Metodologías de mejora de procesos y cómo hacer una propuesta

Si se decide que un negocio se mantenga igual a lo largo del tiempo, es muy probable que en algún momento fracase. Para innovar hay que hacer cambios y si los negocios no se adaptan para cumplir con las demandas de los clientes, no crecerán.

Ese es el motivo por el que en las organizaciones se aplica algún tipo de metodología de mejora de procesos, para adaptarse a las demandas de los clientes. Estas metodologías de mejora de procesos pueden realizarse junto a procesos de gestión de calidad.

¿Qué es la mejora de procesos?

La mejora de procesos son metodologías mediante las cuales un equipo evalúa sus procesos en uso y los adapta con la intención de aumentar la productividad, reducir los costes, simplificar los flujos de trabajo, adaptarse a las cambiantes necesidades de negocios o mejorar la rentabilidad.

7 tipos de metodologías de mejora de procesos

Hay siete tipos diferentes de metodologías para mejora de procesos de negocios que se pueden implementar en tu equipo para reducir cualquier ineficiencia. En la mayoría de los casos, la metodología que eliges depende de por qué quieres perfeccionar los procesos y de qué es lo que buscas mejorar.

1. Metodología Six Sigma

Six Sigma es una metodología de mejora de procesos que apunta a minimizar la cantidad de variaciones en el producto final. Fue desarrollada por el ingeniero estadounidense Bill Smith mientras trabajaba para Motorola en 1986. En este proceso, se usan datos estadísticos como referencia para ayudar a los líderes del negocio a entender el funcionamiento de sus procesos. Un proceso se considera optimizado si produce menos de 3.4 defectos por millón de ciclos.

Six Sigma se usa mucho en fabricación, principalmente porque es útil para minimizar defectos e inconsistencias. El objetivo, en este caso, es lograr una regularidad óptima que, en definitiva, se traduce en la satisfacción de los clientes. 

Hay dos procesos principales que se pueden aplicar en Six Sigma: DMAIC para procesos que ya se están aplicando y DMADV para procesos nuevos. Como en este artículo nos centramos específicamente en las mejoras de los procesos en curso, ahondemos en los procesos DMAIC. 

¿Qué es un proceso DMAIC?

DMAIC es una opción de Six Sigma que se utiliza para optimizar procesos. DMAIC significa:

• Definir (Define) la oportunidad de mejora.

• Medir (Measure) el rendimiento de los procesos actuales.

• Analizar (Analyze) los procesos para descubrir defectos o las causas de origen de esos defectos.

• Mejorar (Improve) los procesos abordando las causas de origen.

• Controlar (Control) los procesos mejorados y evaluar el rendimiento de los procesos posteriores para corregir desviaciones.

Gran parte del proceso de mejora DMAIC tiene lugar durante la etapa de análisis. Durante dicha etapa del proceso DMAIC, los equipos usan un diagrama de cola de pescado o Ishikawa, para visibilizar las causas posibles del defecto de un producto. La cabeza del diagrama de cola de pescado representa al problema inicial. Después, a medida que avanzas por la columna del pez, en cada una de las costillas se enumeran los distintos tipos de categorías de problemas que pueden llevar al conflicto inicial. Este tipo de análisis visual es muy bueno para identificar y diferenciar los inconvenientes que puede generar una misma causa de origen.

2. Gestión de calidad total (TQM)

La gestión de calidad total (TQM) es un método de mejora de procesos centrado en la calidad que incluye la mejora continua a lo largo del tiempo. Esta técnica se utiliza con frecuencia en la gestión de la cadena de suministros y en los proyectos de satisfacción del cliente.

La gestión de calidad total depende en gran medida de las decisiones basadas en datos y de las métricas de rendimiento. Durante el proceso de resolución de problemas, se utilizan las métricas de éxito para decidir cómo mejorar un proceso.

A continuación, compartimos algunas de las características de la gestión de calidad total para mejora de procesos:

• Se centra en el cliente: El objetivo final de la gestión de calidad total siempre es beneficiar al consumidor. Si el equipo se centra en mejorar la calidad, pregúntate cómo afecta el cambio del proceso a la manera en que los consumidores finales interactúan con tu producto.

• Cuenta con la participación de todo el equipo: A diferencia de lo que sucede con otras metodologías de mejora de procesos, en la gestión de calidad total participan todos los integrantes del equipo, no solamente los dedicados a producción. Como resultado, probablemente termines buscando maneras de optimizar procesos más centrados en los negocios, como los de ventas o marketing, para favorecer al consumidor final.

• Busca la mejora continua: El proceso de mejora continua en los negocios consiste en hacer pequeños cambios con el objetivo de optimizar los procesos continuamente. Hay muchísimas variables en los negocios, con el proceso de mejora continua los equipos se pueden adaptar a medida que las circunstancias externas cambian.

