Qué es un cronograma de trabajo y cómo hacer uno con plantilla

El equipo es lo más importante que tiene cualquier proyecto. Su trabajo y su tiempo son esenciales para abordar los objetivos del proyecto y estimular el crecimiento del negocio. Cuando gestionas los tiempos del equipo con efectividad, empoderas a cada persona en particular para que realice trabajos excelentes.

Aquí es donde entran en juego los cronogramas. Cuando se usan correctamente, se aprovecha al máximo la disponibilidad laboral del equipo. Además, te aseguras de que no falte ningún recurso necesario para lograr el éxito con tu proyecto o negocio.

¿Qué es un cronograma de trabajo?

En un cronograma de trabajo se detallan los días y horarios específicos en que trabajarán los miembros del equipo. Sirve como una hoja de ruta para que los empleados sepan cuándo se espera que estén disponibles, y para que el equipo adquiera claridad sobre cuándo estará trabajando cada uno de los integrantes.

Hay muchas formas diferentes de crear un cronograma de trabajo en función de los distintos tipos de jornada laboral. Recuerda también que a la hora de crear los cronogramas de trabajo deberás tener en cuenta los días laborables. Puedes, por ejemplo, crear un calendario laboral de 2023 que te ayude a planificar tus cronogramas.

El tipo de cronograma que elijas dependerá de las necesidades de tu equipo, del proyecto, de los objetivos de la empresa y de la cultura corporativa. Por ejemplo:

• Un equipo de ingeniería web puede usar un cronograma de jornada completa más flexible, en el que se permita que los empleados definan sus propios horarios.

• Los equipos de atención al cliente pueden trabajar en horarios rotativos para brindar asistencia las 24 horas.

Consulta siempre a tus equipos internos de asuntos legales y recursos humanos antes de implementar cualquier cambio en el cronograma, ya que puede haber restricciones o requisitos procesales legales locales o nacionales.

A continuación, compartiremos diferentes tipos de cronogramas de trabajo, para que busques cuál es el más adecuado para el flujo de trabajo de tu equipo.

Cronograma de trabajo básico

Entender qué es un cronograma de trabajo es fácil con los cronogramas básicos de trabajo. Estos tipos básicos de cronogramas se diferencian pura y exclusivamente por la cantidad de horas trabajadas. En general, los cronogramas de trabajo básicos se utilizan cuando los miembros del equipo trabajan la misma cantidad de horas por semana. Sin embargo, siempre puedes personalizar los cronogramas semanales de jornada completa o de tiempo parcial para sumar flexibilidad o cubrir necesidades específicas de negocios.

Cronograma de trabajo de jornada completa

Los cronogramas de trabajo de jornada completa incluyen aproximadamente 40 horas por semana; por lo general, de lunes a viernes. Aunque en algunos países la jornada completa puede variar.

• Ejemplo: países como Islandia, Escocia y Bélgica han adoptado la semana de cuatro días. 

Cronograma de trabajo de tiempo parcial

Los cronogramas de trabajo de tiempo parcial incluyen (¡adivinaste!) menos horas que los de jornada completa. Lo que nos deja con bastante libertad de acción.

• Ejemplo: un empleado que trabaja a tiempo parcial podría trabajar 2 horas o 25 horas por semana.

Cronogramas de trabajo flexibles

Los cronogramas de trabajo de horario flexible son particularmente comunes en los equipos de trabajo remoto. De hecho, el 35 % de los empleados afirman que tener un horario laboral flexible es fundamental para mejorar el equilibrio entre la vida laboral y la personal con el trabajo a distancia.

Un horario flexible permite a los miembros de los equipos que trabajen cuando son más productivos, y los horarios se adaptan según los calenarios personales. El equilibrio entre la vida y el trabajo puede mejorar y también el estado de fluidez. Permiten, además, reservar tiempo para la concentración, según cuándo trabaje mejor cada uno, por la mañana o avanzada la tarde.

A continuación, compartimos los tipos más comunes de cronagramas de trabajo flexible en función de las jornadas laborales.

Horario flexible

Con la opción de cronograma de trabajo de horario flexible se establecen “horas fijas” en las que los miembros del equipo deben estar en la oficina o disponibles en línea. Por ejemplo, de 11:00 a 15:00 h. Fuera de esas horas fijas, los miembros del equipo pueden trabajar según sus propios cronogramas.

