Six Sigma: todo lo que necesitas saber sobre esta metodología de mejora de procesos

Imagina que el equipo de desarrollo se encuentra en medio del proceso de dar los toques finales para el lanzamiento de un producto muy importante. Cuando el producto entra en la etapa de pruebas, el equipo detecta varios errores en el código que no habían anticipado. ¿Qué puede hacer el equipo para evitar repetir esta situación en el futuro?

Una forma de hacerlo es mediante la implementación de una herramienta de fabricación de larga data: la metodología Six Sigma.

¿Qué es Six Sigma?

Six Sigma es una metodología de mejora de procesos que ayuda a las organizaciones a perfeccionar sus procesos de negocios. Six Sigma se aplica, fundamentalmente, para establecer la uniformidad en los procesos a fin de reducir la cantidad de variaciones del producto final. En definitiva, con este método se minimizan los defectos de un producto.

La principal filosofía de Six Sigma indica que todos los procesos se pueden definir, medir, analizar, mejorar y controlar (lo que comúnmente se conoce como el método DAMAIC, por sus siglas en inglés). Según Six Sigma, en todos los procesos debe haber entradas y salidas. Las entradas son acciones que el equipo lleva a cabo y las salidas son los efectos de esas acciones. La idea central es que si puedes controlar la mayor cantidad de entradas (o acciones) como sea posible, también controlarás sus salidas.

¿De dónde proviene el término Six Sigma?

El desarrollador Bill Smith creó la metodología Six Sigma cuando trabajaba en Motorola en 1986. El término “Six Sigma” se origina a partir de la modelación estadística de los procesos de fabricación. Básicamente, puedes identificar la madurez de un proceso por su calificación “sigma” que indica el porcentaje de productos sin defectos. Por definición, un proceso Six Sigma es aquel en el que se espera que el 99.99966 % de los productos no tenga defectos.

Comúnmente, Six Sigma se usa en fabricación y en producción porque el proceso ayuda a evitar que se produzcan defectos. Sin embargo, esta metodología también se puede utilizar en el sector de las prestaciones de servicios y con equipos dedicados a la ingeniería de software.

Lean Six Sigma

En general, el objetivo de una metodología Lean es eliminar los desperdicios o cualquier elemento que no aporte valor al producto o al proceso. En la metodología Lean Six Sigma se valora más la prevención que la detección de defectos. Significa que el objetivo de Lean Six Sigma no es identificar defectos, sino evitar que se produzcan.

Los 5 principios clave de Six Sigma

La metodología Six Sigma tiene 5 principios clave que puedes aplicar cuando analices tus procesos.

1. Poner el foco en el cliente

En Six Sigma, el objetivo es garantizar que puedes brindar a los clientes el mayor valor posible. Es decir, tu equipo debería dedicar mucho tiempo a identificar quiénes son tus clientes, cuáles son sus necesidades y qué los motiva a comprar productos. Este principio, funciona perfectamente también para compañías de SaaS, ya que, con frecuencia, se centran en flujos de ingresos recurrentes. Al identificar lo que el cliente quiere y necesita, el equipo puede entender mejor cómo retenerlo y hacer que vuelva constantemente al producto.

Para lograrlo, el equipo debe entender cuál es la calidad del producto que tus clientes consideran aceptable, a fin de poder cumplir o, incluso, exceder sus expectativas. Una vez que conozcas ese nivel de calidad, podrás utilizarlo como punto de referencia para la producción.

2. Usar los datos para detectar dónde se produce la variación

Detalla todos los pasos del proceso de producción actual. Una vez que lo hayas hecho, analiza y reúne los datos de ese proceso para ver si hay áreas que se puedan optimizar o que estén provocando cuellos de botella en el flujo de trabajo. Por ejemplo, evalúa cómo compartes la información con el equipo. ¿Todos reciben la misma información o hay documentos de referencia que están desactualizados? Al establecer un lugar central para toda la información pertinente del proyecto, se minimiza la cantidad de tiempo dedicado a buscar los documentos correctos.

A veces, puede resultar complicado decidir cuáles son las métricas que conviene analizar. Una manera muy simple de descubrirlo es con el trabajo en retrospectiva. Identifica un objetivo que quieres alcanzar y determina los trabajos a partir de allí hacia atrás. Por ejemplo, si el objetivo es reducir el tiempo de producción, analiza cuánto tiempo toma cada paso de ese proceso.

