El diagrama de PERT: qué es y cómo crearlo (incluye ejemplos)

Si alguna vez has tenido dificultades para vincular las tareas de un proyecto o para dar seguimiento a las dependencias, tenemos la solución perfecta para ti.

El diagrama de PERT es una herramienta que se utiliza para programar, organizar y planificar en detalle las tareas de un proyecto.

El acrónimo PERT significa Program Evaluation and Review Technique, que traducido es Técnica de revisión y evaluación de programas. Proporciona una representación visual del cronograma de un proyecto y desglosa las tareas individuales. Este diagrama es similar al diagrama de Gantt, pero su estructura es diferente.

Este diagrama consta de algunos pasos que te guiarán desde la fecha de inicio del proyecto hasta su fecha de finalización. En este artículo, abarcaremos los cinco pasos, te mostraremos un ejemplo y te explicaremos cómo usar un diagrama de PERT de forma efectiva para sacarle provecho.

Cómo funciona el diagrama de PERT

El diagrama de PERT es una representación visual de las tareas de un proyecto y las dependencias conectadas a cada una. Puedes usarlo para crear un programa inicial y un cronograma estimado que puedes compartir con los participantes del proyecto antes de que el proyecto comience.

Crear una hoja de ruta del proyecto, en forma de diagrama de PERT, te ayudará a realizar varias actividades de planificación del proyecto, entre las que se incluyen las siguientes:

• Obtener la aprobación de los directivos con respecto al programa y al cronograma

• Comunicar los objetivos del proyecto a los participantes

• Crear un plan detallado visual de un proyecto complejo

• Estimar el tiempo necesario para finalizar tareas individuales

Para aprovechar al máximo tu diagrama de PERT, primero debes comprender los pasos necesarios para crear uno y cómo trazar tu diagrama de manera visual.

Cómo hacer un diagrama de PERT

Para crear un diagrama de PERT, sigue los cinco pasos del ciclo de vida del proceso, que incluye desde la identificación de las tareas hasta la gestión de la finalización del proyecto.

1. Identifica las tareas del proyecto

El primer paso para crear un diagrama de PERT exitoso implica identificar y recopilar la información y las tareas necesarias para el proyecto. Puedes comenzar la fase de planificación del proyecto de manera similar a como normalmente lo harías con la fase inicial de gestión del proyecto. Esto puede incluir lo siguiente:

• Un caso de negocios

• Un plan de comunicación

• Una reunión inicial

La planificación anticipada garantiza que estarás preparado para definir las dependencias y conectar las tareas durante las fases subsiguientes.

2. Define las dependencias de las tareas

La dependencia de una tarea es una tarea o un hito que depende de que se finalice otra tarea antes de poder iniciarse. Esto a veces se denomina relación lógica y a menudo se usa en una estructura de desglose del trabajo.

Crear dependencias puede ayudarte a realizar un seguimiento adecuado del trabajo, garantizar que las tareas se finalicen y establecer una comunicación clara. En el caso de proyectos complejos, planifica los cronogramas y la duración del proyecto de manera adecuada y con anticipación.

En un diagrama de PERT, las dependencias se visualizan conectando y numerando las tareas. Si bien no es tan completo como otros métodos, como lo es la estructura de desglose del trabajo, ofrece una visualización general de las tareas y el trabajo necesario para completarlas.

3. Vincula las tareas del proyecto

Una vez que se han creado las dependencias de las tareas, puedes crear tu diagrama de PERT vinculando las tareas del proyecto entre sí. Estas conexiones constan de flechas, que representan tareas y nodos, que representan eventos o hitos.

Por ejemplo, coloca los eventos principales en los nodos (representados como círculos o cuadrados numerados) y traza flechas de tareas que representarán las dependencias necesarias para finalizar los eventos.

Este diseño te proporciona una estructura de proyecto simple que, aunque no es demasiado específica, los participantes del proyecto pueden comprender fácilmente.

