Gestión de reuniones: menos reuniones pero más efectivas

Imagínate esto: estás en una reunión sin un propósito ni acciones pendientes claros. Todos hablan, pero nadie toma notas de nada. Cuando termina la reunión, estás exhausto, emocionalmente agotado y de muy mal humor.

¿Te suena familiar esta situación? Si es así, no eres el único.

Los trabajadores pierden alrededor de tres horas por semana en reuniones innecesarias. Resulta que, ante el agobio de tantas invitaciones, más de la mitad de los trabajadores hacen varias tareas a la vez durante las reuniones y solamente el 43 % aporta algo cuando son virtuales y más reducidas. De más está decir que muchos de nosotros hemos asistido a más de una reunión improductiva, innecesaria o absolutamente aburrida.

No significa que todas las reuniones sean malas, el problema es que no estamos aprovechando bien nuestro tiempo. No solo necesitamos tener menos reuniones, lo que en realidad precisamos es que las reuniones mejoren, que realmente sean útiles para todos los que asistan. Porque, en definitiva, si organizamos reuniones más eficientes, hará falta menos tiempo cara a cara para resolver las cosas.

Aquí es donde la gestión de reuniones entra en juego.

¿Qué es la gestión de reuniones?

La gestión de reuniones es el proceso de coordinar y llevar adelante una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo. Incluye medidas que se toman antes, durante y después de la reunión para que todo se desarrolle a la perfección. Por ejemplo, se elabora una agenda y se asignan acciones pendientes.

Cuando las reuniones se gestionan bien, son eficientes y productivas. Los participantes entienden cuál es el objetivo de la reunión y tienen la información necesaria para llegar con todo preparado. Por lo tanto, pueden mantener el enfoque y ayudar a que el tiempo que pasan juntos sea lo más productivo posible. Que la eficiencia sea mayor también implica que harán falta menos reuniones para concluir trabajos. De modo que te permitirá mejorar tu cronograma y devolver a todos el tiempo tan preciado que necesitan para trabajar concentrados.

¿Realmente hace falta una reunión?

No todas las reuniones son necesarias. Si constantemente tienes reuniones innecesarias, analiza la posibilidad de posicionarte desde una perspectiva más holística y programar un día del juicio final para algunas reuniones. Tal vez suene aterrador, pero en realidad en este día se hace algo un poco más profundo que una simple auditoría de reuniones, se invita a los miembros de los equipos a cancelar todas las reuniones recurrentes de sus calendarios y a empezar de cero con invitaciones actualizadas. De hecho, recientemente, hemos llevado a cabo un “día del juicio final para las reuniones” en Asana. Dirigida por la experta en organización y empresaria Rebecca Hinds, la auditoría les ahorró a los participantes un promedio de 11 horas por mes.

Cómo gestionar una reunión: 9 simples pasos

Un poco de trabajo extra ayuda para que las reuniones sean más eficientes. Sigue estos nueve pasos para planificar reuniones más efectivas y asegurarte de que sean valiosas para todos.

1. Antes de la reunión: define el propósito

Antes que nada, debes entender cuál es el propósito de la reunión. El propósito es lo que junto con los demás participantes necesitas lograr, durante el tiempo que estén reunidos, para que la sesión sea un éxito. Lo más importante es que incluya los temas que debes tratar y las decisiones que debas tomar. La definición del propósito de una reunión también es una buena oportunidad para evaluar si realmente es necesaria. Si te cuesta mucho encontrar temas a tratar o si las preguntas se podrían responder por otros medios, considera la posibilidad de usar comunicaciones asincrónicas en su lugar.

Sigue estos tres pasos para definir el propósito de tu reunión:

1. Establece un objetivo alcanzable para mantener a tu equipo enfocado y encaminado.

2. Enumera todos los temas que necesites tratar para lograr el objetivo de la reunión.

3. Destaca los temas que requieran de una decisión para cumplir con el objetivo de la reunión.

Por ejemplo, imagina que tu equipo se reúne para determinar el presupuesto de un proyecto de rediseño de un blog. A continuación, te mostramos cómo podrías definir el propósito de la reunión:

El objetivo de la reunión: cerrar los números del presupuesto para el proyecto de rediseño del blog.

Temas y decisiones ineludibles: 

• El gasto proyectado para otros proyectos del equipo y los fondos restantes.

• La prioridad del rediseño del blog en comparación con otros proyectos. Las decisiones que hay que tomar: ¿Deberíamos priorizar el rediseño del blog y usar fondos de otros proyectos o llevarlo adelante con lo que queda del presupuesto?

• Analiza dos escenarios presupuestarios posibles para el rediseño del blog. Las decisiones que hay que tomar: ¿Deberíamos crear una versión más económica (MVP) u optar por el rediseño completo?

• Aprobadores del presupuesto. Las decisiones que hay que tomar: ¿Quién debe aprobar el presupuesto final?

2. Antes de la reunión: determina quiénes asistirán

Ahora que has definido el propósito de la reunión, puedes decidir quién debe asistir (y quién no). Para que la reunión sea más eficiente, es mejor limitar la cantidad de personas que, indefectiblemente, deben estar. Los participantes deberían ser aquellos interesados cuyos aportes sean necesarios para tomar las decisiones y cumplir con los objetivos de la reunión. Después, siempre podrás enviar las notas de la reunión a otros interesados que deban estar al tanto, pero que no hace falta que participen en el proceso de toma de decisiones.

3. Antes de la reunión: define los roles y las responsabilidades

Cada asistente deberá cumplir un rol en la reunión. Antes de empezar, aclara cuáles son los roles y responsabilidades de cada uno, para que quede bien claro de qué es responsable cada participante y cómo debería prepararse. A continuación, incluirás esta información en la agenda de la reunión para que todos puedan verlo con anticipación.

Por si no sabes cómo empezar, aquí te compartimos algunos roles que se asumen en las reuniones:

• El moderador: es el anfitrión de la reunión. Presenta los temas de la agenda y mantiene a todos bien enfocados y encaminados. El moderador, por lo general, es quien organiza la reunión.

• El apuntador: es quien toma las notas de las minutas de la reunión para documentar lo que sucede. En las reuniones de equipo recurrentes, intenta rotar esta responsabilidad para que no esté siempre la misma persona asignada al rol.

• Los decisores: son los responsables de tomar decisiones fundamentales para cumplir con el objetivo de la reunión. 

• Los colaboradores: brindan novedades y detalles necesarios para alcanzar el objetivo de la reunión. Los colaboradores pueden hacer presentaciones, aportar actualizaciones sobre el proyecto o, simplemente, contribuir con sus opiniones. 

4. Antes de la reunión: crea y comparte la agenda

Una buena agenda de reunión cumple dos propósitos: te ayuda a planificar y a llevar a cabo la reunión en el tiempo que corresponde, y contiene la información que todos necesitan para preparar lo necesario y estar listos para tomar decisiones. La clave está en compartir la agenda de reunión con anticipación. Lo ideal es hacerlo al menos 24 horas antes de que comience.

Tu agenda debería comunicar cuáles son los objetivos de la reunión, qué temas se tratarán y qué decisiones se deben tomar. Si ya has definido el propósito de la reunión, la información está lista para ser enviada.

Aquí te mostramos qué puedes incluir en la agenda de la reunión:

• El objetivo de la reunión.

• Los nombres de quienes participarán y sus roles.

• Un resumen general en el que se detallen los temas que se tratarán, con las decisiones clave que se deben tomar.

• La duración y el tiempo asignado a cada elemento de la agenda.

• Lo que deban leer los participantes con anticipación.

5. Antes de la reunión: determina cuánto tiempo deberá durar

La duración de la reunión es un factor determinante para la productividad del evento, en particular cuando es virtual. Según la Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva, “deberías tener un muy buen motivo para organizar una reunión que dure más de 30 minutos”. De hecho, un estudio de Microsoft de 2020 demostró que la fatiga provocada por las videoconferencias aparece a partir de los 30 minutos en las reuniones virtuales, lo que significa que se hace mucho más difícil concentrarse después de ese momento. Por otra parte, generalmente, podemos mantener la concentración durante 45 a 60 minutos cuando hablamos cara a cara.

Si tienes que organizar reuniones más largas, la Dra. Yousef recomienda programar un descanso de 1 minuto a los 30 minutos. De este modo, el cerebro se puede recomponer y puedes guardar energía para lo que resta de la reunión.

6. Antes de la reunión: envía una invitación por calendario

Organizar reuniones por lo general es engañoso, en particular si trabajas en un equipo virtual que se extiende por diferentes zonas horarias. Cuando busques un horario en el que todos tengan tiempo para asistir a la reunión según sus calendarios, hazte estas preguntas:

• ¿Necesitas tiempo extra para traslados o para preparar algún equipo?

• ¿Dónde se hará la reunión? ¿Debes reservar una sala de reuniones, enviar una invitación virtual o ambos?

• ¿En qué zonas horarias se encuentran los invitados? ¿La reunión está programada en un horario que para todos (o para casi todos) es horario laboral?

7. Durante la reunión: toma notas

Las notas de la reunión te ayudarán a recordar y a no perder de vista detalles importantes como las decisiones clave que haya que tomar, las actualizaciones del proyecto y los pasos que sigan. También serán útiles para quienes quieran estar informados sobre el proyecto. En vez de asistir para permanecer callados, pueden, simplemente, leer las notas de la reunión después de que termine.

La responsabilidad de tomar notas durante la reunión puede resultar intimidante para algunas personas, pero no tiene por qué ser así. A continuación, comparto algunos consejos para tener en cuenta al momento de empezar a escribir:

• Usa la agenda de la reunión para estructurar las notas. De este modo, todo estará debidamente dispuesto y no necesitarás hacer nada más para organizar la información.

• No sientas que debes escribir absolutamente todo al pie de la letra. En cambio, céntrate en destacar la información importante, como las acciones pendientes, las actualizaciones del proyecto y las decisiones clave.

• En las reuniones virtuales sin presentación, intenta compartir tu pantalla para que todos vean tus notas. De este modo, los miembros del equipo podrán advertirte si sienten que omites información importante.

8. Al final de la reunión: identifica y asigna acciones pendientes

¿Alguna vez terminaste una reunión sin saber qué hacer después? Puedes evitar este tipo de confusiones con la asignación de acciones pendientes concretas durante la reunión. Con las acciones pendientes se documenta quién hará qué después de que termine la reunión. Además, cumplen con dos propósitos fundamentales:

1. Mantienen a todos alineados con respecto a los pasos siguientes y son garantía de que se avanzará con los trabajos.

2. Sientan las bases para los temas que se tratarán en la reunión, garantizando que cada cual se centrará en un plan de acciones concretas y no en ideas que quedarán en una nebulosa.

Para que todos estén en la misma sintonía, lo mejor que puedes hacer es asignar acciones pendientes en tiempo real, durante la reunión misma. Asegúrate de que se documenten las notas de la reunión para tener un registro concreto de quién es responsable de qué. Si en el equipo se usan herramientas para gestión de proyectos como Asana, puedes asignar las tareas directamente desde la agenda de la reunión.

9. Después de la reunión: comparte y archiva las notas

Compartir las notas de la reunión con los participantes es muy útil para repasar lo que se ha hablado. Ayuda a que cada uno recuerde las principales decisiones y acciones pendientes, y también a que todos estén alineados para la reunión siguiente. Además, al compartir las notas puedes incluir de manera asincrónica a otras partes interesadas que quieran estar informadas sobre el progreso del proyecto, pero que no tengan, necesariamente, que asistir a las reuniones.

Finalmente, no olvides guardar y archivar las notas de la reunión en un sitio al que todos puedan acceder en el futuro. Por ejemplo, en Asana puedes tomar las notas, compartirlas y archivarlas en un lugar central. Las partes interesadas también pueden comentar y colaborar directamente en las notas de las reuniones. Entonces, las principales conversaciones se producen en el mismo lugar en que se almacena el trabajo.

8 consejos para gestionar reuniones de manera efectiva

La gestión de reuniones es relativamente simple, pero para que todo resulte bien hacer falta tener algo de práctica. Para ahorrarte problemas, compartimos ocho consejos útiles para mejorar tu destreza en la gestión de reuniones:

1. Proporciona la agenda de la reunión por adelantado: Cuando compartes la agenda con anticipación, ayudas a que los participantes lleguen preparados y listos para aportar ideas. De este modo, no pierdes tiempo intentando poner a todos al día. En cambio, pasas directamente a tratar los temas importantes.

2. Mantente fiel a la agenda: La agenda es tu guía indiscutible para la reunión. Allí se enumeran todos los temas que debes tratar, las decisiones que hay que tomar y el tiempo disponible para cada tema. Mantén a la agenda siempre en un lugar central durante la reunión para gestionar mejor el tiempo y asegurarte de que los temas no se salgan de control. Si surgen temas nuevos, anótalos para tratarlos más adelante de manera asincrónica o en otra reunión por separado.

3. Asegúrate de que las reuniones sean breves: Mientras más larga sea la reunión, más difícil será que todos mantengan la concentración y el interés. Permite que la agenda determine el largo de la reunión y ten siempre en cuenta que no todas las reuniones deben durar 30 o 60 minutos, pueden ser de 15 minutos, de 40 o del tiempo que realmente sea necesario, cualquiera sea. Las reuniones más breves son particularmente importantes en los equipos remotos, ya que la fatiga que provocan las pantallas se produce alrededor de los 30 minutos. Mientras que, normalmente, podemos mantener la concentración durante 45 o 60 minutos durante las reuniones presenciales.

4. Invita a menos gente: Mientras más pequeña sea la reunión, más eficiente resultará. Invitar a menos gente puede resultar más productivo y ofrecer a los participantes el tiempo y espacio necesarios para hacer sus aportes. También permites que otros ahorren tiempo y no lo pierdan en una reunión que no es de su interés. Al momento de decidir a quién invitar, recuerda que las reuniones que son todo un éxito son las orientadas as tomar decisiones más que a compartir información. Si alguien quiere más información, puedes enviarle las notas una vez que acabe la reunión.

5. Comienza a tiempo: Está bien que reserves algunos minutos para dar tiempo a que todos lleguen, pero más de eso puede afectar a la productividad del evento. Siempre, intenta comenzar a tiempo, incluso aunque no hayan llegado todos. Si, por lo general, muchos llegan tarde, incluye alguna pregunta para romper el hielo durante los primeros 5 minutos de la reunión, para darles tiempo a quienes llegan tarde a entrar en ritmo.

6. Hazla interactiva: Las mejores reuniones están repletas de creatividad y energía. Las personas no solo se presentan y escuchan pasivamente. Por el contrario, participan activamente en la conversación. Para que las reuniones sean más interactivas, pídeles directamente que opinen y destina algo de tiempo para una lluvia de ideas.

7. Reserva algo de tiempo para las preguntas y respuestas: Es muy importante que te mantengas fiel a la agenda, pero también debes ser flexible y dejar disponible algo de tiempo para las preguntas importantes. En vez de dejar las preguntas y respuestas para el final de la reunión, pídeles a los participantes que pregunten cuando lo deseen. De este modo, es menos probable que olviden lo que querían preguntar y tú podrás responder las preguntas en contexto.

8. Comienza el seguimiento inmediatamente después: No esperes. Haz el seguimiento cuando todos tengan la reunión fresca. Es decir, comparte las notas, programa las siguientes reuniones y asigna acciones pendientes ahora.

Vuelve a hacer que las reuniones sean efectivas

Las reuniones no tienen por qué ser una pérdida de tiempo. Si hay algo que te debe quedar claro con este artículo es lo siguiente: una sola reunión productiva siempre es mejor que un puñado de reuniones que no lo son. Con un poco de planificación puedes lograr lo mismo (o más), pero en solo una fracción del tiempo. De este modo, también tendrás más tiempo disponible para dedicarlo a trabajos que requieran mayor concentración.

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