Cómo gestionar un proyecto de marketing digitalmente

Las iniciativas de marketing desempeñan un papel crucial en el plan de negocios al proporcionar la oportunidad de contar la historia de la marca y atraer clientes potenciales al canal de ventas. La efectividad del marketing es fundamental, ya que sin ella, la obtención de rentabilidad y la retención de clientes leales pueden convertirse en tareas más complicadas. Con un plan de marketing bien enfocado, se garantiza que el mensaje resuene en la audiencia, permitiendo que el equipo salga victorioso en cada uno de los proyectos de marketing en los que participa. Este enfoque estratégico no solo fortalece los proyectos de mercadotecnia, sino que también asegura un riguroso control del plan de marketing para maximizar el impacto de cada campaña.

A continuación, te explicaremos en qué consiste la gestión de proyectos de marketing y cómo aplicarla para promover la colaboración en equipo, producir entregables de excelente calidad e implementar flujos de trabajo estructurados.

¿Qué es la gestión de proyectos de marketing?

Las estrategias de marketing juegan un papel vital, ofreciendo la oportunidad de narrar la historia distintiva de la marca y atrayendo nuevos clientes al canal de ventas. La ejecución efectiva del marketing es imprescindible, ya que sin ella, la rentabilidad y la retención de clientes leales se convierten en un desafío. Un plan de marketing bien estructurado no solo asegura que el mensaje resuene en la audiencia, sino que también fortalece la capacidad del equipo para triunfar en cada proyecto de marketing emprendido.

La gestión de proyectos de marketing destaca como un componente esencial en este proceso, proporcionando la estructura necesaria para coordinar y supervisar todas las fases de los proyectos de mercadotecnia. La planificación estratégica y la asignación eficiente de recursos son cruciales para asegurar que cada proyecto de marketing alcance sus objetivos de manera efectiva.

Además, la gestión de proyectos de mercadotecnia no solo facilita la ejecución exitosa, sino que también contribuye a un control meticuloso del plan de marketing, garantizando la alineación precisa de cada elemento con los objetivos generales del negocio. La interconexión entre proyecto de marketing, control del plan de marketing y gestión de proyectos de marketing se revela como la clave para optimizar el rendimiento general de las iniciativas de marketing, asegurando así un impacto significativo en el éxito global del plan de negocios.

Para gestionar proyectos de marketing, comenzarás con los mismos principios de la gestión de proyectos que se usan en otros equipos o sectores del mercado. A continuación, abordaremos algunos aspectos en los que la gestión de proyectos de marketing se diferencia de la metodología de gestión de proyectos tradicional.

Las cinco fases de la gestión de proyectos son:

1. Iniciación

2. Planificación

3. Ejecución

4. Desempeño

5. Cierre

Al gestionar un proyecto de marketing, se empieza con los principios fundamentales de la gestión de proyectos, aplicando los mismos estándares que se emplean en diversos equipos y sectores del mercado. En un marco clásico de gestión de proyectos, se siguen las cinco fases tradicionales: Iniciación, Planificación, Ejecución, Desempeño y Cierre. No obstante, la gestión de proyectos de marketing se distingue al incorporar una fase estratégica adicional, marcando una diferencia clave en su enfoque.

En la gestión de proyectos de mercadotecnia, la fase estratégica se revela como un componente esencial. En este proceso, se recopilan datos de investigación de mercado y otros elementos clave, utilizando esta información para obtener hallazgos valiosos. 

Estos hallazgos no solo guían la planificación del proyecto, sino que también contribuyen a la formulación de estrategias efectivas para ejecutar el proyecto de marketing de manera más precisa. La integración de la fase estratégica no solo demuestra cómo la gestión de proyectos de marketing va más allá de las fases convencionales, sino que también establece las bases para una planificación sólida y adaptada a las dinámicas específicas del ámbito del marketing. Este enfoque integral fortalece la ejecución de los proyectos, asegurando un control efectivo del plan de marketing y estableciendo las condiciones para el éxito en proyectos de mercadotecnia y la gestión de proyectos de marketing.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos de marketing?

