Cómo mantener la productividad mientras trabajas desde casa: 11 consejos para promover la eficiencia

Trabajar desde casa ofrece muchas ventajas, como tener un horario de trabajo flexible y pasar más tiempo con tus seres queridos. Sin embargo, para los trabajadores remotos, mantener la productividad a veces puede resultar un gran desafío.

¿Cómo puedes disfrutar de la comodidad del hogar y mantener la eficiencia cuando tus mascotas necesitan atención o cuando debes doblar la ropa recién lavada?

Para ayudarte a centrarte en tus tareas mientras trabajas desde casa, hemos reunido 11 de los mejores consejos para promover la productividad y la eficiencia. Sigue estas prácticas recomendadas, para poder rendir al máximo mientras disfrutas de todos los beneficios de trabajar en pijama.

1. Dedica un momento en la mañana para el cuidado personal

La productividad no es algo que simplemente aparece por las tardes. Tu día laboral empieza en el momento que te preparas para trabajar, pero puedes establecer tus intenciones diarias desde el momento en que te despiertas por las mañanas. Ya sea que empieces el día con una aromática taza de café o haciendo ejercicio, crear una rutina saludable es esencial para promover tu versión más productiva para trabajar.

Una rutina matutina eficaz debería inspirarte y darte energía para dar lo mejor de ti mientras trabajas de forma remota. Si bien cada uno tiene su propia rutina personal, te recomendamos incorporar los siguientes hábitos:

• Incorpora algún tipo de ejercicio como yoga, gimnasia o andar en bicicleta.

• Prepárate un desayuno saludable que incluya frutas, verduras o huevos.

• Lleva un registro diario para disminuir el estrés o practica las afirmaciones positivas. 

También puedes asignar a un responsable, como la persona con la que convives o un miembro de la familia, para que se asegure de que cumplas con tu rutina. Cuando te sientes bien por la mañana, estás mejor preparado para afrontar el resto del día con optimismo y motivación.

2. Prepara las tareas del hogar con anticipación

Las tareas diarias como cocinar o limpiar pueden distraerte de tu trabajo. Para evitar que esto suceda y así lograr mantener la productividad, intenta preparar estas tareas antes de comenzar la jornada laboral.

Por ejemplo, intenta preparar las comidas la noche anterior o incluso los domingos si sabes que tendrás una semana muy ocupada. Esta es una excelente manera de asegurarte de que preparar el desayuno o el almuerzo no te impida realizar tu trabajo.

Lo mismo ocurre con las tareas del hogar. Si eres de esas personas que no pueden trabajar hasta que la casa esté ordenada y los platos limpios, realiza estas tareas por la noche o a primera hora de la mañana. Una vez que adquieras esta rutina diaria de preparación, las tareas del hogar no interferirán con tu trabajo, y esto te permitirá mantenerte más productivo.

3. Organiza tus tareas y vincúlalas a objetivos

Todos tenemos nuestras listas de tareas pendientes personales que nos encanta tachar. Pero las listas de tareas pendientes del trabajo también son una excelente manera de organizarte y establecer tus prioridades. Sin mencionar el aumento de serotonina que obtienes al marcar una tarea pendiente como “finalizada”.

Anotar tus objetivos para el día también es una excelente opción para establecer las prioridades de tus tareas más importantes y mantenerte productivo. Esto garantiza que primero finalices tu trabajo de mayor impacto.

Si aún no usas una lista de tareas pendientes para el trabajo, prueba seguir los pasos siguientes para empezar:

1. Reúne tus tareas de la semana. Enumera todo tu trabajo en un solo lugar, como por ejemplo en una herramienta de gestión de proyectos, para tener una única fuente central de referencias.

2. Identifica qué tareas deben completarse primero. Estas son tus tareas más importantes de la semana. Pueden ser importantes porque hay otras tareas dependientes de estas tareas, o porque contribuyen directamente a las metas estratégicas de tu equipo. Una vez que determines cuáles son tus prioridades laborales, podrás organizar tu lista de pendientes de manera más eficaz para centrarte en el trabajo de mayor impacto.

3. Prioriza las tareas que se encuentran en la parte superior de tu lista. Ya sea que las hagas a primera hora de la mañana o las dejes para la tarde, asegúrate de tener una visión general de las tareas que deben realizarse durante el día para que nada se te pase por alto.

4. Marca cada tarea completada como finalizada. Tachar los pendientes simplemente se siente bien. Además, al ir tachando las tareas de tu lista de pendientes, tendrás una visión clara y organizada de todo lo que has avanzado durante el día y de lo que aún queda por hacer.

Si bien es muy útil anotar tus tareas pendientes, tener una herramienta con listas de tareas pendientes te permite ajustar los plazos, conectar las tareas con los objetivos y comunicarte con los miembros del equipo, todo en el mismo lugar.

