Cómo crear un plan de participación de partes interesadas en 5 pasos (incluye plantilla)

Las partes interesadas a menudo se involucran en proyectos por razones financieras o estratégicas. Dependiendo de cada motivación, su nivel de interés e influencia en el proyecto puede variar. Por lo tanto, es importante saber cómo adaptar tu estilo de comunicación en función de las necesidades de las partes interesadas para dar prioridad a aquellas que generen un mayor impacto.

Una plantilla para plan de participación de partes interesadas te ayuda a describir quiénes son tus partes interesadas, cuáles son sus niveles de interés y el grado de influencia y cómo será tu estrategia de comunicación. Los equipos pueden usar esta plantilla para cumplir con las expectativas de las partes interesadas y evitar que las barreras de comunicación interrumpan el flujo de trabajo del proyecto. Sigue leyendo para descubrir cómo un plan de participación de las partes interesadas puede ayudarte a gestionar tus relaciones con clientes, inversores y ejecutivos.

¿Qué es un plan de participación de partes interesadas?

Se trata de un documento que describe los niveles de participación e influencia de las partes interesadas de tu proyecto. Allí también se detalla el plan de comunicación que implementarás con los involucrados, incluido la frecuencia con la que te comunicarás con cada participante, la plataforma que usarás y cuánta información compartirás.

Las partes interesadas pueden ser miembros dentro de tu equipo o participantes externos que se ven afectados por tu trabajo.

• Entre las partes interesadas internas pueden encontrarse los gerentes de proyectos, los equipos de operaciones, los jefes de departamento y los miembros de la junta directiva.

• Las partes interesadas externas pueden ser clientes, inversores, proveedores, socios de la empresa o accionistas.

Debido a que las comunicaciones con las partes interesadas deben establecerse al inicio de un proyecto, te recomendamos crear tu plan de participación durante la fase de planificación del proyecto. Una vez que tengas en mente la idea para tu proyecto, identifica quiénes son tus partes interesadas y cuán involucradas necesitan (o quieren) estar. A medida que avanza el proyecto, puedes adaptar tu PPPI para cumplir con sus expectativas.

¿Cómo usar un plan de participación de partes interesadas?

Un plan de participación de partes interesadas no debe invitar a los equipos a tener en cuenta solo la opinión de algunas partes interesadas. Un PPPI debería guiarte a través del proceso de planificación del proyecto y ayudarte a comunicarte de manera efectiva con los involucrados más influyentes.

Para algunas partes interesadas, la aprobación y la educación son clave. Otros, en cambio, prefieren consultar el material disponible a su propio ritmo. Al crear tu PPPI, te recomendamos clasificar a las partes interesadas en categorías para poder comunicarte con cada una de ellas de la manera más efectiva, teniendo en cuenta sus niveles de influencia e interés.

Uno de los beneficios de un PPPI es su naturaleza colaborativa. Si incorporas tu plan en un software de gestión del trabajo, tu equipo podrá actualizar el documento según sea necesario y asignar las responsabilidades de cada trabajo. Esto también te dará la libertad de compartir el plan con los diferentes involucrados de cada proyecto.

Elementos a incluir en un plan de participación de partes interesadas

Cada plan de participación de partes interesadas es diferente ya que depende de las prioridades del equipo y de los participantes involucrados.

Elementos clave de un plan de participación de partes interesadas:

• Nombre de las partes interesadas: Identifica quiénes son las partes interesadas de tu proyecto.

• Nivel de Interés: Clasifica a las partes interesadas según el nivel de interés o compromiso en el proyecto. A continuación encontrarás los cinco niveles de participación de los participantes involucrados.

• Grado de influencia: Clasifica a las partes interesadas según el grado de influencia que tienen en el proyecto (de muy alto a muy bajo). 

• Frecuencia de las comunicaciones: Establece con qué frecuencia te comunicarás con cada parte interesada.

• Canal de comunicación: Identifica la herramienta de comunicación que usarás para comunicarte con cada parte interesada.

• Tipo de información: Deja en claro el tipo de información que compartirás cuando te comuniques con cada parte interesada.

El objetivo de crear un plan de participación de partes interesadas es identificar los objetivos o motivaciones de los participantes involucrados, así como los métodos de comunicación que usarás para intercambiar información con ellos.

Cómo crear un PPPI en 5 pasos

Para crear un plan de participación de partes interesadas que te ayude a trabajar con los participantes involucrados de la forma que les resulte más útil, primero deberás comprender cuáles son sus expectativas y cómo influyen en tu proyecto. Sigue los pasos a continuación para comenzar.