El control del plan de marketing es crucial porque la manera en que se administra impactará directamente a todos los involucrados en la campaña de marketing. La elección de la metodología adecuada no solo guiará a los demás, sino que también les permitirá cosechar los beneficios de un liderazgo sólido.

Imagina que estás en el epicentro de tu proyecto de marketing. A tu alrededor, se forma un círculo que se expande, incorporando a más personas al esquema. A medida que reconoces que eres la primera persona en participar en el ciclo de vida del proyecto, se vuelve más evidente la importancia de llevar a cabo una buena gestión de marketing. La correcta administración no solo facilita el cumplimiento de los plazos y la cohesión del equipo, sino que también contribuye al éxito general de los proyectos de mercadotecnia. Desde el control del plan de marketing hasta la ejecución de proyectos de marketing, la gestión de proyectos de marketing se convierte en el catalizador que asegura la eficiencia y la efectividad en todas las fases del ciclo de vida del proyecto de marketing.

Para gestionar bien un proyecto de marketing se necesitan muchas personas. Los tres grupos más importantes que participan son los siguientes:

• El gerente del proyecto de marketing: Como líder y facilitador de las campañas de marketing, eres el centro de todo lo que sucede a medida que avanza un proyecto. Por ejemplo, eres responsable de las demoras en el cronograma del proyecto, de detectar y resolver los problemas con los emails de la campaña y de supervisar los KPI. 

• Participantes internos: Los participantes internos son miembros de la organización que intervienen en el proyecto. Entre estas personas hay ejecutivos, representantes de ventas, creativos o técnicos. La manera en que gestionas la campaña de marketing afectará a todos los participantes internos. Por lo general, son quienes trabajan en el desarrollo de la campaña, a quiénes afectan los entregables o personas que reciben información sobre tus objetivos en general.

• Los participantes externos: Son personas que no pertenecen a la organización, pero que tienen un interés en el proyecto de marketing. Entre ellas puede haber proveedores, usuarios finales, clientes o inversores. Para mantenerlos informados y satisfechos con los entregables del proyecto es necesario contar con las debidas habilidades para gestión de proyectos.

La gestión efectiva de un proyecto de marketing implica la coordinación y colaboración de diversos actores clave. El gerente del proyecto de marketing desempeña un papel central como líder y facilitador, encargado de supervisar el desarrollo del proyecto, abordar posibles demoras en el cronograma, resolver problemas en las campañas de marketing y supervisar los KPI. Los participantes internos, que incluyen ejecutivos, representantes de ventas, creativos y técnicos, también son fundamentales, ya que están directamente involucrados en el desarrollo de la campaña y se ven afectados por los resultados y los objetivos del proyecto de marketing. 

Por último, los participantes externos, como proveedores, usuarios finales, clientes e inversores, añaden otra capa de complejidad, requiriendo habilidades sólidas de gestión de proyectos para mantenerlos informados y satisfechos con los entregables. La sincronización efectiva de estos tres grupos es esencial para el éxito integral del proyecto de marketing, desde el control del plan de marketing hasta la ejecución de proyectos de mercadotecnia y la gestión de proyectos de marketing.

¿Cuáles son los tipos de proyectos que existen en marketing?

En el ámbito del marketing, la diversidad de proyectos es tan amplia como las estrategias que las empresas implementan para alcanzar sus objetivos comerciales. A continuación, se detallan algunos tipos de proyectos comunes, destacando la importancia de la gestión de proyectos de marketing:

Proyectos de Marketing

Se centran en la creación y ejecución de estrategias publicitarias, como el lanzamiento de anuncios en diversos medios, siendo esenciales para el éxito de la marca.

Desarrollo de Contenido

Involucra la creación y distribución de contenido relevante, clave para atraer y retener a la audiencia específica, aspecto crucial en proyectos de mercadotecnia.

Investigación de Mercado

Proyectos destinados a recopilar, analizar y utilizar información relevante sobre el mercado y los consumidores, respaldando la toma de decisiones en el control del plan de marketing.