• Ejemplo: quizás decidas trabajar de 7:00 a 15:00 h; mientras que otro miembro del equipo trabaje de 10:00 a 18:00 h. 

Horas anualizadas

Esta metodología de cronograma de trabajo es útil si hay fluctuaciones en la demanda. Las horas anualizadas ofrecen a los empleados una cantidad total específica de horas para cada año. Normalmente con algunas horas fijas por semana.

• Ejemplo: un equipo de ingeniería puede trabajar horas extra durante las semanas previas a un gran lanzamiento y después trabajar menos horas durante la semana que sigue. 

Cronograma comprimido de trabajo

Con este tipo de cronograma, los miembros del equipo pueden condensar las horas en menos días. Las jornadas laborales pueden llegar a extenderse unas horas más a cambio de trabajar menos días. 

• Ejemplo: se podría trabajar 10 horas por día durante 4 días, en vez de 8 durante 5 días.

Cronograma de trabajo para freelancers

Los freelancers son contratistas, en vez de empleados, y normalmente trabajan en horarios que se ajustan a sus necesidades. Con frecuencia, a los freelancers se les paga al finalizar un proyecto, más que por la cantidad de horas que trabajen. Así, las jornadas laborales de los freelancers varían en función de sus proyectos. 

• Ejemplo: un escritor bloquea tiempo durante las mañanas, de 7:00 a 11:00 h, para dedicarlo a proyectos freelance y se centra en escribir su propio libro durante las tardes.

Cronograma de trabajo híbrido

Un cronograma de trabajo híbrido es el que se da cuando los equipos alternan entre el trabajo remoto y las horas en la oficina. Ofrece la flexibilidad de trabajar a distancia y los beneficios de la colaboración presencial.

• Ejemplo: un equipo pequeño de diseño de marca se reúne en la oficina todos los miércoles y trabaja desde la casa el resto de la semana.

Cronogramas de trabajo por turnos

Los cronogramas de trabajo por turnos ofrecen una perspectiva más estructurada. En la mayoría de los casos, los usan equipos que trabajan con horarios inusuales; por ejemplo, un equipo de atención al cliente que brinda asistencia las 24 horas o un equipo gastronómico que debe preparar comidas muy temprano por la mañana.

Cronograma de trabajo de turnos rotativos

Es el tipo de cronograma de trabajo con turnos que permite que un negocio funcione las 24 horas del día, con empleados que rotan.

• Ejemplo: algunos miembros de un equipo pueden trabajar durante el día, mientras que otros pueden hacerlo durante la madrugada o en turnos nocturnos. 

Cronograma de trabajo de turnos separados

En este cronograma se separa el turno de un empleado en dos partes.

• Ejemplo: un miembro del equipo puede empezar a trabajar en el turno de la mañana, dejar de trabajar y después volver en otro turno de la tarde. 

Cronograma de trabajo de guardia

Cuando un empleado está de guardia, está disponible para trabajar cuando se lo necesite. Normalmente, el empleado trabaja en el horario normal y, después, sigue de guardia cuando se va. Por lo general, los miembros del equipo que toman los turnos de guardia van rotando, para que nadie tenga que estar alerta todo el tiempo.

• Ejemplo:es posible que un empleado trabaje de 9:00 a 17:00 h y, cuando termine, se vaya a su casa y quede de guardia, en caso de que un turno se quede sin personal o haya una emergencia. 

Para todos los tipos de cronogramas de trabajo, consulta siempre con los equipos internos sobre la disponibilidad horaria acorde a los contratos y las leyes locales vigentes. También es una buena práctica consultar a los empleados acerca de cualquier cambio en el cronograma de trabajo y dar aviso por anticipado. En muchos países, es obligatorio.

Además, fuera de los EE. UU., en los contratos de empleo, normalmente, se especifican los días y horarios en que trabajarán los distintos miembros de un equipo. Antes de hacer cualquier cambio, consulta siempre con los equipos internos de recursos humanos y asuntos legales.

Cómo hacer un cronograma de trabajo en 8 simples pasos

Sigue estos pasos para crear un cronograma de trabajo personalizado que ayudará a tu equipo a alcanzar el éxito.

1. Identifica los requisitos y los recursos

Antes de empezar el cronograma de trabajo, determina cuál será el alcance del trabajo del que será responsable el equipo y súmale los recursos con los que tienen que trabajar. De este modo, podrás programar los horarios siendo realista con respecto a lo que se necesita para cumplir con los objetivos del proyecto.

