4 consejos para elaborar el mejor plan de trabajo semanal

Los odiados lunes. La pesadilla de muchos profesionales y también del famoso gato de dibujo animado que come lasaña. Uno de los motivos por los que las personas odian ir a trabajar los lunes es porque se sienten abrumados por la cantidad desconocida de trabajo que les espera. Esta ambigüedad puede provocar estrés adicional y llevar al agotamiento, también conocido como burnout.

Un plan de trabajo semanal puede ayudarte a aliviar algo del estrés que sientes cuando se acerca la hora de ir a trabajar un lunes. Con este plan puedes organizar todo lo que debes hacer durante la semana, además de evitar que aparezca la temida angustia del domingo.

¿Qué es un plan de trabajo semanal?

Un plan de trabajo semanal es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a desglosar y organizar las tareas que debes realizar la próxima semana. Con un programa semanal puedes mejorar tus habilidades de gestión del tiempo, ya que te ayuda a organizar el tiempo del que dispones de manera proactiva. De ese modo, podrás realizar las tareas importantes según lo programado.

Esta técnica no solo te ayuda a elaborar un programa diario, sino que también te brinda un panorama general de las tareas en las que trabajarás durante la semana. Cuando crees tu plan de trabajo semanal, es importante que tengas en cuenta las reuniones a las que tienes que asistir. De ese modo, podrás equilibrar tu carga laboral con la cantidad de reuniones para que accidentalmente no tengas demasiado trabajo por hacer durante un día lleno de reuniones.

Cómo elaborar un plan de trabajo semanal

El proceso para elaborar un plan de trabajo semanal es muy simple y te permitirá empezar tu semana laboral con el pie derecho. A continuación, te presentamos cuatro pasos sencillos que puedes seguir.

Paso 1: Da seguimiento a las tareas pendientes en un solo lugar

La forma más habitual de empezar un plan de trabajo semanal es volcar todo en una lista de tareas pendientes tradicional. Pero las listas de tareas pendientes digitales son mucho más útiles porque permiten ordenar y priorizar el trabajo más fácilmente, además es imposible que se pierdan. Con una herramienta como Asana, también puedes adjuntar información contextual a las tareas para tener la información que necesitas sin abarrotar tu lista. Lo más importante de este paso es que todo lo que necesitas esté en un solo lugar, que será tu fuente de referencia para la semana. Si no estás seguro de qué debes hacer después, simplemente puedes consultar tus tareas pendientes.

Si te resulta muy difícil hacer un seguimiento de todas tus tareas, prueba el método Getting Things Done (GTD). Esta técnica se enfoca en organizar todos tus pensamientos en un solo lugar, así puedes descargar la información de tu cerebro en lugar de intentar retener todo en tu memoria. 

Paso 2: Asigna fechas límite a las tareas de la lista

Cada acción a realizar de tu lista de tareas pendientes debe tener una fecha de entrega correspondiente. Este es un paso sumamente importante para los planes de trabajo semanales, ya que las fechas de entrega te ayudarán a determinar cuándo deberías trabajar en cada tarea.

Si sabes que debes finalizar una tarea para un día determinado, calcula aproximadamente cuánto tiempo te llevará realizar esa tarea en particular. Toma ese tiempo estimado y trabaja en retrospectiva desde la fecha de entrega. Este es el momento, como mínimo, en el que deberías empezar a trabajar en esa tarea.

Por ejemplo, un gerente puede pedirte que le entregues el calendario de contenido para redes sociales del mes próximo el viernes por la mañana. Por lo general, se tarda aproximadamente tres días en crear un calendario, por lo que deberías empezar a trabajar en esta tarea al menos el martes de esa semana.

Paso 3: Prioriza las tareas de manera eficaz

La manera en la que priorizas tus tareas para la semana es sumamente importante. Equilibrar los cronogramas con las prioridades es una habilidad difícil de dominar. Cuando trabajas con proyectos a largo plazo con fechas de entrega lejanas, puedes dividir estos proyectos en piezas más pequeñas y realizar una parte de la tarea cada día hasta la fecha de entrega final. Esto puede ayudarte a evitar la procrastinación y los contratiempos de último momento a la hora de finalizar el proyecto completo.

Si usas una herramienta de gestión del trabajo, intenta agregar una etiqueta de prioridad a cada tarea. Esto no solo te ayudará a organizar tus prioridades, sino que además permitirá que los miembros de tu equipo sepan en qué te estarás enfocando durante el día. Si algo ocurre y tienes que cambiar las prioridades, puedes volver a etiquetar las tareas fácilmente según corresponda.

Paso 4: Dedica tiempo cada semana a la organización de las tareas

Un plan de trabajo semanal es más útil si lo usas de forma regular como un organizador semanal. Dedica algo de tiempo de tu agenda cada semana para hacer una pausa y reflexionar sobre las tareas que debes finalizar la semana próxima.

