Plantilla para Team Charter: una guía para el éxito del equipo (incluye ejemplos)

Un equipo es como un castillo de naipes construido cuidadosamente. Puedes combinar las habilidades de todos los miembros para crear algo especial, pero cuando una persona se tambalea, todos lo sienten. Los equipos necesitan sinergia positiva para poder afrontar los desafíos y lograr los mejores resultados. Un team charter o acta de constitución del equipo es una forma de generar estas sinergias.

Las actas de constitución del equipo son documentos de referencia que le muestran a un equipo que el todo es más importante que la suma de las partes. En este artículo, aprenderás cómo crear un team charter o acta de constitución del equipo para poder establecer una visión y una fuente de referencias compartida para tu equipo.

¿Qué es un team charter?

Un team charter o acta de constitución del equipo es un documento visual que describe el funcionamiento y los valores de tu equipo. Al crear un documento en el que se incluyan objetivos, estrategias y procesos compartidos, tu equipo puede trabajar en cada proyecto de manera más organizada. Las actas de constitución del equipo son un proceso colaborativo y sirven como una fuente centralizada de información. Te permiten:

• Proporcionar mayor responsabilidad entre los miembros del equipo

• Crear un documento personalizado dedicado a los procesos del equipo

• Establecer una visión compartida para el éxito del proyecto

• Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo

• Garantizar que todos los miembros del equipo entiendan los ideales del equipo

Además de los beneficios internos, el acta de constitución del equipo también te permite mostrar el propósito de tu equipo a toda la empresa. No solo podrás describir explícitamente el propósito en una sección del documento, también podrás hacer que otros colegas, al leer el documento en su totalidad, comprendan cómo el equipo opera colectivamente.

¿Qué elementos debe incluir un team charter?

​​Antes de mostrarte cómo crear un team charter, repasemos los elementos básicos de una plantilla para team charter. Puedes darle formato a la plantilla de varias formas, desde un mapa mental hasta un diagrama de flujo.

• Misión y objetivos: Describe el propósito del equipo y los objetivos que buscan alcanzar de forma colectiva. 

• Roles y responsabilidades: Define los roles y responsabilidades de los miembros del equipo para que todos puedan revisar sus propias expectativas y las de sus compañeros.

• Presupuesto y recursos: Explica cómo el equipo establecerá el presupuesto y la asignación de recursos para el proyecto. Enumera las reglas universales para la gestión de las finanzas del proyecto.

• Procesos de trabajo: Brinda una descripción detallada de todos los flujos de trabajo del proyecto de tu equipo y asegúrate de que todos en el equipo entiendan el proceso.

• Evaluación del desempeño: Explica cómo el equipo medirá el éxito del proyecto en términos objetivos y subjetivos.

• Normas de comunicación: Determina dónde y cómo debe comunicarse el equipo. Indica también si las formas de comunicación deben cambiar dependiendo del tema.

• Reglas y resolución de conflictos: Enumera las reglas básicas de colaboración entre los miembros del equipo y proporciona estrategias para resolver conflictos en caso de que surjan.

• Firmas: Reserva un área para que los miembros del equipo puedan firmar el documento como muestra de aprobación de la información presentada y acordada.

Cómo crear un team charter

Como gerente, seguramente sabrás qué información quieres incluir en cada sección de un acta de constitución del equipo. Sin embargo, ten en cuenta que la colaboración del equipo también es importante al momento de redactar el documento. Al involucrar a los miembros del equipo durante todo el proceso, podrán crear juntos un acta de constitución que todos estén orgullosos de usar. Sigue los pasos que se detallan a continuación para crear tu propio team charter.

1. Indica el propósito del equipo

Si bien tu equipo puede trabajar en varios proyectos, probablemente exista un programa general que describa tu trabajo. Al momento de redactar el team charter hazte la siguiente pregunta: ¿Cómo trabaja nuestro equipo dentro de la empresa? Esto te ayudará a establecer el propósito de tu equipo.

Sugerencia: Incluye el propósito del equipo en la sección del acta dedicada a la misión y los objetivos. Buscar una forma creativa de expresar el propósito puede ser una gran oportunidad para fortalecer la unión del equipo. Pídele a tu equipo que realice una lluvia de ideas para definir el propósito del equipo y anota todas sus sugerencias. Luego, intenta resumir todas las ideas en una oración, algo así como una declaración de misión formal para el equipo. Algunos equipos también lo llaman “estrella guía”.

