Cómo dar seguimiento a la tasa de utilización e impulsar la rentabilidad del equipo

Seguramente hagas un seguimiento de varias métricas de éxito a fin de garantizar que los proyectos se mantengan dentro del alcance establecido y que la satisfacción del cliente sea alta. Si trabajas con clientes, es probable que una de estas métricas de éxito se centre en las horas facturables, ya que una de las formas que tienen las empresas de obtener ganancias es mediante las horas de servicios que facturan a sus clientes. Cuando haces un seguimiento de la tasa de utilización de los miembros de tu equipo, puedes comparar las horas facturables con el tiempo que tienen disponible.

Los miembros del equipo no pueden facturar por cada una de las tareas que realizan ya que algunas de ellas implican realizar actividades internas. La tasa de utilización te permite determinar el tiempo que un miembro del equipo tiene disponible para realizar actividades rentables. En este artículo, explicaremos cómo calcular las tasas de utilización y analizaremos las diferentes formas de reducir los pormenores del trabajo a fin de optimizar las tasas de los miembros del equipo.

¿Qué es la tasa de utilización?

La tasa de utilización representa la medida del tiempo disponible que se dedica al trabajo facturable, expresada en porcentaje. Puedes calcular esta tasa dividiendo la cantidad total de horas facturadas de un miembro del equipo por el total de horas que tiene disponible. Por ejemplo:

• Si un miembro del equipo tiene 40 horas disponibles en la semana y factura 34 horas a los clientes, entonces su tasa de utilización es 0.85 u 85 %. 

Ten en cuenta que la tasa de utilización de un miembro del equipo nunca alcanzará el 100 % ya que también debe dedicar parte de su tiempo al trabajo interno. Su semana laboral debe alcanzar un equilibrio saludable entre las reuniones del equipo, las llamadas telefónicas, las capacitaciones y el trabajo facturable.

Por lo tanto, el objetivo de calcular y dar seguimiento a la tasa de utilización no es llegar al 100 %, sino reducir el trabajo manual y redundante que ocupa gran parte de nuestra jornada laboral. Según el Índice de la anatomía del trabajo, el trabajador del conocimiento promedio dedica el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo: actividades como la búsqueda de información, la solicitud de aprobaciones y el cambio entre aplicaciones. Al reducir estos pormenores, puedes aumentar las tasas de utilización en todo el equipo al permitirles dedicar más tiempo a realizar el trabajo de alto impacto.

La mejor manera de dar seguimiento a las tasas de utilización es con un software de gestión de recursos como Asana, que te permite visualizar exactamente quién está haciendo qué y para cuándo, para que puedas promover el equilibrio y prevenir el agotamiento. Al poder ver exactamente el trabajo que cada empleado tiene por hacer, puedes gestionar la carga de trabajo del equipo de forma efectiva para garantizar que ninguno supere las horas de trabajo que tienen asignadas.

Cómo mejorar las tasas de utilización

Suele ser frustrante descubrir que las tasas de utilización de tu equipo son bajas. Pero esto a menudo se debe a la implementación de procesos deficientes, a la mala comunicación y al uso de herramientas complejas y engorrosas. Las tasas de utilización bajas son el resultado de un desequilibrio entre la carga laboral interna y externa. A continuación te presentamos cuatro formas de corregirlo:

Para mejorar las tasas de utilización, prueba implementar los siguientes procesos de gestión de proyectos.

1. Establece puntos de referencia para las tasas de utilización: los miembros de tu equipo no sabrán qué valores deben alcanzar a menos que establezcas puntos de referencia. También puedes establecer valores diferentes para cada empleado según su función. Por ejemplo, un diseñador puede tener un índice de referencia más alto que un gerente de recursos humanos ya que los diseñadores suelen trabajar directamente con los clientes y facturan más horas. Debes establecer los puntos de referencia en función de la tasa de utilización ideal que hayas calculado.

