Planes de capacitación: cómo fomentar el aprendizaje del equipo

Desarrollar un equipo sólido no es un tema menor. Se necesita tiempo para encontrar a personas que trabajen bien juntas y tengan las fortalezas necesarias para alcanzar los objetivos. Las empresas le dan mucha importancia al proceso de contratación porque quieren contar con candidatos excepcionales. Pero incluso el mejor candidato no se quedará si no se siente valorado ni apoyado. 

Los planes de capacitación son una manera de mejorar las habilidades de los miembros de tu equipo. Estos planes son mutuamente beneficiosos para las empresas y los miembros del equipo, ya que aumentan la tasa de retención y mejoran la productividad del equipo. Si apoyas a tu equipo a través del aprendizaje, ellos podrán aplicar sus nuevas habilidades en el trabajo.

¿Qué es un plan de capacitación para los miembros del equipo?

Un plan de capacitación para los miembros del equipo es una forma de enseñarles una habilidad específica mediante un programa y conjunto de materiales predeterminados. Con un plan de capacitación, puedes establecer una norma sobre cómo hacer las cosas. Luego, cuando otros equipos o personas quieran aprender esa habilidad, tendrás documentación transferible sobre cómo hacerlo.

El objetivo de un plan de capacitación es:

1. Preparar a los gerentes antes de realizar una capacitación.

2. Aportar una estructura para que los miembros del equipo aprendan.

Sin planes de capacitación, es difícil para los miembros del equipo saber si han alcanzado los resultados de aprendizaje requeridos para su puesto. De manera alternativa, los miembros del equipo que buscan capacitación adicional no tienen manera de medir sus logros.

¿Cuáles son los componentes básicos de un plan de capacitación?

Si bien existen muchos métodos de capacitación que puedes usar para enseñar un proceso a los miembros del equipo, los planes de capacitación deben incluir algunos componentes clave. Conocer los componentes de un plan de capacitación garantizará que estés listo para que la capacitación se lleve a cabo cuando llegue el momento.

1. Objetivos de aprendizaje: Como cualquier otro proyecto, tu plan de capacitación debe incluir los objetivos para el éxito. Pregúntate qué quieres que tu grupo obtenga de esta capacitación. Usa tus objetivos de aprendizaje como una guía al redactar el resto de tu plan.

2. Esquema del programa: El esquema del programa es el corazón del plan de capacitación. Explica cómo se realizará la capacitación y brinda instrucciones detalladas para la persona a cargo de seguirlas.

3. Materiales: Según el método de capacitación que elijas, es posible que necesites materiales específicos para entregar. Por ejemplo, si tu capacitación es un taller, quizás necesites folletos impresos para todos los participantes o una computadora y un proyector.

Ya sea que realices los cursos de manera remota o en una enorme sala de conferencias, planificar estos componentes es una parte fundamental de la gestión de capacitación.

7 pasos para crear un plan de capacitación

Ahora que conoces los componentes de un plan de capacitación, identifica en qué área tu equipo necesita ayuda antes de pasar al desarrollo. Una vez que tengas un área de capacitación en mente, personaliza el programa para tu equipo.

Usa los pasos siguientes para crear un plan de capacitación.

1. Evalúa las necesidades de capacitación

Realiza una evaluación de necesidades de capacitación antes de empezar a crear tu plan. Este paso introductorio proporciona orientación sobre qué se debe abordar durante la capacitación o sobre quién debe hacerla. Por ejemplo, observa las necesidades de los recién contratados. Analiza si la capacitación que necesitan para su nuevo puesto está incluida en el proceso de incorporación, o si deberías crear un plan de capacitación que los integre mejor en la empresa.

Para evaluar las necesidades de capacitación de tu empresa o equipo, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Pide la opinión de los gerentes y de los miembros del equipo.

• Reúne información de las evaluaciones de desempeño.

• Usa herramientas de gestión del trabajo para evaluar el desempeño de los miembros del equipo.

