Qué es outsourcing, ventajas y cómo gestionarlo

En la actualidad, las empresas no necesitan contratar nuevos empleados para todas las nuevas tareas que surgen. Este proceso a menudo puede ser largo y difícil, ya que encontrar personal calificado no es fácil en el mercado laboral actual.

En cambio, en muchas situaciones puede ser más inteligente externalizar ciertas áreas y tareas. A esto se le llama outsourcing. Se encarga de tareas a freelancers, pequeñas empresas o grandes corporaciones. Aprende más sobre los diferentes tipos de outsourcing posibles y los pros y contras asociados con este modelo. También descubrirás cómo integrar el outsourcing fácilmente con Asana.

¿Qué es el outsourcing?

Comencemos con la definición de outsourcing. El término proviene del inglés y está compuesto por las palabras "out", "source" y "using". En resumen, significa obtener fuentes externas. La traducción al español sería "externalización". Es decir, el outsourcing es la externalización de algunos servicios.

En el mundo empresarial, el outsourcing implica contratar proveedores externos para ciertas tareas o, a veces, incluso áreas completas. Las razones pueden ser muy variadas. A menudo, un área requiere un cierto nivel de conocimiento especializado que actualmente falta en la empresa. Adquirir internamente ese conocimiento puede ser muy costoso, por lo que el outsourcing es una alternativa ideal.

También puede suceder que falte tiempo. Algunas empresas simplemente quieren centrarse en su núcleo de negocio e invertir allí todo su tiempo. Para procesos de apoyo o administrativos, confían en ayuda externa. Pero hablaremos más de eso más adelante.

Para qué sirve el outsourcing

Hay varias razones por las que las empresas eligen externalizar ciertos procesos o funciones de su negocio. Algunas de las principales razones para utilizar outsourcing:

Ahorro de costes

Uno de los beneficios más obvios del outsourcing es el ahorro de costos. Externalizar ciertas funciones o procesos puede resultar en costos significativamente más bajos que si se mantuvieran en casa. Esto se debe a que las empresas pueden aprovechar los beneficios de la economía de escala y reducir los costos de nómina, espacio de oficina y equipo necesario para realizar esas tareas.

Acceso a expertos en diversas áreas

Otra razón importante para utilizar outsourcing es el acceso a expertos en diversas áreas. Si una empresa necesita una habilidad o experiencia específica que no posee internamente, externalizar esa función puede proporcionar acceso a profesionales altamente calificados y experimentados. Esto puede ser especialmente útil en áreas como la tecnología, el marketing digital o la contabilidad, donde las habilidades y conocimientos especializados son esenciales para el éxito.

Enfoque en el negocio

Cuando las empresas externalizan funciones no críticas, pueden centrarse en lo que realmente importa: el núcleo de su negocio. Al externalizar tareas secundarias, las empresas pueden dedicar más tiempo y recursos a sus áreas clave de competencia y diferenciación, lo que puede mejorar la calidad de sus productos o servicios y aumentar la satisfacción del cliente.

Flexibilidad y escalabilidad

Las empresas que utilizan outsourcing también pueden disfrutar de más flexibilidad y escalabilidad. Externalizar ciertas funciones puede permitir que las empresas respondan de manera más rápida y eficiente a los cambios en la demanda del mercado o en el crecimiento empresarial. Además, el outsourcing puede proporcionar una forma rentable de expandir las capacidades de una empresa sin incurrir en los costes asociados con la contratación y el entrenamiento de nuevos empleados.

Tipos de outsourcing

El Outsourcing es una estrategia cada vez más utilizada por las empresas para subcontratar servicios y actividades que no forman parte de su core business y así poder centrarse en su actividad principal.

Outsourcing táctico y outsourcing estratégico

El Outsourcing se puede clasificar según su finalidad en outsourcing táctico y outsourcing Estratégico.

El outsourcing táctico se refiere a la subcontratación de tareas complementarias a la actividad principal de la empresa, con el objetivo de reducir costes. Por otro lado, el outsourcing estratégico se utiliza para delegar funciones estratégicas en una empresa especializada en un determinado sector, con el fin de mejorar la calidad del servicio y aumentar su efectividad sin perder visibilidad ni control.

Co-Sourcing

En este tipo de Outsourcing, ambas empresas comparten las responsabilidades y los riesgos que surjan del desarrollo de la actividad en cuestión.

Off-Site

En el Outsourcing Off-Site, los servicios se desarrollan en las instalaciones de la empresa subcontratada.

Off-Shoring

El Outsourcing Off-Shoring se refiere a la subcontratación de servicios a una empresa extranjera, generalmente porque ofrece menores costes.

In-House

En el outsourcing in-house, los servicios externalizados se siguen realizando en las instalaciones de la empresa contratante, aunque son ejecutados por una empresa externa.

Es importante tener en cuenta que la elección del tipo de Outsourcing adecuado dependerá de las necesidades particulares de cada empresa y su situación específica. Por lo tanto, es recomendable evaluar cuidadosamente las opciones disponibles y considerar los pros y contras de cada tipo de Outsourcing antes de tomar una decisión.