3. Mejorar los procesos continuamente

Mientras observas tus procesos de producción, piensa en los pasos que no aportan valor al equipo o a los clientes finales. Usa herramientas como los mapas de flujo de valor para identificar cómo puedes perfeccionar los procesos y reducir la cantidad de cuellos de botella.

La idea de hacer pequeñas mejoras a los procesos a lo largo del tiempo se conoce como Kaizen o mejora continua. La filosofía detrás de la mejora continua indica que si haces pequeños cambios durante un período prolongado, a la larga se transformarán en grandes cambios positivos.

4. Incluir a todos

Six Sigma es una metodología que ofrece la misma posibilidad de contribuir a todos los integrantes de un equipo. Pero todos deben recibir capacitación en procesos Six Sigma, para disminuir los riesgos de crear más obstáculos en vez de eliminarlos.

Six Sigma funciona particularmente bien cuando se trabaja con equipos interdisciplinarios, porque brinda una visión integral de cómo un mismo proceso puede afectar a las distintas partes del negocio. Cuando incluyes representantes de todos los equipos que participan en el proceso, ofreces a cada uno los detalles de las mejoras y el impacto que esos cambios pueden tener en sus equipos.

5. Garantizar un ambiente flexible y receptivo

Six Sigma se centra en crear cambios positivos para los clientes. Significa que debes buscar continuamente formas de mejorar los procesos, y el equipo entero debe ser siempre flexible para poder dar un giro, cuando sea necesario, siempre sin demasiados inconvenientes.

También significa que los procesos deben ser fácilmente intercambiables. Una forma sencilla de lograrlo es separando los procesos en pasos. Si hay un problema con uno solo de los pasos, entonces, solamente habrá que arreglar ese paso y no el proceso completo.

Las 2 principales metodologías Six Sigma

Hay dos procesos comunes dentro de Six Sigma y cada uno se usa en una situación diferente. El método DMAIC es el estándar que se usa cuando hay que optimizar los procesos existentes. El otro método, el DMADV, se aplica cuando los procesos aún no se han establecido y todavía hay que crearlos.

El método DMAIC

DMAIC es un acrónimo en inglés. Cada letra representa un paso del proceso. DMAIC significa:

• Define el sistema (“Define”). Identifica el perfil ideal de cliente e incluye lo que el cliente quiere y necesita. Durante esta etapa también te convendrá identificar los objetivos del proyecto entero en su conjunto.

• Mide los aspectos clave de los procesos actuales (“Measure”). Con los objetivos establecidos en la etapa de “Definición”, marca el punto de partida de los procesos actuales y usa los datos para informar cómo quieres optimizar tu proyecto.

• Analiza el proceso. Determina las causas raíz de los problemas e identifica cómo ocurren las variaciones.

• Mejora u optimiza los procesos (“Improve”). Teniendo en cuenta el análisis del paso anterior, crea un proceso futuro nuevo. Significa que deberías crear una muestra del proceso mejorado y probarla en un entorno separado para ver cómo se comporta.

• Controla el proceso creado para el futuro (“Control”). Si los resultados de la etapa de “mejora” están a la altura de los estándares de tu equipo, implementa este proceso nuevo en tu flujo de trabajo actual. Cuando lo hagas, será muy importante que pruebes y controles la mayor cantidad de variables posible. Por lo general, se hace mediante el control estadístico o la mejora continua de procesos.

El método DMAIC en acción

Un equipo de producto nota que la tasa de fuga de clientes (la velocidad a la que los clientes dejan de hacer negocios contigo) está en aumento. Para evitar que la tendencia avance, se aplica la metodología DMAIC de Six Sigma, a fin de identificar el problema y desarrollar una solución.

• Definición (“Define”): La tasa de fuga de clientes ha aumentado del 3 % al 7 % en los últimos 6 meses.

• Medición (“Measure”): El equipo tiene mucha información acerca de cómo los clientes potenciales se transforman en clientes reales, pero no tanta acerca de qué sucede después de que alguien se transforma en un cliente. Entonces, se decide analizar y medir el comportamiento de los usuarios después de que compran el producto.

• Análisis (“Analyze”): Después de observar el comportamiento de los usuarios luego de que se convierten en clientes reales, el equipo nota que para los clientes nuevos es más difícil acostumbrarse a la nueva interfaz de usuario del producto.