• Realiza encuestas para determinar si los miembros del equipo quieren mejorar sus habilidades.

Después de realizar la investigación, prioriza tus necesidades. Elige una habilidad o proceso en el que quieras enfocarte y crea una plantilla para el plan de capacitación personalizado.

2. Elige el tipo de plan de capacitación

Antes de crear el plan, debes elegir un método para impartir la capacitación. El método ideal que elijas dependerá de la habilidad que quieras enseñar y del tamaño del grupo de capacitación. Si bien algunas habilidades requieren que la modalidad de la capacitación sea en línea, puedes realizar otras a través de la práctica presencial. Puedes involucrarte más con grupos pequeños, mientras que los grupos más grandes pueden necesitar un enfoque más distendido.

Tipos de planes de capacitación:

• Talleres: Los talleres implican la participación activa del grupo.

• Dirigida por un instructor: También conocida como capacitación tipo conferencia. Estos programas de capacitación pueden realizarse de manera presencial o en línea. 

• Individual o 1 a 1: Las sesiones de capacitación individual pueden ayudar a aquellos que necesitan diversos niveles de apoyo.

• En el lugar de trabajo: Una parte importante de la formación se realiza de manera natural en el trabajo, pero también puedes planificar que los miembros del equipo aprendan habilidades específicas mientras trabajan.

• eLearning: A diferencia de la capacitación en línea dirigida por un instructor, el eLearning es cuando los miembros del equipo avanzan a través de un conjunto de cursos de capacitación en línea que, por lo general, constan de videos, cuestionarios y lecturas.

• Tutoría: Una manera única de aprender para los miembros del equipo es al contar con un mentor, u otro profesional experimentado, que le ayude a crecer profesionalmente. Algunas personas encuentran mentores por su cuenta, pero también puedes establecer un programa de tutoría.

• Basada en la investigación: La capacitación basada en la investigación puede incluir la lectura obligatoria de artículos y estudios de casos o análisis de datos de fuentes confiables.

A continuación presentamos dos situaciones de ejemplo de cómo podrías elegir un tipo de plan de capacitación:

Situación 1: tu empresa cambia a un nuevo software de gestión de proyectos y todos necesitan capacitación sobre cómo usarlo. Dado que las sesiones de capacitación serán para un grupo grande, usarás un plan de capacitación dirigida por un instructor o de tipo conferencia.

Situación 2: tu empresa quiere promocionar el negocio en las redes sociales. Para esto se necesitará programar contenido por adelantado; por lo tanto, creas una capacitación tipo taller para enseñar a los miembros del equipo cómo programar contenido para varias plataformas sociales.

3. Analiza a tu equipo

Además del tamaño del grupo, estudia a tu equipo para crear un programa de capacitación efectivo. Cada grupo tiene experiencias diferentes cuando realizan una capacitación. Por ejemplo, si estás realizando una actualización para los miembros actuales del equipo sobre las mejores prácticas de las redes sociales, puedes asumir que ya tienen conocimientos previos sobre ese tema.

Hazte estas preguntas al analizar a tu equipo:

• ¿Esta capacitación es opcional?

• ¿Esta capacitación será más efectiva si participo con los miembros del equipo?

• ¿Cuáles son las fortalezas del equipo?

• ¿Cómo puedo aplicar esta capacitación al equipo? 

Los miembros del equipo se sentirán más emocionados sobre la capacitación si se aplica a ellos. Haz que la capacitación se relacione al incorporar ejemplos y hacer participar al grupo. Observa las fortalezas de tu equipo y úsalas en tu beneficio. Por ejemplo, si tu equipo es más eficiente durante la mañana, programa la capacitación para ese horario.

4. Crea objetivos de aprendizaje

Como en todos los proyectos, deberás establecer los objetivos que quieres lograr con tu plan de capacitación. Piensa en qué quieres que los participantes obtengan de la capacitación.

Sigamos con el ejemplo anterior. Para una capacitación sobre marketing en redes sociales, tu objetivo podría ser que todos los participantes:

• Entiendan las métricas de Google Analytics.