1. Identifica a las partes interesadas

Al comenzar el proyecto, algunas partes interesadas estarán más comprometidas que otras. Este nivel de compromiso suele estar relacionado con sus motivaciones.

Por ejemplo, es probable que un ejecutivo interno que supervisa el proyecto esté más comprometido ya que su trabajo depende de ello. Por otro lado, un socio externo que tiene una pequeña participación financiera probablemente tenga un nivel de compromiso menor y no quiera recibir todos los detalles de lo que sucede en el proyecto.

Los cinco niveles de participación de las partes interesadas

• Líder: Una parte interesada líder está informada sobre el impacto del proyecto y participa activamente.

• Cooperador: Una parte interesada cooperadora es consciente del impacto del proyecto y brinda su apoyo.

• Neutral: Una parte interesada neutral entiende el impacto del proyecto, pero no se opone ni brinda apoyo.

• Reticente: Una parte interesada reticente comprende el impacto que tiene el proyecto pero se resiste al cambio.

• Desconocedor: Se trata de la parte interesada que no conoce el proyecto ni su impacto.

Una vez que comprendas el nivel de compromiso de las partes interesadas, podrás identificar el grado de influencia que tienen en el proyecto. El Project Management Institute define influencia como “el poder de las partes interesadas en un proyecto”. Cuando una parte interesada tiene un alto grado de influencia, puede incidir en las decisiones clave del proyecto y hacer que otros actúen en consecuencia.

Escala de influencia de las partes interesadas

• Muy alto: Una parte interesada con alto grado de influencia tiene un alto control sobre las decisiones clave del proyecto.

• Alto: Una parte interesada con gran influencia puede tener una incidencia directa sobre las acciones que realizan otros participantes.

• Medio: Una parte interesada con influencia suele formar parte del proceso de toma de decisiones.

• Bajo: Una parte interesada con un grado de influencia bajo puede dar sus opiniones sobre las decisiones y expresar sus preocupaciones, pero sus ideas no siempre se tienen en cuenta. 

• Muy bajo: Una parte interesada con muy poca influencia puede participar en el proyecto cuando quiera, pero no tendrá injerencia sobre ninguna decisión.

2. Agrupa a las partes interesadas en la matriz de influencia/interés

Ahora que ya conoces los niveles de influencia e interés de cada parte interesada, te recomendamos crear una matriz con esta información para determinar claramente cuál debe ser tu estilo y frecuencia de comunicación para cada individuo. La misma no debe compartirse con los actores involucrados.

Las partes interesadas se dividen en cuatro grupos principales:

• Alto interés y alta influencia. Son los involucrados clave y los más importantes en tu lista de partes interesadas, que generalmente pertenecen a la categoría de “líder” o “cooperador”. Asegúrate de comunicarte con estas personas de forma regular y de brindarles información detallada sobre el proyecto. Como mencionamos anteriormente, estas son las partes interesadas más importantes.

• Alto interés y baja influencia. Es probable que estas partes interesadas también pertenezcan a las categorías de “líder” o “cooperador”. Si bien no tienen tanta influencia, deben mantenerse informadas de todas las comunicaciones importantes y alentarlas a participar de otras formas según la situación. Si usas una herramienta de gestión de proyectos, podrás mantener informadas a las partes interesadas más importantes sin realizar un esfuerzo adicional.

• Alta influencia y bajo interés. Estas partes interesadas generalmente se agrupan en las categorías “neutrales” o “reticentes”, y es importante que estén informadas para poder mantener su interés en el proyecto. Pueden mostrar mayor resistencia ante cambios repentinos en el proyecto, así que asegúrate de que tengan acceso a la información cuando sea necesario y de mantenerlas informadas sobre cualquier tarea que pueda afectar los flujos de trabajo de sus proyectos.

• Baja influencia y bajo interés. Estas son las partes interesadas que pertenecen a la categoría “desconocedores”. No es necesario que te comuniques con ellos con regularidad, pero puedes usar tu herramienta de gestión de proyectos para enviarles actualizaciones mensuales. De esa manera, puedes brindar información clave sobre el proyecto para que sepan que tienen la oportunidad de involucrarse más.

3. Desarrolla un plan de comunicaciones

La clasificación de las partes interesadas sirve como guía para poder comunicarte con las partes interesadas en función de su nivel de influencia e interés. Usa estos puntos de la matriz para crear un plan de comunicaciones personalizado.

