Cómo abordar el cambio organizacional

“Ch-ch-ch-ch-changes” 🎵

David Bowie tenía razón: los cambios ocurren, nos guste o no. En la vida y en los negocios, evolucionamos constantemente. Y, a veces, los cambios son lo suficientemente grandes como para que sus repercusiones se sientan en toda una organización. 

¿Qué es el cambio organizacional?

El cambio organizacional ocurre cuando una empresa experimenta una transición importante que afecta a la mayoría o a todos sus empleados. Este tipo de cambio es de gran alcance porque tiene un impacto en la cultura, la infraestructura, las tecnologías o los procesos internos de la empresa. En otras palabras, el cambio organizacional altera la experiencia diaria de tu equipo. A veces, estas grandes transiciones se planifican meticulosamente, y otras veces se producen sin previo aviso.

Estos son algunos ejemplos de cambio organizacional:

• Cambio en el equipo directivo, como la incorporación de un nuevo director general o jefe de departamento.

• La fusión o adquisición de la empresa. 

• La reestructuración del negocio. 

• La introducción de nuevas tecnologías, como cambiar del uso del email por un software de gestión de proyectos.

• La actualización de los objetivos de la empresa a medida que crece, como cambiar de la generación de oportunidades de venta al upselling.

Cambio organizacional vs. gestión del cambio organizacional

Los términos cambio organizacional y gestión del cambio organizacional, por lo general, van de la mano. Esto se debe a que, siempre que ocurren grandes transiciones, es importante planificar cómo guiarás a los empleados para asegurarte de que todos se sientan cómodos en el nuevo entorno. De eso se trata la gestión del cambio organizacional: prepararse para los nuevos cambios organizacionales y gestionarlos de manera eficaz.

Por otro lado, el cambio organizacional en sí mismo simplemente describe la transición, no el proceso que implementaste para gestionar el cambio. Es decir, que siempre que anticipes o experimentes un cambio organizacional, también deberías empezar a preparar el proceso de gestión de cambios para planificar cómo vas a afrontar las transiciones con calma. 

El espectro del cambio

El cambio organizacional puede ser grande, pequeño o algo intermedio; y aquí es donde entra en juego el espectro del cambio. En un lado del espectro está el cambio incremental, que representa las transiciones pequeñas que tu empresa hace a lo largo del tiempo. Del otro lado, está el cambio transformacional, que representa las grandes transiciones que ocurren cuando tu empresa reinventa procesos o infraestructuras existentes. A continuación, analizamos la diferencia entre el cambio incremental y transformacional, pero ten en cuenta que tu situación particular puede no corresponder directamente a ninguna de estas categorías. Quizás te encuentres en un punto intermedio.

Cambio incremental

Los cambios incrementales son transiciones pequeñas que tu empresa hace a lo largo del tiempo. Este tipo de cambio, por lo general, está vinculado con el crecimiento constante y la mejora continua; porque a medida que las organizaciones crecen, los procesos, las estrategias y los recursos antiguos pueden no funcionar tan bien como antes. Los cambios incrementales tienen un impacto menos inmediato que los cambios transformacionales, pero pueden acumularse con el tiempo. Eso significa que también es importante que guíes a tu equipo a través de las transiciones incrementales y que te asegures de que todos sigan contando con el apoyo y la claridad que necesitan. 

Ejemplo de cambio incremental: Tu empresa está produciendo contenido a través de diferentes canales en línea para expandir su conciencia de marca. Como consecuencia, tienes más activos de la marca de los que puedes controlar, como fotografías, diseños y videos. Para organizar todo, inviertes en una nueva herramienta de gestión de activos digitales (DAM). Si bien esto es necesario para que tu empresa crezca y para organizar el trabajo, puede llevar a que aparezcan algunas dificultades, como enseñar a las partes interesadas cómo usar una nueva herramienta, migrar el contenido y crear procesos para garantizar que el contenido se agregue a la DAM correctamente. 

Cambio transformacional

Los cambios transformacionales son transiciones a gran escala en las que tu empresa debe reinventar completamente los procesos o las infraestructuras existentes. En lugar de adaptarse lentamente a lo largo del tiempo, la organización realiza un gran cambio de una sola vez. Cuando no se gestionan bien, los cambios transformacionales crean confusión y ambigüedad, lo que a su vez puede tener un impacto negativo en la moral y el rendimiento del equipo. Por lo tanto, es importante crear un plan de gestión de cambios para guiar a tu organización o equipo a través de las transiciones más grandes. 

Ejemplo de cambio transformacional: Tu empresa solo opera dentro de los Estados Unidos en este momento, pero decidiste expandirla a nivel internacional. Como consecuencia, vas a desarrollar una nueva oficina, equipo de ventas e infraestructura internacional para operar en el extranjero. 

