Lead time: cómo acortar los tiempos de entrega

Todos hemos oído hablar de que todo tiempo pasado fue mejor, cuando las cosas no costaban casi nada y los niños jugaban afuera, en vez de estar pegados al teléfono. Pero también sabemos que la cómoda vida moderna tiene sus beneficios. Las entregas con drones y los gigantes de la tecnología han cambiado la forma en que los negocios prestan servicios a sus clientes. Y con algunos paquetes que se entregan en cuestión de horas, podemos aseverar que los compradores esperan que todo avance mucho más rápido que antes.

Es el motivo principal por el que resulta tan importante acortar los tiempos de entrega. Para lograr un uso efectivo de la gestión del tiempo y entregar exactamente lo que tus clientes esperan en el momento correcto, primero, debes saber cuánto tiempo te llevaría lograrlo. Ese es el tiempo de entrega o lead time. En este artículo, te mostraremos cómo aplicar las métricas de tiempo de entrega para aumentar la satisfacción de los clientes, qué hacer para mejorar la producción y los procesos, además de cómo elaborar flujos de trabajo expeditivos para que las entregas se hagan más rápido y sin inconvenientes.

¿Qué es el lead time o tiempo de entrega?

El tiempo de entrega es el tiempo que demoras entre que recibes una orden hasta que la procesas. Más bien, está asociado a la fabricación, a la gestión de la cadena de suministros y a la gestión de proyectos, pero también se puede aplicar a negocios que tienen clientes, productos y un equipo de ventas. Por ejemplo, en el tiempo de entrega en fabricación se calcula el tiempo que transcurre entre que se recibe una orden de compra hasta que el producto se encuentra en manos del cliente. El equipo responsable del tiempo de entrega del proyecto, por otra parte, comienza a trabajar cuando recibe la orden (en este caso, de parte del gerente) y termina cuando el empleado la finaliza.

Sin importar de qué departamento o negocio hablemos, en todos los casos, al reducir el plazo entre la recepción de la orden y la entrega es posible procesar más órdenes y, en consecuencia, ganar más dinero.

¿Cuál es la diferencia entre el tiempo de entrega y el de procesamiento?

El plazo de procesamiento es la cantidad de tiempo que transcurre entre que se recibe una orden de compra y el trabajo se traspasa a otro departamento o proceso. El plazo de procesamiento es una de las partes que componen al tiempo de entrega y puede tener un gran impacto.

Por ejemplo, si donde trabajas se procesan y envasan alimentos, una demora en el tiempo de procesamiento podría implicar que tus productos tardarán en llegar a los comercios. Por este motivo, menos clientes comerán tus productos y habrá menos ventas en las tiendas. Si no puedes reparar el problema que aumenta el tiempo de procesamiento (digamos que tienes poco personal y no cuentas con suficiente presupuesto como para contratar a alguien más), a la larga, con este tiempo de entrega, tus productos terminarían siendo reemplazados por otros en las góndolas.

Cómo calcular el tiempo de entrega

Para calcular el tiempo de entrega, debes sumar los tiempos de preprocesamiento, procesamiento y posprocesamiento.

Preprocesamiento + procesamiento + posprocesamiento = tiempo de entrega

A continuación, desglosamos el cálculo del tiempo de entrega:

• Preprocesamiento: se miden los tiempos de pedido y adquisición; incluye posibles demoras en los envíos o faltantes en caso de ser necesario.

• Procesamiento: se determina el tiempo total que demanda procesar una orden. Procura incluir cada pequeño detalle, como el material para embalaje o los descansos de los empleados.

• Posprocesamiento: en este caso deberás proyectar cuánto tiempo transcurrirá hasta que los clientes tengan el producto en mano. Normalmente, es el plazo de envío o, en el caso de la gestión de proyectos, sería el tiempo transcurrido entre la finalización y la implementación.

¿Por qué es importante el tiempo de entrega?

El tiempo de entrega afecta a casi todos los aspectos de tu negocio. Si se prolonga demasiado, puede perjudicar la experiencia de tus clientes, recaer en frustraciones internas e, incluso, derivar en precios más altos cuando intentes compensar el gasto que generan los tiempos de producción más extensos. Los tiempos de entrega más cortos, por el contrario, aumentan las ganancias y todo el mundo se siente mejor, desde quienes trabajan en el sector de compras hasta el mismo cliente.

El impacto que tiene un tiempo de entrega prolongado

Los tiempos de entrega no se prolongan de un día para el otro. Más bien, empiezan a hacerse más lentos de a poco. Dado que, por lo general, se procura que estos plazos se mantengan lo más cortos posible, es más probable que los tiempos se extiendan poco a poco sin que siquiera lo notemos. Puedes haber hecho recortes en tu equipo sin agregar tecnología para mejorar la productividad. Y tal vez, la consecuencia haya sido que todo esté más desorganizado. Es decir que, por ejemplo, los pedidos de materia prima se duplican o que pierdes de vista al producto final. Así pasan los meses y un día te das cuenta de que el tiempo de entrega ha cambiado por completo. Lo que al principio parecían ser unos deslices sin importancia, finalmente han causado grandes demoras.

Da miedo. Porque la cruda verdad es que tus clientes no te esperarán si pueden obtener los mismos servicios en cualquier otro lugar. No importa lo bueno que sea tu producto o servicio, no tardarán mucho en buscar a la competencia. Los cuellos de botella y los retrasos en los envíos, a la larga, te costarán caro. Los flujos de trabajo se verán interrumpidos, la moral del equipo se verá afectada de forma negativa e, inevitablemente, las ventas disminuirán.

Ejemplos de tiempos de entrega

Observemos algunos ejemplos sobre cómo calcular el tiempo de entrega en diferentes sectores.