Gestión de Redes Sociales

Enfocado en la planificación y ejecución de estrategias para gestionar y optimizar la presencia de la marca en plataformas de redes sociales, siendo parte integral de la gestión del marketing.

Lanzamiento de Productos

Se concentra en la introducción exitosa de un nuevo producto al mercado, abordando aspectos estratégicos para el control del plan de marketing y proyectos de mercadotecnia.

Marketing de Contenidos SEO

Proyectos orientados a mejorar la visibilidad en los motores de búsqueda, contribuyendo a la efectividad de proyectos de mercadotecnia y la gestión de proyectos de marketing.

Email Marketing

Estrategias que involucran el diseño y envío de correos electrónicos, herramienta valiosa en proyectos de mercadotecnia para informar, atraer o retener clientes.

Eventos y Patrocinios

Incluye la planificación y ejecución de eventos corporativos, siendo proyectos estratégicos para aumentar la visibilidad de la marca, fundamental en el ámbito de proyectos de mercadotecnia.

Cada tipo de proyecto en marketing requiere enfoques y estrategias específicas para alcanzar el éxito, y la gestión de proyectos de marketing se erige como un pilar fundamental para asegurar la coherencia y eficacia en el desarrollo de estas iniciativas clave.

¿Cómo gestionar un proyecto de marketing?

La metodología de gestión de proyectos de marketing ofrece una estructura organizada compuesta por 10 pasos clave. Si bien es cierto que una agencia de marketing puede aplicar estos pasos para trabajar en proyectos especializados, como el análisis SEO o las redes sociales, estos también pueden ser empleados como un marco general para la mayoría de las campañas de marketing.

A continuación, se dividen los 10 pasos en 5 fases del proyecto, que, aunque son muy similares a las fases de la gestión de proyectos tradicional, incorporan estrategias de marketing adicionales para prepararte junto a tu equipo para el éxito en tu proyecto de marketing. La adecuada ejecución de estas fases no solo contribuye al control del plan de marketing, sino que también optimiza la gestión de proyectos de mercadotecnia en su totalidad, asegurando una implementación eficaz y resultados exitosos.

Objetivos y análisis

El fin de la fase de objetivos y análisis de la gestión de proyectos de marketing es centrarse en la planificación de la campaña de marketing. Esta etapa consiste en la definición de los objetivos finales del proyecto y en la determinación de las métricas de éxito.

1. Define los objetivos finales: Deja bien en claro cuáles son los objetivos finales al principio de cada proyecto de marketing en el que trabajes. De este modo, todos los miembros del equipo sabrán qué perseguir durante la ejecución del proyecto y quienes participen en el proceso sabrán qué esperar. 

2. Identifica las métricas de éxito: Resulta crítico identificar los KPI al inicio de la campaña, para poder supervisar el progreso del ciclo de vida del proyecto de marketing, basándote en estas métricas.

Estrategia de marketing

Piensa en los objetivos del proyecto desde la fase uno para impulsar la estrategia de marketing. Durante esta etapa, también usarás las investigaciones de mercado y los datos recabados para hallar la forma más efectiva de alcanzar tus objetivos estratégicos.

1. Identifica a tu audiencia: La identificación de la audiencia objetivo es el primer paso para obtener un retorno sobre la inversión alto. La audiencia objetivo es el grupo de personas en quienes es más probable que les resuene tu marca. Si puedes cautivar a ese público, aumentarás las posibilidades de vender tu producto o servicio. 

2. Define el mensaje y las llamadas a la acción: Determina qué mensaje quieres enviar a tu audiencia objetivo. Ese mensaje deberá incluir llamadas a la acción estratégicas para tu producto o servicio. 

Cronograma del proyecto

La campaña de marketing probablemente incluya activos creativos y un plan detallado de cómo y dónde distribuir esos activos. Durante la fase de programación del cronograma del proyecto de marketing define qué equipo será el que colabore con la creación de activos.

