Tiger Teams: cómo actuar con rapidez y destreza en tu equipo

“Houston, tenemos un problema”.

Es el año 1970, y el astronauta Jim Lovel se está quedando sin aire. Después de dos días de éxito a bordo del Apolo 13, Lovel y sus compañeros de tripulación escucharon una explosión que sacudió la nave. La explosión afectó un tanque de oxígeno del módulo de servicio de la nave, despidiendo el preciado aire al espacio y poniendo en jaque la supervivencia de la tripulación. 

En la Tierra, el director de vuelos de la Nasa, Gene Kranz, puso manos a la obra. Reunió a un grupo de especialistas para solucionar los problemas de la nave, y después de cuatro días extenuantes, ayudaron a la tripulación a amerizar de forma segura en el Océano Pacífico Sur. 

Ese grupo de especialistas se lo conoció más tarde como el “Equipo Tigre” de Kranz, dando lugar al término de trabajo común que utilizamos hoy en día. 

¿Qué es un tiger team o equipo tigre?

Un equipo tigre es un grupo de expertos reunidos para resolver un problema específico. Los equipos tigre generan una disrupción en la organización habitual de tu empresa al agrupar a especialistas de distintos departamentos en la misma sala, para que puedas eliminar los silos y abordar los problemas críticos desde distintas perspectivas. Este tipo de equipo es pequeño y cuenta con gran destreza, por lo que el grupo puede actuar con rapidez y aportar soluciones novedosas que otros equipos más tradicionales no podrían gestionar.

Hay dos enfoques principales para los equipos tigre:

• El primero: los miembros del equipo pueden trabajar de manera exclusiva en un proyecto del equipo tigre hasta que se resuelva el problema o se alcance el objetivo. Luego, una vez finalizado el proyecto, cada miembro del grupo vuelve a su función habitual. Esto es similar al ejemplo anterior del Apolo 13, porque cada uno de los miembros del equipo se enfocó por completo en llevar a la tripulación espacial de vuelta a casa. 

• El segundo: los miembros del equipo pueden trabajar en un proyecto del equipo tigre además de seguir con su función habitual. No detienen todo lo que están haciendo para participar en el equipo tigre, sino que el equipo tigre es como cualquier otro proyecto interdisciplinario en el que trabajan, excepto que cuenta con una estructura más intencionada y enfocada. 

¿En qué situaciones deberías utilizar un equipo tigre?

Los equipos tigre son como un grupo especial de élite. Los reúnes cuando necesitas actuar rápido y resolver cuestiones esenciales para el negocio o problemas complejos. Dado que los equipos tigre son pequeños, tienen la libertad de pensar de manera creativa y tomar decisiones rápidamente. Pueden ser ágiles y evitar que el proceso de resolución de problemas se vea atascado, lo que a veces sucede cuando hay demasiadas partes interesadas involucradas.

Puedes utilizar uno de los enfoques de equipo tigre para arreglar un proyecto fallido, trabajar en un nuevo proyecto de gran impacto o investigar soluciones a problemas empresariales. Por ejemplo, una empresa de viajes podría haber formado un equipo tigre para gestionar los impactos comerciales cuando comenzó la pandemia por COVID-19. O bien, en circunstancias menos graves, una empresa de tecnología podría formar un equipo tigre para investigar soluciones a los puntos débiles comunes de los clientes.

Si aún no estás seguro de si es conveniente crear un equipo tigre, pregúntate lo siguiente:

• ¿Necesitas un equipo interdisciplinario con diferentes perspectivas sobre un asunto? Los equipos tigre están conformados por expertos en la materia de diferentes equipos; así se pueden eliminar los silos e incorporar una amplia variedad de conocimientos. 

• ¿Tienes un problema claro que debe resolverse o un proyecto que debe finalizarse? Los equipos tigre son específicos para cada caso en particular. Por lo tanto, para seleccionar a las personas adecuadas, debes saber cuál es el objetivo del equipo.

• ¿Necesitas actuar con rapidez y decisión? Los equipos tigre no necesitan consultar con muchas partes interesadas antes de tomar una decisión, por lo que pueden avanzar más rápido que los equipos tradicionales. 