Si el equipo está formado por empleados asalariados, identifica cuántas personas hay en el grupo, las horas que trabajan normalmente y cualquier licencia que tengan previsto tomarse. Si dependes de empleados o contratistas que trabajan por hora, consulta el presupuesto del proyecto para determinar cuántas horas se les pueden pagar por semana.

2. Determina cuándo deberían trabajar los miembros del equipo

Dependiendo del negocio o las necesidades del proyecto, probablemente necesites que los miembros del equipo estén disponibles en momentos específicos. Hazte las siguientes preguntas para determinar qué tipo de cronograma tiene más sentido implementar en tu caso:

• ¿El equipo trabaja en un horario de oficina, en una sola zona horaria o está disperso en diferentes zonas horarias? Si este último es el caso, es probable que necesites organizar reuniones en horarios específicos para amoldarte a las diferentes zonas horarias. Por ejemplo, algunos miembros del equipo pueden necesitar estar en línea a las 8:00, horario del Pacífico, para reunirse con otros colegas que están en Europa. 

• ¿Necesitas que haya alguien de guardia fuera del horario laboral regular? Por ejemplo, en un equipo de desarrolladores de software, probablemente, se designe a alguna persona de guardia por si acaso el sitio web o el servidor de la empresa fallan. 

• ¿El equipo trabaja fuera de un horario laboral normal? Por ejemplo, un equipo de servicio de atención al cliente las 24 horas puede implementar un cronograma de turnos rotativos para brindar asistencia continua. 

• ¿Qué tipo de demanda de trabajo esperas en diferentes horas del día, año o mes? Por ejemplo, en una empresa B2B se pueden desacelerar las ventas cuando se acercan las fiestas, mientras que en el ámbito gastronómico el trabajo se intensifica todos los días a la hora de la cena. 

• ¿Tu equipo necesita conocerse en persona o puede trabajar de manera asincrónica? Y, en caso de que necesiten pasar algo de tiempo cara a cara, ¿qué horario sería el ideal? Si optas por un horario más flexible, estas preguntas pueden resultarte muy útiles para determinar cuál es el “horario fijo” de tu equipo. 

Lee: Cómo colaborar de forma remota con tu equipo

3. Enumera los requisitos para cada turno

Ahora que has identificado cuándo tiene que estar disponible el equipo, piensa en el personal que se necesita para cada turno. De esta forma, podrás generar un balance ideal entre liderazgo y experiencia todos los días.

Para empezar, hazte las siguientes preguntas antes de crear tu cronograma de trabajo:

• ¿Los miembros del equipo pueden trabajar de manera independiente o sería útil que alguien cumpliera el rol de líder para supervisar o responder dudas? Por ejemplo, en un equipo de enfermeros siempre debería haber un doctor durante el turno para evaluar las enfermedades más graves.

• ¿Qué tipo de competencias se necesitan? Por ejemplo, en un equipo de operaciones puede ser necesario que haya personas con diferentes tipos de competencias entre las 9:00 y las 17:00 h, como alguien en recepción, alguien en la gerencia de la oficina y un especialista en TI. 

• ¿Los miembros del equipo con competencias específicas deberían estar disponibles en horarios diferentes? Por ejemplo, este caso podría ser el de un equipo de ventas que trabaja con cuentas de varias regiones del mundo. Un gerente de cuenta puede estar en línea temprano en la mañana para reunirse con los clientes de Europa, mientras que otro puede trabajar por la noche para estar en contacto con los equipos de Asia. 

4. Conoce bien a tu equipo

Para que el cronograma de trabajo sea todo lo efectivo que puede ser, es importante hacer algo más que simplemente consultar por la disponibilidad de cada uno.

Pregúntale a cada miembro del equipo cuándo prefiere trabajar y cuándo se siente más productivo. Por ejemplo, bien temprano por la mañana o al final del día. Entonces, podrás asegurarte de que cada uno trabaje con su mayor potencial y podrás evitar organizar reuniones de equipo justo en los horarios que prefieren concentrarse.

Además, intenta conocer bien el método de colaboración preferido de cada uno. Por ejemplo, si hay miembros del equipo que valoran las reuniones cara a cara, pero que también necesitan tiempo para concentrarse sin distracciones, un cronograma flexible con un horario central fijo puede ser una excelente opción.