4. Establece el cronograma del proyecto

A esta altura debes estimar la duración total del proyecto utilizando el método de la ruta crítica (CPM) y la fórmula de PERT. La ruta crítica es la secuencia más larga de tareas que deben llevarse a cabo para finalizar con éxito un proyecto.

El objetivo es encontrar el camino más largo que llevará más tiempo para calcular la duración total del proyecto que sea más corta. Las estimaciones de tiempo se pueden calcular en función de lo siguiente:

• La duración siendo optimistas: La cantidad mínima de tiempo necesaria para realizar una tarea.

• La duración siendo pesimistas: La cantidad máxima de tiempo necesaria para realizar una tarea.

• La duración más probable: La mejor estimación de cuánto tiempo se necesitará para realizar una tarea.

Puedes usar la fórmula de PERT para calcular la duración esperada de una tarea y el momento de su finalización de la siguiente manera: (O + (4 × MP) + P) ÷ 6. Esto se puede medir en minutos, horas, días o incluso semanas.

Por ejemplo, si la duración siendo optimista es de 30 minutos, la duración siendo pesimista es de 60 minutos y la duración más probable es de 45 minutos, la fórmula de PERT sería así: (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minutos.

Una vez que hayas calculado la duración esperada por tarea, puedes sumar cada una de las estimaciones de tu ruta crítica para obtener un promedio del cronograma del proyecto.

5. Gestiona el progreso de las tareas

El paso final para crear un diagrama de PERT es gestionar el progreso de las tareas hasta la finalización del proyecto. Esto se puede hacer cerrando dependencias y mitigando problemas a lo largo del camino hasta que se finalicen todas las tareas.

Recuerda que un diagrama de PERT debe actualizarse a lo largo del proyecto a medida que se van dando cambios. Esto podría combinarse con un proceso de control de cambios, que ayude a detallar y comunicar los cambios del proyecto.

Una vez que se hayan finalizado todas las tareas del proyecto, puedes archivar materiales en un espacio compartido para consultarlos más adelante si fuese necesario.

Ejemplo de un diagrama de PERT

Ahora que comprendes los cinco pasos necesarios para crear un diagrama de PERT, es hora de que crees el tuyo. Dado que todos los diagramas difieren según la complejidad y la duración de un proyecto determinado, el tuyo puede ser ligeramente diferente.

Para comenzar tu diagrama, haz lo siguiente:

• Dibuja tus nodos numerados: Recuerda que estas son las tareas madre de tu proyecto que, cuando se finalicen, constituirán el proyecto en cuestión. Tu diagrama puede tener cualquier cantidad de tareas, pero 10 es una buena cantidad para empezar.

• Conecta los nodos a las tareas: Dibuja flechas que representarán las dependencias de las tareas. Estas tareas son lo que debe hacerse para que se finalicen los eventos. Tu diagrama debe tener un comienzo y un final claros, aunque la parte del medio puede ser más compleja.

Ejemplo de cómo debería ser tu diagrama de PERT:

A continuación, te mostramos un desglose de la terminología común que puedes incluir en tu diagrama de PERT y la definición de cada uno:

• Nodos: Los nodos representan los eventos del proyecto. Estos eventos son los componentes grandes que conforman tu proyecto. Por ejemplo, al lanzar el diseño de un sitio web, un nodo podría representar el diseño de un logotipo nuevo.  

• Tareas: Las tareas representan lo que debe realizarse para que los nodos se implementen. Por ejemplo, una tarea puede representar el diseño de tres bosquejos de logotipos. 

• Dependencias: Una dependencia es cuando una tarea está conectada a otra tarea. Estas tareas dependen una de la otra y no se puede finalizar una sin la otra. 

• Dependencias sin recursos: Una dependencia sin recursos es aquella que, aunque está conectada a otra, no tiene tareas tangibles que deban finalizarse. Por ejemplo, si bien el lanzamiento de un producto y la página de inicio pueden estar correlacionados, ninguna tarea está conectada. 