Tipos de cambio organizacional

El cambio organizacional adopta tres formas principales: cambios de estrategia, cambios de proceso y cambios de estructura. Este es un resumen de cada uno con ejemplos.

Cambios de estrategia

Los cambios de estrategia son cambios en el plan estratégico, los objetivos de negocios o la declaración de visión de la empresa. Este tipo de cambio organizacional afecta los objetivos individuales de tu equipo y cómo los miembros del equipo deben priorizar su trabajo. 

Ejemplo de cambio de estrategia: A medida que tu empresa crece, tu enfoque puede cambiar de crear nuevos productos a perfeccionar los productos existentes. Esto significa que los objetivos empresariales también deben cambiar: de aumentar el conocimiento de la marca y el inventario a fomentar la lealtad y la satisfacción de los clientes. Para tu equipo de producto, eso podría implicar enfocarse menos en la creación de funciones y más en las pruebas de los usuarios. 

Cambios de proceso

Los cambios de proceso son cambios en la forma en la que los empleados realizan su trabajo. Esto puede incluir cambios en los procesos existentes o la implementación de flujos de trabajo completamente nuevos. Los cambios de proceso suelen tener un impacto significativo en la experiencia diaria de tu equipo.

Ejemplo de cambio de proceso: Imagina que tu empresa creó un nuevo proceso de revisión legal para todas las comunicaciones externas. Esto tiene un impacto directo en el equipo de marketing porque ahora hay un paso de revisión legal adicional en el flujo de trabajo de creación de contenido. 

Cambios de estructura

Los cambios de estructura son cambios en la forma de organizar tu equipo u organización. Cuando no se realizan correctamente, los cambios de estructura pueden crear confusión en torno a quién es responsable de qué y a quién se debería incluir en las comunicaciones y en qué casos.

Ejemplo de cambio de estructura: Imagina que tu empresa emergente acaba de crear un nuevo equipo de recursos humanos para gestionar un número cada vez mayor de nuevas contrataciones. Como consecuencia, los gerentes de contratación ya no son responsables del proceso de incorporación de principio a fin. Debido a estos cambios en la estructura organizativa, debes determinar qué tareas de incorporación son competencia de RR. HH. y qué tareas deben realizar los gerentes de contratación. 

3 inconvenientes del cambio organizacional y cómo evitar que ocurran

El cambio organizacional es como cuando alguien se tira de bomba a una piscina. Después del impacto inicial, se forman olas que se expanden hacia el exterior y que finalmente perturban toda la superficie de la piscina. Del mismo modo, un cambio dentro de tu organización puede provocar olas de perturbación que afecten a todos los empleados.

Sin embargo, con un poco de planificación extra tú y tu equipo podrán transitar sin problemas por un entorno de trabajo cambiante. Para empezar, te presentamos los tres inconvenientes principales del cambio organizacional y, además, te contamos cómo evitar qué ocurran.

Declive en la moral y la cultura de la empresa

Resistirse al cambio está en la naturaleza humana, especialmente si no sabes por qué está ocurriendo ese cambio y qué podría deparar el futuro. Eso significa que sin una comunicación eficaz, las grandes transiciones pueden provocar una caída en la moral de los empleados. 

Por lo general, este tipo de impacto es el más difícil de identificar pero el más importante de abordar. La cultura corporativa moldea y define el entorno laboral; y sin una buena cultura, tu equipo no se sentirá motivado ni preparado para el éxito. 

Por ejemplo, es posible que encuentres una gran resistencia de los empleados al introducir una nueva herramienta de gestión de RR. HH. para tu equipo. Las personas están cómodas con el software actual y, aunque no sea ideal, puede parecer más fácil seguir con lo que se conoce que dedicar tiempo y energía a aprender a utilizar otra herramienta. Sin el contexto apropiado, este cambio podría sentirse como otro obstáculo en el camino de tu equipo y tener un impacto negativo en la moral.

Pero tampoco es realista evitar el cambio para siempre, especialmente cuando los procesos nuevos podrían ayudar a tu equipo a evitar los tediosos pormenores del trabajo y facilitar la colaboración entre los integrantes. El cambio organizacional podría degradar la moral cuando no se implementa bien, pero con los procesos adecuados, puedes usar el cambio para crear una cultura corporativa aún más sólida. 

Como gerente, puedes proteger (e incluso mejorar) la cultura durante los tiempos de cambio. A continuación te mostramos cómo hacerlo:

• Usa un proceso de gestión de cambios. Este tipo de proceso es fundamental para comunicar por qué el cambio es importante, qué puede esperar tu equipo y cómo tener éxito al implementarlo. Por ejemplo, en Asana desarrollamos los Cambios a la manera de Asana para ayudar a los equipos a incorporar herramientas o tecnologías nuevas a nivel de la organización. En función de un modelo de gestión de cambios diseñado por el Dr. John Kotter, los Cambios a la manera de Asana incluyen pasos para definir tus motivos, establecer las métricas para el éxito y celebrar las primeras victorias de tu equipo. 

