4 herramientas de comunicación imprescindibles para impulsar la colaboración

La comunicación eficaz es uno de los aspectos más importantes de cualquier empresa. Al facilitar una buena comunicación, impulsas la colaboración y permites que los miembros del equipo puedan enfocarse más fácilmente en el trabajo que realmente importa. Pero existen muchas herramientas de comunicación y cada una ofrece algo diferente.

Lo que no debes hacer es utilizar demasiadas herramientas. Las investigaciones han demostrado que los trabajadores del conocimiento cambian entre un promedio de 10 herramientas hasta 25 veces al día. Cambiar entre diferentes aplicaciones reduce la productividad y repercute en la eficiencia. De hecho, más de una cuarta parte (el 27 %) de los trabajadores manifiestan que se pasan por alto tareas y mensajes al cambiar entre diferentes aplicaciones, y el 26 % sostiene que trabajar con demasiadas aplicaciones hace que sean menos eficientes. 

Lo que necesitas son herramientas de negocios eficaces que mejoren la comunicación sin interferir en el trabajo de alto impacto. En este artículo, aprenderemos qué es lo que hace que una herramienta de comunicación sea eficaz y, luego, analizaremos cuatro herramientas de comunicación para impulsar la colaboración en tu equipo.

¿Qué es una herramienta de comunicación?

Una herramienta de comunicación está diseñada para ayudar a los miembros de tu equipo a comunicarse entre sí. Esto incluye las herramientas de comunicación interna para comunicarte con tu equipo y las herramientas de comunicación externa para comunicarte con los proveedores, clientes y agencias. Ambas son importantes para lograr una comunicación eficaz en el lugar de trabajo.

Todas las herramientas de comunicación se dividen en dos tipos:

• Comunicación sincrónica como las conversaciones cara a cara, los mensajes instantáneos y cualquier otra comunicación que suceda en tiempo real.

• Comunicación asincrónica como el email, los informes de proyectos o los mensajes grabados; en otras palabras, cualquier tipo de comunicación en el que no se necesita una respuesta inmediata. 

No todas las herramientas son herramientas de comunicación

Existen muchas herramientas de negocios que fueron diseñadas para mejorar la colaboración, pero eso no significa que están optimizadas para lograr una buena comunicación en el equipo. En la actualidad, los equipos usan herramientas de negocios como Adobe Creative Cloud, Google Docs y Salesforce como herramientas de comunicación.

El problema es que esas herramientas no fueron diseñadas para la comunicación. Más bien, estos sistemas especializados son excelentes para lograr resultados de gran impacto, pero no están diseñados para ayudar a los equipos a comunicar la información de manera clara.

Qué hace que una herramienta de comunicación sea eficaz

Para impulsar una comunicación eficaz en tu equipo, necesitas una herramienta flexible, o un conjunto optimizado de herramientas, que ofrezca:

Fácil adopción en todo el equipo

Nadie trabaja aislado. Para que una herramienta de comunicación sea eficaz, tiene que ser accesible y centralizada. Todos los miembros de tu equipo, o la mayoría, deberían utilizarla.

Busca una herramienta que tenga una buena guía del usuario, fácil instalación y opción de atención al cliente, para que todos puedan aprender a usarla correctamente. No alcanza con elegir una herramienta que sea buena para ti; sino que debes buscar una herramienta que todos los miembros de tu equipo puedan usar.

Intercambio de información centralizado

Cuando cuentas con una fuente centralizada de referencias, tu equipo sabe exactamente dónde ir y tiene una idea clara de quién está haciendo qué y para cuándo. La colaboración y el trabajo en equipo son los pilares de cualquier equipo eficiente, pero estas relaciones interpersonales comienzan con una buena comunicación, y dependen de ella. A continuación, abordaremos la importancia de las integraciones con las herramientas de comunicación, pero por ahora basta con decir que esta herramienta debería ser una de las piedras angulares de la forma de interactuar de tu equipo. 

Integraciones con tus otras herramientas de negocios

Tu herramienta de comunicación es la piedra angular de la comunicación de tu equipo, pero existe una gran cantidad de herramientas que son útiles para el trabajo en equipo. Ya sea que se trate de herramientas para compartir archivos o herramientas específicas para el trabajo de tu equipo, probablemente ya cuentas con varias de ellas en la caja de herramientas de tu equipo.