2. Supervisa las tasas de toda la empresa: el seguimiento de todas las tasas de utilización puede ayudarte a determinar tu tasa de utilización de la capacidad y, de este modo, saber si los miembros del equipo tienen disponibilidad o no. Además, te ayudará a ver cuándo otros equipos tienen tiempo disponible para facturar más horas, a fin de que la empresa pueda brindar más servicios facturables sin necesidad de contratar trabajadores independientes.

3. Reduce los pormenores del trabajo: este punto es esencial para mejorar las tasas de utilización. Si bien siempre habrá una cierta cantidad de horas dedicadas a las operaciones internas, puedes aplicar las mejores prácticas de la gestión de proyectos y brindar consejos para una mejor gestión del tiempo a fin de reducir las horas dedicadas a tareas sin importancia. Los pormenores del trabajo incluyen actividades como las comunicaciones sobre el trabajo, la búsqueda de información, el cambio entre aplicaciones y la gestión del cambio de prioridades, entre otras.

4. Usa un software de seguimiento del tiempo: esta herramienta es esencial para mejorar la tasa de utilización ya que permite a los miembros del equipo facturar el trabajo a clientes específicos o colocarlo como tiempo de trabajo interno de la empresa. Además, el seguimiento del tiempo puede alentar a los miembros del equipo a gestionar su tiempo de manera más consciente para poder alcanzar sus objetivos. Una vez que los empleados completen estos datos, puedes recopilar y analizar toda la información. 

Cómo calcular la tasa de utilización

El seguimiento de la tasa de utilización de los miembros del equipo te permite obtener información sobre la rentabilidad general de la empresa. La fórmula para calcular la tasa de utilización de un miembro del equipo es bastante simple, pero necesitarás usar varias fórmulas para calcular los valores ideales para la empresa.

1. Fórmula para calcular la tasa de utilización

Usa la siguiente fórmula básica para calcular la tasa de utilización de los miembros del equipo:

• Fórmula de tasa de utilización: (Total de horas facturables / total de horas disponibles)

Por ejemplo, si un miembro del equipo tiene 40 horas disponibles en la semana y factura 32 horas, su tasa de utilización será de 0.80 u 80 %.

No es suficiente con calcular la tasa de utilización de un solo miembro del equipo, ya que varía según el rol y la productividad de cada persona. Asegúrate de dar seguimiento a las tasas de utilización de todos para obtener un panorama más preciso del desempeño de la empresa.

¿Por qué reducir los pormenores del trabajo ayuda a aumentar la tasa de utilización del equipo?

Si tu tasa de utilización es alta en todos los equipos y departamentos, observa las herramientas, los procesos y las expectativas que tiene la empresa. Una tasa de utilización baja significa que los miembros del equipo dedican la mayor parte de su tiempo a realizar trabajos no facturables. ¿En qué ocupan el tiempo? Gran parte de los pormenores del trabajo, como el cambio entre aplicaciones o el trabajo manual, se puede reducir con las herramientas y los procesos adecuados.

Por ejemplo, sabemos que el trabajador del conocimiento promedio cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces por día. Si los miembros de tu equipo informan que el cambio entre aplicaciones está afectando su productividad y contribuyendo a la baja tasa de utilización, te recomendamos buscar herramientas de negocios que se integren entre sí. De esa manera, en lugar de tener que cambiar entre distintas herramientas y perder tiempo valioso, tendrán toda la información que necesitan al alcance de la mano para poder finalizar su trabajo con éxito.

Consejo: El software de seguimiento del tiempo te permite mantener organizadas las métricas de los miembros del equipo y facilita los cálculos. Además, te permite realizar cálculos precisos y detectar y corregir fácilmente cualquier error.

2. Tasa de utilización de la capacidad

Se trata de la tasa de utilización promedio de cada miembro del equipo. Con este cálculo podrás saber si puedes cubrir los costos de tus recursos y obtener ganancias.