• ¿Tu proyecto requiere un alto nivel de transparencia y comprensión entre las partes interesadas? Como los equipos tigre son pequeños, les resulta más sencillo comunicarse y compartir información. 

• ¿Quieres minimizar el riesgo de una decisión importante? Los equipos tigre distribuyen la responsabilidad de una persona a un grupo de expertos, por lo que es más probable que tomes la mejor decisión posible. 

Si respondiste que sí a cualquiera de estas preguntas, entonces un equipo tigre es justo lo que necesitas. 

¿Quién debería formar parte de tu equipo tigre?

La respuesta simple es que depende de lo que intentas hacer.

Se necesitan diferentes tipos de conocimientos para diferentes problemas, por lo que las personas que elijas para tu equipo tigre variarán en función del objetivo general del equipo. Por ejemplo, un equipo tigre encargado de resolver un punto débil específico de los clientes podría incluir a partes interesadas del servicio al cliente, ingeniería, ventas y diseño de producto. Sin embargo, probablemente no necesites a nadie de recursos humanos ni finanzas, ya que ese tipo de conocimientos no tiene tanta relevancia para las mejoras de productos.

Cada persona de tu equipo debe ser especialista en su campo, pero también debe tener la suficiente experiencia para entender cómo su trabajo se entrelaza con el de otros equipos. Por esta razón, los miembros del equipo tigre suelen ser empleados de mayor antigüedad con una serie de conocimientos diversos. Si solo incluyes a miembros del equipo con conjuntos de habilidades hiperespecíficas, quizás necesites demasiadas personas para cubrir todas las lagunas de conocimiento y, en consecuencia, esto puede ralentizar todo el proceso. 

Los equipos tigre deben ser pequeños, por lo que es recomendable limitar el número de miembros reales del equipo. Sin embargo, aún puedes mantener informadas a otras partes interesadas que quieran estar al tanto del progreso del equipo tigre. De este modo, las partes interesadas de más alto nivel pueden asegurarse de que todo marcha por buen camino sin tener que ocuparse de los detalles. Por ejemplo, el equipo tigre puede enviar informes de estado del progreso de manera periódica a un grupo más amplio de partes interesadas.

Las mejores prácticas del equipo tigre

Pertenecer a un equipo tigre puede sentirse como intentar navegar a través de la selva: no hay reglas y las vas inventando sobre la marcha. Pero con algunas mejores prácticas, puedes darle a tu equipo la estructura y la dirección que necesitas para resolver los problemas complejos con rapidez.

Deja en claro las responsabilidades y las normas de comunicación

Una vez que elijas a los miembros de tu equipo tigre, asegúrate de dejar en claro los roles y responsabilidades de cada uno. De ese modo, sabrás quién está a cargo de tareas como programar las reuniones, asegurarse de obtener las aprobaciones, dar seguimiento al presupuesto y más. Cuando dejas en claro las responsabilidades, cada colaborador puede avanzar más rápido y con más confianza, en lugar de desperdiciar tiempo pensando quién debería hacer cada tarea. Para dejar las cosas perfectamente claras, puedes crear una matriz RACI u organigrama del equipo para registrar la función de cada integrante.

A fin de lograr claridad, diseña un plan de comunicación que describa cómo el equipo se comunicará. Esto incluye qué comunicar y cuándo, qué canales usar y cuándo comunicarse en vivo o usar la comunicación asincrónica.

Comprende el problema

Todos los integrantes de tu equipo tigre deben comprender el problema que intentas resolver. Esa comprensión inicial es esencial para que tu equipo establezca objetivos y cree soluciones que realmente aborden la causa raíz del problema.

Revisen el problema como grupo para asegurarse de que todos estén en la misma página. Como punto de partida, respondan las siguientes preguntas:

• ¿Quién está involucrado en el problema o se ve afectado por él? 

• ¿Qué sucede y a qué procesos afecta este problema? 

• ¿Dónde ocurrió este problema? 

• ¿Cuándo ocurrió este problema? 

• ¿Por qué se produce este problema y por qué tiene un impacto tan grande? 

• ¿Cómo ocurrió este problema? 

