Por qué tener la bandeja de entrada vacía no es lo que piensas

La bandeja de entrada vacía: ¿Un concepto de moda? ¿El Santo Grial de la productividad? ¿Ambos? ¿Ninguno?

Si hablas con diez profesionales diferentes, recibirás diez opiniones distintas sobre que implica tener la bandeja de entrada vacía. Es el motivo por el que para la mayoría de los profesionales, el manejo de los emails es una cuestión personal. Cada uno tiene sus propias manías con respecto a cómo organizar y gestionar la bandeja de entrada. Entonces, ¿por qué nos sorprendería que las opiniones con respecto a tener la bandeja de entrada vacía estén tan polarizadas?

En este artículo, profundizaremos sobre el qué, el cómo y el por qué de la bandeja de entrada vacía. Conoce la historia detrás del concepto antes de implementarlo para aprovechar su potencial al máximo. Aquí te mostramos cómo hacerlo.

¿Qué es el método de la bandeja de entrada vacía?

La bandeja de entrada vacía genera opiniones muy polarizadas al respecto, porque cada cual la define de manera distinta. Si te encontraste por casualidad con el concepto en un artículo y nunca habías oído hablar antes de la bandeja de entrada vacía, probablemente pienses que literalmente se trate de una bandeja de entrada con cero emails. Pero en realidad no se refiere a cuántos emails tengas en tu bandeja, más bien es una metodología enfocada en la relación entre la mente y la bandeja de entrada.

Definición del método de la bandeja de entrada vacía

El concepto “bandeja de entrada vacía” (Inbox Zero) fue acuñado por primera vez por Merlin Mann en su blog y podcast, 43 Folders. En una serie de artículos, Mann sostiene que la bandeja de entrada de emails no es absolutamente indispensable. De hecho, una relación más informal con la bandeja de entrada puede mejorar la gestión del tiempo y ayudarte a aprovechar mejor los emails. Hay una manera mejor de usarla. Conviene archivar y clasificar los emails que llegan para lograr tener cero emails en la bandeja de entrada.

Notablemente, el objetivo principal de Mann no es lograr tener una bandeja de entrada que esté constantemente vacía. De hecho, Mann mismo ha manifestado que su bandeja de entrada está bastante desordenada. El método de la “bandeja de entrada vacía” consiste en hacer que la bandeja de entrada sirva para organizar, clasificar y ordenar los emails que llegan.

Bandeja de entrada vacía vs. “Getting Things Done” (GTD)

Tanto la bandeja de entrada vacía como el método GTD se orientan a alivianar las presiones mentales. De hecho, el principio de bandeja de entrada vacía de Mann tuvo su inspiración en el método “Getting Things Done” (GTD) de David Allen.

En el método GTD se trabaja con cinco pasos para clasificar y catalogar el trabajo. El objetivo de Allen es disipar la confusión mental que se genera al tratar de tener siempre bajo control los plazos previstos y, en cambio, poder confiar en una herramienta externa para ello, en algo como una lista de (tareas) pendientes. Con este método, puedes dedicar más capacidad intelectual a finalizar los trabajos, en vez de a recordar qué hay que hacer primero.

Adapta la bandeja de entrada según tus necesidades

La intención de la bandeja de entrada vacía es mejorar la manera en que te relacionas con tu bandeja de entrada. Para lograrlo, necesitas adaptar la bandeja de entrada a tus necesidades. No la veas como algo que debes chequear todo el tiempo, sino más bien como un repositorio de información que puedes revisar cuando tienes tiempo —y estás mentalmente despejado— como para ocuparte de ello.

Puede resultar complicado adaptarse. De hecho, según nuestra investigación, el 80 % de los trabajadores del conocimiento trabaja con la bandeja de entrada abierta. Pero cuando haces eso, usas la bandeja de entrada de emails como la herramienta para acceder a una lista de tareas y terminas con una bandeja de entrada totalmente desbordada.

La pieza que falta: la gestión del trabajo

El problema de la bandeja de entrada vacía es la bandeja de entrada de emails en sí misma. Una bandeja de entrada no es lo mismo que una lista organizada de tareas que te ayuda a priorizar los trabajos de mayor impacto. Más bien, la bandeja de entrada es un sistema para capturar las notificaciones importantes sobre el trabajo.