• Las decisiones se toman basadas en los datos: A fin de implementar las mejoras continuas de los procesos, debes reunir datos todo el tiempo para analizar el desempeño de los procesos a modificar. Son estos datos los que te ayudarán a identificar ineficiencias o hacia dónde conviene orientar las iniciativas de mejora.

• Está orientada a los procesos: El objetivo principal de la implementación de la gestión de calidad total es mejorar los procesos. Otros métodos de mejora de procesos como Six Sigma sirven para minimizar la cantidad de defectos, mientras que con la gestión de calidad total se disminuye la ineficiencia.

3. Fabricación Lean

Esta forma de mejora de procesos recibe muchos nombres, pero fabricación Lean es el más común. También se la puede conocer como producción Lean o producción “justo a tiempo”. Fue definida originalmente por James P. Womack, Daniel Jones y Daniel Roos en su libro “La máquina que cambió el mundo”. Con Lean de destacan cinco principios fundamentales basados en las experiencias de los autores con la fabricación en Toyota. 

Los 5 principios Lean:

1. ​Identificar el valor

2. Generar una representación gráfica del flujo de valor

3. Crear un flujo

4. Establecer un sistema “pull”

5. Mejorar continuamente

4. Mejora continua, el método Kaizen

La filosofía japonesa Kaizen guía el modelo de mejora continua. Kaizen surgió originalmente de la idea de que la vida debería mejorar continuamente para que podamos vivir de manera plena y gratificante.

Se puede aplicar el mismo concepto a los negocios, porque en la medida en que se mejore continuamente, el negocio progresará hacia el éxito. El objetivo de la mejora continua de procesos es optimizar las actividades que generan valor y deshacerse de cualquier desperdicio.

Hay tres tipos de desperdicios que se pretenden eliminar con Kaizen:

• Muda (despilfarro): prácticas que resten recursos pero que no añaden ningún valor. 

• Mura (irregularidad): la sobreproducción que deja residuos, como los productos en exceso.

• Muri (sobrecarga): los recursos se encuentran bajo demasiada presión, como el caso de las máquinas gastadas o los empleados sobrecargados de trabajo.

5. Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA)

El ciclo PHVA es un modelo de mejora de procesos que se presenta como una opción interactiva para la resolución de problemas. Se usa para mejorar procesos e implementar cambios. Walter Shewhart creó el PHVA al aplicar el método científico al control de calidad económico. Más adelante, W. Edwards Deming desarrolló aún más la idea de Shewhart y usó el método científico para la mejora de procesos además del control de calidad. 

El ciclo PHVA se divide en cuatro pasos principales:

• Planificar: Decide cuál es el problema que quieres abordar y crea un plan para resolverlo.

• Hacer: Implementa el plan y pruébalo a pequeña escala.

• Verificar: Revisa las acciones implementadas durante la etapa anterior (hacer).

• Actuar: Después de revisar los resultados de la prueba, decide si realmente quieres implementar el cambio a gran escala.

La estrategia PHVA plantea un ciclo de mejoras. Es decir, los pasos se pueden repetir hasta que el equipo logre el resultado deseado.

6. El análisis de los 5 “por qué”

El análisis de los 5 “por qué” es una técnica de mejora de procesos que se usa para identificar la causa de origen de un problema. En teoría es un proceso realmente muy simple: reúnes a un grupo de personas relacionadas con una falla y una de ellas pregunta: “¿Por qué salió mal?” Repite esta misma pregunta cerca de 5 veces, hasta que llegues a la causa de origen del problema. Con el análisis de los 5 “por qué” se pretende identificar los problemas de un proceso, pero no el error humano. 

A continuación, compartimos un ejemplo:

El problema: Aumentaron las quejas de los clientes con respecto a productos dañados.

1. “¿Por qué sucede esto?” Porque el embalaje no es lo suficientemente resistente como para proteger a los productos.

2. “¿Por qué el embalaje no es lo suficientemente resistente como para proteger a los productos?” Porque el equipo responsable de probar el embalaje no hizo las pruebas de resistencia suficientes.

3. “¿Por qué el equipo responsable de probar el embalaje no hizo las pruebas de resistencia suficientes?” Porque el proceso estándar vigente indica que la prueba llevada a cabo es la correcta.

4. “¿Por qué el proceso estándar vigente indica que la prueba llevada a cabo es la correcta?” Porque el proceso se creó para un producto anterior, que no es el actual que vuelve dañado.

5. “¿Por qué el proceso se creó para un producto anterior, que no es el actual que vuelve dañado?” Porque la plantilla de proyecto para el lanzamiento de productos nuevos no incluye las pruebas de resistencia para los embalajes nuevos. 