• Identifiquen qué plataformas sociales usa el público de la empresa.

• Comprendan el papel que desempeñan las redes sociales en el embudo de marketing.

• Creen contenido de SEO, lo publiquen en las redes sociales y hagan un seguimiento de su progreso.

Usa tus objetivos de aprendizaje como requisitos para la capacitación. Puedes decidir que los participantes deben alcanzar todos los objetivos de aprendizaje para finalizar el curso de capacitación y dominar la habilidad.

5. Desarrolla los materiales de capacitación

Los materiales de capacitación constituyen la mayor parte de tu presentación. Algunos materiales te ayudan a presentar el material a tu equipo, como una presentación de diapositivas o PowerPoint, mientras que otros hacen que los participantes se involucren en la lección, como una hoja de trabajo.

Entre los materiales de capacitación pueden incluirse los siguientes:

• Presentaciones de diapositivas 

• Manuales

• Videos

• Lecturas en línea

• SOP y guías de capacitación

• Evaluaciones

Planifica cualquier material que necesites y ten a mano materiales adicionales. De ese modo, cuando llegue el día de la capacitación, te sentirás preparado para cualquier invitado o contratiempo inesperado.

6. Pon la capacitación en marcha

Ahora estás listo para finalizar tu programa de capacitación y presentárselo a los miembros del equipo. Para sentirte más seguro, escribe el programa en un formato de paso a paso. Puede ser algo así:

1. El instructor les da la bienvenida a los participantes con la primera diapositiva de PowerPoint.

2. El instructor les pide a los participantes que abran sus laptops y se dirijan al sitio web de la empresa.

3. El instructor pasa las diapositivas de PowerPoint y les pide a los participantes que las vayan siguiendo en sus laptops.

4. El instructor les entrega hojas de trabajo.

5. Los participantes usan las laptops y las hojas de trabajo para participar en una actividad. 

6. El instructor les pide a los participantes que compartan sus experiencias con la actividad. 

7. El instructor termina la presentación de PowerPoint, que incluye preguntas de debate.

8. El instructor abre el espacio para otras preguntas. 

Si bien un programa te preparará completamente para la capacitación, no temas desviarte del plan de capacitación durante la etapa de debate, siempre que la conversación siga siendo relevante y productiva.

7. Revisa y haz los cambios necesarios

Para garantizar que la capacitación sea efectiva, revisa la plantilla del plan de capacitación y esfuérzate por mejorarla lo más que puedas. Un plan de capacitación exitoso ayuda a los participantes a dominar un proceso. Si tienes grandes cosas que decir pero el grupo no está comprometido, es probable que la información que ofrezcas no se registre.

Después de terminar algunas sesiones de capacitación, realiza una revisión después de la acción. Con los comentarios de participantes anteriores e información sobre su dominio de la habilidad, haz los cambios necesarios en tu plan de capacitación para adaptarte mejor a las necesidades de tu próximo grupo. 

Ejemplo y plantilla para planes de capacitación

Este es un ejemplo de un plan de capacitación. En este plan, el equipo identificó que necesitaban un plan de capacitación para la investigación de palabras clave dentro de la empresa. Quieren usar este curso para los nuevos empleados, pero también creen que servirá como curso de actualización para los demás empleados de la oficina.

Usa la siguiente plantilla gratuita para planes de capacitación para desarrollar las habilidades de tu equipo.

Crea un plan de capacitación con un software de gestión del trabajo

Para crear planes de capacitación personalizados, debes conocer en qué áreas tu equipo necesita apoyo. Un software de gestión del trabajo ofrece una vista general del desempeño de tu equipo para que puedas identificar en qué área sería más útil realizar la capacitación.

Usa Asana para intercambiar ideas con los demás, compartir tu programa y realizar los cambios necesarios. Con esta herramienta compartida, puedes crear un plan y ponerlo en marcha, todo en un solo lugar.