5. Elabora el cronograma

Ahora que has allanado el camino de los requisitos y las preferencias, puedes empezar a elaborar el cronograma de trabajo del equipo. El formato y el nivel de detalle que uses dependerá del tipo de cronograma que elijas. Por ejemplo, si planificas turnos rotativos o una cobertura estándar de 9:00 a 17:00.

A continuación, compartimos algunos de los componentes clave a incluir en todos los tipos de cronogramas de trabajo:

• Los nombres de los miembros del equipo

• Las fechas y horarios en que se espera que trabajen

• El tipo de trabajo del que es responsable cada uno

• Desde dónde trabajarán (por ejemplo, si estarán en la oficina o de forma remota)

Ten en cuenta que este último cronograma se ha incluido pura y exclusivamente a modo de ejemplo y que no expresa las políticas de Asana sobre cronogramas de trabajo.

Una vez que hayas elaborado el cronograma inicial de trabajo, no olvides consultar a los equipos de asuntos legales y de recursos humanos para que analicen los pasos que deberás tomar para confirmar que el cronograma cumple con las normas y reglamentaciones nacionales, federales o estatales en general.

6. Refleja los cambios

Suceden imprevistos, la gente se enferma, hay emergencias familiares y merecidas vacaciones. Por eso, es importante planificar cómo modificarás el cronograma cuando se produzcan hechos inesperados.

Ten en cuenta lo siguiente al momento de crear el cronograma del equipo:

• Días por enfermedad: decide qué sucede cuando alguien necesita tomarse el día libre de un momento para otro. Por ejemplo, probablemente necesites hallar un reemplazo o designar a una persona para que se ocupe de cualquier solicitud o pregunta urgente. O también podrías permitir que los miembros del equipo intercambiaran los turnos en caso de que lo necesitaran. 

• Tiempo de licencia planificado: crea reglas claras sobre cómo deberían solicitar las licencias los empleados. Considera con cuánta anticipación deberían notificarlo. Por ejemplo, puedes necesitar un aviso con más anticipación si alguien estará ausente durante una semana o más, y quizás necesites un aviso con menos anticipación en caso de que se trate de días separados de licencia.

• Disponibilidad para reemplazos: documenta la disponibilidad para reemplazos con anticipación. Designa a personas para contacto secundario en caso de que surjan necesidades específicas del proyecto o del negocio. De este modo, tendrás un referente cuando necesites cubrir algún turno libre por una licencia por enfermedad o planificada. Puedes compartir la cobertura continua en el plan de continuidad del negocio.

7. Comparte el cronograma

Para que un cronograma de trabajo sea efectivo, todos los integrantes del equipo deben tener acceso. Si compartes el cronograma aportas la claridad necesaria para que los miembros del equipo trabajen juntos con eficiencia. Con el cronograma de trabajo se puede saber quién está disponible para solicitudes o preguntas en algún momento específico y, además, se determinan los límites para los miembros del equipo que trabajan horas extra.

Hay una gran variedad de herramientas que se pueden usar para crear y compartir el cronograma de trabajo, desde unas simples plantillas de Excel a programas de software específicos para la gestión de proyectos.

Los beneficios de crear tu cronograma de trabajo en Asana

Con una herramienta como Asana:

• Puedes compartir información fácilmente en una fuente central de referencias y garantizar que todo el equipo tendrá acceso a la versión más reciente del cronograma.

• Los miembros del equipo pueden actualizar sin problemas su disponibilidad y compartir notas en tiempo real.

Puedes visualizar el cronograma de trabajo del equipo con diferentes vistas de proyectos, como las opciones de lista, tablero, calendario o cronograma.

8. Pide comentarios a los demás

El primer cronograma de trabajo que hagas no tiene por qué ser perfecto. De hecho, es de esperar que haya que ajustarlo y mejorarlo continuamente. Una parte esencial del proceso consiste en reunir los comentarios.

Define una frecuencia regular para pedir la opinión de los integrantes del equipo; por ejemplo, a fin de cada mes o trimestre. De este modo, podrás seguir adaptando el cronograma de trabajo del equipo y empoderar a cada uno de los integrantes para que se centren en colaborar con todo su potencial.

