Mide el desempeño con las referencias del proyecto

Imagínate lo siguiente: Practicas arquería, tienes el arco en la mano y estás apuntando a una pared enorme vacía. Sueltas la flecha e impacta directamente en la pared frente a ti. Empiezas el baile de festejo, pero después, te detienes a pensar en que el impacto dio en la pared, pero no tienes la seguridad de haber dado en el blanco porque toda la pared luce igual.

Entonces, decides apuntar a un blanco preciso. Tiras de la cuerda del arco hacia atrás, sueltas la flecha que sale volando y aciertas de un golpe en el blanco. Esta vez, sabes que el tiro ha sido perfecto.

Un objetivo bien definido sirve para algo más que para hacerte sentir Robin Hood (aunque sin las calzas). Con un objetivo al cual apuntar, tienes un punto de partida para medir tus habilidades, del mismo modo en que las referencias del proyecto ofrecen un parámetro de medición para el rendimiento del proyecto.

¿Qué son las referencias de un proyecto?

Las referencias del proyecto, o baselines, son objetivos predefinidos para el cronograma, el costo y el alcance de ese proyecto. Tú eres quien determina las referencias en el plan del proyecto. Después, a medida que se avanza, puedes usar esas referencias como punto de comparación para controlar el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo.

Hay tres tipos de referencias de proyectos:

• Una referencia del alcance con la que se define claramente el alcance del proyecto. Incluye una lista de objetivos y entregables hacia los que orientarás el trabajo del proyecto.  

• Una referencia del cronograma con la que se indica cuánto tiempo debería demandar el proyecto. Esta referencia es el cronograma del proyecto y debería incluir fechas de entrega claramente definidas para cada entregable, además de un vencimiento final para el proyecto completo. 

• Una referencia del costo que es el presupuesto estimado del proyecto. Para tener una referencia del costo habría que separar los recursos necesarios para cada entregable y después, sumarlos para calcular la estimación del costo total del proyecto.

El plan del proyecto debe incluir estas tres referencias. Durante el transcurso del proyecto, puedes comparar el desempeño real con respecto a las referencias para garantizar que el alcance, el cronograma y el presupuesto se mantengan dentro de lo previsto.

¿Por qué son tan importantes las referencias del proyecto?

Las referencias del proyecto son un componente esencial de cualquier iniciativa exitosa. Pueden resultarles sumamente útiles a tu equipo y a ti para lo siguiente:

Supervisar y hacer ajustes al desempeño del proyecto

Las referencias ofrecen un estándar sobre cuál debería ser el desempeño del proyecto. A medida que el trabajo avanza, puedes medir el desempeño real comparado con las referencias definidas durante la planificación. De este modo, puedes controlar si el alcance, el cronograma o el presupuesto del proyecto progresan según lo programado o no. En tal caso, habrá oportunidad de corregir el curso antes de que los problemas sean demasiado grandes.

Estos tres tipos de referencia (el alcance, el cronograma y el presupuesto) juntos conforman la referencia de medición del desempeño (PMB, por sus siglas en inglés). Cuando comparas el desempeño real frente al proyectado con las referencias en las tres áreas, puedes comprender en detalle el estado en que se encuentra tu proyecto.

Es fundamental que se midan las tres referencias en paralelo, a fin de visualizar de qué modo el cambio de uno de los componentes afecta a los demás; como por ejemplo, qué impacto tiene un aumento del alcance en el cronograma y el costo. De este modo, lograrás entender bien qué es lo que debes modificar cuando necesites cambiar lo que habías previsto con respecto al alcance, el cronograma o el presupuesto. Y si la diferencia entre el desempeño real y las referencias es demasiado grande, puedes decidir reformular esas referencias y cambiar los objetivos del proyecto para transformarlos en algo posible de concretar.

Por ejemplo, imagina que trabajas con una serie de blogs y que acabas de aumentar el alcance de 10 artículos a 11. Como resultado, el proyecto costará más dinero y tendrás que trabajar más horas para finalizarlo. El presupuesto y el cronograma se desviarán de las referencias. Si no has asignado nada de tiempo de reserva o presupuesto extra en el plan del proyecto, probablemente debas ajustar los objetivos.

Controlar las expectativas de las partes interesadas

Si defines claramente las referencias y las comunicas a los interesados, todos saben qué estás haciendo y cuándo lo planeas finalizar. Además, podrán ver cuánto costará todo. A continuación, te mostramos lo útil que puede resultar:

• La referencia del alcance indica exactamente qué planeas lograr. Ayuda a que todos entiendan qué es parte de los entregables del proyecto y qué no. Por ejemplo, imagina que te solicitan un diseño nuevo para la página de inicio y te piden que contenga componentes interactivos. Debido a las limitaciones de tu presupuesto, puedes desarrollar la página de inicio pero sin incluir los componentes interactivos. Determinar la referencia del alcance permitirá que quienes participen en el proyecto conozcan de antemano esta limitación y estén todos alineados.

