12 consejos para ser más productivos en el trabajo

En Asana, creemos que la productividad no significa hacer siempre todo lo que puedas. Tampoco pensamos en la productividad como una forma de obtener el máximo rendimiento todos los días. Por el contrario, creemos que las personas y los equipos productivos son aquellos que dedican menos tiempo a los pormenores del trabajo (como asistir a reuniones de estado sin objetivos claros, buscar información o conseguir aprobaciones) y más al trabajo que es realmente importante para la empresa.

Los equipos más productivos son aquellos que reducen el tiempo dedicado a las tareas menos importantes para poder centrarse en el trabajo clave, sin tener que trabajar de más.

El aumento de la productividad sin incrementar la cantidad de trabajo puede parecer una fantasía, pero para eso estamos. Descubre cómo aumentar la productividad en el trabajo y cómo minimizar los pormenores del trabajo con Asana.

1. Genera un ambiente laboral más sencillo.

• El problema: Hay demasiadas distracciones en tu ambiente de trabajo.

• La solución: Toma el control de tu entorno con soluciones sencillas. Céntrate en lo que puedes controlar y trabaja desde esa perspectiva.

Ya sea que trabajes desde casa o en la oficina, tu ambiente de trabajo cumple un rol crítico en la concentración y la productividad laboral. Los ambientes cambiaron significativamente en el 2020 cuando la pandemia por COVID-19 nos obligó inesperadamente a muchos de nosotros a entender cómo trabajar de forma remota. Es posible que no hayas tenido el tiempo ni el espacio para generar el ambiente adecuado para trabajar desde casa. Si es así, no estás solo.

En abril de 2020, encuestamos a más de 5000 trabajadores de todo el mundo para tener una idea de cómo el trabajo remoto había cambiado la forma en que trabajaban. Descubrimos que el 53 % de los encuestados no tenían un escritorio exclusivo para trabajar, computadora ni conexión a internet confiable, y el 43 % trabajaba desde las mesas de la cocina, sofás e incluso desde la cama.

Independientemente de dónde trabajes, intenta reducir las distracciones externas para poder centrarte mejor en las tareas que debes realizar. Para lograrlo, empieza con cambios pequeños. Por ejemplo, si tiendes a distraerte con el ruido, prueba usar auriculares con cancelación de ruido. Si no tienes una buena silla de trabajo, intenta usar una almohadilla de soporte lumbar. Al crear un ambiente de trabajo ideal y encontrar soluciones para las distracciones más comunes, podrás concentrarte y fluir, en lugar de luchar constantemente contra todo lo que te distrae.

Las distracciones cuestan caro, por lo que nos hemos centrado en eliminarlas siempre que podamos. Con Asana, los empleados pueden entrar fácilmente en un flujo y trabajar sin interrupciones porque todos saben de lo que son responsables y dónde se encuentra la información.”

2. Prueba diferentes estrategias para la gestión del tiempo.

• El problema: Has desarrollado algunos malos hábitos que te han llevado a la procrastinación.

• La solución: Vence a la procrastinación con técnicas para la gestión del tiempo de eficacia comprobada.

Todos postergamos actividades y la procrastinación no siempre es algo malo. El tiempo que pasas procrastinando puede ayudarte a estar más feliz y tomar mejores decisiones. Sin embargo, cuando se trata de aumentar la productividad y el trabajo de alto impacto, es necesario definir tiempos específicos para la procrastinación, para evitar pasar toda la jornada laboral inmerso en las redes sociales.

