Cómo usar el juicio de expertos en la gestión de proyectos

Cuando trabajas en cualquier proyecto, puedes toparte con temas, desafíos o preguntas que simplemente no sabes cómo resolver. Estos son los casos en los que necesitas un experto. Los gerentes de proyectos usan el juicio de expertos para resolver problemas complejos durante los proyectos de alto impacto. Estos expertos están especialmente calificados para tomar decisiones basadas en sus años de experiencia. Descubre cómo funciona el juicio de expertos y cuándo usarlo en tu trabajo.

¿Qué es el juicio de expertos en la gestión de proyectos?

El juicio de expertos es cuando llamas a un experto para obtener una opinión calificada. Es una metodología de estimación para la planificación de proyectos que confía en la opinión del experto para estimar los detalles cuantitativos del proyecto, como los cronogramas y los recursos potenciales.

Según el Project Management Institute (PMI), el juicio de expertos es una de las herramientas más comunes de planificación de la gestión de proyectos. En la Guía PMBOK®, sugieren el juicio de expertos como una posible herramienta en cada uno de sus seis procesos. El conocimiento especializado es costoso, así que contratar a un empleado calificado a tiempo para que emita un juicio de experto no siempre es rentable. En su lugar, muchas empresas contratan expertos externos para realizar las evaluaciones, y los usan para supervisar y controlar el trabajo del proyecto en áreas específicas.

Cuándo y cómo usar el juicio de expertos

Uno de los motivos por los que el juicio de expertos es tan común es porque se puede aplicar a una variedad de situaciones. Es una forma útil de obtener una perspectiva externa de tu trabajo, pero es subjetiva y necesita pautas. El juicio de expertos se suele utilizar para ayudar con la gestión de recursos. Por ejemplo, un experto puede ayudarte a determinar cuántos recursos necesitas para lanzar un nuevo producto, función o incluso una nueva empresa si estás en la fase inicial.

También puedes usar el juicio de expertos:

• Cuando hay mucho en juego. Si tienes que trabajar en un proyecto de alto impacto, te será muy útil obtener una validación de expertos antes de avanzar.

• Antes de la planificación del proyecto. Si estás desarrollando la carta del proyecto antes de crear el plan del proyecto en cualquier software, es recomendable llamar a un experto para que la revise y confirme que tu proyecto es viable. 

• Para la gestión de costos. Cuando tengas que determinar la estimación de costos para los precios de productos o incluso la contratación, contar con un experto te ayudará a acercarte lo más posible a una cifra realista.

• Durante el proceso de toma de decisiones. Puedes usar el juicio de expertos en un marco para tomar decisiones, como RACI, o durante las decisiones de rutina. Si usas RAPID, tener a un experto como responsable de la toma de decisiones te ayudará a aprovechar al máximo sus conocimientos.

• Con la proyección. Los expertos pueden ayudarte a sopesar factores como el macroentorno actual o la compatibilidad con el mercado durante la etapa de proyección, para ayudarte a obtener una estimación precisa de las ventas potenciales.

• Para la gestión de riesgos. Un experto puede revisar y analizar tu evaluación de riesgos, análisis de riesgos y plan de respuestas ante riesgos para determinar el grado de riesgo de los distintos escenarios, de modo que puedas estar preparado para cualquier resultado probable.

¿Quiénes son los expertos?

Los expertos variarán según tus necesidades; puede ser cualquier persona, desde un miembro del equipo a un consultor al que acudas para una situación única. Los expertos pueden ser:

• Miembros internos del equipo del proyecto. Probablemente tu equipo ya esté conformado por un grupo de expertos. Este es el lugar más sencillo (y, por lo general, el primer lugar) para buscar expertos.

• Expertos en la materia (SME). Estos son expertos con una base de conocimientos profundos de un tema específico. Por ejemplo, si gestionas una empresa de fabricación, es probable que recurras a un experto en adquisiciones cuando busques nuevos proveedores potenciales. Los expertos en la materia pueden ser consultores externos o expertos internos. Los beneficios de usar a alguien ajeno a tu organización es que no tienen ningún sesgo y pueden ser más objetivos.

• Gerentes de proyectos. Los gerentes de proyectos suelen tener un profundo conocimiento de su materia. Cuando utilices a los gerentes de proyectos como expertos, ten cuidado con los sesgos que se derivan de trabajar en el mismo campo que tú.

• Partes interesadas del proyecto. Estas partes pueden venir de diferentes contextos y realizar una variedad de funciones diferentes. Como resultado, muchas de estas personas son expertas. No temas confiar en su valioso criterio.

Los 7 pasos para conseguir un juicio de expertos

No es suficiente simplemente hablar con un experto; debes aclarar lo que quieres y esperas de él para que la relación tenga éxito. Al definir claramente los aportes, los resultados y las expectativas del proyecto, tú y tu experto pueden beneficiarse de un proceso estructurado de juicio de expertos que satisfaga a todos.

1. Investiga el problema

Antes de involucrar a un experto, debes conocer a fondo el problema. Asegúrate de saber exactamente lo que ya se hizo, en qué punto se encuentra el problema y qué necesitas del experto.

2. Anota las preguntas

Sé lo más específico que puedas. Cuanto más específicas sean tus preguntas, mejores serán las respuestas del experto. Utiliza tu investigación del paso anterior, para desarrollar preguntas claras. Las preguntas pueden ser complejas, pero deben ser lo suficientemente claras para que el experto las entienda y las responda.

3. Elige a tus expertos

Elige a los expertos que mejor se adapten a las necesidades de este problema o proyecto específicos. Por ejemplo, si estás trabajando en distribuciones de productos, sería recomendable que incluyas a expertos que entiendan la cadena de suministro de tu sector y el mercado objetivo. Luego, explícales el problema, y comparte todos los recursos y documentos del proyecto para que cuenten con el conocimiento que necesitan para emitir un juicio efectivo.

4. Envía tus preguntas

Envía tus preguntas a los expertos que hayas elegido. Si estás usando un software de gestión de proyectos, puedes adjuntar los análisis y documentos relevantes directamente a las preguntas. De este modo, cuando los expertos respondan, podrás ver sus respuestas en tiempo real.

5. Revisa y analiza los juicios que emitan

Una vez que tengas las respuestas de tus expertos, dependerá de ti revisarlas y determinar cómo vas a usar la información. Para mitigar aún más el sesgo, quizás quieras utilizar un proceso de evaluación entre pares compuesto por múltiples expertos para asegurarte de que estás obteniendo los datos más precisos.

6. Registra los juicios en un informe

Crea un informe con todos los juicios que hayas recibido. Guárdalo como una fuente central de referencias, para que puedas compartir fácilmente los resultados con las partes interesadas.

7. Comunica los resultados

Una vez que tengas los resultados ordenados, envíalos a todas las partes interesadas para que los revisen. En esta fase, también empezarás a analizar si necesitas otra ronda de juicios de expertos. Por lo general, se repite el proceso si las partes detectan errores o tienen preguntas adicionales.

El juicio de expertos reduce las conjeturas

Cuando se trata de estimar un proyecto, un producto o una iniciativa de la empresa, nunca vas a estar 100 % seguro; pero recurrir a expertos puede ayudarte a acercarte lo más posible a los resultados que necesitas.

Implementar el juicio de expertos es más fácil cuando puedes dar seguimiento, analizar y comunicar todo en un solo lugar. Con Asana, puedes coordinar todo lo relacionado con tu proyecto, desde el juicio de expertos hasta los lanzamientos.