• Con la referencia del cronograma se aclara cuándo se finalizará cada entregable. De este modo, quienes participan en el proyecto comprenden cuánto tiempo se necesitará para cada entrega y saben para cuándo esperar el producto final. Además, si quieren ampliar el alcance del proyecto con más solicitudes, puedes demostrar claramente el impacto que tendrá ese trabajo extra en el cronograma y el presupuesto del proyecto. 

• Con la referencia del costo se determinan los recursos que se usarán para cada entregable. Si los interesados en el proyecto quieren agregar solicitudes de tareas, con el presupuesto puedes demostrar claramente los fondos extra que se necesitarán para poder llevarlas a cabo. En consecuencia, puedes posponer las solicitudes o reunir los argumentos válidos para obtener una ampliación presupuestaria.

Juntas, estas referencias ayudan a que todos comprendan en qué medida los cambios en el alcance, el cronograma o el presupuesto afectan al éxito de un proyecto. Son una herramienta sumamente útil para cuando necesitas posponer una solicitud extra y evitar la corrupción del alcance. Además, ofrecen una forma de comunicar qué impacto tendrán en los objetivos del proyecto en general los cambios que se hagan al cronograma y al costo.

Mejorar las estimaciones posteriores

Cuando el proyecto termina, puedes comparar el desempeño real frente a las referencias y ver con cuánta precisión se habían hecho las estimaciones iniciales. Así, lograrás identificar las áreas de mejora de tu proceso de determinación de referencias. Por ejemplo, factores que no habías considerado al calcular el presupuesto actual, qué entregables demandan más tiempo del esperado o qué tareas deberían haber estado fuera del alcance.

Si analizas el rendimiento real y lo comparas con las referencias de cada proyecto, podrás ver qué áreas son las que, por lo general, tienen un desempeño inferior o superior al esperado. Después, podrás usar ese conocimiento para mejorar las estimaciones de los proyectos posteriores.

Por ejemplo, imagina que, en este trimestre, tres proyectos de cada cinco tardaron una semana más de lo que se había programado porque algunos de los miembros del equipo se enfermaron. De ahora en adelante, puedes reservar algo de tiempo extra en el cronograma de cada proyecto para tener todo listo en caso de que surjan ausencias inesperadas.

Cómo determinar las referencias del proyecto en 5 pasos

La determinación de las referencias de un proyecto es una etapa fundamental en cualquier plan de gestión de proyectos. Cuando planifiques la siguiente iniciativa, sigue estos pasos para generar las referencias y comunicarlas a los colaboradores de todos los equipos involucrados.  

1. Determina el alcance

Primero, define la referencia del alcance del proyecto, ya que con ella se determinan tanto el cronograma como el presupuesto. Con el alcance se marcan los límites del proyecto y se establece exactamente para qué entregables se trabajará. Puedes documentar el alcance en forma de declaración del alcance del proyecto o como declaración de trabajo.

Para crear la referencia de alcance, enumera todos los entregables que quieras producir con el proyecto. Después, divide cada entregable en tareas concretas o en subentregables. Por ejemplo, si uno de tus entregables es organizar un evento, podrías dividirlo en los siguientes subentregables:

• Reservar un lugar para el evento

• Contratar a la empresa de catering

• Confirmar la presencia de los oradores invitados

• Enviar los emails de recordatorio

También puedes crear una estructura de desglose del trabajo para preparar visualmente todos los entregables y subentregables del proyecto. Con esta herramienta, el trabajo se divide en varios niveles. Se empieza por el objetivo principal en lo más alto y luego se ramifica hacia abajo en los entregables y subentregables.

2. Traza el cronograma del proyecto

Ahora que has determinado el alcance del proyecto, es el momento de trazar el cronograma. Para crear la referencia del cronograma, determina fechas claras de vencimiento para cada entregable y subentregable, además de fijar una fecha final para el proyecto completo. Asegúrate de asignar fechas realistas de entrega y de aclarar cuáles son las dependencias de las tareas. Por ejemplo, es probable que te convenga confirmar la lista de oradores invitados para el evento antes de enviar los emails de recordatorio.

Algunas herramientas de gestión de proyectos son útiles para ver las dependencias dentro del cronograma del proyecto. Esta función te permitirá planificar y definir fechas de entrega en función de la información expuesta. Por ejemplo, en la vista de Cronograma de Asana se exhiben las tareas y los hitos dentro del proyecto; además, se observan las dependencias, algo similar a lo que sucede con un diagrama de Gantt. También puedes ver qué tareas se han finalizado y a quién se asignaron, para supervisar y compartir el cronograma del proyecto en tiempo real.

3. Crea un plan presupuestario para el proyecto

Ahora que ya definiste claramente el alcance y el cronograma, puedes crear la referencia del presupuesto del proyecto. Para desarrollar el presupuesto, enumera todos los recursos que se necesitan para cada uno de los entregables y subentregables. Después, calcula cuánto costará cada recurso.

En el documento del presupuesto final deberías incluir los elementos de cada entregable, subentregable o recurso que se requiera; además de los costos esperados para cada caso. También deberías incluir un cronograma en el que se detalle para cuándo necesitas los recursos y cuándo piensas gastar los fondos. Por último, incluye también a las personas responsables de cada uno de los componentes del presupuesto; y los gastos totales de todo el proyecto.