2. Describe la estructura del equipo

Presenta la estructura del equipo, empezando por el rol de mayor jerarquía y enumera las responsabilidades asociadas a cada rol. Esta sección ayudará a reforzar el rol de cada miembro y servirá como referencia para que todos en el equipo puedan comprender en qué trabajan sus compañeros.

Esta sección también es útil para la colaboración entre diferentes equipos. Según el tamaño de tu equipo y la antigüedad de los miembros, es posible que no todos sepan los roles y responsabilidades de sus compañeros. Al incluir esta información en el acta de constitución del equipo, estás creando una fuente central de referencias a la que los miembros del equipo pueden acceder si tienen alguna pregunta. Luego, a medida que cambien los roles o se unan nuevos miembros, podrás actualizar esta sección fácilmente.

Sugerencia: Si deseas trabajar en esta sección del acta de manera colaborativa, considera realizar una actividad para fortalecer los vínculos del equipo. Reúne a los miembros del equipo, de forma virtual o presencial, y desafíalos a todos a aprender los nombres, roles y responsabilidades de sus compañeros.

3. Analiza las estrategias de gestión del presupuesto y los recursos

El presupuesto y los recursos de un proyecto pueden ser difíciles de asegurar, gestionar y asignar. Tener una sección dedicada a las estrategias de gestión de costos puede ayudar a los miembros del equipo durante la planificación del proyecto y el proceso de control de cambios.

Estas son algunas de las estrategias que puedes implementar:

• Elabora una propuesta de presupuesto detallada durante la planificación del proyecto

• Asigna los recursos tan pronto como sepas con qué puedes trabajar

• Reduce los costos siempre que sea posible

• Anticipa los cambios del proyecto antes de que ocurran

Si los miembros del equipo saben cómo estimar y mantener los costos bajos, tendrán más posibilidades de tener a las partes interesadas satisfechas.

Sugerencia: El objetivo principal de esta sección es documentar los procesos generales para la gestión de los presupuestos del proyecto y garantizar que todos estén en sintonía. Cuando analices este punto con tu equipo, asegúrate de darles a todos los miembros la oportunidad de dar su opinión.

4. Explica los flujos de trabajo del proyecto

​​Un flujo de trabajo es un proceso integral que ayuda a que los equipos cumplan sus objetivos. Conecta a las personas indicadas con los datos correctos en el momento adecuado. Una vez que todo está listo para empezar, un flujo de trabajo sirve para organizar la información de una manera que no solo sea entendible, sino que además se pueda repetir. 

Cada flujo de trabajo de un proyecto empieza con una fase de planificación estándar, que incluye los siguientes siete pasos:

1. Definir las metas y objetivos del proyecto

2. Establecer las métricas de éxito

3. Definir claramente las partes interesadas y sus roles

4. Definir el presupuesto

5. Establecer los hitos y los entregables

6. Establecer el cronograma y el programa

7. Compartir el plan de comunicaciones

Si bien cada proyecto tiene sus propias características y particularidades, es importante contar con un proceso general para crear entregables y garantizar el éxito del proyecto.

Sugerencia: Si gestionas varios programas o flujos de trabajo, seguramente tu equipo tenga más de un proceso de trabajo. En estos casos, asegúrate de que los miembros del equipo entiendan el proceso general de cada flujo de trabajo importante, y sepan a quién dirigirse en caso de que tengan preguntas.

4. Define el éxito para tu equipo

Tu equipo necesita tener una forma general de determinar el éxito de un proyecto. Una buena manera de lograrlo es usar una combinación de métodos objetivos y subjetivos para definir el éxito. De esta manera, te asegurarás de que el equipo adquiera la rutina de considerar todas las perspectivas al momento de desarrollar un proyecto.

Para desarrollar la definición de éxito de tu equipo, ten en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Evalúas el éxito de un proyecto comparando los resultados obtenidos con los objetivos iniciales del proyecto? 

• ¿Tienes en cuenta los comentarios de las partes interesadas o de los clientes para medir el éxito? 

• ¿Tienes una visión más general del éxito en función del propósito de tu equipo?

Sugerencia: Asegúrate de que tus objetivos, incluso aquellos que sean subjetivos, sigan la metodología SMART. SMART significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada.

5. Establece las convenciones para las comunicaciones

La comunicación del equipo es esencial para el éxito de un proyecto, pero ten en cuenta que no existe un enfoque único para comunicarse con los miembros de un equipo. Si bien las reuniones presenciales o virtuales pueden ser eficaces para algunos tipos de comunicación, también puede ser útil mantener un registro escrito de las conversaciones del proyecto para poder recordar y consultar los detalles fácilmente siempre que sea necesario.