1. Aclara el alcance: Deja en claro cuál es el alcance del proyecto para que todos conozcan las limitaciones temporales del cronograma, de los recursos y del presupuesto. También es importante que quienes participen en el proyecto conozcan el alcance para ponerle un límite a las solicitudes de cambio.

2. Delega tareas: Si lo que quieres es mantener todo organizado y evitar la duplicación de trabajos, es muy importante que sepas delegar. Crea un cronograma del proyecto de marketing y asígnales tareas a los demás miembros del equipo. Usa un diagrama de Gantt u otra herramienta para gestión de tareas con la que los integrantes del equipo puedan visualizar los hitos del proyecto de marketing  y las dependencias entre las tareas.

Lanzamiento de la campaña

Después de crear el cronograma de la campaña, comienza la acción. En esta etapa, el equipo elabora los activos creativos y los comparte con el público. Este momento de la gestión de proyectos de marketing es muy emocionante, porque permite ver la estrategia en movimiento.

1. Crea los entregables del proyecto de marketing: Produce entregables que dejen a la competencia con la boca abierta y que deslumbren a tu audiencia. Emplea un equipo de escritores y de diseñadores gráficos que envíen un mensaje con textos impactantes e imágenes irresistibles. 

2. Distribuye el contenido entre los canales de marketing: Determina cuáles serán los canales de marketing que te servirán para cautivar a tu audiencia objetivo y cuál es el mejor momento para hacerlo. Luego, introduce los entregables en los canales para captar la atención de la mayor cantidad posible de personas.

Monitoreo y revisión

Usa las métricas de éxito que definiste durante la etapa de planificación para monitorear el progreso del proyecto de marketing. Una vez que hayas supervisado el progreso, también podrás utilizar los resultados de rendimiento para aprender lecciones e implementarlas en otros proyectos más adelante.

1. Controla los resultados: Con un software para gestión de proyectos, supervisa los KPI en tiempo real. Una vez que hayas lanzado la campaña de marketing, podrás evaluar en qué medida el desempeño es bueno y qué mejoras se deben implementar en las siguientes estrategias de marketing.

2. Establece nuevos estándares: Usa cualquiera de las lecciones aprendidas a partir de la supervisión de la campaña para definir nuevos estándares e implementarlos en los siguientes proyectos. Por ejemplo, si la campaña no funcionó bien con una franja etaria específica, establece limitaciones a las edades del grupo para las próximas campañas.

4 desafíos comunes en la gestión de proyectos de marketing

Muchos equipos se encuentran con inconvenientes durante la implementación de las campañas. Afortunadamente, los desafíos más comunes se pueden prevenir o mitigar sin mayor dificultad, gracias a la gestión de marketing.

Aplica las soluciones a los problemas que compartimos a continuación como parte de tu flujo de trabajo de gestión de proyectos de marketing.

1. Los riesgos de los proyectos

Las campañas de marketing presentan riesgos en muchas áreas y es muy difícil predecir cuáles o cuándo esos riesgos, efectivamente, se transformarán en inconvenientes. Pero si no te preparas para mitigar los riesgos de un proyecto de marketing, cuando el problema surja podría afectar a la calidad del proyecto de marketing. Compartimos, a continuación, algunas áreas comunes de riesgo de los proyectos:

• Riesgo técnico: El riesgo técnico puede afectar particularmente a los emails o las campañas de marketing digital. Los incidentes de seguridad, los ciberataques, los robos de contraseñas o los cortes en los servicios podrían retrasar una campaña de marketing o hacer descarrilar por completo.

• Riesgo de mercado: Son riesgos que pueden afectar a todo un mercado. Como la recesión, el riesgo que ofrecen los márgenes, el de las tasas de interés y el cambiario. Si bien es cierto que estos riesgos son incontrolables, el equipo se puede preparar para reaccionar rápido en caso de que se produzca lo inevitable.

• Riesgo empresarial: El riesgo empresarial surge a partir de problemas con las operaciones internas. Son eventos que caen dentro de categorías como el daño a la reputación, fallas en las comunicaciones, demandas legales o alteraciones en la cadena de suministros.