A partir de este ejemplo, puedes ver que el equipo se preguntó “Por qué” hasta identificar el error que hay que reparar dentro del proceso; que en este caso consiste en agregar el paso de “probar la resistencia del embalaje nuevo” en la plantilla para lanzamiento de productos. Cuando se trabaja con otros colaboradores en un proceso como este es importante identificar los problemas y crear juntos los pasos siguientes para que la producción mejore.

7. Gestión de procesos de negocios (BPM)

La gestión de procesos de negocios o BPM es un método destinado a la mejora de procesos de negocios. Casi como lo que sucede con cualquier ser vivo, los negocios crecen y cambian con el tiempo. En tu equipo se pueden haber implementado procesos que funcionaban cuando el grupo era pequeño, pero a medida que se crece es probable que no sea posible adaptar esos procesos a escala de una forma que siga permitiendo que los integrantes alcancen su máximo nivel de eficiencia posible.

En la mayoría de los casos, la gestión de procesos de negocios ayuda a identificar cuellos de botella en los equipos, formas de automatizar el trabajo manual y estrategias para revertir la ineficiencia. Hay 5 pasos principales en la gestión de procesos de negocios.

1. Análisis: Observa los procesos de negocios actuales y establece las correlaciones de principio a fin. A este proceso, por lo general, se lo conoce como mapeo.

2. Modelo: Proyecta cómo quieres que se vea el proyecto. Lo ideal es que en el primer paso detectes cualquier ineficiencia y puedas proyectar cómo quieres resolverla en esta etapa.

3. Implementación: Pon el modelo en práctica. Durante esta etapa, es importante definir las métricas clave de éxito para señalar si los cambios hechos fueron correctos o no.

4. Supervisión: Decide si el proyecto ha resultado exitoso. ¿Los resultados de las métricas de éxito identificadas en el paso 3 han presentado una mejora? 

5. Optimización: A medida que el proceso evoluciona, sigue buscando para detectar cualquier ineficiencia y optimizarlo sobre la marcha.

¿Cómo hacer una propuesta de mejora de procesos?

Como ves, dependiendo del proceso a mejorar y del tipo de industria en el que trabajes, puede que una metodología de mejora de procesos se adapte mejor que otras. Así que es importante que adoptes aquel modelo que te pueda ayudar más. En cualquier caso, si estás necesitas presentar una propuesta de mejora de procesos en tu empresa te ayudamos a identificar algunos de los pasos más importantes que deberás tener en cuenta:

1. ¿Qué proceso necesitas mejorar? Cuando hayas identificado el proceso que quieres mejorar para tu propuesta, tendrás además que identificar qué flujo y pasos conlleva ese proyecto. Puedes hacerlo a través de un diagrama para que todo el equipo pueda ver fácilmente cómo es el proceso en la actualidad y para que puedas identificar con mayor rapidez los puntos débiles del proceso.

2. Analizar el proceso. Como has podido leer, hay varios métodos que pueden ayudarte a realizar este análisis para la mejora de procesos. Elijas el que elijas, en tu documento deberás reflejar qué puntos débiles y susceptibles de mejora has localizado. Tal vez tu proceso se subdivida en otros subprocesos y sea en uno de estos donde localices el problema.

3. Idear el nuevo proceso. Una vez has identificado donde se encuentran los puntos débiles deberás plantear un nuevo ciclo para realizar la propuesta de mejora de procesos. Para diseñar el nuevo proceso seguramente necesitarás de varios miembros del equipo, o de todas aquellas personas con experiencia en ese área en específico que intentas mejorar.

4. Redacta el plan. Necesitarás ahora redactar tu plan de mejora de procesos. Este plan deberá incorporar tu análisis y tu propuesta de mejora así como dar respuesta clara a cómo se va a realizar esa mejora, qué recursos hay y que tareas habrá que realizar.

5. Comunica el plan. Comunicar el plan te ayudará a lograr que todo el equipo trabaje unido en la mejora de ese proceso. Además, podrán formular comentarios que te ayuden a mejorar el plan definido.

6. Implementación y revisión. Ahora ya solo falta que pongáis en marcha el nuevo proceso siguiendo el plan trazado y la lista de tareas asignadas. La mejora de procesos no terminará con la ejecución del plan. Deberás también tener en cuenta la necesaria revisión de este nuevo proceso, de forma que puedas implementar un proceso de mejora continua.

Gestiona las mejoras del proceso para aumentar la productividad

Como líder del equipo, un aporte muy valioso que puedes hacer al grupo es ofrecerles procesos más claros y mejores flujos de trabajo. Cuando se usa con efectividad, la mejora de procesos aumenta la productividad del equipo y reduce la ineficiencia.

Para aumentar la claridad y mejorar los procesos, prueba con la gestión del trabajo. Las herramientas para gestión del trabajo como Asana pueden ayudarte a llevar la productividad del equipo a un nivel superior gracias a la estandarización de los procesos, la simplificación de los flujos de trabajo y la sincronización del equipo.