4. Minimiza los ruidos para evitar las distracciones

Uno de los desafíos más grande que enfrentamos al trabajar desde casa es aprender a superar obstáculos nuevos. Los más comunes son las distracciones de la cotidianidad.

Las distracciones se presentan de muchas formas: niños jugando, la televisión encendida de fondo, etc. El bullicio diario que sucede a tu alrededor puede afectar tu productividad.

Afortunadamente, existen algunas estrategias para ayudarte a recuperar el control. Intenta seguir estos tres consejos durante tu jornada de trabajo:

1. Si es posible, ubícate en una habitación donde puedas cerrar la puerta mientras trabajas. 

2. Usa auriculares con supresión de ruido para minimizar los sonidos que puedan distraerte. 

3. Comunícale a las personas que conviven contigo que necesitas tranquilidad durante las horas de trabajo. 

Estos tres métodos pueden ayudarte a limitar las distracciones diarias y garantizar que termines tu trabajo a tiempo.

5. Define un espacio físico de trabajo separado

Cuando hablamos de espacio físico de trabajo, es importante que puedas designar un lugar que se adapte a tus necesidades. Una de las cuestiones más importantes es poder encontrar dónde tendrás menos distracciones. Más allá de la ubicación de tu espacio de trabajo, es importante crear un lugar en el que te sientas cómodo trabajando todos los días.

Una buena idea es tener al alcance todos los recursos que necesitas para poder trabajar, como tus auriculares, cuadernos y bolígrafos. Otros recursos también pueden ser:

• Una silla ergonómica para evitar dañarte la espalda. 

• Decoración que te ayude a reducir el estrés.

• Un escritorio para trabajar de pie para mantenerte en movimiento. 

No siempre tenemos el mejor espacio de trabajo en casa, y eso es normal. Independientemente de si estás trabajando desde una habitación separada o desde la mesada de la cocina, existen algunos pasos que puedes seguir para establecer un espacio de trabajo que se diferencie del resto de la casa. Esto facilitará el paso de la vida personal a la profesional.

Por ejemplo, puedes intentar usar:

• Una vela para marcar el comienzo de tu día de trabajo.

• Un mantel para delimitar tu espacio de trabajo (que deberás quitar una vez finalizada la jornada laboral).

Independientemente de cómo diseñes tu espacio o de dónde designes tu escritorio, asegúrate de que sea un lugar que te proporcione energía para el día y promueva tu eficiencia.

6. Silencia las notificaciones de 9 a 17 h

Una de las mayores distracciones es ingresar continuamente a las aplicaciones personales y de trabajo, como las redes sociales o Slack. Sin que te des cuenta puedes perder mucho tiempo navegando por estas aplicaciones, por lo que es clave silenciar las notificaciones para evitar las distracciones.

Si bien puede ser difícil dejar tu teléfono de lado todo el día, existen algunos métodos que puedes implementar para evitar la tentación. Por ejemplo, puedes activar el modo “No molestar” para silenciar las notificaciones de las aplicaciones. Otra opción es usar una caja de seguridad física para guardar el teléfono y configurar un temporizador para determinar el tiempo que deseas estar libre de distracciones. Esta técnica es especialmente útil si tu teléfono es una distracción constante que te impide realizar tu trabajo.

Algunos equipos incluso optan por bloquear por completo el acceso a las redes sociales en la computadora del trabajo. Independientemente del método que uses, intenta evitar todas las redes sociales durante el horario laboral.

Puedes enfrentarte a los mismos desafíos con las aplicaciones del trabajo. Las notificaciones pueden impedir que logres el estado de fluidez y evitar que cumplas con los plazos establecidos. Te recomendamos silenciar las notificaciones de las aplicaciones durante los períodos de trabajo profundo para mantenerte productivo.

7. Programa tiempo para conectarte con tu equipo

En los días en los que te sientes desconectado de tus compañeros de equipo, puede ser mucho más difícilmotivar a tu equipo remoto. Por eso es importante comunicarse y colaborar con los miembros de tu equipo con la mayor frecuencia posible.

Para evitar la desconexión, es importante que puedas mantener un diálogo abierto con tu equipo conectándote virtualmente y fomentando la colaboración. Una buena forma de comenzar es organizar reuniones virtuales informales en donde los miembros del equipo puedan conocerse mejor y hablar de forma descontracturada sobre asuntos personales o de trabajo. También puedes establecer horas de oficina y sesiones abiertas de lluvia de ideas para fomentar las reuniones individuales entre los miembros del equipo. Esto permite desarrollar una mejor dinámica de grupo y contribuye a lograr una cultura corporativa saludable.

