarea, así como sobre el ritmo general del proyecto. Además, puedes hacer clic en una tarea para ver más información, como los campos personalizados asociados, las dependencias, las subtareas y más.

2. Vista de cronograma. La vista de cronograma permite visualizar proyectos como un diagrama de Gantt con todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, sino que también se muestran las dependencias. Con la vista de cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando visualizas todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos con las dependencias antes de que surjan. Así, podrás cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

3. Hitos. Los hitos representan puntos de verificación importantes del proyecto. Al definir hitos a lo largo del proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto. 

4. Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

Aplicaciones recomendadas

1. Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

2. Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

3. Adobe Creative Cloud. Los equipos creativos trabajan mejor cuando se pueden enfocar en diseñar. Con la integración de Asana y Adobe Creative Cloud, los equipos creativos y de diseño pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para empezar a trabajar, recibir comentarios de revisores y de quienes aprueban, y entregar los trabajos finales sin salir de Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualiza las tareas nuevas, comparte diseños, integra enlaces para compartir de Adobe XD e incorpora comentarios hechos en Asana sin salir de Adobe Creative Cloud.

4. Canva. Con la integración de Canva para Asana, incorpora fácilmente bellos diseños de Canva para dar vida a tus proyectos de Asana. Usa presentaciones, activos para redes sociales, esquemas, videos y mucho más. La integración con Canva facilita la consolidación de todas las ideas y diseños en un mismo lugar para poder comunicarse y colaborar sin problemas.

Preguntas frecuentes