Las técnicas de gestión del tiempo te ayudan a pensar en lo próximo que tienes por hacer, para que puedas ubicarte en tiempo y espacio, disminuir la procrastinación y aumentar la productividad en el trabajo. Incluso planificar con anticipación cómo abordarás el trabajo puede ser muy útil para concentrarte. Existen varias técnicas de gestión del tiempo diseñadas para ayudarte a aumentar la productividad. A continuación, te presentamos algunas de ellas:

• La técnica Pomodoro. Para empezar a usar la técnica Pomodoro programa un temporizador para dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos y ponte a trabajar. Una vez que hayan transcurrido los 25 minutos, tómate un descanso de 5 minutos, en lo posible para hacer alguna actividad física, como ir a la cocina para tomar algo rápido (aunque también puedes navegar en las redes sociales, si así lo prefieres). Repite cuatro veces este ejercicio de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Luego de la cuarta sesión de trabajo de 25 minutos, tómate un descanso más largo de 20 a 30 minutos. Probablemente te estés preguntando de dónde proviene el término pomodoro. Esta técnica se originó en Italia, donde los temporizadores de cocina tenían tradicionalmente la forma de un tomate, y pomodoro, en italiano, significa “tomate”.

• El principio de Pareto. El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, es muy sencillo: establece que deberías dedicar el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Al aplicar el principio de Pareto a la gestión del tiempo, se incentiva a dedicar el 20 % del tiempo a realizar el 80 % de las tareas. Al eliminar las tareas rápidas, sentirás que has logrado mucho más y estarás listo para dedicar tiempo y concentración a la mayor parte del trabajo del día (el 20 % del trabajo que requiere el 80 % del tiempo).

• El método “Getting things done (GTD)”. El método GTD fue inventado por David Allen a principios de la década de 2000. En este método de gestión del tiempo, escribes todo el trabajo que tienes que hacer y luego lo divides en partes más pequeñas si es necesario. De esta manera, puedes visualizar todo el trabajo pendiente en un solo lugar y tomar medidas, en lugar de tener que organizar y priorizar las tareas en tu cabeza. Para emplear el método GTD, asegúrate de tener un sistema para registrar las próximas tareas, como una herramienta de gestión de tareas.

• No lo dejes para mañana. El principio de gestión del tiempo No lo dejes para mañana se basa en la famosa cita de Mark Twain: “Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana”. De acuerdo con este principio, primero debes ocuparte del trabajo más complejo antes de poder posponer las tareas. Una vez que hayas finalizado el trabajo más grande, todo lo que hagas después será más agradable y te resultará menos difícil, como todo lo que saborees después de haber comido un plato que no te guste.

3. Reduce el trabajo rutinario.

• El problema: Los pormenores del trabajo agotan la productividad del equipo.

• La solución: Prueba con una herramienta de productividad, para compartir una fuente centralizada de referencias con el equipo y reducir los obstáculos que impiden la producción de trabajos de gran impacto.

El trabajo rutinario es el mayor responsable de los pormenores del trabajo. En la oficina, se manifiesta con mucha frecuencia en las tareas de poca importancia (que demandan mucho tiempo), trabajo duplicado por error o procesos largos para localizar información u obtener aprobaciones. Si no tenemos claridad sobre quién hace qué y para cuándo, dedicamos gran parte del tiempo a tareas que no son nada productivas.

A fin de reducir el trabajo rutinario, crea una fuente central de referencias para todo el trabajo del equipo. Cuando todos pueden ver el panorama general y conectar los puntos de forma independiente, pueden dedicar más tiempo a colaborar de manera productiva y menos a los pormenores del trabajo. Si tienes dudas sobre cómo crear una fuente central de referencias con el equipo, prueba una herramienta de gestión del trabajo como Asana.

Con una herramienta de gestión del trabajo puedes estandarizar y centralizar los procesos del equipo. Olvídate del trabajo tedioso y haz realidad tus más grandes ideas. En vez de perseguir aprobaciones, puedes observar cómo avanzan tu gerente u otros compañeros con la tarea de revisión asignada. En lugar de enviar un email para consultar una vez más cuándo un miembro del equipo habrá finalizado una tarea, puedes ver su progreso directamente en tu herramienta compartida. Al reducir el trabajo rutinario, ganas tiempo para centrarte en el trabajo productivo y de mayor impacto.