• Establece objetivos compartidos. Crear y comunicar objetivos claros ayuda a tu equipo a comprender por qué es importante el cambio organizacional. Los objetivos ayudan a fomentar la motivación intrínseca y mantener a tu equipo entusiasmado con el futuro. Por ejemplo, podrías crear este objetivo SMART al hacer la transición hacia una nueva herramienta de gestión de RR. HH.: “Al final del primer trimestre, disminuir el tiempo dedicado a las tareas de RR. HH. (como solicitar y aprobar las licencias, gestionar las compensaciones y enviar revisiones de desempeño) en un 50 %”. 

• Practica la inteligencia emocional. Cambiar es difícil, y es importante reconocer que cada persona lidia con el cambio de una manera diferente. Cultivar tus habilidades de inteligencia emocional te ayuda a comprender tus propias emociones y a reconocer las emociones de otras personas con precisión, para poder comunicarte con empatía, desarrollar relaciones más sólidas y gestionar los conflictos de forma efectiva. Durante los períodos de transición, la inteligencia emocional te ayuda a comprender cómo está tu equipo y a brindarles el apoyo que necesitan. 

• Pide comentarios. Esto es útil de dos maneras. Primero, los comentarios te ayudan a comprender las preocupaciones de tu equipo y a mejorar los procesos y la comunicación. Y segundo, al pedir comentarios demuestras que valoras la opinión de cada uno de los miembros del equipo; especialmente cuando tomas medidas concretas para abordar sus preocupaciones. Los comentarios son particularmente importantes durante la época del cambio organizacional porque tu equipo puede encontrar más obstáculos o conflictos de lo habitual. 

Parálisis en la toma de decisiones

Las grandes transiciones pueden traer mucha incertidumbre. Sin una comunicación clara, el cambio organizacional puede hacer que sea difícil saber a qué dar prioridad y quién es responsable de cada tarea. Y debido a esa ambigüedad, tu equipo quizás no cuente con la orientación y la información que necesitan para tomar buenas decisiones.

Veamos esta situación: imagina que trabajas en un equipo de desarrollo de productos y que tu empresa acaba de crear un equipo de investigación de experiencia del usuario (UXR) totalmente nuevo con cinco investigadores recién contratados. Anteriormente, solo realizabas pruebas en los productos para asegurarte de que funcionaran correctamente; pero ahora cuentas con recursos adicionales para hacer las pruebas y mejorar los productos. Sin embargo, estos recursos nuevos vienen con una dosis de ambigüedad. ¿Aún tienes que realizar las pruebas o es responsabilidad del equipo de UXR? ¿Cuándo deberías incluirlos en el proceso de creación del producto? ¿Quién decide si una función del producto tuvo éxito o no? Todas estas preguntas pueden dificultar la toma de decisiones.

Afortunadamente, esta incertidumbre puede resolverse con algunas estrategias diferentes:

• Crear un gráfico RACI para las iniciativas clave. En un gráfico RACI se describe quién es responsable, aprobador, consultado e informado para cada tarea, hito o entregable dentro de un proyecto. Al crear un gráfico RACI se establecen roles y responsabilidades claros y se reduce la confusión sobre a quién se debería incluir en las comunicaciones y en qué casos. Para seguir con el ejemplo anterior, deberías crear un gráfico RACI para describir las responsabilidades de los participantes durante tu proceso de prueba del producto. También puedes crear gráficos RACI especiales para productos particularmente difíciles o complejos que podrían necesitar un proceso levemente diferente.

• Conectar los objetivos con el trabajo. La toma de decisiones en realidad es un acto de priorización: para tomar una decisión, tienes que decidir si una opción es más importante que otra. Y antes de poder decidir qué es lo importante, debes comprender cómo tu trabajo diario contribuye a los objetivos generales. Esto significativa que crear objetivos claros (y conectarlos con el trabajo de tu equipo) es una de las mejores maneras de ayudar a tu equipo a tomar buenas decisiones durante el período de cambio organizacional. Por ejemplo, imagina que tu equipo de desarrollo de productos tiene el objetivo de mejorar la satisfacción de los usuarios en un 30 % este año. Si todos los miembros del equipo están alineados con ese objetivo, pueden decidir más fácilmente trabajar con el equipo de UXR para optimizar los productos existentes en lugar de crear productos nuevos. 

