Administrador de proyectos: 4 roles en el ciclo de vida de un proyecto

Ningún proyecto es una tarea unipersonal. Para mantener tu proyecto encaminado y alcanzar tus objetivos, debes colaborar con muchos miembros diferentes del equipo del proyecto en cada una de las etapas. Una de esas personas es el administrador del proyecto.

Como seguramente ya sabes, el gestor de proyectos es la persona que lidera un proyecto y supervisa su progreso. Luego, tienes al equipo que lleva a cabo el proyecto en sí; y en el medio se encuentra el administrador del proyecto.

Los administradores de proyectos trabajan en estrecha colaboración con los gestores de proyectos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. A medida que adquieren experiencia, pueden usar su conocimiento para llegar a ser gerentes de proyectos en el futuro. En este artículo, analizaremos los roles y las responsabilidades de un administrador de proyectos y cómo destacarte en este puesto.

¿Qué es un administrador de proyectos?

Un administrador de proyectos es responsable de diversas tareas administrativas relacionadas con el proyecto. Estas tareas pueden incluir la documentación, la organización de reuniones, el manejo del presupuesto del proyecto y el uso de habilidades de gestión del tiempo para ayudar al equipo a mantenerse encaminado.

Como administrador de proyectos, serás el “primer colaborador” del gerente de proyectos. Tu objetivo es facilitarle el trabajo, y a medida que ayudes a que el proyecto avance, ganarás valiosa experiencia en la gestión de proyectos que puede servirte para crecer profesionalmente.

¿Qué hace un administrador de proyectos?

Las responsabilidades de un administrador de proyectos pueden ser impredecibles, pero hay algunas tareas que se repiten en todos los proyectos. Si vas a postularte para este puesto, es recomendable que te asegures de que cuentas con las habilidades necesarias para encargarte de estas tareas.

Seguimiento de tareas

Una parte importante del trabajo de un administrador de proyectos es supervisar el plan del proyecto. Mientras que el gerente de proyectos se asegura de que todos los miembros del equipo contribuyan al progreso del proyecto, el administrador del proyecto está a cargo de hacer un seguimiento de las tareas individuales. 

Los administradores de proyectos supervisan cuidadosamente el cronograma del proyecto y reciben actualizaciones a nivel de la tarea por parte de los miembros del equipo sobre cada una de las tareas. Si identifican que hay riesgo de no cumplir con una fecha límite, se lo notifican al gerente de proyectos. 

Algunos proyectos tienen cientos de tareas, y es por eso que para hacer el seguimiento se requiere la dedicación del equipo y una comunicación abierta entre el gerente y el administrador. También es fundamental contar con una fuente central de referencias para toda la información del proyecto, como una herramienta de gestión de proyectos. De ese modo, todo el equipo puede trabajar a partir de la misma fuente y ver exactamente quién hace qué y para cuándo.

Documentación del proceso

La gestión de proyectos implica mucho papeleo y un gerente no siempre tiene la disponibilidad para encargarse él mismo de toda la documentación. Como administrador de proyectos, necesitarás las habilidades duras que se requieren para realizar los documentos del proceso, completar los formularios, comunicarte con los clientes y tomar notas. Puede parecer un trabajo muy ajetreado, pero la documentación que gestionas como administrador es fundamental para el éxito del proyecto. 

Como administrador de proyectos, no solo escribirás documentos, sino que también los clasificarás, archivarás, compartirás, almacenarás y actualizarás. Necesitarás habilidades organizativas excepcionales para encargarte de estas tareas y contribuir de manera positiva al desempeño del proyecto.

Gestión del presupuesto y los recursos

Los administradores de proyectos a menudo están a cargo de hacer el seguimiento de los gastos para un proyecto determinado y de supervisar el plan de gestión de recursos de un equipo. Mientras que el gerente de proyectos se enfoca en asignar los recursos y facilitar las transacciones para las necesidades del proyecto, el administrador del proyecto se encarga de controlar todo el proceso para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. 

Por ejemplo, si el administrador del proyecto nota un gasto excesivo mientras un proyecto está en curso, puede notificarlo al gerente de proyectos para que pueda tomar las medidas necesarias y determinar dónde ajustar el plan del proyecto y reducir los gastos. 