Los diagramas de PERT se pueden crear utilizando diferentes herramientas, incluido un software de gestión de proyectos. Las herramientas pueden ayudarte a planificar, visualizar y establecer las dependencias y recordatorios de las tareas de forma adecuada para dar seguimiento al progreso del proyecto y detectar fácilmente los cuellos de botella. 

Cuándo usar el diagrama de PERT

Los gerentes de proyectos usan los diagramas de PERT para evaluar y finalizar un proyecto determinado. Pero con tantos otros métodos para elegir, ¿qué ofrece el diagrama de PERT en comparación con los demás?

Para empezar, el diagrama de PERT es un buen método cuando buscas evaluar el cronograma, los recursos necesarios y la ruta crítica de un proyecto. Veamos cada uno de estos elementos un poco más en detalle.

• Para determinar la ruta crítica: Una de las características clave del diagrama de PERT que lo distingue de otros métodos es que te permite determinar la ruta crítica de un proyecto. Esto es importante al visualizar el cronograma general de un proyecto. 

• Para evaluar los recursos: Gracias a las características únicas que ofrece el diagrama de PERT, puedes mostrar fácilmente qué tareas requieren recursos y cuáles no. Esto te ahorra tiempo a ti y a los participantes del proyecto ya que pueden acceder fácilmente a esa información y la tienen por adelantado. 

• Para estimar el tiempo: Dado que el diagrama de PERT evalúa tanto la duración de cada tarea como la duración general del proyecto, es una gran herramienta cuando necesitas comprender el cronograma esperado durante la fase inicial de planificación del proyecto.

En general, crear un diagrama de PERT es una buena opción si necesitas un plan de proyecto simple que puedas compartir fácilmente con los miembros del equipo. Utiliza este diagrama para compartir rápidamente recursos y cronogramas.

Diagrama de PERT vs. diagrama de Gantt

La gente a veces confunde los diagramas de PERT con los diagramas de Gantt, aunque tienen algunas diferencias clave. No solo difieren en su apariencia visual, sino que también brindan diferentes características según las necesidades de tu equipo.

Estas son algunas características clave que debes tener en cuenta al decidir cuál es el adecuado para ti:

1. Los diagramas de PERT son diagramas de flujo, mientras que los diagramas de Gantt son gráficos de barras: Una de las mayores diferencias está en su diseño visual. Los diagramas de Gantt adoptan un enfoque de diagrama de barras tradicional, mientras que los diagramas de PERT tienen una apariencia menos estructurada y adoptan diferentes diseños según el proyecto.

2. Los diagramas de Gantt ofrecen organización, mientras que los diagramas de PERT ofrecen personalización: Los diagramas de Gantt están organizados de manera más estructural. Por otro lado, los diagramas de PERT permiten una personalización de diseño simple que es mejor para las necesidades de proyectos de nivel más general. 

3. Los diagramas de PERT se pueden utilizar antes de que comience el proyecto: Dado que los diagramas de PERT ofrecen un plan de proyecto y un diseño de cronograma simples, a menudo se usan como guías visuales durante el inicio del proyecto. Los gerentes de proyectos luego usan otro método, como una estructura de desglose del trabajo o un diagrama de Gantt, específicamente para planificar en detalle las tareas y dependencias del proyecto. 

En general, los diagramas de Gantt son más populares para planificar en detalle las tareas del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo, mientras que los diagramas de PERT son populares para planificar los tiempos en las etapas iniciales del proyecto. Se pueden usar por separado o en combinación para crear un plan integral.

Planifica con anticipación con un diagrama de PERT

Al implementar tu propio diagrama de PERT, puedes estar seguro de que tu próximo proyecto se planificará de forma precisa y correcta. Gracias a su diseño simple y las estimaciones del cronograma, tu equipo tendrá una orientación clara con respecto a las tareas del proyecto y estará preparado para lo que se le presente.

Si deseas llevar tu próximo proyecto un paso más allá, prueba el Cronograma de Asana para dar seguimiento a tus proyectos.