Antes de trabajar con Asana, perdía mucho tiempo en la organización del trabajo, (p. ej., para gestionar las solicitudes, reunir las actualizaciones de estado o dar seguimiento a los pequeños detalles) en vez de dedicarlo a la estrategia o al diseño. Ahora gano tiempo y hay menos rondas de revisión porque tengo toda la información que necesito con anticipación y en un solo lugar.”

4. Aprovecha los momentos de mayor productividad.

• El problema: Tienes varias reuniones a lo largo del día por lo que cuando quieres dedicarte al trabajo importante, no puedes hallar el tiempo necesario para la concentración.

• La solución: Programa tus reuniones en bloques, para que puedas centrarte en el trabajo más importante durante las horas de mayor productividad.

Si alguna vez respondiste a la pregunta “¿eres una alondra matutina o un ave nocturna?”, sabes que la productividad personal puede variar significativamente según la hora del día. A algunos de nosotros nos resulta muy satisfactorio trabajar por la mañana y podemos centrarnos en las tareas más fácilmente. Otros prefieren ponerse a trabajar luego del almuerzo. Saber cuándo eres más productivo puede ayudarte a programar y estructurar mejor tu día.

Una vez que hayas identificado tus horas de mayor productividad, intenta bloquear “tiempo para la concentración” en tu calendario. De esta manera, en lugar de programar reuniones frecuentes y dispersas, tendrás un calendario optimizado para aprovechar las horas de mayor productividad y centrarte en el trabajo clave. Puedes bloquear “tiempo para la concentración” en tu calendario de forma manual o puedes usar una herramienta de gestión de calendarios como Clockwise que automatiza este proceso por ti. En cualquier caso, busca adaptar tus horarios para aprovechar al máximo las horas más productivas.

Por otra parte, puedes planificar la semana laboral para tener un día completamente sin reuniones. En Asana, contamos con los miércoles sin reuniones, lo que nos permite centrarnos en el trabajo profundo durante ese día. El trabajo profundo es cualquier período en el que puedes concentrarte y trabajar sin distracciones. Cuando no tienes que preocuparte por las reuniones o las distracciones, puedes dedicar más tiempo al trabajo profundo y productivo.

5. Evita realizar varias tareas a la vez.

• El problema: Trabajas con varias tareas a la vez pero tardas mucho tiempo.

• La solución: Céntrate en una tarea a la vez para poder entrar en estado de fluidez.

Dato curioso: los humanos, en realidad, no somos buenos para hacer varias tareas a la vez. Cuando intentas hacer dos cosas juntas, tu cerebro procesa la información para ambas tareas más lentamente. Como consecuencia, en vez de hacer una cosa bien, terminas haciendo dos cosas no tan bien.

Para evitar realizar varias actividades juntas y aumentar la productividad, céntrate en una tarea a la vez. Asegúrate de tener tiempo suficiente para dedicarlo al trabajo profundo, sumergirte de lleno en tus tareas y alcanzar un estado de fluidez pleno. Cuando estés completamente inmerso en tu trabajo, entrarás en un estado de fluidez con el que tendrás una experiencia de trabajo más motivadora, comprometida y agradable. El estado de fluidez no solo te ayuda a trabajar más rápido, sino que también tiende a favorecer la creatividad y el compromiso con el trabajo.

Consejos sencillos para evitar realizar varias tareas a la vez y aumentar la productividad:

• Elimina las distracciones Coloca el teléfono boca abajo y desactiva las notificaciones en las redes sociales y en la computadora.

• Antes de sumergirte de lleno en el trabajo, cómete un bocadillo, ve al baño y sírvete un vaso de agua para estar cómodo y evitar las distracciones.

• Escucha música relajante si te ayuda a concentrarte. Prueba escuchar canciones que no tengan letra o cuyas letras estén en un idioma que no comprendas.

• Incorpora algo de diversión si empiezas a aburrirte. Si estás trabajando en una tarea básica o rutinaria, intenta que sea divertida. Contrólate el tiempo, crea una competencia personal o intenta identificar elementos recurrentes en tu trabajo para evitar el aburrimiento.

Durante algún tiempo, nuestro equipo creativo solamente trabajaba de forma reactiva. Pero sin procesos claros, es imposible obtener grandes resultados.”