Para disminuir el impacto negativo que puede tener la bandeja de entrada en ti, necesitas contar con un sistema mejor para organizar el trabajo. Al capturar, identificar y clasificar el trabajo de manera más efectiva, dedicas menos esfuerzo intelectual a pensar en qué tienes que hacer y más tiempo a realmente ocuparte de finalizar los trabajos más importantes.

Aquí es donde la gestión del trabajo entra en juego.

La gestión del trabajo es una solución sistemática para organizar y coordinar los flujos de trabajo a fin de cumplir con el trabajo que más importa. Las herramientas para gestión del trabajo como Asana se desarrollaron para ayudarte a organizar el trabajo del equipo. A diferencia de lo que sucede con las bandejas de entrada de emails, estas herramientas se crearon para ayudarte a capturar y organizar las tareas, a fin de que puedas dedicar más tiempo a los trabajos importantes y productivos.

Con una gestión del trabajo efectiva, la cantidad de tiempo que dedicas a los pormenores del trabajo disminuye notablemente. En vez de dedicar el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo (p. ej., a enviar emails y darles seguimiento para conseguir la aprobación de alguna tarea o a buscar documentos dentro de la bandeja de entrada) puedes encontrar toda la información en un mismo lugar. Efectivamente, dedicas menos tiempo a organizar el trabajo y más a ejecutar las tareas.

Cómo lograr una bandeja de entrada vacía gracias a la gestión del trabajo

Hay dos maneras de utilizar la gestión del trabajo para lograr materializar el concepto detrás del término “bandeja de entrada vacía”: mediante la clasificación de los emails y protegiendo el tiempo de concentración.

Clasificar los emails

Hemos mencionado que la bandeja de entrada no es un sistema de gestión de tareas, a pesar de que la mayoría de nosotros la usamos con ese fin. Los emails son una herramienta importante para las comunicaciones y probablemente sean con lo que comienzan y terminan la mayoría de nuestros trabajos. Pero por sí solos, no son suficiente.

Para aprovechar la bandeja de entrada al máximo, debes combinarla con una herramienta de gestión del trabajo que haya sido desarrollada con el propósito específico de organizar el trabajo de un equipo. De este modo, podrás trabajar con más organización y efectividad, sin preocuparte por tener una bandeja de entrada saturada.

Se puede poner en práctica cuando revisas los emails. En vez de ponerte a trabajar inmediatamente, céntrate en categorizar y ordenar los emails con el método de las 4 “D”:

• Hacer (Do). Representa a las tareas que hay que llevar a cabo o a los proyectos con los que estés trabajando. Si el email representa algo que debes hacer, pon ese trabajo en tu sistema para gestión del trabajo, para poder dar seguimiento al progreso y a las prioridades. Busca una herramienta de gestión del trabajo que se integre con tu cliente de emails, como Asana para Gmail o Asana para Outlook. 

• Aplazar (Defer). En este punto es en el que entran en juego las prioridades diarias. Recibes un email acerca de algo que se debe hacer, pero que tal vez no sea prioritario. Aplázalo, déjalo para otro día en el que puedas darle prioridad a ese trabajo. Pero no dejes el email en la bandeja de entrada. Captura la tarea que aplazarás en la herramienta de gestión del trabajo (con la fecha de entrega y todo lo demás) y responde a la persona para que sepa que te ocuparás. Después, archiva el email para que no haya tanto desorden en la bandeja de entrada.

• Delegar (Delegate). Delegar es una herramienta sumamente útil para garantizar que al trabajo lo haga la persona correcta. A veces, el trabajo no es prioritario para ti pero sí lo puede ser para el equipo. Fíjate si puedes delegarlo a algún miembro adecuado del equipo. 

• Eliminar (Delete). ¿El email es sobre algo a lo que puedes responder de inmediato y avanzar con otras cosas? ¿Siquiera hay que responderlo? De ser posible, elimina o archiva los emails para que no se acumulen en la bandeja de entrada. 

Una vez que hayas clasificado la bandeja de entrada de emails, no solo notarás que la bandeja está más limpia, sino que además, habrás capturado los trabajos importantes y viables con el sistema para gestión del trabajo. A partir de entonces, podrás trabajar rápido y con efectividad con las tareas de mayor impacto.

