Plantilla de planificador diario

Planificar tu día no implica solo anotar tus próximas tareas pendientes. Un cronograma diario verdaderamente organizado debe incluir tus tareas diarias, además de la prioridad de cada una, el estado, la fecha de entrega y más.

¿No sabes cómo organizarte? Empieza a usar planificadores diarios digitales.

¿Qué es un planificador diario?

Un planificador diario es exactamente lo que parece: un medio para realizar un seguimiento de todas las tareas que tienes que hacer, complejas o simples, cada día. Al crear uno, puedes tener una visión general de tus tareas diarias, así será más fácil planificar y priorizar las actividades en tu agenda y no olvidarás nada en el camino. Con un planificador, siempre sabrás qué debes hacer durante el día, desde reuniones de equipo hasta tareas pendientes rápidas o complejas. ¡Punto a favor para estar organizado!

¿Qué es una plantilla de planificador diario?

Como habrás adivinado, este tipo de plantilla, también conocida como plantilla de programación diaria u organizador diario, es una forma de crear y organizar tus tareas diarias a partir de una plantilla. Estas plantillas se pueden editar y reutilizar, lo que facilita la organización del trabajo, incluido qué debe hacerse y cuándo. Con una plantilla digital de planificador diario, puedes comenzar cada día rápidamente y, al mismo tiempo, asegurarte de no perder el ritmo o, peor aún, olvidar una tarea.

Beneficios de usar una plantilla digital de planificador diario

Probablemente hayas usado un planificador diario en papel antes, ya que, a fin de cuentas, ¿quién puede resistirse a una nueva agenda en blanco o a un calendario de aspecto profesional sobre el escritorio? Sin embargo, seamos honestos, aunque estos planificadores pueden ser estéticamente atractivos, no siempre son prácticos, ya que tienen grandes limitaciones, como la falta de espacio. Tampoco puedes personalizarlos ni agregar demasiada información de contexto en sus tareas, dos aspectos clave al momento de mantener tu día organizado.

Ahí es donde entran en juego los planificadores digitales. Dado que puedes personalizar las plantillas virtuales, organizarlas para que se adapten a tu trabajo es fácil. ¿Quieres tener una vista minimalista de tu calendario diario general? Es fácil. ¿Prefieres dividir tus tareas en un cronograma por horas? No hay problema.

Cuando creas una plantilla digital de planificador diario en una herramienta de gestión de proyectos (en lugar de utilizar una plantilla en papel), puedes:

• Llevar un registro de todas tus tareas en un solo lugar

• Dar seguimiento a la prioridad de cada tarea

• Organizar (y reorganizar) fácilmente tu lista de tareas por prioridad

• Conectar tus tareas diarias con metas más generales

• Aumentar la productividad y reducir la procrastinación

• Optimizar la gestión del tiempo

• Colaborar con los miembros del equipo

• Mantener un registro de las tareas finalizadas

• Conocer tu progreso

• Observar cómo se agregan nuevas tareas en tiempo real

Cómo crear tu plantilla de planificador diario digital

Primero lo primero. Antes de sentarte a diagramar tu planificación diaria, asegúrate de que la plantilla te permita crear el programa ideal para ti. Busca opciones para personalizar las etiquetas de tus tareas con el estado, el esfuerzo, la prioridad o la categoría, y cualquier otra función que facilite la planificación una vez que comiences a agregar actividades en la lista.

Qué debes incluir en la plantilla de tu planificador diario

Ahora que ya abordamos lo básico y sabes qué es y por qué deberías usar esta plantilla, echemos un vistazo a qué debe incluir.

La estructura de la plantilla dependerá de ti y cómo trabajas mejor, por lo tanto, para empezar a crear una plantilla básica, agrega las tareas del día, como reuniones, seguimientos y acciones pendientes. Luego, sigue avanzando y etiqueta tus tareas con la información que necesitas para mantener tu día organizado. Estas son algunas etiquetas que puedes usar:

• Prioridad

• Fecha de entrega

• Categoría

• Esfuerzo

• Estado

Cómo puedes organizar la plantilla

Una vez que hayas agregado y etiquetado tus tareas diarias, clasifícalas con campos personalizados. Quizá prefieras finalizar las tareas pequeñas por la mañana y dejar aquellas más demandantes para el mediodía. O tal vez quieras ver las tareas por importancia, para asegurarte de priorizar el trabajo importante. Organizar tu agenda diaria de acuerdo con tu forma de trabajar te ayuda a mantener la concentración y la productividad. A fin de cuentas, la tecnología debería adaptarse a tus necesidades.

Estas son algunas maneras de organizar tu plantilla:

• Tipo de tarea o categoría

• Tiempo necesario

• Prioridad de la tarea

Consejos para usar la plantilla de planificador diario virtual

Los planificadores diarios para imprimir, las hojas de trabajo y las listas de tareas con notas adhesivas quedaron en el pasado. Los planificadores digitales te permiten personalizar el flujo de trabajo y acceder a tus planes desde cualquier lugar. Además, a diferencia de las agendas físicas, no hay riesgo de perder una virtual.

Explora estos consejos y trucos para organizar tu trabajo con un planificador diario digital:

• Sé claro y específico

• Define tareas concretas con fechas de entrega

• Ordena dinámicamente tu trabajo

• Usa una vista de lista para tener una visión general de las próximas tareas

• Define tareas recurrentes para automatizar tu flujo de trabajo

• Codifica las tareas por colores y etiquétalas para mayor claridad

• Integra tus aplicaciones preferidas para optimizar el trabajo

• Organiza tus tareas en secciones

• Visualiza tu cronograma diario en una cuadrícula, como un tablero Kanban

• Mantén todo en un solo lugar al adjuntar documentos o imágenes a tus tareas

• Agrega miembros al equipo para aumentar la visibilidad

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto.

• Mis tareas. Mis tareas es una vista personalizada donde puedes consultar cada tarea que tengas asignada, independientemente del proyecto o equipo en el que se encuentre. Al visualizar todas tus tareas pendientes en un solo lugar, puedes ordenar y priorizar el trabajo y asegurarte de que nada se pase por alto. Con Mis tareas, puedes alternar entre las vistas de lista, tablero y calendario para trabajar como te resulte más cómodo.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Clockwise. Gracias a la integración entre Clockwise y Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

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