Las cargas laborales pesadas producen más estrés. A continuación, te mostramos qué puedes hacer al respecto.

Tener demasiado por hacer en muy poco tiempo se ha convertido en el mantra de los trabajadores modernos. Incluso si trabajas horas extra, probablemente sientas el estrés de una carga laboral excesiva. Dada la cantidad incesante de emails, los flujos de trabajo desorganizados (o inexistentes) y las invitaciones a reuniones innecesarias no es ninguna sorpresa que la productividad se haya debilitado.

A pesar de los avances en tecnología y la promesa de que harán nuestras vidas más fáciles, la sensación de control sobre cómo distribuimos el tiempo en el trabajo disminuye. Y con las comunicaciones que se vuelven menos eficientes y que tienen un menor impacto, descubrir cómo gestionar nuestros recursos es la principal preocupación de la mayoría de los líderes de equipo.

¿Entonces, realmente es posible equilibrar el trabajo? Lo es y comienza con un cambio de perspectiva para generar resultados. Pero antes de que hablemos de las correcciones, echemos un vistazo a cómo llegamos hasta aquí.

3 motivos por los cuales las personas se estresan en el trabajo

Los empleados quieren sentirse productivos en el trabajo. Ese es el motivo por el cual finalizar tareas y cumplir objetivos son vitales para mantener al personal comprometido. Los trabajadores del conocimiento también prosperan al ser una parte integral de su empresa y al entender cómo contribuyen con los objetivos estratégicos más amplios.

Pero con los proyectos aislados y el exceso de comunicaciones, la mayoría carece de claridad acerca de dónde encajan en la organización y de si su trabajo realmente aporta valor. Sin una colaboración efectiva y sin una gestión de recursos, se pasa más tiempo haciendo el trabajo menos importante, como respondiendo emails y asistiendo a reuniones.

Y cuando no haces un trabajo con el que te sientes comprometido, el agotamiento puede llegar rápido. Según el Índice de la anatomía del trabajo de Asana, el 80 % de las personas encuestadas dicen haberse sentido sobrecargadas de trabajo y cerca de padecer agotamiento. Cuando sucede eso, las personas simplemente se desconectan del trabajo. Lo que sienten en cambio es el estrés de tener demasiado trabajo.

A continuación detallamos tres motivos por los cuales sucede esto:

1. Demasiado tiempo dedicado a los pormenores del trabajo

Según el Índice de la anatomía del trabajo de Asana, los pormenores del trabajo son una tendencia que daña la productividad de los trabajadores del conocimiento. Las personas dedican una gran cantidad de tiempo a reuniones innecesarias, a responder emails y mensajes, y a buscar archivos. Muchas veces los esfuerzos se duplican. A menos que las empresas se comprometan con cambiar la forma en que trabajan y se ocupen de las notificaciones, las reuniones y los mensajes constantes, los pormenores del trabajo han llegado para quedarse.

Mientras que los trabajadores del conocimiento creen que dedican alrededor de un 35 % de su día a los pormenores del trabajo, el número real es casi el doble. El 60 % del día laboral de un empleado se ocupa con trabajo que no involucra las habilidades por las que fueron contratados. A menos que los equipos den pasos proactivos para eliminar o reducir los pormenores del trabajo, la productividad seguirá decayendo y el estrés por exceso de trabajo aumentará.

2. El exceso de comunicaciones

Incluso los mensajes mejor intencionados son insuficientes cuando se quiere comunicar por email y por herramientas de mensajería qué hay que hacer, quién es el responsable y para cuándo debe estar finalizado el trabajo. Para usar ambas plataformas hace falta dedicar una cantidad significativa de idas y vueltas, pérdidas de tiempo, de energía y de foco. Además, con esas largas cadenas es fácil perder el rastro de los detalles u olvidar incluir a alguien importante.