Proteger el tiempo de concentración

La mayoría (el 80 %) de los trabajadores del conocimiento de todo el mundo, por defecto, trabajan con las bandejas de entrada abiertas. Cuando recibimos notificaciones, las revisamos de inmediato, independientemente de lo que estemos haciendo en ese momento.

Pero el proceso de hacer que tu bandeja de entrada sea útil, conlleva valorar tu tiempo y energía mental. Si mantienes la bandeja de entrada abierta y respondes inmediatamente a las notificaciones, no le das a tu cerebro la oportunidad de concentrarse en los trabajos que realmente importan. Intentas hacer varias cosas a la vez cuando en realidad los seres humanos no podemos hacerlo.

El multitasking en realidad es un mito. De hecho, lo que haces es cambiar rápido de una tarea a otra reiteradamente. Y cada cambio que haces representa un “costo” que se deduce del tiempo y la energía que tienes. Por ese motivo, casi siempre es más eficiente realizar un trabajo a la vez: céntrate en una sola actividad y continúa con la siguiente una vez que hayas terminado, así no tendrás que pagar ningún costo innecesario.”

Para aprovechar bien los beneficios del método de la bandeja de entrada vacía y adaptar la bandeja a tus necesidades, deja atrás la idea de que la bandeja de entrada de emails es tu prioridad nro. 1. En cambio, establece los límites con respecto a la bandeja de entrada:

• Desactiva las notificaciones. Las notificaciones nos quitan del estado de fluidez e interrumpen la concentración en el trabajo. Una de las mejores opciones para lograr una bandeja de entrada vacía consiste en disminuir la cantidad de notificaciones de los emails o desactivarlas por completo. Parte del concepto de bandeja de entrada vacía está relacionado con revisar los emails con un propósito específico. Al desactivar las notificaciones, te aseguras de que nada te sacará del estado de fluidez o te tentará para revisar los emails mientras estás en medio de un trabajo importante. 

• Organiza bloques de tiempo para responder emails. El método de time blocking es una estrategia para gestión del tiempo con la que se agrupan tareas similares y se programan en el calendario. Por ejemplo, prueba con crear un bloque de tiempo de una hora a primera hora de la mañana para revisar y responder a los emails importantes. Al final del día, programa un bloque de tiempo de 30 minutos u otro también de una hora, dependiendo de la cantidad de emails que recibas a diario, para responder a los emails que puedan haber llegado a lo largo del día. De ese modo, todavía seguirás atento y tendrás bajo control lo que sucede con tu bandeja de entrada sin dejar que sea ella la que te domine. 

• Deja en claro —y cumple— con las prioridades diarias. Con frecuencia, los emails que llegan a lo largo del día parecen ser los de mayor prioridad. Es muy probable que te desvíes de lo planeado para el día para responder un email o para hacerle un favor rápido a algún compañero, y de repente la jornada de trabajo termina. Al dejar en claro las prioridades diarias y cumplirlas, tienes la libertad de decidir si un email es lo suficientemente importante como para ocuparte de eso inmediatamente o si puede esperar a que llegue el bloque de tiempo exclusivo para esos temas. 

• Establece un “horario laboral” para los emails. El concepto de bandeja de entrada vacía, en definitiva, se basa en no permitir que la bandeja de entrada de emails domine tu día laboral. Una opción para lograrlo consiste en que definas cuándo sí y cuándo no responderás a los emails. Tómate algo de tiempo para pensar bien cuál sería el mejor horario para dedicar a los emails y comparte lo programado con el resto del equipo. Por ejemplo, podrías decirles que responderás a los emails urgentes solamente hasta las 8 p. m. durante los días de semana, pero que no los mirarás durante los fines de semana. Al definir estos límites mejoras cómo te vinculas con la bandeja de entrada. 

Cómo lograr tener la bandeja de entrada vacía gracias a la gestión del trabajo

No es necesario que seas un experto en productividad para darte cuenta de que la bandeja de entrada de emails no fue desarrollada para ayudarte a producir trabajos de calidad. Cuando la bandeja de entrada absorbe nuestra atención, disponemos de menos capacidad intelectual para dedicar a los trabajos de excelente calidad.

Con una herramienta de gestión del trabajo puedes mejorar las habilidades para gestión del trabajo, reducir la cantidad de interrupciones y producir trabajos de excelente calidad. Prueba Asana gratis hoy mismo para verla en acción.