Algunas personas dedican parte del viernes por la tarde a organizar sus tareas, mientras que otras prefieren usar el lunes por la mañana para la planificación semanal. Ambas opciones tienen sus beneficios. Si compilas las tareas el viernes, podrás llegar a trabajar el lunes con todo claramente organizado para comenzar la semana con el pie derecho. Esta es una buena estrategia para las personas que les cuesta desconectarse del trabajo los fines de semana porque tendrán una visión clara de cómo será su lunes antes de empezar el fin de semana.

Realizar tu planificación semanal el lunes te brinda un panorama general de las tareas en las que trabajarás durante la semana. Este método es bueno para los miembros del equipo que dependen de los demás para realizar sus tareas, como un equipo de ventas o un equipo de éxito del cliente. Si es más probable que recibas correspondencia durante el fin de semana, elaborar tu plan de trabajo semanal el lunes te permitirá priorizar el trabajo que llegó mientras descansabas.

4 prácticas recomendadas para elaborar un plan de trabajo semanal

Los pasos anteriores son simplemente las acciones que debes realizar para crear tu plan de trabajo semanal. Para complementar estos pasos, te brindamos algunos consejos que te ayudarán a aprovechar tu plan de trabajo al máximo.

1. Analiza tu plan de trabajo cada semana

Mientras organizas las tareas para la semana siguiente, tómate el tiempo para reflexionar sobre la semana anterior y las tareas que finalizaste, y ten esto en cuenta durante la planificación. ¿Te quedó alguna tarea pendiente que tengas que trasladar a la semana próxima?

Cuando analices las tareas que te quedaron de la semana anterior, tómate el tiempo para considerar tu carga laboral para la semana siguiente. Si te quedaron demasiadas tareas pendientes, esto puede indicar que tienes demasiado trabajo por hacer. Estas son algunas estrategias que te serán útiles si necesitas aliviar un poco tu carga de trabajo:

• Cuéntale a tu gerente que te sientes sobrecargado.

• Delega algunas de tus tareas a otros miembros del equipo.

• Usa una matriz de Eisenhower para priorizar mejor las tareas.

• No aceptes más proyectos.

2. Equilibra la carga laboral de tu semana

Algunas tareas requieren más capacidad mental que otras. Por ejemplo, realizar una planificación general puede demandar más energía mental que responder rápidamente un email. Si tienes un día cargado de reuniones, intenta equilibrarlo dejando las tareas que requieren menos energía mental para esos días. Equilibrar tu carga laboral de esta manera te ayudará a evitar que te agotes mentalmente demasiado pronto en la semana. Además, es una buena manera de no procrastinar demasiado y posponer tus tareas para el final de la semana.

3. Planifica descansos a lo largo de la jornada laboral

Cuando realices tu lista de tareas, no olvides dejar tiempo cada día para los descansos. Usa el método del plan de trabajo semanal además de otro método de productividad, como la técnica Pomodoro o el time blocking. Es muy importante que tomes descansos regularmente a lo largo del día. Recuerda, tu cerebro es un músculo y debes cuidarlo. 

4. Aprovecha la automatización

Si usas una herramienta de gestión del trabajo para organizar tu programa semanal, automatiza las tareas para ahorrar tiempo. Por ejemplo, Asana puede ayudarte a colocar automáticamente todas las tareas que debes finalizar en una sección de tu lista. De ese modo, no tienes que perder tiempo en seleccionar manualmente cada una de las tareas.

Beneficios de usar un plan de trabajo semanal

El uso de un plan de trabajo semanal no solo te ayuda a ti, sino también a tus compañeros de trabajo y a todos los colaboradores. A continuación, te contamos cómo un plan de trabajo semanal puede ayudar a todo tu equipo a hacer su trabajo.

Te mantiene organizado

Este es el beneficio más obvio del uso de un plan de trabajo semanal. No tienes que preocuparte por todo a la vez y puedes tener un panorama de tu semana de un vistazo. Esto ayuda a dividir los planes de proyectos grandes en pasos concretos más pequeños. Además, cuanto más atento estés a los plazos, más probable será que los miembros de tu equipo puedan llevar a cabo su parte del proyecto sin problemas.

Prioriza las tareas dependientes

Cuando organices tu semana, prioriza las tareas dependientes para desbloquear las tareas de tus compañeros de trabajo. Al dar prioridad al trabajo dependiente, puedes reducir los cuellos de botella y ayudar a que tu proyecto siga fluyendo sin problemas. Esto también puede limitar la cantidad de actualizaciones de estado para que puedas enfocarte más en el trabajo clave en lugar de estar al día con la correspondencia.

Aumenta la visibilidad

Cuando organizas tus tareas mediante una herramienta digital de gestión del trabajo como Asana, todo tu equipo sabrá en qué estarás trabajando, y cuándo. Esto minimiza las idas y vueltas en las comunicaciones. Además, ayuda a tus compañeros de equipo a coordinar sus planes individuales de trabajo semanal para que se ajusten al tuyo, o viceversa.

Crea tu plan de trabajo semanal digital con Asana

Simplifica el proceso de planificación semanal mediante el uso de una herramienta de planificación digital como Asana. Crea fácilmente plantillas de proyectos, automatiza tareas y visualiza tu semana laboral de un vistazo. Obtén más información sobre cómo Asana puede ayudar a tu equipo.