Cómo puedes ayudar a tu equipo con un cronograma de trabajo

Un cronograma de trabajo puede ser lo que empodere a los miembros de tu equipo para que logren excelentes resultados. A continuación, compartimos los beneficios:

• Aumenta la productividad: diferentes personas pueden ser productivas en distintos momentos. Por ejemplo, algunos alcanzan su estado de fluidez durante las horas de la mañana, mientras que otros pueden funcionar mejor por la tarde. Con un cronograma es posible explotar de la mejor manera las horas preferidas por los miembros del equipo, ya que pueden trabajar cuando son más productivos.

• Aprovecha las fortalezas del equipo: es de esperar que los distintos miembros del equipo tengan diferentes habilidades. Por ejemplo, una persona puede ser extrovertida y tener buena comunicación con los clientes, mientras que otra puede sobresalir con la coordinación detrás de escena. Si programas el cronograma con esas diferencias en mente, puedes estar seguro de que las fortalezas del equipo estarán bien equilibradas.

• Aporta claridad: si compartes un cronograma de trabajo con el equipo, todos saben quién trabaja y cuándo. De este modo, los miembros del equipo siempre conocen quién está disponible para ayudar en el momento que se necesita. Y cuando alguien no está trabajando, todo el equipo está al tanto; de este modo, los empleados se sienten con la tranquilidad de poder desconectarse por completo.

• Ahorra tiempo: es posible que para crear un cronograma tengas que dedicar más tiempo al principio, pero en el futuro te lo agradecerás. Una vez que hayas establecido un proceso programado uniforme, junto con las instrucciones para solicitar licencias, dedicarás mucho menos tiempo a la logística de los ajustes de último momento.

• Controla los costos: si a los miembros de tu equipo se les paga por hora, algo muy común en los EE. UU., el cronograma de trabajo resulta ser una opción muy sencilla para simplificar la administración de los costos y mantenerte dentro del presupuesto del proyecto. Te sirve para gestionar las horas de trabajo de los empleados o contratistas y para evitar hacer asignaciones de más y costosas. También puedes evitar asignar menos de lo necesario y, así, garantizar que no te quedarás corto con los recursos.

• Cumple con las normas: dependiendo de cuántas horas trabajen los miembros de un equipo, pueden tener derecho a ciertos beneficios, como a los tiempos mínimos para descanso y almuerzo, o a que se les paguen horas extra. Si gestionas las horas de los empleados con un cronograma de trabajo, podrás cumplir con las leyes y regulaciones nacionales, federales y estatales, como la Fair Labor Standards Act (Ley de Normas Laborales Justas, FLSA) de los EE. UU. o los requisitos sobre horarios laborales de Europa. No olvides consultar a tu asesor legal antes de proponer un nuevo cronograma de trabajo.

Cronogramas de trabajo para freelance

Cuando eres freelance una de las tareas más complicadas es organizar tu jornada laboral y llegar a tiempo a todas las tareas y proyectos. Definir tu propio cronograma de trabajo te ayudará a organizarte y lograr un mayor balance entre tu pida personal y profesional. Hay varias formas y métodos de organización. Te damos algunas sugerencias:

• Trabajo por etapas y entregas. En lugar de esperar a tener el proyecto finalizado para entregárselo al cliente, prueba a enviar enviando entregables o una parte del proyecto. De esta forma, será más fácil adecuar tus tareas a una jornada laboral flexible. 

• Fija tu listado de tareas. Elaborar un listado completo de tareas y distribuirlas en cronogramas semanales o mensuales que puedas compartir con tu cliente te ayudará a alcanzar tus objetivos.

• Ten en cuenta el horario de trabajo de tus clientes. A la hora de realizar tu cronograma de trabajo como freelance deberás tener también en cuenta el horario de trabajo de tu cliente, especialmente para las comunicaciones con ellos.

Usa una plantilla de cronograma de trabajo para planificar con confianza

Cuando se hace bien, el cronograma de trabajo fortalece al equipo y ofrece a cada integrante todo lo necesario para desarrollar todo su potencial productivo. Cuando compartes un cronograma de trabajo con todo el equipo, cada uno puede ver con claridad qué miembros del equipo están disponibles en un momento determinado, quién es responsable de qué y quién está ausente.

Y gracias a la gran cantidad de tipos de cronogramas que hay para elegir, puedes crear un plan a medida para tu equipo con el que los integrantes se sientan lo suficientemente empoderados como para alcanzar sus objetivos con claridad y confianza.