6. Prioriza el trabajo importante.

• El problema: Tienes mucho trabajo por hacer pero no sabes por dónde empezar.

• La solución: Conecta tu trabajo diario con los objetivos del equipo o de la empresa, para tener claro qué tareas son importantes y cómo cada tarea se conecta con los objetivos corporativos.

La comprensión de cómo se conecta trabajo diario con los objetivos de la empresa o con las iniciativas del equipo es un componente crítico de la productividad efectiva en el trabajo. Tener claridad te ayudará a priorizar los trabajos de manera más efectiva para abordar primero el trabajo de mayor impacto. Además, los miembros del equipo que tienen claro de qué forma su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa se sienten doblemente motivados.

Por el contrario, si no tienes una forma clara y sencilla de conectar el trabajo diario con los objetivos del equipo y de la empresa, no tendrás tampoco una idea clara de qué tareas priorizar. La mejor manera de hacerlo es con un software de gestión del trabajo como Asana. Si gestionas los objetivos e iniciativas del equipo en el mismo lugar en el que coordinas el trabajo diario, el equipo podrá priorizar, alinear y realizar el trabajo de la mejor manera. De hecho, según el Informe de objetivos de Asana, el 84 % de los empleados que usan un software de gestión del trabajo colaborativo tienen casi el doble de posibilidades de entender claramente cómo su trabajo individual se vincula con los objetivos de toda la empresa; en comparación con el 43 % de los empleados que no usan herramientas de gestión del trabajo.

7. Reduce la cantidad de notificaciones.

• El problema: Te distraen las incesantes notificaciones de mensajes, emails y herramientas de gestión de proyectos.

• La solución: Prueba con desactivar las notificaciones o usa el modo No molestar.

Para poder concentrarte en tu trabajo y obtener los mejores resultados, necesitas eliminar las distracciones. Las notificaciones son una de las principales causas de distracción, ya sean notificaciones productivas, como emails, mensajes de Slack o notificaciones que no están relacionadas con el trabajo, como los mensajes de texto o las que recibes de las redes sociales.

No necesitas aislarte por completo para aumentar la productividad en el trabajo. Solamente, debes buscar herramientas que ofrezcan funciones como “posponer” o “No molestar”. De ese modo, puedes dedicarte al trabajo profundo sin preocuparte de que una notificación inoportuna te saque de tu estado de fluidez.

El modo No molestar tiene otro beneficio: les permite saber a los miembros del equipo que estás ocupado. La mayoría de las herramientas con funciones de No molestar alertan a los miembros del equipo que intentan comunicarse contigo de que no recibes notificaciones en este momento. Esto les permite estimar con mayor precisión cuándo podrán esperar una respuesta de tu parte. Sabrán que no estás disponible pero que les responderás cuando termines tu trabajo. Es una excelente manera de desarrollar buenos hábitos de trabajo (y de vida).

Alentamos a los integrantes del equipo a trabajar en el horario que más les convenga, siempre que lo comuniquen claramente con antelación. Cuando es el momento de parar, hay que parar. Y desactivar las notificaciones. Si un compañero de equipo quiere publicar algo por la noche luego de que los niños se hayan ido a la cama, no debe generar una sensación de urgencia en los demás.”

8. Integra las herramientas de negocios.

• El problema: Pierdes demasiado tiempo cambiando entre las diferentes herramientas de negocios: chat, email, hojas de cálculo y mucho más.

• La solución: Gestiona el trabajo en una fuente centralizada de referencias que te permita integrar todas las herramientas de negocios, para evitar cambiar constantemente de contexto.

¿Sabías que el empleado promedio utiliza entre 10 herramientas diferentes por día? Cuando el trabajo está disperso y es difícil localizarlo, pierdes tiempo valioso (que se vuelve improductivo) en encontrar la información correcta entre las diferentes herramientas. Cuando el contexto que necesitas para hacer un trabajo se encuentra en una herramienta determinada, pero el trabajo se realiza en una segunda herramienta y se comunica todo lo relacionado a ese trabajo en una tercera herramienta, el simple hecho de obtener la información que necesitas para trabajar se convierte en una gran pérdida de productividad.