Contar con un plan de comunicaciones es fundamental ya que allí se detalla cómo informarás y mantendrás actualizadas a las partes interesadas. Independientemente del cuadrante de la matriz en el que se encuentren, asegúrate de que todos tengan una forma de acceder a la información relevante del proyecto. La mejor manera de hacerlo es manteniendo toda la información del proyecto en un solo lugar, como una herramienta de gestión de proyectos. Las partes interesadas que necesitan acceder a la información en tiempo real sobre el estado del proyecto o que quieran obtener una vista general del cronograma del proyecto pueden usar esta herramienta para mantenerse informados.

Cómo crear un plan de comunicaciones en dos pasos:

1. Identifica los diferentes canales de comunicación. ¿Qué canales de comunicación usa tu equipo habitualmente? ¿Para qué sirve cada uno? 

2. Identifica el tipo de comunicación que necesitas brindar para cada cuadrante de la matriz. Ten en cuenta que no existe un enfoque único para comunicarte con las partes interesadas. Determina cómo te comunicarás con ellas y las mantendrás informadas durante el ciclo de vida del proyecto. 

Por ejemplo, las partes interesadas que tienen un alto nivel de interés e influencia sobre el proyecto pueden querer estar comunicadas de forma semanal. En este caso, puedes enviarles actualizaciones de estado del proyecto semanales a través de tu herramienta de gestión del trabajo.

Una vez que hayas creado tu plan de comunicaciones, compártelo con tu equipo de proyecto. Si realizas algún cambio, asegúrate de actualizar el documento y comunicárselo a los miembros del equipo, para que siempre tengan acceso a la información más actualizada.

4. Usa los comentarios de las partes interesadas para revisar y modificar el plan si es necesario

Las partes interesadas pueden cambiar su comportamiento a lo largo de un proyecto, así que recuerda que la clasificación que has establecido en la matriz de interés/influencia no es inamovible.

No solo puedes revisar tu plan en función de los cambios de comportamiento que observes en las partes interesadas, sino que además puedes compartir tu plan con ellas y solicitar sus comentarios. La mejor manera de obtener comentarios productivos es detallar claramente lo que estás pidiendo.

Por ejemplo, puedes compartir tu plan de comunicaciones con las partes interesadas y preguntarles: “¿Te resulta útil este plan de comunicaciones? ¿Te gustaría modificar algún punto?”.

Otros consejos para recibir comentarios:

• Solicita comentarios por escrito o realiza una encuesta formal con preguntas detalladas sobre tu proceso de participación.

• Pídele al equipo interno su opinión sobre tu plan de participación.

• Comunica los cambios que realices en el plan de participación con las partes interesadas y los miembros del equipo.

• Considera solicitar comentarios a través de una videollamada si es más fácil y conveniente para alguna de las partes interesadas. 

Plantilla para plan de participación de partes interesadas

A continuación se muestra un modelo completo de una plantilla para participación de partes interesadas. En esta plantilla, puedes enumerar a las partes interesadas, clasificar su nivel de interés e influencia y detallar su plan de comunicaciones.

Descarga nuestra plantilla PPPI gratuita a continuación para desarrollar una estrategia de participación bien planificada para tu próximo proyecto.

¿Cuáles son los beneficios de un plan de participación de partes interesadas?

Un plan de participación de partes interesadas sólido ayuda a tu equipo a informar a las partes interesadas. Otros beneficios de contar con un PPPI incluyen:

• Gestionar las expectativas: Garantiza que las partes interesadas estén informadas sobre el progreso del proyecto y que puedan comprender qué se espera lograr en cada fase del mismo.

• Minimizar losriesgos del proyecto: Evita que las partes interesadas hagan grandes cambios que puedan poner en riesgo el éxito del proyecto.

• Generar confianza: Ayuda a forjar relaciones más sólidas entre los miembros del equipo y las partes interesadas.

• Mejorar las habilidades de toma de decisiones: Permite anticipar mejor las necesidades y los deseos de las partes interesadas para determinar los próximos pasos.

• Promover la sinergia: Cuando existe una buena comunicación en el equipo, todos logran colaborar y crear de manera más efectiva. 

Simplifica la planificación de las partes interesadas con Asana

La participación de las partes interesadas es fundamental para lograr el éxito de cualquier proyecto. Si logras alinear tu plan de comunicaciones a las necesidades y deseos de cada parte interesada, los resultados serán invaluables. 

Asana te brinda la flexibilidad necesaria para planificar tu estrategia de participación, compartir tu plan con los demás involucrados y ponerlo en acción junto con tu proyecto. Planifica todas tus iniciativas en un solo lugar, desde campañas de marketing hasta proyectos y relaciones con los clientes.