• Mejora (“Improve”): El equipo decide implementar un nuevo flujo de incorporación de clientes con el que se ayuda a los usuarios a identificar y a usar las piezas clave del producto. En los casos de clientes más grandes, se trabaja con el equipo de éxito del cliente para ayudar a introducir las mejores prácticas y para desarrollar las capacitaciones necesarias. De este modo, el equipo de éxito del cliente contará con toda la información que necesita para capacitar a los clientes nuevos de manera efectiva. 

• Control (“Control”): El equipo supervisa tanto la tasa de fuga de clientes como la manera en que se comportan ahora que se han implementado los cambios. Después de unos meses, notan que la tasa de fuga de clientes empieza a descender nuevamente. Entonces, eligen mantener los cambios hechos en el proceso.

El método DMADV

El método DMADV también es conocido como Diseño por Six Sigma (DFSS, por sus siglas en inglés). DMADV significa:

• Define los objetivos. Cuando determinas los objetivos para el proceso nuevo que estás estableciendo, lo importante es considerar tanto los objetivos de negocios como los objetivos del perfil de cliente ideal. 

• Mide e identifica los puntos CTQ. CTQ (por sus siglas en inglés) significa “crítico/s para la calidad”. Se trata de las características con las que se define como perfecto a tu producto. A lo largo de este paso, identificarás cómo ayuda el proceso nuevo a cumplir con estos puntos CTQ y agregarás los riesgos potenciales que podrían afectar a la calidad.

• Analiza para desarrollar y diseñar muchas opciones. Cuando diseñes un proceso de producción nuevo, será muy importante que tengas muchas opciones. Observa cada versión que crees y analiza las fortalezas y debilidades de cada una. 

• Diseña la opción elegida. Según el análisis del punto anterior, da el siguiente paso e implementa la opción que mejor se adapte a tus necesidades. 

• Verifica el diseño y prepara las pruebas piloto. Una vez que hayas terminado de implementar el proceso, será el momento de entregarlo a los responsables y de medir cómo se comporta ese proceso. Cuando el proceso se encuentre en funcionamiento, el equipo podrá optimizarlo aplicando el método DMAIC. 

Clasificaciones según los cinturones Six Sigma

A medida que aprendas más sobre la metodología Six Sigma, verás que hay diferentes niveles de clasificación. Al igual que con las artes marciales, cada calificación cuenta con un color diferente de cinturón.

• Cinturón blanco: Si no conocías el método Six Sigma, empezarás por esta etapa. Alguien con cinturón blanco en Six Sigma no necesita contar con ninguna capacitación ni certificación formales en Six Sigma, pero sí debe entender los conceptos básicos de la estructura y las pautas de aplicación. Es decir, puedes participar en proyectos de reducción de desperdicios y control de calidad. 

• Cinturón amarillo: Para este nivel se necesita contar con cierta capacitación formal en Six Sigma, con la que puedes recibir una certificación oficial de cinturón amarillo. Una persona con cinturón amarillo puede ayudar a contribuir con la estrategia más de lo que puede hacerlo alguien con cinturón blanco. Estas personas prestan asistencia a los de categorías más altas para la resolución y el análisis de problemas.

• Cinturón verde: Una vez que hayas recibido la certificación del cinturón verde, podrás empezar a elaborar estrategias y a implementar algunas técnicas propias de mejora de procesos.

• Cinturón negro: Quienes reciben un cinturón negro en Six Sigma tienen la capacidad de desglosar procesos y de manejar proyectos más complejos que los de cualquiera de los cinturones anteriores. Aprenden a gestionar cambios a gran escala que pueden afectar los resultados finales del negocio.

Una de las formas más efectivas de ascender a través de las categorías de Six Sigma es mediante cursos para certificación. Si bien no hay un estándar unificado para la certificación, estos cursos están diseñados para enseñar los conceptos esenciales del proceso Six Sigma y cómo aplicarlos a las situaciones cotidianas de trabajo.

Da seguimiento y mejora los flujos de trabajo con Asana

Para pensar ideas para los flujos de trabajo y analizarlas, conviene usar una plataforma visual como Asana. La función de Cronogramas de Asana te ayuda a visualizar cada paso del proceso de producción y te permite asignarlos a los responsables específicos.

Si buscas mejorar los flujos de trabajo del equipo, lo mejor será usar un software que sea útil para conectar al equipo y gestionar los objetivos. Los flujos de trabajo de Asana te ayudan a gestionar y automatizar la forma en que se realizan los trabajos. Además, puedes alertar fácilmente a otros miembros del equipo acerca de los cambios en los flujos de trabajo, hacer ajustes en tiempo real y crear una fuente única de referencias para el equipo entero.