La solución: Implementa la gestión de riesgos de proyectos para prevenir y mitigar los riesgos de las campañas de marketing. Durante la fase de planificación, elabora un análisis de riesgos y evalúa cuáles tienen más probabilidades de ocurrir y cuáles son los prioritarios. Después, aplica el análisis para dar forma a la campaña y tener todo listo en caso de que surjan contratiempos. 

2. La corrupción del alcance

La corrupción del alcance se produce cuando la campaña de marketing se expande más allá de lo esperado inicialmente. Es muy común que las campañas de marketing se vean afectadas por la corrupción del alcance y se debe a que en los equipos no se definen los requisitos con claridad durante la planificación. Si no comunicas bien las limitaciones a quienes participan en la iniciativa, podrían solicitar cambios que al equipo responsable del proyecto de marketing le resultará complicado resolver.

La solución: Define los objetivos del proyecto durante las etapas iniciales de la campaña de marketing y compártelos con todas las partes interesadas. Mantén líneas claras de comunicación para que todos entiendan qué se requiere para que el proyecto de marketing avance, incluyendo las limitaciones del cronograma y del presupuesto. En caso de ser necesario, también implementa un proceso de control de cambios con el que se regulan las solicitudes de cambio.

3. Las comunicaciones deficientes entre quienes participan en el proyecto de marketing

Las comunicaciones deficientes entre los integrantes de un equipo pueden ser una de las principales complicaciones que se presenten. Habrás notado ya, por lo que contamos previamente, que este inconveniente tiene consecuencias desfavorables y que la corrupción del alcance es solamente una de ellas. Otros problemas que ofrecen las fallas de comunicación pueden ser los siguientes:

• Expectativas poco claras con respecto al proyecto de marketing

• Objetivos y resultados incongruentes

• Baja moral del equipo

• Fondos insuficientes para el proyecto de marketing 

• Duplicación del trabajo

La solución: Usa un software para gestión de proyectos de mercadotecnia con el que puedas establecer una línea clara de comunicaciones entre quienes participan en la iniciativa. Comparte actualizaciones en tiempo real con todos los interesados y ofréceles comentarios a lo largo del proceso. Establece los hitos del proyecto como puntos de verificación para realizar una evaluación conjunta de la campaña.

4. La falta de una fuente única de referencias

Los equipos de marketing que dependan de las comunicaciones presenciales, por email, teléfono o videochat para relacionarse, sin dudas, tendrán inconvenientes para gestionar las campañas de marketing. No hace falta que dejes de usar estas formas de comunicación, sin embargo, ten en cuenta que no ofrecen características esenciales como las siguientes:

• La posibilidad de compartir documentos

• Actualizaciones de estado en tiempo real

• Integraciones de software

• Gestión de tareas

• Una fuente central de referencias

Tu estrategia de marketing debe ser transparente para todos los que participen en el proyecto. La transparencia fortalece las comunicaciones del equipo y mejora la calidad del proyecto de marketing.

La solución: Usa un software de gestión de proyectos como fuente única de referencias. Hay muchos tipos de gestión de proyectos con diferentes niveles de funcionalidad. Algunas herramientas sirven para consolidar la información del proyecto de marketing, mientras que con otras se recaban los datos que provienen de fuentes externas. Utiliza una herramienta como Asana para personalizar las vistas del proyecto de marketing  y mantener a todos informados, tanto a los miembros del equipo como a cualquier otra parte interesada en el proyecto de marketing.

Usa un software de gestión de proyectos para estructurar tu estrategia de marketing

Con la gestión de proyectos de marketing se eliminan algunas complicaciones comunes que enfrentan los departamentos de marketing. Cuando aplicas una metodología para gestión de marketing estructurada, el flujo de comunicaciones mejora y se simplifica el proceso de trabajo. Usa un software para gestión de proyectos con el que se incentive la colaboración y se establezca una fuente única de referencias.