Organización de las reuniones

Las reuniones son fundamentales para el flujo de trabajo del proyecto. Las reuniones periódicas pueden promover la colaboración en equipo y garantizar que haya una comunicación abierta entre los diferentes roles del equipo. Los gerentes definen la estructura de las reuniones, mientras que los administradores generalmente se encargan de organizarlas. 

Además de colocar las reuniones en el calendario, el administrador del proyecto será el responsable de tomar las notas. Después de cada reunión, esta persona se encargará de enviar las notas de la reunión y las acciones pendientes y se asegurará de que todos en el equipo estén listos para trabajar de inmediato. 

Cómo convertirte en administrador de proyectos

Saber lo que necesitas para que te contraten como administrador de proyectos y para destacarte en el puesto te permitirá contribuir de manera positiva al ciclo de vida del proyecto. Ya sea que estés listo para buscar un puesto de administrador de proyectos a tiempo completo o que aún estés adquiriendo experiencia práctica, te presentamos algunas consideraciones que debes tener en cuenta para tu currículum.

• Experiencia laboral en un puesto similar: La experiencia laboral previa es uno de los requisitos más importantes si quieres contribuir con tu equipo como administrador de proyectos. La mayoría de los puestos de administrador de proyectos no se dan a personas con poca experiencia laboral, así que probablemente deberás comprobar que trabajaste en un puesto similar, como coordinador de proyectos o en un puesto de asistente de proyectos.

• Conocimiento de software de gestión de proyectos: La mayoría de los administradores de proyectos confían en un software de gestión de proyectos para manejar las tareas administrativas. Contar con conocimiento de software te ayudará a realizar las tareas, colaborar con tu equipo y tu gerente de proyectos, y a convertirte en el mejor administrador de proyectos que puedas ser. 

• Habilidades organizativas y de gestión del tiempo sólidas: Si bien el software de automatización puede ayudarte con una variedad de tareas en el puesto de administrador de proyectos, aún así necesitas tener sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo para ser eficiente. Las habilidades organizativas te ayudarán a clasificar las tareas, gestionar el papeleo y aliviar el trabajo del gerente de proyectos. Las habilidades de gestión del tiempo te ayudarán a realizar las tareas de manera eficiente sin sufrir agotamiento. 

• La certificación PMP/PRINCE2 es una ventaja: Algunos administradores de proyectos consideran que las certificaciones los ayudaron a crecer en su carrera profesional. La certificación Project Management Professional (PMP; profesional de la gestión de proyectos) y la certificación PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2; proyectos en ambientes controlados) son muy respetadas en el campo de la gestión de proyectos. Si bien estas certificaciones no son obligatorias para el puesto de administrador, pueden ayudarte a ascender en tu carrera. 

Una maestría en administración de empresas también puede ser útil si tienes iniciativas propias y quieres adquirir más conocimiento en tu campo. Si bien solo se necesita una licenciatura para el puesto de administrador de proyectos, una maestría en administración de empresas puede abrirte muchas puertas a empresas y tipos de empleo en campos afines.

5 consejos para ser un mejor administrador de proyectos

Si quieres ser un excelente administrador de proyectos, lo más importante que debes saber es cómo gestionar tu tiempo, cómo comunicarte y cómo ser eficiente. Estos consejos mejorarán tus habilidades para que puedas abordar con facilidad cualquier tarea administrativa que debas realizar.

Presupuesta tu calendario (y tiempo)

Las personas presupuestan sus finanzas y saben cuándo eliminar o reducir los gastos para mantenerse dentro de sus posibilidades, ¿entonces por qué no puedes hacer lo mismo con tu tiempo? Como administrador de proyectos con muchas responsabilidades, tu tiempo es muy valioso. No puedes hacer todo a la vez, así que prioriza y lleva a cabo lo que puedas.

Puedes usar herramientas de gestión de tareas como una matriz de Eisenhower para mejorar tu productividad. Estas herramientas te ofrecen métodos efectivos para ordenar tus tareas, eliminar los elementos cuando sea necesario y priorizar lo que es importante.