8. Logra un equilibrio entre la vida laboral y personal

Los trabajadores remotos necesitan aprender a establecer nuevamente los límites entre el trabajo y la vida personal. Si no hay una separación clara entre la oficina y el hogar, puede ser un desafío saber cuándo dejar de trabajar y disfrutar de tu vida personal.

Ignorar estos límites puede conducir al agotamiento. De hecho, el 71 % de los trabajadores padeció agotamiento en 2020. Por eso es esencial poder leer las señales de la sobrecarga de trabajo y lograr el equilibrio entre la vida personal y laboral. Anima a los miembros de tu equipo a que dejen el trabajo al final del día y disfruten de las actividades que los hacen felices en sus vidas personales, como pasar tiempo con la familia, salir a caminar o leer un buen libro, entre otras cosas.

Puedes ir aún más allá y ofrecerles a los miembros del equipo la flexibilidad de organizar sus horarios y finalizar más temprano algunos días. Y recuerda que tú también puedes tomarte algunos días de licencia para darle prioridad a tus asuntos personales.

9. Gestiona tu tiempo con efectividad

Trabajar desde casa tiene sus propias limitantes, desde horarios de trabajo difusos hasta reuniones virtuales durante todo el día. Gestionar tu tiempo de manera efectiva puede ayudarte a evitar la procrastinación y garantizar que finalices tu trabajo más importante a tiempo.

Existen algunos consejos sobre gestión del tiempo que pueden ayudarte a gestionar tu tiempo con mayor efectividad.

• Prueba el método No lo dejes para mañana para identificar aquellas tareas que son más desafiantes para poder realizarlas a primera hora de la mañana.

• Usa la técnica de time blocking para dividir la semana laboral en pequeños bloques de tiempo para poder revisar los emails o trabajar en tus proyectos. 

• Implementa la técnica Pomodoro para evitar la procrastinación e impulsar la concentración.

Es muy importante combatir la Ley de Parkinson, que establece que el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización. Puedes programar bloques de tiempo para tus tareas diarias a fin de evitar este problema y asegurarte de terminar tu trabajo más importante.

10. No olvides caminar, estirarte y moverte

Estar sentado todo el día a veces puede ser sofocante, especialmente cuando no hay nadie con quien hablar. Independientemente de que trabajes solo en tu casa o no, es aconsejable que realices caminatas breves durante el día.

Una caminata rápida puede ayudarte a despejar la mente e inspirarte a regresar al trabajo renovado. Incluso sentarse un rato al aire libre y disfrutar de tu bebida favorita puede ser bastante revitalizador.

Sea cual sea la forma en que elijas tomar aire fresco, salir al aire libre te ayudará a encontrar mejores soluciones en el trabajo, a tener un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal y a concentrarte en tu trabajo de alto impacto cuando regreses a tu escritorio.

11. Minimiza la cantidad de veces que cambias entre aplicaciones

Entre las videollamadas y la gestión del entorno de trabajo adecuado, hay mucho que hacer en una jornada laboral. El exceso de aplicaciones aumenta la multitarea y disminuye la productividad. De hecho, los trabajadores cambian entre 10 aplicaciones un promedio de 25 veces al día para realizar el trabajo, y 1 de cada 4 depende de herramientas obsoletas, como las hojas de cálculo, para gestionar su trabajo.

Las tareas relacionadas con el trabajo, como la búsqueda de información y de respuestas, derivan en un aumento de los pormenores del trabajo. Estas tareas tienen un impacto negativo en la productividad de los equipos en general. Para evitarlo, prueba usar herramientas de organización para gestionar mejor los diferentes proyectos y llevar tus habilidades de gestión del tiempo al siguiente nivel.

Al gestionar todos tus planes y proyectos en un solo lugar, puedes mantener la calma mientras logras equilibrar tu agenda apretada y todas las distracciones de trabajar desde casa. Las herramientas organizativas te ayudan a dar seguimiento a las prioridades, optimizar tus flujos de trabajo y establecer planes claros para los miembros de tu equipo.

Mayor productividad con las herramientas de trabajo remoto

Realizar el trabajo y lograr ser productivo mientras se trabaja desde casa puede ser un gran desafío cuando tenemos una agenda ocupada y estamos rodeados de los miembros de la familia o no tenemos el espacio de trabajo adecuado. También es importante poder priorizar tu salud mental y participar en actividades que disfrutes durante tu tiempo libre.

El objetivo es encontrar el equilibrio perfecto, lo que no es imposible de lograr. Estos 11 consejos de productividad pueden ayudarte a generar nuevos hábitos que te permitan mejorar no solo tu productividad, sino también tu bienestar y felicidad.

Si estás buscando ayuda para conectarte con tu equipo remoto y aumentar la eficiencia, prueba adoptar un software para trabajo remoto. Planifica proyectos, coordina el trabajo y alcanza tus objetivos con Asana.