• Tasa de utilización de la capacidad = Tasa total de utilización de los miembros del equipo / Cantidad total de miembros del equipo

Para calcular la tasa de utilización de la capacidad de tu empresa, suma las tasas de utilización de cada miembro del equipo y divide este valor por la cantidad total de miembros del equipo.

3. Tarifa de facturación óptima

Una vez que calcules la tasa de utilización de la capacidad de tu equipo, usa este número para determinar cuánto debes facturar a los clientes para obtener ganancias. Este valor se conoce como tarifa de facturación óptima.

Suma los costos de los recursos, los gastos generales y el margen de utilidad. Los costos de los recursos son la cantidad que gastas en mano de obra, materiales directos o producción. Debes considerar los costos generales por cada miembro del equipo. El margen de utilidad se refiere al porcentaje de ganancia que excede los costos operativos, aunque debes calcular este valor como el margen de utilidad que esperas lograr.

Si bien el margen de utilidad generalmente se expresa en porcentaje, deberás usar tus costos de recursos y gastos generales para convertir este margen en un valor en dólares para esta fórmula.

• Margen de utilidad en dólares = (Costos de recursos + gastos generales) x Margen de utilidad en porcentaje

• Tarifa de facturación óptima = (Costos de recursos + gastos generales + margen de utilidad) / Promedio de horas laborales totales / Tasa de utilización de la capacidad

Por ejemplo, si tu costo laboral es de $50 000, tus gastos generales son de $10 000 por empleado, tu margen de utilidad óptimo es del 25 % (($50 000 + $10 000) x 0.25 = $15 000) y tu promedio de horas laborales totales es de 1000. Entonces, el número superior en esta fórmula sería 75. Si tu tasa de utilización de la capacidad es 0.80, entonces tu tarifa de facturación óptima sería $94 por hora.

• Tarifa de facturación óptima = ($50 000 + $10 000 + $15 000) / (1000) 

                                                _____________________________________

                                                                             0.80

4. Tasa de utilización ideal

Tu tasa de utilización de la capacidad te informará la cantidad promedio de horas que facturan los miembros de tu equipo en relación con el total de horas que trabajan. Sin embargo, estos valores no te dicen si esa tasa es la ideal en comparación con los costos de la empresa. La mejor manera de determinar cuál es la tasa de utilización ideal para la utilidad es con la siguiente fórmula:

• Tasa de utilización ideal = Costos de recursos + gastos generales + margen de utilidad) / (Total de horas disponibles x tarifa de facturación óptima

Para calcular tu tasa de utilización ideal, suma los costos de recursos, gastos generales y margen de utilidad y divide el total por el producto del total de horas disponibles y tu tarifa de facturación óptima.

Si usamos los valores del ejemplo anterior, el número superior en esta fórmula sería $75 000. Luego, deberías multiplicar 1000 x 94 para obtener 94 000 en la parte inferior de la fórmula y luego deberías dividir $75 000 por 940 000 para obtener tu tasa de utilización ideal de 0.80 u 80 % aproximadamente. Esto muestra que tu tasa de utilización de la capacidad y tu tasa de utilización ideal coinciden.

• Tasa de utilización ideal = ($50 000 + $10 000 + $15 000)

                                                 _____________________________                 

                                                              (1000 x 94)

Reduce los pormenores del trabajo para aumentar las tasas de utilización

La tasa de utilización es una métrica muy importante a la que debes dar seguimiento para evaluar el desempeño de los miembros del equipo y de la empresa. Las tasas de utilización altas hacen que sea más fácil cubrir de los costos operativos y aumentar continuamente las ganancias, mientras que las tasas de utilización bajas pueden indicar que existen problemas en tus procesos que deben solucionarse.

La mejor manera de dar seguimiento a tus tasas totales de utilización es hacer que los miembros del equipo informen sobre las tareas y sigan los procesos estructurados. Cuando los equipos informan sobre las tareas facturables y no facturables en tiempo real, puedes tener un mayor control de tus recursos y una perspectiva más clara de la gestión del tiempo.