Cómo se interponen los pormenores del trabajo ante el trabajo concreto

Los negocios del mundo entero cambian rápidamente. Desde el surgimiento del trabajo remoto y flexible a las formas en que se comunican las organizaciones internamente, muchos aspectos del trabajo son diferentes hoy en día de lo que eran hace unos pocos años. A la vanguardia de tanto cambio se encuentra la forma en que colaboramos en los lugares de trabajo y las nuevas herramientas y software que nos ayudan a facilitar esa colaboración.

Pero, si se gestiona mal, no todos los cambios o colaboraciones son buenos.

Con la proliferación de canales de comunicación y colaboración también llegan infinitas notificaciones y proyectos que se aíslan. A medida que las cargas de trabajo crecen, la información se fragmenta cada vez más y los roles y las responsabilidades se vuelven cada vez más confusos. Para intentar estar más conectados, hemos creado un sinfín de otros problemas que se suman a una cantidad de trabajo tedioso e innecesario dedicado a mantenernos al tanto de lo que sucede.

En otras palabras, los trabajadores del conocimiento de hoy en día están atiborrados con enormes cantidades de “pormenores del trabajo”.

¿Qué son los pormenores del trabajo?

Seguramente te preguntas, ¿qué son exactamente “los pormenores del trabajo”? En el Índice de la anatomía del trabajo de Asana, para el que se encuestaron más de 10 000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo, los pormenores del trabajo se definieron de la siguiente manera: las actividades que te alejan del trabajo significativo y calificado, incluidas las comunicaciones acerca del trabajo, la búsqueda de información, cambiar entre aplicaciones, las gestión de cambio de las prioridades e ir detrás de los estados del trabajo.

¿De qué se tratan en realidad? Los pormenores del trabajo son todas las actividades que haces a lo largo del día que no son el trabajo calificado para el que fuiste contratado, como el análisis de marketing o la codificación. Son esas cosas mundanas con las que pierdes tiempo y que la mayoría de la gente asume que viene con el trabajo.

Según el Índice de la anatomía del trabajo de Asana, las personas dedican el 60 % del tiempo laboral a los pormenores del trabajo y no al trabajo calificado. Todas esas horas se suman a enormes cantidades de tiempo perdido. En todo el mundo, a lo largo de un año, el trabajador del conocimiento promedio dedica 103 horas a reuniones innecesarias, 209 al trabajo duplicado y 352 a hablar acerca del trabajo.

Todo el tiempo dedicado a tareas aleatorias en vez de al trabajo calificado para el que tu equipo y tú fueron contratados crea un efecto dominó que se traslada al resto del equipo y de la organización.

Cómo dañan la productividad los pormenores del trabajo

Cuando lo piensas bien, los pormenores del trabajo no solo hacen que los días parezcan más largos y complicados. Dado que te apartan del trabajo importante, su efecto se puede ver en incontables proyectos demorados, vencimientos que no se cumplen y desgaste innecesario.

Crean un problema serio tanto para cada persona como para las organizaciones.

Si miramos el panorama general, con el Índice de la anatomía del trabajo hallamos que la vasta mayoría de los trabajadores del conocimiento (el 88 %) concuerda con que los proyectos más urgentes y las iniciativas más amplias han quedado ocultas o se pasaron por alto a causa de la gran cantidad de tareas que tienen por hacer.

Con tantas distracciones y lugares diferentes en los que se guarda la información, es casi imposible mantenerse al tanto de todos los detalles. Muchas organizaciones no cuentan con los procesos adecuados para planificar, organizar y ejecutar las tareas o gestionar los proyectos.

A nivel individual, los pormenores del trabajo tienen un impacto importante en las cargas laborales diarias.

Con el Índice de la anatomía del trabajo también se halló que los pormenores del trabajo contribuyen a la desigualdad en la gestión de los recursos y a que se trabaje demasiadas horas. ¿Cuáles son los motivos principales por los que las personas trabajan horas extra? Para responder emails y mensajes, por reuniones imprevistas, para perseguir aprobaciones y por falta de claridad acerca de los objetivos y las responsabilidades.