Establece un objetivo

Un objetivo le da a tu equipo tigre una dirección clara para su trabajo. Define qué es lo que se entiende por éxito, para que sepas cuándo el equipo logró su objetivo y terminó su trabajo. Esto es especialmente importante si los empleados se centran exclusivamente en un proyecto del equipo tigre, ya que necesitan saber cuándo se da por terminado el trabajo antes de poder volver a sus responsabilidades cotidianas. 

Existen muchas metodologías para establecer objetivos, como los objetivos SMART y los objetivos y resultados clave (OKR). Independientemente del método que elijas, asegúrate de contar con una manera de medir el progreso y con un cronograma claro para lograr el objetivo. 

Define el alcance

La corrupción del alcance es una de las principales causas del fracaso de los proyectos. Todos lo hemos experimentado alguna vez: tu equipo comienza enfocado, pero luego las discusiones se desvían hacia temas relacionados pero no esenciales para el objetivo principal. Quizás empieces a agregar más entregables y a ampliar el alcance del proyecto para incluir más trabajo, todo ello mientras te alejas cada vez más del problema inicial. 

Puedes prevenir la corrupción del alcance al definir el alcance del proyecto antes de empezar a trabajar. Un alcance claro describe exactamente cuáles son los objetivos y los entregables del proyecto, para que sepas cuándo te estás desviando del objetivo principal. Si el equipo tigre empieza a enfocarse en cuestiones que no son esenciales, puedes recordarles el alcance del proyecto para volver a poner las cosas en su lugar. 

Haz reuniones presenciales (o por videollamada)

Históricamente, los equipos tigre han dependido de la colaboración en persona para hacer las cosas. Aunque las modernas herramientas de comunicación y el software de gestión de proyectos facilitan el trabajo asíncrono, para los equipos tigre sigue siendo importante el tiempo presencial. Esto se debe a que el poder de un equipo tigre proviene de una profunda conexión interdisciplinaria, y las reuniones (incluso las virtuales) son la mejor manera de impulsar la camaradería y forjar relaciones. Esto es especialmente cierto cuando los miembros del equipo provienen de diferentes funciones y sectores de la organización. 

Crea canales de comunicación asincrónica

La colaboración presencial es estupenda, pero no es realista (ni eficiente en cuanto al tiempo) que todos los miembros de tu equipo tigre estén en la misma sala en todo momento. Las personas necesitan tiempo para enfocarse, y tener demasiadas reuniones puede desordenar la agenda y hacer que sea imposible reservar bloques de tiempo para el trabajo profundo. Por eso, es esencial mantener un equilibrio entre la comunicación presencial y la comunicación asincrónica para que los equipos tigre se mantengan conectados, pero sin dejar de darles a todos el tiempo a solas que necesitan para trabajar y pensar en las posibles soluciones. 

La comunicación asincrónica puede darse de muchas formas, pero lo más importante es que todos los integrantes del equipo tigre usen las mismas herramientas de comunicación. Una herramienta de gestión de proyectos como Asana puede simplificar las cosas al permitir que el equipo se comunique en el mismo lugar en el que se realiza el seguimiento y la documentación del trabajo. De este modo, tu equipo no tiene que ir de un lado a otro entre los diferentes canales todo el tiempo. 

Gestiona la carga laboral

Pertenecer a un equipo tigre puede demandar mucho tiempo y, por lo general, supone una desviación de tus tareas diarias. Esto significa que es posible que tengas que recortar otras obligaciones laborales para dejar tiempo y espacio a los proyectos del equipo tigre. Y si eres gerente, es importante que ayudes a tus subordinados directos a priorizar las tareas y a equilibrar su carga laboral cuando se unan a un equipo tigre.

El futuro de la colaboración interdisciplinaria

La naturaleza del trabajo es diferente a lo que fue en el pasado. Las personas están más distribuidas que nunca, trabajando en diferentes zonas horarias y países para lograr los objetivos. Pero eso no significa que las estrategias de colaboración interdisciplinaria, como los equipos tigre, estén desapareciendo. Solo significa que necesitas las herramientas adecuadas para mantenerte conectado, alineado y ágil; porque la forma en la que trabajas es mucho más importante que el lugar donde te encuentres.