En el siguiente ejemplo, la columna de gasto estimado representa el presupuesto de referencia del proyecto. Después, a medida que el proyecto avanza, podrás dar seguimiento al gasto real y compararlo con el de referencia.

4. Determina un proceso para control de cambios

Que definas las referencias no quiere decir que el proyecto se irá a pique si el alcance, el cronograma o el presupuesto se desvían de lo previsto. De hecho, la planificación para cambios es una parte fundamental del proceso de determinación de referencias de un proyecto.

Después de terminar las tres referencias del proyecto, crea un proceso de control de cambios para definir cómo gestionarás las solicitudes de cambio del equipo y de las demás partes interesadas. Un proceso de control de cambios es una opción para mantener la flexibilidad y permitir que se soliciten cambios mientras el proyecto avanza. Resulta muy útil para cuidar el alcance, el cronograma y el presupuesto, y evitar que se salga de control. En este contexto, las solicitudes de cambio pueden incluir pedidos de entregables extra, actualizaciones del cronograma o ajustes del presupuesto.

Normalmente, un proceso de control de cambios incluye las siguientes etapas:

1. Iniciación: Un participante envía un formulario de solicitud de cambios con la información pertinente sobre el motivo y la importancia del cambio. Por lo general, se incluye una descripción de la solicitud, la prioridad y cualquier fecha de entrega que resulte relevante para el caso.

2. Evaluación: El líder del proyecto o del departamento revisa los detalles y determina los recursos que se necesitarían, el impacto que podría tener la solicitud y a quién se debería derivar.

3. Análisis: El líder adecuado del proyecto decide si hay que aprobar o rechazar la solicitud. Durante esta etapa, la solicitud se analiza en el contexto de las referencias del proyecto para determinar cómo afectará al alcance, el cronograma y el presupuesto.

4. Implementación: Si la solicitud se aprueba, deberás trabajar con los demás interesados para implementar el cambio. No olvides registrar qué cambios se hicieron y cómo afectarán a las referencias del proyecto. Si el cambio es importante, probablemente debas modificar los objetivos del proyecto y generar referencias nuevas.  

5. Cierre: Cierra la solicitud y guarda la documentación, los registros de cambios o las comunicaciones en un espacio compartido al que se pueda acceder fácilmente más adelante. 

Con un proceso de control de cambios establecido, te aseguras de que cada actualización potencial será considerada en el contexto de las tres referencias del proyecto. Por ejemplo, si recibes una solicitud para agregar otro entregable al alcance del proyecto, podrás analizar cómo afectará al cronograma y al presupuesto. Si el pedido desvía al proyecto demasiado con respecto a las referencias, puedes rechazarlo y cerrar esa solicitud de cambio.

5. Incorpora los comentarios de quienes participan en el proyecto

Por último, pero no menos importante, presenta las referencias del proyecto a los participantes clave a fin de reunir e incorporar sus comentarios. Este paso es importante porque con él te aseguras de que todos estén alineados con respecto a los objetivos propuestos para el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto. Por ejemplo, si las tareas del proyecto dependen de los recursos de un equipo de diseño, al compartir las referencias ayudarás a que el equipo comprenda por qué es tan importante cumplir con las fechas de entrega de esos recursos. Y, si el equipo de diseño no puede cumplir con los plazos previstos, tendrás la posibilidad de actualizar la referencia del cronograma en consecuencia.

También es una excelente oportunidad para retocar y mejorar las referencias, en particular, porque otros participantes pueden ser expertos en ciertos aspectos específicos del proyecto. Por ejemplo, el equipo de finanzas tal vez pueda aportar otros detalles sobre cuánto pueden costar los entregables o cuándo vencen los pagos.

¿Se pueden cambiar las referencias de un proyecto?

Para ser breves, sí. Pero no deberías cambiarlas con demasiada frecuencia. Intenta no modificarlas excepto que sea estrictamente necesario. Por ejemplo, probablemente necesites reelaborar las referencias del proyecto cuando se produzca un cambio significativo, como en el caso de que un miembro del equipo abandone el grupo y tengas que reasignar sus responsabilidades.

Si cambias las referencias del proyecto con demasiada frecuencia, perderán fuerza. Recuerda que representan a los objetivos que quieres alcanzar, por lo tanto, los resultados finales no tienen por qué coincidir exactamente. Está bien que un proyecto se desvíe de las referencias del alcance, del cronograma o del presupuesto, siempre y cuando, esas diferencias se puedan equilibrar en otras áreas. Por ejemplo, si ampliaste el alcance del proyecto, pero puedes recortar el presupuesto y el tiempo dedicado en otras áreas, no es estrictamente necesario que reformules las referencias del proyecto.

Descubre cuál es tu propia base de referencias

Las referencias son esenciales para supervisar el desempeño de un proyecto a lo largo del tiempo. Si quieres que se pueda acceder fácilmente a las referencias y que tengan visibilidad, considera la posibilidad de generarlas con un software para gestión de proyectos. De esta manera, el equipo y los demás participantes podrán colaborar y aportar sus comentarios directamente en las referencias; además de poder notar en tiempo real cualquier cambio que se realice.