Plantilla para planificación de la capacidad productiva

Tu equipo es la fuerza vital detrás del éxito de cada proyecto. Necesitas del tiempo y la experiencia de los integrantes para que el trabajo avance, pero a veces es difícil prever la disponibilidad de todos. Con tantos proyectos y prioridades diferentes dando vueltas, hace falta contar con una forma de medir la carga laboral, de garantizar que los plazos previstos para los proyectos sean realistas y, además, de hacer las debidas modificaciones cuando las necesidades y los recursos del proyecto cambien. 

Aquí es donde entra en juego la plantilla para planificación de la capacidad productiva.

¿Qué es una plantilla de planificación de la capacidad productiva?

Una plantilla para planificación de la capacidad productiva es una guía reutilizable que te ayuda a medir la carga laboral del equipo para un proyecto específico. Allí se detallan todos los pasos necesarios para garantizar que tu equipo tenga suficiente disponibilidad horaria como para cumplir con las tareas del proyecto a tiempo. Gracias a tu plantilla, puedes estar seguro de que no pasarás por alto ninguna información que podría retrasar el proyecto. Podrás confirmar con anticipación que cuentas con los recursos necesarios y, además, te permitirá desarrollar un plan que se pueda adaptar en caso de que cambien el alcance del proyecto o la disponibilidad de algún miembro del equipo.

La creación de una plantilla para planificación de la capacidad productiva requiere de cierto esfuerzo al principio, pero puede hacerte ahorrar tiempo y molestias más adelante. Al inicio de cada proyecto nuevo, puedes copiar la plantilla y completarla con la información de las tareas del proyecto, las horas que se requieren y la disponibilidad de los miembros del equipo. En vez de empezar desde cero con cada nueva iniciativa, en la plantilla ya se encuentran todos los detalles que debes tener en cuenta para planificar y adaptarte a los cambios que se presenten.

Los beneficios de contar con una plantilla digital para planificación de la capacidad productiva

La planificación de la capacidad productiva no es algo estático que se haga una sola vez. Por el contrario, la capacidad productiva del equipo se debe supervisar continuamente a lo largo del proyecto a fin de ajustarse a los cambios en los requisitos y las circunstancias. Es por eso que la plantilla digital para planificación de la capacidad productiva es realmente útil.

En lugar de documentar los requisitos del proyecto y la disponibilidad de los miembros del equipo en un documento estático como una plantilla de Microsoft Excel, hazlo en una plantilla digital, que te permitirá hacer cambios en tiempo real. En consecuencia, podrás adaptarte a los cambios a medida que se produzcan; agregar miembros del equipo al proyecto, modificar el alcance o extender el cronograma del proyecto.

Con una plantilla digital para planificación de la capacidad productiva puedes hacer lo siguiente:

• Comparar los recursos actuales con los que se necesitan.

• Actualizar en tiempo real la capacidad productiva requerida, la disponibilidad del equipo y los plazos previstos.

• Visualizar cómo cambian los recursos y la carga laboral del equipo a lo largo del tiempo.

• Compartir fácilmente la capacidad productiva del equipo con otros participantes y miembros del equipo.

• Planificar la capacidad productiva del equipo en el mismo lugar donde se lleva a cabo el trabajo. De este modo, no tienes que cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones.

• Saber, con solo echar un vistazo, si estás trabajando con la capacidad productiva que corresponde, si faltan o si sobran recursos.

• Calcular automáticamente las horas totales del proyecto.

Qué debes incluir en la plantilla de planificación de la capacidad productiva

En la plantilla de planificación de la capacidad productiva deberías incluir un espacio para proyectar con anticipación las demandas del proyecto y calcular la capacidad actual del equipo en comparación con la que se requiere. La forma más fácil de hacerlo es dividiendo la plantilla en dos secciones: una para los miembros del equipo y la otra para las tareas del proyecto.

En la sección de tareas del proyecto, incluye un espacio en el que se enumeren todos los entregables que se deben finalizar, sus fechas de entrega y las horas que demandan. También puedes crear campos personalizados en los que se especifiquen las responsabilidades según los roles dentro del proyecto. Por ejemplo, el gerente de proyectos, el copywriter o el diseñador. Después, podrás usar esta información para asociar a los miembros del equipo con las tareas que les correspondan según sus habilidades.

En la sección para miembros del equipo, haz una lista con todas las personas que trabajarán en el proyecto. Incluye columnas en las que se especifique su disponibilidad horaria y las horas que necesitas que dediquen al proyecto. Crea campos personalizados para especificar el estado de la carga laboral de cada uno de los miembros del equipo a fin de que quede absolutamente claro si están trabajando según la capacidad productiva que corresponde, si están sobrecargados de trabajo o si aún cuentan con capacidad ociosa.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

• Clockwise. Gracias a la integración entre Clockwise y Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

Cómo usar la plantilla de planificación de la capacidad productiva

Una vez que hayas creado tu plantilla para planificación de la capacidad productiva, usarla será muy simple. Lo puedes hacer de la siguiente manera:

1. Agrega todas las tareas del proyecto a la plantilla.

2. Estima el tiempo requerido para cada tarea. Para que las estimaciones sean lo más precisas posible, considera cuánto tiempo se empleó para finalizar tareas similares en el pasado.

3. Decide qué miembros del equipo serán responsables de cada tarea.

4. Pídeles a los integrantes del equipo que controlen sus cronogramas para determinar la cantidad de horas disponibles que aún tienen. Para calcular la disponibilidad horaria, determina la cantidad de días laborales que durará el proyecto. Luego, resta el tiempo que se dedicará a reuniones, tareas administrativas, comunicaciones, descansos y a otros proyectos.

5. Complétala con las horas laborales disponibles de cada miembro del equipo y compáralas con las que se requieren para cada tarea.

6. A medida que el trabajo avance, haz los ajustes necesarios para garantizar que el equipo cuente con la suficiente disponibilidad de recursos como para finalizar la iniciativa. Quizás debas quitarle prioridad a otros proyectos, adaptar el alcance del proyecto, extender los plazos programados o incorporar miembros nuevos al equipo para que trabajen en el proyecto.

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