• Centralizar la colaboración en un lugar. La claridad es clave a la hora de tomar las decisiones. Debes asegurarte de que cada miembro del equipo y participante tenga acceso a la información actualizada sobre cada proyecto; porque después de todo, ¿de qué sirven los gráficos RACI y los objetivos de un proyecto si nadie sabe dónde encontrarlos? Ese es el motivo por el que centralizar la colaboración en una herramienta de gestión de proyectos puede garantizar que tu equipo cuente con los recursos y la información que necesitan para tomar buenas decisiones durante los tiempos de cambio. Por ejemplo, Asana te permite compartir la información de los proyectos y las tareas para que todos cuenten con los detalles clave donde se lleva a cabo el trabajo. También puedes conectar el trabajo directamente con los objetivos, para que quede claro cómo contribuye cada tarea a los objetivos generales. 

Rendimiento empresarial inestable

A veces, el cambio organizacional no se debe al crecimiento sino a una interrupción imprevista del negocio; como la pérdida de ingresos, una violación de la seguridad o la pérdida de empleados clave. El rendimiento de tu empresa puede estar en riesgo cuando sucede este tipo de cambio repentino, especialmente si no cuentas con un plan de contingencia preparado en caso de emergencia. 

Muchos de nosotros lo experimentamos durante la pandemia por COVID-19. Las empresas que solían depender de los visitantes en persona se vieron obligadas a llevar sus negocios a Internet. Los museos tuvieron que crear exposiciones virtuales, los restaurantes cambiaron rápidamente a la entrega a domicilio y las empresas de viajes se apresuraron a crear experiencias en línea. Cada uno de estos tipos de empresas tuvo que cambiar sus objetivos generales para pasar de las ventas presenciales a las ventas en línea, además de ajustar sus procesos empresariales para producir diferentes tipos de productos. Y por si fuera poco, también tuvieron que aprender a funcionar en un entorno de trabajo remoto. Con todo esto, no es de extrañar que muchas organizaciones hayan experimentado, y sigan experimentando, un rendimiento empresarial inestable debido a esos cambios organizacionales radicales. 

Pero eso no significa que estés condenado la próxima vez que se produzca una interrupción imprevista del negocio. La clave es ser proactivo. Con un poco de trabajo de preparación ahora, puedes crear un plan para gestionar los riesgos ocasionados por un cambio organizacional inesperado, de modo que puedas ponerte en marcha y mantener tu rendimiento lo más estable posible. Esto es lo que tienes que hacer:

• Realiza un análisis de impacto empresarial. Te ayuda a predecir las consecuencias de las interrupciones en los procesos de negocios para que tengas los datos que necesitas a fin de desarrollar estrategias de recuperación de manera proactiva. Te ayuda a responder preguntas, como qué procesos son los más importantes para mantener tu negocio en funcionamiento, qué recursos necesitas para operar con éxito y cuánto tiempo te llevará volver a encarrilarte después de una interrupción. Los datos que recopiles durante las evaluaciones te ayudarán a planificar de antemano cómo hacer frente a los imprevistos cuando se produzcan. 

• Crea un plan de contingencia. Este tipo de plan representa tu estrategia de respaldo. Establece cómo responderás en caso de que eventos inesperados desvíen tu negocio; por ejemplo, qué ajustes hacer si necesitas cambiar los objetivos de negocios, y qué harás si pierdes ingresos y necesitas reestructurar tu empresa. Puedes crear un plan de contingencia para cada riesgo significativo que hayas identificado en tu análisis de impacto empresarial. Así, cuando se produzca un cambio organizacional imprevisto, podrás entrar en acción de inmediato. 

• Establece una base sólida. Cuando tu empresa tiene una cultura sólida, comunicaciones claras y herramientas para la colaboración efectiva, puedes soportar incluso las tormentas más fuertes. Por lo tanto, es importante mejorar de manera continua los procesos a lo largo del tiempo en lugar de limitarse a mantener el statu quo, para que estés listo para alcanzar el éxito cuando se produzca el cambio. Esto podría implicar la creación de un proceso de incorporación de primer nivel para ayudarte a reforzar tu cultura corporativa, establecer un ciclo regular para brindar y recibir comentarios o invertir en una herramienta de gestión de proyectos para ayudar a tu equipo a coordinar el trabajo diario. 

Aprende a aceptar el cambio

El cambio organizacional puede ser duro, pero también nos ayuda a crecer. Y cuando somos capaces de superar las grandes transiciones con eficacia, preparamos a nuestros equipos para el éxito en un mundo que cambia constantemente.

Lo importante de este artículo es que recuerdes que la claridad y la comunicación son esenciales durante el período de cambio organizacional. Descubre cómo Asana puede ayudar a que tu equipo logre tener mayor claridad al conectar los objetivos con el trabajo, permitir que las personas colaboren directamente en las tareas y garantizar que todos puedan acceder fácilmente a la información.