El problema es que los cambios entre diferentes aplicaciones reducen la productividad, aumentan el trabajo duplicado y hacen que sea más probable que la información se pierda. Para evitar esto, busca una herramienta de comunicación que se integre con tus herramientas de negocios favoritas. De ese modo, todas las comunicaciones sobre el trabajo se realizarán en el mismo lugar y, al mismo tiempo, te beneficiarás de otras herramientas más especializadas. 

Flujos de trabajo flexibles y escalables

Las mejores herramientas de comunicación sirven tanto para las pequeñas empresas como para las grandes corporaciones. Asegúrate de que la herramienta que elijas se adapte bien y sea lo suficientemente flexible para todos los flujos de trabajo de tu equipo. 

Esto incluye una variedad de formas de utilizar la herramienta en sí, como las aplicaciones web, las aplicaciones de escritorio y las aplicaciones móviles. Contar con opciones móviles es fundamental para que los miembros del equipo puedan utilizar la herramienta cuando quieran y donde quieran.

Seguridad en la que puedas confiar

Por último, ninguna herramienta de comunicación está completa sin una revisión de su seguridad. Revisa las prácticas de seguridad de la herramienta para garantizar que sea una opción confiable. Parte de eso también se trata de la escalabilidad: asegúrate de que la herramienta que elijas ofrezca una forma de controlar los permisos y los usuarios a medida que tu equipo crezca. 

Las 4 herramientas de comunicación esenciales

No hay un criterio único en cuanto a las herramientas de comunicación. Lo ideal sería buscar herramientas que ofrezcan formas sincrónicas, asincrónicas y externas de comunicarse. Con las herramientas sincrónicas, puedes comunicarte con los participantes en tiempo real. Las herramientas asincrónicas son un sistema de información centralizado al que los miembros del equipo pueden acceder mientras mantienen un estado de fluidez. Y las herramientas externas permiten la comunicación con los clientes, los socios, los contratistas, las agencias y más.

Mensajes instantáneos: Slack o Microsoft Teams

La comunicación sincrónica o en vivo, es una forma valiosa de interactuar con tu equipo en tiempo real. Estas herramientas de chat son útiles para comunicarse con un solo miembro del equipo o para compartir actualizaciones en un chat grupal.

Las herramientas de comunicación de mensajería instantánea son ideales para mantenerte conectado, especialmente si trabajas en equipos distribuidos o remotos. Sin embargo, estas herramientas no son tan eficaces para la resolución de problemas a gran escala; en su lugar, busca otras herramientas de comunicación sincrónica o asincrónica, como las que mencionamos a continuación.

Comunicación cara a cara: Zoom, Google Meet o Skype

Incluso si tu equipo trabaja principalmente de forma presencial, aún así deberías invertir en una herramienta de videoconferencia. Estas herramientas suelen ser más eficaces que las llamadas telefónicas, y permiten que tu equipo colabore aunque no se encuentren en el mismo espacio. Para la mayoría de los equipos virtuales, las videoconferencias son una excelente manera no solo de compartir información, sino también de consolidar relaciones, organizar eventos virtuales para fortalecer el espíritu de equipo y conectarse con los demás miembros del equipo. 

Comunicación sobre el trabajo: Asana

Lo opuesto a la comunicación sincrónica es la comunicación asincrónica: los mensajes que no necesitan ser respondidos en tiempo real. Esta es una parte sumamente importante de tu kit de herramientas de comunicación, ya que la comunicación asincrónica no interrumpe el estado de fluidez y aumenta la productividad. 

Las herramientas de gestión del trabajo, como Asana, facilitan la comunicación de tu equipo con respecto al trabajo en el mismo lugar donde se está realizando. La comunicación siempre está conectada al contexto más amplio del trabajo de tu equipo, por lo que los miembros del equipo tienen toda la información que necesitan al alcance de la mano. Además, este tipo de herramientas de comunicación permite a los miembros del equipo controlar las notificaciones y mantener la fluidez. 

Independientemente de la herramienta de gestión de proyectos que elija tu equipo, asegúrate de contar con un espacio de trabajo compartido para toda la información. Busca una herramienta que te permita ver el trabajo en vistas diferentes, como tableros Kanban, diagramas de Gantt, calendarios y vistas de listas al estilo de una hoja de cálculo. 