Bienvenido al mundo del exceso de comunicaciones, un producto de los pormenores del trabajo que se interpone a la concentración y, en definitiva, a nuestra productividad. Las notificaciones por mensajería o emails tienen una forma disimulada de llamar la atención y de distraerte del trabajo importante. De inmediato, cuando oímos que alguien nos contacta o vemos que aparece un email nuevo, sentimos la responsabilidad de responder inmediatamente. Nos corremos de nuestro foco de atención y pasamos a trabajar en el modo de múltiples tareas a la vez. El trabajo que estabas haciendo ha quedado oficialmente interrumpido por los pormenores del trabajo.

Otro efecto desafortunado de tener demasiadas comunicaciones (mira cómo se vuelven a acumular esos contactos) es tener que sucumbir a una cultura en la que hay que estar “siempre activos”. Los trabajadores del conocimiento sienten la presión de estar disponibles las 24 horas, todo el tiempo, y pasan su tiempo fuera de la oficina respondiendo mensajes, lo que les genera incluso más estrés.

3. La búsqueda interminable de información

Cada vez que una tarea pasa de una persona a otra, independientemente de que sea por email, aplicaciones de mensajería u hojas de cálculo, la información se fragmenta o queda tapada. Se requieren tiempo y esfuerzo extras cuando se necesita tener un panorama general de un proyecto y la información se encuentra en varios lugares diferentes. Las reuniones frecuentes para hablar acerca del estado del trabajo también se vuelven inevitables y consumen muchísimo tiempo.

El proceso de reunir la información carece de total ineficiencia. Por ejemplo, las personas pierden tiempo en tratar de entender quién está a cargo de qué. Hay confusión en cuanto a lo que hace falta aprobar, si ya ha sido aprobado, quién es el responsable de esa aprobación y quién gestiona los procesos de aprobación. Y si esto causa confusión, imagina tratar de entender a quién contactar y dónde localizar la información importante para realizar el trabajo.

Lamentablemente, las conversaciones se terminan perdiendo, se repiten y se cortan porque no cuentan con un sistema que realmente sirva para dar seguimiento a todo. Tal como lo destaca el Índice de la anatomía del trabajo de Asana, las personas dedican la mayor parte del tiempo a trabajar sin claridad acerca de las prioridades organizativas. Y no son justamente las tareas cotidianas las que no están claras. El 54 % de los trabajadores del conocimiento no tienen claro cómo contribuye su trabajo con la empresa en general.

Aborda las cargas laborales excesivas con la gestión de recursos

En vez de estresarte con una carga de trabajo excesiva, hay otras formas de cambiar el ritmo y ser más eficientes. Para cambiar, hay que crear procesos organizados, automatizar el trabajo y comunicar de manera efectiva, lo que requiere un tipo diferente de pensamiento. Todos en una organización, desde los gerentes a los miembros individuales de un equipo, necesitan contar con claridad acerca de cuál es el trabajo importante y cuál no para equilibrar mejor las cargas de trabajo.

Esta forma nueva de trabajar se denomina gestión de recursos y sirve como un método práctico para entender quién hace qué y para cuándo. La gestión de recursos aporta la claridad que todos necesitan dentro de una organización o equipo para centrarse en el trabajo más importante, en vez de ocuparse de los pormenores del trabajo que consumen muchísimo tiempo.

Las herramientas de gestión del trabajo como Asana les ofrecen a las personas, los equipos y a las empresas enteras la claridad que necesitan para trabajar de forma más eficiente y, a la vez, mantener a todos avanzando en la misma dirección y hacia los mismos objetivos.

Es hora de ponerle fin al estrés por exceso de trabajo. Los equipos ya no tienen que sentirse bombardeados con grandes cantidades de trabajo. Los pormenores del trabajo empezarán a perder su lugar preponderante cuando los equipos tomen la decisión de implementar un sistema de gestión de recursos, de automatizar los procesos y de hacer más productivos los días de trabajo.

Para obtener más consejos sobre cómo ayudar a tu equipo a abordar las cargas laborales excesivas, lee nuestro artículo sobre 18 estrategias de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes.