Cómo redactar una agenda de reunión eficaz (incluye una plantilla)

Es muy probable que hayas experimentado esa sensación negativa que surge cuando no estás seguro de por qué estás en una reunión y no sabes qué esperar de ella. Las reuniones que no cuentan con agendas tienden a causar esa sensación, por eso creemos que las agendas de las reuniones deben ser una parte integral de la cultura de las reuniones.

Una agenda eficaz comunica el propósito de tu reunión, le proporciona a tu equipo la oportunidad de preparar los temas de la agenda y mantiene a todos encaminados. 

Ya sea que te estés preparando para tu próxima reunión de directorio, de personal o de negocios, te ayudaremos a redactar una agenda que maximizará el potencial de tu reunión.

Prácticas recomendadas para la elaboración de una agenda de reunión

Comencemos con algunos de nuestros consejos favoritos sobre cómo crear excelentes agendas de reuniones para que puedas aprovechar tus reuniones al máximo:

• Crea y comparte la agenda de la reunión lo antes posible. A más tardar, debes compartirla una hora antes de que comience la reunión. De este modo, tu equipo puede transmitirte preguntas o temas adicionales para la agenda que pueden servirte para hacer un posible ajuste antes de la reunión. Además, si tienen la oportunidad de prepararse adecuadamente, les resultará mucho más fácil concentrarse durante la reunión.

• Proporciona un enlace a todo material de lectura previa que sea relevante. Puede ser la presentación, contexto adicional o una decisión previa. Todos los que asistan a la reunión estarán en sintonía y listos para hacer avanzar la discusión en lugar de hacer un montón de preguntas que ocupan mucho tiempo valioso.

• Designa facilitadores para cada tema de la agenda. ¿Recuerdas la sensación que sentías cuando te hacían una pregunta en la escuela y no sabías la respuesta? Es una sensación bastante desagradable que estamos seguros de que no querrás evocar en tus compañeros de equipo. Al designar un facilitador para cada elemento de la agenda antes de la reunión, les permites prepararse para hacer un resumen rápido del tema, preguntas y comentarios. 

• Define y prioriza los elementos de tu agenda. Debes diferenciar entre tres categorías: informativos, temas de debate y acciones pendientes. Aclarar el propósito de cada elemento de la agenda ayuda a los miembros del equipo a comprender qué es lo más importante y en qué concentrarse. También es conveniente priorizar qué temas son esenciales y deben tratarse sí o sí en la reunión y cuáles se pueden abordar de forma asincrónica, en caso de que se acabe el tiempo.

• Usa la agenda durante la reunión para realizar un seguimiento de las notas y las acciones pendientes. De esa manera, toda la información de la reunión estará en un solo lugar y si alguien tiene preguntas sobre las decisiones o acciones pendientes de la reunión, podrá encontrar las respuestas fácilmente. Sugerencia extra: Usa Asana para hacerlo; así podrás asignar las acciones pendientes y los pasos subsiguientes y asegurarte de que nada se pase por alto. Asana también se integra con Zoom y extrae la grabación o la transcripción de la reunión directamente en la tarea de la agenda de la reunión.

• Clasifica los elementos de tu agenda para que la reunión fluya. Para maximizar la productividad, es conveniente elaborar una agenda que fluya bien. Agrupa elementos similares y asegúrate de que se puedan complementar unos con otros. Por ejemplo, enumera los temas informativos antes de los de debate para que tu equipo cuente con toda la información necesaria antes de comenzar con la discusión. 

• Asigna suficiente tiempo para cada elemento de tu agenda. Nadie se quejará de que una reunión sea muy corta; pero retener a todos más tiempo de lo previsto no es muy agradable. Para planificar el tiempo que necesitas para cada elemento de la agenda, calcula un tiempo estimado y agrega además un par de minutos como reserva. Esto ayudará a mantener a tu equipo encaminado y a pasar al siguiente tema cuando se acabe el tiempo.

Si sigues estas prácticas recomendadas, podrás asegurarte de que la agenda sea una herramienta confiable y cumpla su función, antes, durante y después de la reunión.

Por qué son importantes las agendas de reunión

Ya sea que trabajes desde casa y recibas llamadas virtuales o te reúnas de manera presencial en la oficina, las reuniones pueden ser realmente agotadoras. Comenzar con una pequeña charla puede ser bueno para conocerse mejor o comentar lo que todos hicieron el fin de semana pasado, pero ciertamente no es algo orientado a los objetivos ni es productivo. Una agenda de reuniones puede ayudar a tu equipo a maximizar el potencial de cada reunión que organices. 

Nuestra investigación indica que las reuniones innecesarias representaron 157 horas de “trabajo” en 2020, en comparación con las 103 horas de 2019. Considerando una semana laboral de 40 horas, eso es casi cuatro semanas de tiempo perdido. Aquí es donde entra en juego la agenda de la reunión. Si lo haces correctamente, al redactar la agenda podrás darte cuenta de si realmente es necesario realizar una reunión. Si descubres que todo lo que incluiste en la agenda se puede tratar de forma asincrónica, puedes cancelar la reunión y compartir tu mensaje en un email, y eso te ahorrará mucho tiempo.

Eso no quiere decir que todas las reuniones deban ser reemplazadas por emails. Si estás seguro de que la reunión está justificada y es necesaria para impulsar el progreso de tu equipo, realízala. Sin embargo, asegúrate siempre de crear una agenda antes de reunirte para que los miembros de tu equipo sepan de qué hablarán y por qué es importante que se reúnan. 

A continuación, presentamos algunas buenas razones más para tener agendas de reuniones:

• La agenda permite que todos se preparen para la reunión. Lo ideal es que designes a un facilitador para cada elemento de tu agenda. Cuando todos los que asisten saben de antemano cuáles son sus responsabilidades, tienen tiempo para prepararse y serán más eficientes durante la reunión.

• Demuestra que eres considerado con el tiempo de tu equipo. Cuando tu equipo recibe una agenda de reuniones bien pensada, comprenden de inmediato que realmente es necesario realizar una reunión. Además, la agenda también sirve como una hoja de ruta que te mantendrá encaminado durante la reunión y garantizará que no se pierda tiempo.

• Una agenda establece expectativas claras sobre lo que se tratará y lo que no. Piensa en la agenda de la reunión como una forma de establecer límites y garantizar que solo se hable de los temas de la agenda. Si surge algo durante la reunión que deba tratarse, anótalo en tus minutas y vuelve a consultarlo más adelante. Ya sea al final de la reunión, si terminó antes de lo esperado, de forma asincrónica o en la siguiente reunión.

• Mantiene a tu equipo encaminado. La agenda de la reunión evitará que tu equipo se distraiga, ya sea discutiendo temas que no están en la agenda (como la cena de anoche en la casa de Kat) o dedicando demasiado tiempo a un tema al que se le asignó un tiempo específico. 

• Tu agenda proporcionará propósito, estructura y oportunidades para colaborar. Con un plan claro que todos pueden seguir, tu equipo entrará a la reunión sabiendo cuál es el propósito y el objetivo. La agenda también le permite a tu equipo dirigir su atención hacia las oportunidades para colaborar, ya sea durante una sesión de lluvia de ideas, una reunión general o una reunión de actualización diaria.

• Da seguimiento a los pasos subsiguientes y las acciones pendientes para que nada se pase por alto. Mantén tu agenda abierta durante la reunión para anotar los pasos subsiguientes o las acciones pendientes. Al agregarlos directamente a la agenda, estos puntos no se olvidarán cuando finalice la reunión.

Las reuniones son excelentes oportunidades para que tu equipo se vincule, pero el tiempo dedicado a las conversaciones triviales debe limitarse a los primeros minutos de la agenda en lugar de que aparezcan temas de vez en cuando durante la reunión, interrumpiendo el flujo y la productividad o el debate del equipo.

¿Qué debe incluir una buena agenda de reunión?

Ahora ya sabes por qué son importantes las agendas de reunión, pero ¿cómo puedes crear una agenda que cumpla con todos estos requisitos?

Echemos un vistazo a lo que siempre debe incluir una buena agenda de reunión:

• El propósito de la reunión: la agenda de la reunión debe informar a todos los participantes cuáles son los objetivos de la reunión, qué se debatirá y qué tipo de decisiones deben tomarse. Tu agenda debe incluir el contexto suficiente como para que tu equipo pueda familiarizarse con el tema antes de que comience la reunión.