En cambio, adopta una fuente centralizada de referencias donde puedas integrar todas tus herramientas de negocios, eliminar la información aislada y, en definitiva, aumentar la productividad en el trabajo. Una herramienta de gestión del trabajo te brinda todos estos beneficios y puede ayudar a tu equipo a coordinar y gestionar el trabajo. Al reunir la comunicación y coordinación en un solo lugar, podrás encontrar el contexto que necesitas para trabajar justo donde se lleva a cabo el trabajo.

9. Automatiza el trabajo manual.

• El problema: Pierdes demasiado tiempo con la distribución de las tareas y con la clasificación manual del trabajo.

• La solución: Elige una herramienta que te ayude a automatizar las tareas rutinarias.

El trabajo manual, como distribuir las solicitudes, compartir tareas con otros para que tengan mayor visibilidad y supervisar el progreso del trabajo, también contribuye a los pormenores del trabajo. Si gestionas un equipo o un proyecto, probablemente dediques gran parte del día a estas tareas manuales, en lugar de centrarte en el trabajo productivo de gran impacto.

Para reducir el trabajo manual, prueba una herramienta que pueda automatizar rápidamente el trabajo por ti. De ese modo, no tendrás que preocuparte por que las tareas se asignen a las personas adecuadas o por tener que hacerlo todo tú mismo. En lugar de pasar cinco minutos asignando una tarea y diez creando un formulario, puedes establecer una Regla de Asana que lo haga por ti. Con las Reglas, puedes elegir un disparador, como la creación de una tarea nueva o el cambio de estado de una tarea, y una acción, como agregar participantes a una tarea para que obtenga mayor visibilidad o cambiar la fecha de entrega. Este es uno de los trucos para mejorar la productividad más fáciles de implementar que produce resultados inmediatos.

Con las Reglas, ahora ahorramos entre 2 y 6 pasos de cada una de las 40 o 50 solicitudes de clientes que recibimos por cada sprint, porque las tareas se agregan automáticamente a otros proyectos y avanzan a través de las distintas etapas.”

10. Aprende a decir “no”.

• El problema: Honestamente, tienes demasiado trabajo por hacer.

• La solución: Aprende a rechazar proyectos nuevos o acostúmbrate a definir claramente tus prioridades y disponibilidad cuando surjan iniciativas nuevas.

Decir que no a una nueva propuesta de trabajo puede parecer un consejo para la productividad contradictorio. Después de todo, ¿no son las personas más productivas las que pueden hacerlo todo? No necesariamente. Las personas productivas saben cuáles son sus prioridades, lo que también significa que saben cuáles no lo son.

Al rechazar las tareas para las cuales no tienes tiempo, tendrás más disponibilidad para dedicarla a las de gran impacto que se conectan con las iniciativas de la empresa o los objetivos importantes y que se alinean con el plan del proyecto. Al fin y al cabo, no tienes por qué “hacerlo todo”. Lo que debes hacer es centrarte en las actividades que son más relevantes para tu equipo y para ti.

Para poder decir que no de manera efectiva, intenta definir las expectativas del equipo con tus compañeros. Puedes considerar alguna de las siguientes opciones:

• Incorpora estrategias de gestión de control de cambios. La gestión de control de cambios tiene como objetivo identificar, documentar y autorizar cambios en las tareas o proyectos. En un proceso de control de cambios, alguien puede enviar una solicitud de cambio, como la de modificar el alcance de un proyecto o actualizar una entrega. Luego, los involucrados en el proyecto analizarán dicha solicitud. Si se aprueba, entonces podrás comenzar a trabajar; pero para entonces, deberás tener en claro las prioridades y las consecuencias de dicho cambio.