Para establecer las convenciones para las comunicaciones de tu equipo, considera las siguientes preguntas:

• ¿Cómo deben comunicarse los miembros del equipo para conversar sobre los proyectos? 

• ¿Cómo deben comunicarse los miembros del equipo para discutir los asuntos internos? 

• ¿Qué canales deben usar los miembros del equipo para comunicarse con los clientes? O por el contrario, ¿deberían enviarte la información para que tú gestiones la comunicación con los clientes?

Sugerencia: A medida que estandarices las comunicaciones del equipo, tómate un momento para analizar cómo se comunica actualmente tu equipo. Intenta identificar las áreas que deseas mejorar y úsalas como puntos de partida para redactar el acta de constitución de tu equipo.

6. Establece reglas básicas y procedimientos para la resolución de conflictos

Habrá momentos en que los miembros de un equipo no estarán de acuerdo con sus compañeros. De hecho, no estar todo el tiempo de acuerdo es una señal de solidez en la colaboración, ya que significa que los miembros del equipo se sienten cómodos compartiendo sus opiniones de forma honesta y siendo ellos mismos. Sin embargo, si bien estar en desacuerdo no es algo necesariamente malo, es fundamental establecer un conjunto de valores y reglas básicas dentro del equipo para evitar que las discrepancias se intensifiquen.

Las reglas del equipo no necesitan ser muy detalladas, pero deben reflejar aquello que todos valoran. Trabaja con los miembros de tu equipo para realizar una lluvia de ideas sobre los valores más importantes del equipo y crear un conjunto de reglas básicas.

Estos son algunos ejemplos que puedes incluir como reglas básicas en un team charter:

• Tratar a todos con respeto.

• Asumir siempre que las intenciones de los demás son buenas.

• Tratar a los clientes, compañeros de trabajo y gerentes por igual.

• Celebrar los logros de todos.

• Brindar únicamente críticas constructivas.

• Practicar la escucha activa.

Al contar con un conjunto simple de reglas básicas, puedes evitar que surjan conflictos y problemas de comunicación. Si surge algún conflicto, las estrategias de resolución de conflictos del acta de constitución del equipo pueden ayudar a los integrantes a solucionarlo rápidamente.

Estas son algunas de las estrategias de resolución de conflictosque puedes incluir en el acta de constitución del equipo:

• No dejar que los problemas se agraven.

• Distinguir entre intención e impacto.

• Tratar los conflictos abiertamente.

• Buscar soluciones juntos.

Sugerencia: Convierte esta sección del acta de constitución del equipo en una actividad colaborativa. Crea situaciones desafiantes en las que estas reglas básicas puedan romperse sin querer y practica el uso de las estrategias de resolución de conflictos para encontrar puntos en común. Como la mayoría de las habilidades blandas, la resolución de conflictos no es algo que se puede aprender en un día, pero practicarlas continuamente en equipo, ayudará a que todos puedan mejorar.

7. Revisa y aprueba el team charter

Todos los miembros del equipo deben estar en la misma sintonía sobre qué elementos incluir en el team charter. Usa un software de gestión del trabajo como Asana para compartir en línea el acta de constitución y permitir que otros puedan acceder al documento y ver cuándo se hayan realizado cambios.

Sugerencia: Para mantener al equipo unido y en sintonía, comparte el acta de constitución del equipo cada trimestre y pídeles a todos los miembros que lo revisen. Luego puedes organizar una reunión e invitar a todos a que hagan sugerencias o mejoras para mantener el documento actualizado.

Plantilla para team charter (incluye ejemplos)

A continuación, verás un ejemplo de un team charter para un equipo de marketing. Este formato permite que los miembros del equipo puedan visualizar cada sección sin tener que revisar textos extensos. También facilita la búsqueda de información y la actualización del documento siempre que sea necesario.

Es probable que el acta de constitución de tu equipo contenga más detalles que esta plantilla de ejemplo pero aun así puede ser igual de accesible y fácil de procesar. Prueba nuestra plantilla gratuita para team charter a continuación.

Define claramente tus objetivos con un team charter

Se necesita mucho más que química para desarrollar la sinergia de un equipo. Los equipos efectivos defienden sus valores fundamentales y trabajan juntos para tomar decisiones. Un team charter o acta de constitución puede garantizar que todos se mantengan al tanto del propósito y los procesos del equipo.

Integra el acta de constitución de tu equipo con un software de gestión del trabajo como Asana, para que tu equipo pueda mostrar todo lo que pueden lograr juntos.