Outsourcing en función del área

También podemos hablar de distintos tipos de outsourcing en función del área y tareas específicas que se externalizarán:

• Outsourcing de procesos de negocio (BPO). El outsourcing de procesos de negocio consiste en la contratación de otra empresa que realice ciertos procesos de negocio en su nombre. Esto puede incluir procesos de atención al cliente, procesamiento de transacciones, contabilidad y servicios de recursos humanos. El objetivo principal de BPO es reducir costos y mejorar la eficiencia al permitir que los expertos en BPO se encarguen de procesos que, de otra manera, podrían distraer a la empresa de su negocio principal.

• Outsourcing de tecnología de la información (ITO) En el outsourcing de tecnología de la información, una empresa contrata a otra para que se encargue de su infraestructura de TI y servicios relacionados. Esto puede incluir servicios de soporte de escritorio, servicios de red y telecomunicaciones, desarrollo y mantenimiento de software, y gestión de sistemas.

• Outsourcing de procesos de recursos humanos (HRO). El outsourcing de procesos de recursos humanos se destina al puede incluir reclutamiento, selección, capacitación, gestión de nóminas y gestión de beneficios.

• Outsourcing de procesos de finanzas y contabilidad (FAO). También los procesos de finanzas y contabilidad pueden externalizarse: contabilidad, facturación, cuentas por pagar y cuentas por cobrar son algunas de las tareas que muchas empresas externalizan.

Beneficios y desventajas del outsourcing

Gracias al outsourcing, muchas empresas han podido externalizar ciertas funciones y procesos a terceros especializados, lo que les ha permitido reducir costes, aumentar la eficiencia y concentrarse en su actividad principal o core business. Sin embargo, como cualquier práctica empresarial, el outsourcing tiene sus beneficios y desventajas.

Beneficios del outsourcing

• Reducción de costes: una de las principales razones por las que las empresas optan por el outsourcing es para reducir los costes. Al externalizar ciertas funciones, las empresas pueden ahorrar en costos de personal, espacio de oficina, equipo y tecnología.

• Mayor eficiencia: el outsourcing también puede ayudar a aumentar la eficiencia de una empresa. Al externalizar funciones no esenciales, las empresas pueden centrarse en su actividad principal y ser más productivas.

• Acceso a habilidades especializadas: las empresas pueden acceder a habilidades y conocimientos que de lo contrario no tendrían. Esto puede ser especialmente útil para pequeñas empresas que no pueden permitirse tener un gran equipo interno.

• Flexibilidad: el outsourcing también puede proporcionar flexibilidad a las empresas. Así, las empresas pueden ajustar los recursos según sus necesidades y no tienen que preocuparse por el personal adicional en momentos de baja demanda.

Desventajas del Outsourcing

• Pérdida de control: al externalizar funciones a terceros, las empresas pueden perder cierto control sobre esas funciones. Esto puede llevar a problemas de calidad y eficiencia si el proveedor no cumple con las expectativas.

• Problemas de comunicación: el outsourcing también puede llevar a problemas de comunicación entre la empresa y el proveedor. Si no se establecen claramente las expectativas y los procedimientos de comunicación, puede haber malentendidos y retrasos en el trabajo.

• Riesgo de seguridad de datos: las empresas también corren el riesgo de que sus datos confidenciales sean comprometidos. Es importante asegurarse de que el proveedor tenga medidas de seguridad adecuadas en su lugar.

• Dependencia del proveedor: el outsourcing también puede llevar a una dependencia excesiva del proveedor. Si la empresa no tiene un plan de contingencia en caso de que el proveedor no esté disponible, puede haber problemas graves.

Cómo gestionar el outsourcing con Asana

Puede resultar difícil abordar un proyecto de outsourcing. Especialmente para las empresas que nunca han recurrido a esta opción. Sin embargo, en realidad es muy sencillo. Te mostraremos cómo hacerlo:

Primero, debes analizar la situación de su empresa. ¿En qué áreas existe potencial de mejora? ¿Y dónde sería más fácil contratar nuevos empleados y asignarles tareas, o elegir proveedores externos? Si finalmente has decidido que el outsourcing puede tener ventajas para ti, el siguiente paso es mantener una reunión con el resto de miembros del proyecto para acordar qué tareas y áreas específicas se encargarán a los proveedores externos. Cuanto más precisas sean estas definiciones de requisitos, mejor.

Luego, debes elegir entre la variedad de proveedores de servicios disponibles. La forma en que lo hagas depende de ti y de tu empresa. Hay varios métodos útiles para ayudar en la toma de decisiones, como el análisis de valoración. También puede ser útil contar con un documento de especificaciones y requisitos.

Una vez que hayas elegido un proveedor de servicios, debes integrarlo en su empresa, específicamente en el proyecto. Es importante que tenga acceso a la información relevante para el área o tareas en cuestión.

En este punto, las herramientas de gestión de proyectos como Asana pueden ser muy útiles. Puede crear un proyecto separado para el proveedor externo en Asana. Allí puede definir las tareas requeridas con su marco de tiempo, crear una línea de tiempo y, al mismo tiempo, proporcionar la información clave al proveedor de servicios.

Esto permite una comunicación constante y colaborativa con el proveedor externo, así como la capacidad de supervisar el progreso de la colaboración.