Comunicación externa: Gmail o Outlook

El email es la herramienta por excelencia para la comunicación asincrónica; especialmente cuando se trata de comunicación externa. Los proveedores, los contratistas, las agencias y los clientes con los que te comunicas no tendrán acceso a las herramientas de comunicación interna de tu equipo, así que las herramientas como el email son fundamentales para lograr una comunicación externa eficaz.

Integración de las herramientas de colaboración con tu oferta tecnológica de comunicación

La solución al problema de la comunicación empresarial no es tener más herramientas. Las investigaciones recientes sugieren que cuantas más aplicaciones utilice un equipo, más probabilidades habrá de que se duplique el trabajo. De hecho, el segundo y tercer obstáculo para la productividad son tener que responder emails y mensajes, y tener demasiadas reuniones y videollamadas. 

Para mejorar la productividad y favorecer la colaboración, asegúrate de que tus cuatro principales herramientas de comunicación ofrezcan integraciones sólidas con tus otras herramientas comerciales importantes. De ese modo, puedes beneficiarte de esas herramientas especializadas sin la necesidad de comunicarte directamente en herramientas que no fueron diseñadas para lograr una comunicación eficaz en el trabajo.

Recuerda: el trabajador del conocimiento promedio cambian entre 10 aplicaciones 25 veces al día, y este problema solo aumenta cuanto más se asciende en la estructura jerárquica de la empresa. Los miembros de la dirección ejecutiva informan que usan alrededor de 14 aplicaciones un promedio de 31 veces al día. Las integraciones son beneficiosas porque tu equipo puede acceder a la información en un solo lugar y, a la vez, seguir aprovechando los beneficios de las herramientas personalizadas para usos específicos del equipo. 

Integración de las herramientas de comunicación interna

Las herramientas de comunicación interna son las herramientas que usas para comunicarte con tu equipo interno. Esto incluye a todas las personas de tu empresa, comenzando desde el equipo del proyecto más pequeño. Por lo general, estas herramientas cuentan con protecciones para que los socios externos no puedan acceder a ellas.

Las herramientas de comunicación interna incluyen:

• Herramientas de uso compartido de archivos: Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive

• Herramientas de participación de los empleados: BambooHR, Workday, Lattice y Culture Amp

• Herramientas para compartir o grabar la pantalla: Vimeo y Loom

Otras herramientas que tu equipo puede usar para la comunicación interna pueden incluir las siguientes:

• Herramientas de sincronización de calendario: Google Calendar y Microsoft Outlook

• Herramientas para equipos específicos: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush y Figma

• Herramientas de análisis: Google Analytics, Tableau, Looker y PowerBI

Estas herramientas son una parte fundamental para lograr trabajos de excelente calidad, pero no están diseñadas para la comunicación. En lugar de usar estas herramientas para comunicarte, busca una herramienta central que se integre con todas las demás para que puedas acceder a toda la información de tu trabajo en un solo lugar.

Integración de las herramientas de comunicación externa

Las herramientas de comunicación externa son las herramientas que usas para interactuar con las personas que no forman parte de tu organización. Esto incluye a los clientes, trabajadores independientes, contratistas, agencias y otros socios.

Las herramientas de comunicación externa incluyen:

• Herramientas de atención al cliente: Zendesk y ServiceNow

• Herramientas de redes sociales: LinkedIn y Glassdoor

• Herramientas para organizar webinars y foros públicos: Livestorm y Zoom

Otras herramientas que tu equipo puede usar para gestionar la comunicación externa pueden incluir las siguientes:

• Herramientas de gestión de redes sociales: Sprout Social, Buffer y Hootsuite

• Herramientas de seguimiento del tiempo: Clockify, Harvest y Everhour

Define claramente las expectativas con un plan de comunicación

Una vez que cuentes con las herramientas de comunicación eficaces, asegúrate de que tu equipo sepa qué herramienta utilizar y en qué momento. La mejor manera de hacerlo es con un plan de comunicación. Los planes de comunicación describen cómo y cuándo tu equipo debería comunicar la información. Para obtener más información, lee nuestro artículo sobre los cuatro pasos para crear un plan de comunicación.