Ejecución rápida e intensificación: consejos para comprimir el cronograma de tu proyecto

La fecha límite de tu proyecto se acerca pronto y, después de analizarlo varias veces, te das cuenta de que tu equipo no podrá alcanzar los objetivos del proyecto al ritmo actual. Como gerente de proyectos, esta situación puede ser estresante. 

Por suerte, existen algunas técnicas de compresión del cronograma en la gestión de proyectos que puedes emplear. En este artículo, analizaremos la ejecución rápida y la intensificación, y cuándo utilizarlas para comprimir el cronograma de tu proyecto.

¿Qué es la ejecución rápida?

La ejecución rápida es una técnica común de compresión del cronograma en la gestión de proyectos que reajusta las tareas del proyecto para que algunas se lleven a cabo en forma simultánea, y no secuencial. Solo se puede acelerar un proyecto si no hay dependencias entre las tareas que aún deben realizarse.

Para visualizarlo, imagina un diagrama de Gantt con dos tareas: una de ellas está en progreso y la otra no está programada para comenzar hasta que la anterior se haya finalizado. La ejecución rápida mueve la segunda tarea para que se ejecute directamente en paralelo a la primera, de modo que ambas tareas se realicen al mismo tiempo. Es importante señalar que esto solo se puede hacer si la segunda tarea no depende de la primera. 

Utiliza la técnica de ejecución rápida cuando un proyecto corre el riesgo de no finalizarse en el plazo previsto. 

¿Qué es la técnica de intensificación?

La intensificación del proyecto es una técnica de compresión del cronograma en la que se incorporan recursos adicionales para realizar dos tareas en forma simultánea. La Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía PMBOK®) define la técnica de intensificación como una forma de acortar el cronograma del proyecto con el menor incremento de costo. El menor incremento de costo es lo que costaría añadir una unidad adicional del producto que se está produciendo. Esto puede ser difícil de medir en una industria como la del desarrollo de software, pero se le puede dar seguimiento fácilmente en industrias relacionadas con la producción, como la fabricación. 

¿Cuándo debo utilizar la ejecución rápida o la intensificación del proyecto?

Estas técnicas de compresión del cronograma del proyecto se emplean con frecuencia cuando no se pueden cumplir con los plazos del proyecto. Al utilizar tanto la ejecución rápida como la intensificación en forma simultánea, podrás acelerar la entrega del proyecto. 

Aunque el uso conjunto de ambas técnicas es la mejor manera de acelerar la entrega del proyecto, también puedes utilizar solo una técnica en caso de ser necesario. Por ejemplo, si no tienes presupuesto para contratar a más personas para que se sumen al equipo, tal vez no sea posible utilizar la intensificación del proyecto. De este modo, es muy probable que tu equipo tenga que trabajar el doble de tiempo o recibir la colaboración de miembros de otros equipos para acelerar el proyecto.

Cómo acelerar e intensificar un proyecto con éxito

Si estás en apuros y necesitas comprimir el cronograma de tu proyecto, estos son los pasos básicos que debes seguir. 

1. Identifica las necesidades actuales de tu proyecto

Antes de acortar el cronograma de tu proyecto, es importante identificar cómo avanza tu proyecto en su estado actual. Ten en cuenta estas preguntas que deberías poder responder como gerente de proyectos:

• ¿Cuánto tiempo hay que ahorrar? Al identificar cuánto tiempo hay que ahorrar, podrás determinar lo poco o lo mucho que deberás acelerar e intensificar el cronograma de tu proyecto. 

• ¿Hay tareas en la ruta crítica que no se pueden superponer? Mantén las tareas de la ruta crítica tal como están, pero considera la posibilidad de reprogramar las tareas que no dependen de la ruta crítica para que se lleven a cabo en forma simultánea.

• ¿Existen recursos adicionales que se puedan utilizar? Según tu plan de gestión de recursos, ¿dispones de recursos adicionales? Es decir, si cuentas con un margen adicional en el presupuesto para contratar soporte externo o incluir a otros miembros del equipo para que colaboren. 

Ejemplo de un proyecto antes de la ejecución rápida:

Un equipo de Diseño está trabajando en un proyecto de rediseño de marca. En el cronograma inicial, los diseñadores debían actualizar diferentes activos uno tras otro en cuanto se establecieran las pautas nuevas de la marca. Después de ver el cronograma en la herramienta de gestión de proyectos, el equipo decide reprogramar la tarea para que los diseñadores trabajen en forma simultánea en la actualización de los activos de la marca para que el proyecto dure menos tiempo.

2. Ajusta el cronograma del proyecto

Según las necesidades que hayas identificado en el paso anterior, revisa el cronograma de tu proyecto para que se ajuste a tu cronograma comprimido.