En un estudio anterior, en el que Asana entrevistó a 6000 trabajadores del conocimiento de Australia, los EE. UU. y el Reino Unido, se observó que el 80 % de esos trabajadores decían sentirse próximos al agotamiento. El aumento de las cargas laborales desiguales es la principal causa de estrés para un cuarto de los empleados. Y cuando las personas se sienten estresadas, el 82 % dice sentirse menos comprometida con su trabajo.

Resulta que más trabajo y colaboración no aportan necesariamente a la productividad ni a la felicidad. Pero definitivamente la historia no termina aquí.

Reduce la dedicación a los pormenores del trabajo y vuelve a ocuparte del negocio

Los pormenores del trabajo son un problema universal, pero hay algunas formas de combatirlo.

Gran parte del descontento y del estrés provienen de la falta de claridad y de coherencia. En el Índice de la anatomía del trabajo se halló que solamente un 43 % de los encuestados tienen en claro cuáles son los objetivos de su organización para el año y solamente el 46 % conoce el valor de lo que aporta su trabajo a la empresa.

Para que estén todos alineados con respecto al panorama general es crítico asegurarse de que el funcionamiento diario fluya sin problemas. Si las personas no saben cómo se alinea su trabajo con los objetivos de alto nivel, difícilmente se mantengan motivadas y produzcan trabajo valioso.

En Asana usamos la pirámide de la claridad para brindar una estructura a todos los que participan en la empresa. Conecta los objetivos de largo plazo con los de corto plazo. Puede tratarse del plan de un producto o uno de negocios. En lo más alto de la pirámide se encuentra la misión, la que guía todas las decisiones; la sigue la estrategia; después, los objetivos de toda la empresa; los objetivos de los departamentos; los trimestrales; los proyectos individuales y las tareas. Así es el trabajo diario con el que ocupamos gran parte de nuestro tiempo. Pero, como todo aporta a la misión, en definitiva, todos saben exactamente cómo contribuyen a los objetivos de la empresa en general.

Una vez que todos estén alineados y sepan cómo se conectan con las iniciativas estratégicas y la misión de la empresa, debes repensar los aspectos tecnológicos, analizar cómo usarlos de manera que ayuden a los procesos en vez de entorpecerlos.

En la actualidad, el empleado promedio usa 10 aplicaciones diferentes por día. Mientras más aplicaciones usan, más tiempo pasan sintiéndose distraídos o postergando trabajo. Para muchas de las empresas exitosas que se mueven con rapidez es esencial poder reducir el desorden y reunir a todos en un sistema único con una plataforma de gestión del trabajo.

Cómo ClassPass logró tener claridad

En ClassPass, una empresa en rápido crecimiento que facilita la búsqueda y reserva de clases de fitness, el equipo de marketing de 25 personas se ocupó de llevar a cabo más de 200 campañas por año para aumentar la conciencia de marca acerca de la empresa y la base de usuarios. Pero entregar esas campañas a escala y de forma rápida no fue un proceso sencillo.

El equipo de marketing usaba una engorrosa combinación de emails, chats y hojas de cálculo para colaborar en las campañas con los siguientes resultados:

• La ausencia de una fuente de referencia o confiable para las fechas de entrega.

• Había una necesidad constante de actualizaciones de estado.

• La información quedaba aislada y los documentos se perdían en cadenas de email.

• Las solicitudes trabajo duplicado se pudieron haber consolidado.

Con la incorporación de Asana, se redujeron muchas aplicaciones y se empezó a colaborar en un solo lugar. Como resultado, las reuniones de equipo disminuyeron un 25 %, la eficiencia mejoró un 20 % y las campañas se produjeron entre un 30 y un 40 % más rápido.

Al alinear los objetivos más amplios de la empresa, la conciencia de marca y la cantidad de usuarios registrados aumentó. Además, al usar la tecnología de manera eficiente, ClassPass pudo deshacerse de gran parte de la confusión y de los pormenores del trabajo con los que antes estaba plagado su equipo.

Cuando los empleados se sienten conectados con una misión mayor y tienen herramientas que los empoderan y no los ahogan, pueden colaborar de manera más eficaz, tener el control de sus cargas de trabajo y tomar decisiones más rápido. Por suerte, los resultados, una vez más, hablarán por sí solos.

Para más información, descarga el Índice de la anatomía del trabajo.