Delega con eficacia

Una parte importante de la gestión del tiempo es comprender cuándo delegar las tareas. Si puedes delegar eficazmente, puedes liberar tiempo para encargarte de las tareas de mayor prioridad. Asegúrate de sentirte cómodo con la persona a la que delegas tus tareas. Estos son algunos consejos sobre cómo delegar eficazmente:

• Céntrate en las fortalezas de cada miembro del equipo

• Proporciona recursos adecuados

• Comunícate de manera clara

• Sé paciente

• Aporta comentarios

La delegación forma parte de ser un buen líder, así que si quieres liderar con el ejemplo, esta es una habilidad clave que debes aprender. Ten en cuenta que delegar el trabajo no solo evita que sufras una sobrecarga de trabajo, sino que también proporciona a los miembros de tu equipo una valiosa exposición y experiencia en nuevas áreas de especialidad. No te preocupes si delegar tareas no te resulta cómodo o natural, al igual que muchas habilidades blandas, es algo que puedes desarrollar con la práctica.

Comunícate y colabora

Como administrador de proyectos, deberás comunicarte y colaborar de forma periódica con tu gerente de proyectos y con los miembros del equipo. Tu función es ayudar al equipo del proyecto a mantenerse organizado y encaminado desde el inicio del proyecto hasta su finalización.

Algunas formas de fomentar la comunicación con tu equipo son:

• Enviar una actualización de progreso cada semana

• Establecer un recordatorio para hablar con los participantes

• Realizar llamadas semanales con tu equipo para ponerse al día

Puedes usar un software de gestión de proyectos para mantenerte conectado con el trabajo, comunicarte de manera efectiva y hacer un seguimiento del progreso hacia el plan del proyecto. Sin embargo, las videollamadas, los chats en línea y las reuniones presenciales son igualmente importantes para la colaboración y la moral del equipo.

Aprovecha la automatización de proyectos

El software de gestión de proyectos puede facilitar en gran medida tu trabajo como administrador. Puedes usar el software para compartir información entre los miembros del equipo, programar reuniones, establecer plazos y fechas límites para los proyectos y gestionar tareas. Además, el software se puede usar para administrar la documentación y el presupuesto, y para compartir esta información con los participantes cuando sea necesario.

El software de gestión de proyectos permitirá que tu flujo de trabajo como administrador de proyectos sea más eficiente y reducirá los posibles errores. Entre las funciones de gestión de proyectos clave para ayudarte a coordinar el trabajo se incluyen:

• Automatización: Automatiza tus procesos para eliminar el trabajo manual.

• Informes de estado: Informa sobre el estado de un proyecto y compártelo con los miembros del equipo y demás colaboradores.

• Vistas del proyecto: Obtén una mejor visualización de tu proyecto y su progreso.

• Toda la información en un solo lugar: Mantén toda la información del proyecto en una ubicación compartida para que todos puedan acceder a ella.

• Definición y seguimiento de objetivos: Ve tu trabajo en contexto. Define los objetivos y haz un seguimiento de tu proyecto para verificar el progreso hacia esos objetivos.

Trabaja en equipo

Todos los proyectos requieren esfuerzo y dedicación en equipo. Si no tienes una mentalidad de equipo, a la larga tendrás dificultades para llevar el proyecto a la línea de meta. Si bien todos tienen objetivos profesionales que esperan lograr, trabajar en equipo es la forma más rápida de alcanzar tus objetivos personales y del equipo. 

Tanto tu equipo como tú deben tener una visión compartida para el proyecto en la que puedan trabajar. Cuando la comunicación es abierta y trabajan como equipo, pueden cumplir sus objetivos finales y celebrar ese éxito juntos.

Simplifica la administración de proyectos con el software de gestión de proyectos

Probablemente necesites años de experiencia y un buen nivel de educación para convertirte en administrador de proyectos. Pero una vez que obtengas ese puesto, la mejor manera de destacarte es familiarizándote con el software de gestión de proyectos.

Una vez que conozcas todos los pormenores del software de gestión de proyectos, puedes usarlo para simplificar las tareas de administración y mejorar tus habilidades de gestión.