Para visualizar este proceso, utiliza un diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales que se utiliza para ilustrar el cronograma de las diferentes tareas de un proyecto. En una línea de tareas, puedes mostrar las actividades de la ruta crítica que se deben realizar, y en otra línea de tareas, pero paralela, puedes mostrar todos los demás elementos que se deben llevar a cabo. 

Visualizar el proyecto es una forma sencilla de alertar a los participantes del proyecto sobre los cambios en el cronograma, y también de mostrar quién está haciendo qué y para cuándo.

[Captura de pantalla del antes y después]

3. Supervisa el desempeño

Con tu proyecto acelerado ya en marcha, es hora de supervisar el desempeño. Si has añadido más miembros al equipo para comprimir el cronograma del proyecto, asegúrate de que conozcan el alcance, el programa y la duración actuales del proyecto. Supervisa el desempeño para asegurarte de que la calidad del trabajo sigue estando a la altura del equipo de tu proyecto. Tómate el tiempo necesario para revisar regularmente las entregas y las tareas para asegurarte de que el proyecto sigue cumpliendo con las expectativas.

Además de evaluar la calidad del trabajo, controla el costo de tu proyecto. El problema más común de la técnica de intensificación es el costo adicional. El objetivo principal de la técnica de intensificación es utilizar la menor cantidad de presupuesto posible, pero sin dejar de cumplir con los plazos. Si observas que el costo de tu proyecto aumenta rápidamente, redúcelo todo lo que puedas para mantenerte dentro de los límites del alcance de tu proyecto.

4. Reflexiona sobre el proyecto y repite

Aunque nadie planea un proyecto comprimido, es importante analizar todo aquello que salió bien y todo lo que se podría mejorar para el siguiente proyecto. Al organizar una reunión post mortem, podrás identificar formas de evitar acelerar o intensificar tu próximo proyecto. 

Estas son algunas preguntas que puedes considerar:

• ¿Qué salió bien durante este proyecto?

• ¿Qué salió mal durante este proyecto?

• ¿Hubo algún aspecto del proyecto que tardó más tiempo de lo esperado?

• ¿Cuál fue el mayor desafío que enfrentaste durante este proyecto?

Posibles desventajas de acelerar e intensificar los proyectos

Aunque son técnicas comunes que se emplean en la gestión de proyectos para mantener la duración de los mismos dentro de los plazos establecidos, acelerar e intensificar los proyectos no deberían ser la norma. Estas técnicas pueden ser útiles en caso de emergencia, pero tienen algunas desventajas:

Mayor riesgo de sufrir agotamiento en el equipo

Dada la naturaleza de la ejecución rápida, es muy probable que tu equipo tenga que realizar varias tareas a la vez. 

Los miembros del equipo esperan asumir una cierta cantidad de tareas al principio del proyecto, pero a medida que este se acelera, es posible que tengan que realizar trabajo adicional e inesperado; lo que a su vez puede aumentar el riesgo de sufrir agotamiento. 

Una forma de evitarlo es utilizar una herramienta de gestión de proyectos que facilite la visualización y el seguimiento de la carga laboral de tu equipo. Al utilizar un software de gestión del trabajo, que identifique la carga de trabajo de tu equipo, podrás visualizar quién está disponible y quién necesita ayuda para realizar el trabajo.

Costos más elevados

El objetivo de la intensificación de un proyecto es aportar recursos adicionales para poder actuar con mayor rapidez y cumplir con los plazos. A menudo, esto significa un aumento en los costos, ya que estás incorporando personal adicional al equipo. Aunque el objetivo de la intensificación es tener el menor incremento de costo posible, es probable que el proyecto sobrepase el presupuesto.

Para evitar problemas presupuestarios, se recomienda incluir actualizaciones del presupuesto en las actualizaciones periódicas del estado. De este modo, tanto los gerentes del proyecto como los participantes estarán al tanto de las limitaciones presupuestarias a medida que surjan.

Trabajo de menor calidad

Al llevar a cabo múltiples tareas en simultáneo, puede ser un gran desafío para los gerentes de proyectos controlar todas las entregas del proyecto que se están realizando al mismo tiempo. En función de los recursos con los que cuentes y de la disponibilidad laboral de tu equipo, la calidad del trabajo puede disminuir por el mero hecho de avanzar más rápido. 

Para contrarrestarlo, reserva algunos recursos específicamente para el control de calidad. Al realizar una revisión adicional, podrás evitar que se produzca un trabajo de menor calidad. 

Gestiona fácilmente los cronogramas de los proyectos con herramientas de gestión de proyectos

La ejecución rápida y la intensificación pueden ayudar a que los equipos cumplan con los plazos establecidos del proyecto; sin embargo, independientemente de la estrategia, es importante que todos estén al tanto de las tareas y los cronogramas. La mejor manera de hacerlo es con una herramienta de gestión del trabajo como Asana. Asana ayuda a los equipos a trabajar juntos en un espacio compartido para que puedan identificar inmediatamente las actividades, las prioridades y los plazos de los trabajos.