Tiempo de entrega en fabricación

Por lo común, cuando hablamos de tiempo de entrega pensamos en el sector de fabricación. Tal es así que el cálculo en este caso resulta relativamente sencillo.

• Adquisición: en fabricación, la etapa de preprocesamiento es la de la gestión de adquisiciones. Se mide cuánto tiempo tardas en encontrar, pedir y recibir los elementos.

• Procesamiento: es la etapa en la que se elabora el producto. ¿Cuánto tiempo dedicas a reunir todas las piezas de tu producto y dejarlo listo para entregarlo al cliente? 

• Envío: es el tiempo que demora el despacho. Es la cantidad de días o semanas que transcurren desde que el producto sale de la planta de procesamiento hasta que llega al cliente.

Tiempo de entrega de la cadena de suministros

El tiempo de entrega de la cadena de suministros es algo engañoso, porque depende de muchos factores que están fuera de tu control. Por lo general, la cadena de suministros implica canalizar los bienes de un sitio a otro. Entonces, está íntimamente vinculada al tiempo que demanda trasladar un producto y puede cambiar de un momento a otro.

• Orden de pedido: es el tiempo que transcurre hasta que recibes los productos. ¿Cuando una empresa te envía algo, cuánto tarda, en promedio, en llegar?

• Procesamiento: es cuando tienes el mayor control del tiempo de entrega en la cadena de suministros. Mientras más rápido vuelvas a colocar esos productos en el mercado, más se acortará el tiempo de entrega total.

• Envío: es similar a la fabricación. Es el tiempo que transcurre hasta que los productos llegan a su siguiente destino una vez que han abandonado las instalaciones.

Gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, el tiempo de entrega te ayuda a plantear expectativas realistas en el equipo, para no abrumar con solicitudes de último minuto.

• Delegación: el líder del equipo revisa y organiza todas las tareas relacionadas con el proyecto y las asigna a los diferentes integrantes. Aquí, observarás cuánto tiempo tarda el líder en revisar los detalles del proyecto; crear un plan estratégico, que puede incluir objetivos, hitos y entregables; y delegarlos a los miembros del equipo.

• Trabajo del proyecto: una vez que el equipo comprende cuáles son las expectativas, ¿cuánto tardan en entregar el producto final?

• Revisiones y aprobaciones: una vez que el proyecto se ha completado internamente, por lo general, pasa a que lo revise alguna de las partes interesadas. Finalmente, se transfiere a otro departamento o equipo para que le dé seguimiento o lo implemente. Calcula el tiempo que transcurre entre que se finaliza el proyecto hasta que está en manos del otro departamento.

Empresas B2C o DTC

El cálculo del tiempo de entrega para empresas de venta directa al consumidor (B2C o DTC) se realiza basado en el tiempo transcurrido entre que recibes la orden de compra hasta que el cliente tiene el producto.

• Preprocesamiento: para las empresas de venta directa, el preprocesamiento comienza con la recepción de una orden de compra y termina cuando el equipo empieza a ensamblar el producto. En medio, antes de iniciar el procesamiento, debes procesar el pago y completar los campos obligatorios.

• Procesamiento: si tu producto ya está fabricado, esta etapa es en la que lo preparas para su envío, incluye el embalaje y preparar las etiquetas de envío.

• Envío: al igual que con otras empresas de las que ya hemos hablado antes, esta etapa final es el tiempo que transcurre entre que envías el paquete hasta que el cliente lo recibe.

Cómo acortar los tiempos de entrega

Te tengo buenas noticias. Efectivamente, puedes acortar los tiempos de entrega con unos sencillos retoques en las estructuras de procesamiento. Las deficiencias y los errores humanos pueden prolongar los tiempos de entrega, pero también lo puede provocar cualquier cosa que esté fuera de control, como los desastres naturales y la escasez en las cadenas de suministros. Para achicar los tiempos de entrega, es importante centrarse en los elementos que sí puedes controlar y crear planes para cuando inevitablemente sucedan hechos que estén fuera de tu control.

• Usa herramientas y tecnologías que simplifiquen las tareas y los pormenores del trabajo.

• Comunícate de forma efectiva con tu equipo de principio a fin, para aclarar las expectativas y disminuir la posibilidad de confusión.

• Realiza proyecciones para predecir qué necesitarás más adelante. De este modo, dejas menos cosas libradas al azar y a la reactividad. Es decir, te centras más en trabajar y en acortar los tiempos de entrega.

Mejora los tiempos de entrega con el uso de un software

Muchos de los errores de procesamiento que afectan a los tiempos de entrega se pueden automatizar. Por ejemplo, puedes automatizar tareas y encargados para cada etapa del proceso de producción. Revisa el flujo general de trabajo y busca actividades repetitivas y manuales. Serán las que podrás automatizar o simplificar, con la consecuencia natural de la reducción del tiempo de entrega. El software no hace tu trabajo, pero sí simplifica el proceso y mejora la eficiencia en el equipo. Es una opción más sencilla para acortar el tiempo de entrega, sin gastar en tomar más personal.

Un tiempo de entrega más corto subsana gran parte de los errores de producción

Acortar el tiempo de entrega afecta a casi todos los aspectos de tu negocio. En esta era de la satisfacción inmediata, es crucial que los clientes tengan los productos en sus manos lo antes posible. En conclusión, el tiempo es tu recurso más valioso. Y esto también incluye a tu negocio.

Por lo general, los tiempos de entrega se prolongan debido a la ineficiencia. La buena noticia es que, comúnmente, se deben a hechos que se pueden cambiar. Las funciones de automatización y organización de Asana pueden simplificar tus procesos y reducir los tiempos de entrega.