• Prueba los formularios de incorporación de trabajo. Si recibes con frecuencia solicitudes de trabajo a través de varios canales, prueba estandarizar y simplificar dichas solicitudes con un Formulario. Los formularios de incorporación del trabajo permiten estandarizar la información que alguien brinda cuando envía una solicitud, como la prioridad relativa, la fecha de entrega deseada y mucho más.

• Aclara las prioridades desde el principio y luego, con frecuencia. Incluso si no dices que no, asegúrate de que los miembros de tu equipo y los demás involucrados comprendan la prioridad relativa del trabajo que abordas. De este modo, podrás contar con el apoyo de todos.

• Intenta decir “ahora no”. Si no te sientes cómodo diciendo que no, intenta posponer algunas tareas para más adelante. Mantenlas en tu lista de tareas pendientes para un día tranquilo, pero no sobrecargues tu productividad con cosas para las que no tienes tiempo.

11. Prepárate para el éxito.

• El problema: Pierdes un tiempo valioso cada mañana tratando de definir las prioridades del día.

• La solución: Antes de terminar el día, organiza el trabajo pendiente para saber exactamente por dónde empezar la mañana siguiente.

Todos conocemos esa sensación de conectarnos a primera hora de la mañana y sentirnos bombardeados con una bandeja de entrada llena. De repente, tu lista mental de tareas pendientes cuidadosamente estructurada se va por la borda y pierdes toda la mañana clasificando y respondiendo emails. Conectarse a un espacio de trabajo desorganizado puede ser muy desgastante. Es una distracción constante que atenta contra el trabajo profundo y la productividad.

Para evitar este tipo de mañanas, intenta dejar todo listo el día anterior. Antes de terminar el día laboral, tómate cinco minutos para revisar la lista de tareas pendientes para el día siguiente. Saber qué trabajo tienes pendiente es la mejor manera de comenzar un día de trabajo productivo.

12. Aumenta la claridad en el equipo.

• El problema: Con tu equipo pierden tiempo valioso buscando información y persiguiendo aprobaciones.

• La solución: Comparte una fuente centralizada de referencias para que puedas trabajar, dar seguimiento y obtener el contexto adecuado, todo en un solo lugar.

En última instancia, si te centras en la claridad del equipo y la visibilidad del proyecto, puedes reducir los pormenores del trabajo y aumentar la productividad laboral. Hoy en día, el trabajo suele estar disperso y sin coordinación. El tiempo que perdemos buscando las tareas y realizando consultas afecta nuestra productividad, por lo que necesitaremos ponernos al día con el trabajo de mayor impacto en otro momento. Para aumentar la colaboración en equipo y, a la vez, lograr un equilibrio entre la vida laboral y la personal, necesitas poder colaborar de forma más efectiva.

La mejor manera de lograrlo es con una herramienta de gestión del trabajo. Las herramientas de gestión del trabajo ofrecen una forma de abordar y coordinar los flujos de trabajo de una organización, a fin de proporcionar la claridad que los equipos necesitan para alcanzar sus objetivos más rápido. Estas herramientas permiten coordinar a las personas y al trabajo para garantizar que todos tengan la información que necesitan y realizar los trabajos más importantes de la manera más productiva posible.

Si tienes todo listo para empezar con la gestión del trabajo, prueba Asana. Asana es una herramienta de gestión del trabajo diseñada para maximizar la visibilidad y minimizar los pormenores del trabajo, para que puedas centrarte en el trabajo productivo y de gran impacto.

Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y de replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de tareas.”

Los equipos productivos son más eficaces cuando trabajan unidos

Los equipos más productivos son aquellos que comparten claridad y visibilidad. Esto les permite conectarse y colaborar para obtener los mejores resultados en el menor tiempo posible, en lugar de hacer un trabajo aislado y productivo. Los equipos más productivos son aquellos que logran reducir los pormenores del trabajo, es decir, las tareas tediosas que interfieren con el trabajo clave.

Si estás listo para aumentar tu productividad laboral prueba Asana, una herramienta de gestión del trabajo diseñada para ayudar a que los equipos trabajen juntos sin esfuerzo.