• Los participantes de la reunión: la agenda debe enumerar quienes son los participantes de la reunión y de qué elementos de la agenda se encargará cada uno de ellos.

• La duración y el tiempo asignado para cada elemento de la agenda: definir cuánto tiempo se dedicará a cada tema puede resultar difícil cuando no tienes experiencia en la redacción de agendas. Sin embargo, una vez que lo domines, te darás cuenta de que es muy gratificante. Siempre es bueno asignar un par de minutos más de los que crees que necesitarás, en caso de que surja una pregunta o un punto de discusión que deba resolverse durante la reunión.

• Una descripción general que enumere lo que se debatirá durante la reunión: la agenda de la reunión debe contener una lista completa de los temas que se tratarán durante la reunión para asegurarte de que todos estén en sintonía. Pueden ser temas para realizar lluvias de ideas, puntos sobre los que deben tomarse decisiones o preguntas abiertas. Al enumerar todos los elementos de la reunión se establecen límites y tu equipo puede prepararse para los temas que correspondan.

Ya hemos definido la estructura de una agenda de reunión, pero hay algunos aspectos más que pueden ayudarte a mejorar la forma en que redactas las agendas y las usas como una extensión de tu cultura de reuniones.

Ejemplo de agenda de reunión

Hemos hablado de lo que constituye una buena agenda de reuniones y lo que debes evitar hacer, pero, como siempre, es más fácil aprender con un ejemplo práctico. Echemos un vistazo a la agenda de una reunión inicial de proyecto creada en Asana:

Como puedes ver, cada elemento tiene un bloque de tiempo específico y se designa a un compañero de equipo para que se asegure de que todos sepan cuándo es su turno y cuánto tiempo tienen para guiar el debate o dar su presentación. La agenda también tiene archivos adjuntos relevantes y se comparte con todos los miembros del equipo para una mejor visibilidad y una mejor colaboración.

Convierte tu agenda en una reunión eficiente

Una cosa es tener una agenda increíblemente organizada y detallada a la que tu equipo pueda consultar antes de la reunión; pero usarla como herramienta durante la reunión es algo diferente. Estos consejos te ayudarán a hacer que la agenda te sea útil durante la reunión y no solo como una herramienta de preparación:

• Mantente fiel a tu agenda. La mejor agenda se vuelve inútil si no la cumples durante la reunión. Trata de no ir y venir entre los distintos elementos, sino más bien respeta las prioridades que estableciste con anticipación.

• Respeta los bloques de tiempo. Tenes una breve charla o ponerse al día al principio de la reunión ayuda muchísimo a liberar algo de tensión y aligerar el estado de ánimo. Es por eso que debes asignar de tres a cinco minutos a esto, y cumplir ese marco de tiempo. Las fotos del adorable disfraz de Halloween del hijo de Kabir se pueden compartir en otro momento para que ahora haya tiempo suficiente como para alcanzar los objetivos de la reunión.

• Designa a una persona para que tome notas. Al comienzo de la reunión, designa a una persona para que anote las preguntas, los comentarios, las tareas y las ideas que surjan durante la reunión. Puedes ir haciendo rotar al responsable de esta función para que todos puedan contribuir en algún momento. Idealmente, estas notas se asientan en el mismo lugar en el que está la agenda de la reunión; así será mucho más fácil para los miembros del equipo seguir las notas y vincularlas a los elementos de la agenda.

• Realiza un seguimiento después de la reunión. Por lo general, la persona que toma las notas será responsable de hacerles un seguimiento. Se deben incluir las decisiones que se tomaron durante la reunión, las tareas que deben completarse y las preguntas que quedaron sin respuesta. Si es posible, designa a compañeros de equipo y agrega fechas de entrega a las acciones pendientes para mantener un alto nivel de responsabilidad.

Aprovecha al máximo las reuniones con Asana

Con Asana, puedes mantener la agenda, las minutas y las acciones pendientes de la reunión en un solo lugar. Comparte fácilmente la agenda con tu equipo y asigna los elementos de la agenda en tiempo real para que nada se pase por alto.

La optimización de tus reuniones mediante una herramienta central reducirá la cantidad de pormenores del trabajo que enfrenta tu equipo, conectará a todos con el propósito de la reunión y permitirá que se realicen reuniones productivas que todos disfruten.